قبل استيراد البضائع، يجب على الوكالات إجراء تحليل شامل لجميع الإرشادات والمتطلبات الجمركية، بما في ذلك أي قيود ووثائق لازمة. يمكن لوكلاء التخليص الجمركي/وسطاء الجمارك والسلطات الوطنية المساعدة في توجيه المستوردين بشأن الخطوات والوثائق المطلوبة. في حالات الطوارئ حيث يتم تنشيط مجموعة اللوجستيات الوطنية، يمكن للأعضاء المشاركين أيضًا مشاركة المعلومات ذات الصلة بالاستيراد حسب الحاجة. في أي موقف طارئ أم لا، يجب أن يكون هناك فهم واضح للخطوات المطلوبة وخطة واضحة لكيفية التحرك.

وتجدر الإشارة إلى أن هذه العملية قد تتغير في مواجهة حالات الطوارئ سريعة الظهور، ولكن ليس دائمًا. 

التخطيط المسبق

مع تطور الحاجة إلى الشحنات الدولية، هناك خطوات أساسية يجب أن تخضع لها أي منظمة أو كيان يبدأ الشحن. ستحتاج منظمات الاستجابة التي تعمل بصفتها مصدرين/شاحنين إلى اتخاذ إجراءات رئيسية للحصول على المعلومات وتنسيق الشحنات:

التخطيط في المراحل النهائية

يجب أيضًا على المنظمة أو الكيان الذي يعمل مستوردًا أو مرسلاً إليه التي تعتزم استلام شحنة أن تتخذ خطوات لإعداد وتحديد الاحتياجات بشكل صحيح.

التوثيق

تتطلب عملية الاستيراد عادةً وثائق محددة، وفي بعض الأحيان جوهرية.  

في حالات الطوارئ، تطلب السلطات عادةً نسخًا أصلية أو نسخًا من المستندات التالية:

• الفاتورة التجارية/المبدئية – تشير إلى نظرة عامة على محتويات الشحنة والطرف المسؤول عن شراء/دفع ثمن البضائع. تسرد الفواتير عادةً تكلفة الشحن الإجمالية التي يمكن استخدامها لأغراض الرسوم الجمركية. تفضل العديد من الوكالات الإنسانية استخدام الفواتير المبدئية التي يتم إنشاؤها ذاتيًا للإشارة على وجه التحديد إلى أنه سيتم استخدام الشحنة في المساعدات الإنسانية.
• قائمة التعبئة – يجب أن تكون مفصلة ودقيقة بدرجة كافية بحيث لا يحتاج مسؤولو الجمارك إلى فحص كل عنصر. عادةً ما تكون قوائم التعبئة أكثر تفصيلاً بكثير من الفواتير عندما تحتوي الشحنات على عدد كبير من العناصر.
• بوليصة الشحن/بوليصة الشحن الجوي/بوليصة الشحن للسكك الحديدية/بوليصة الشحن بالشاحنات.

وثائق استيراد أخرى مطلوبة غالبًا:

• خطاب/شهادة تبرعات و/أو سلع إنسانية - ستقوم العديد من الوكالات بتضمين خطابات ذاتية الصنع للنوايا الإنسانية أو التبرعات للمساعدة في تسهيل عملية الإعفاء الجمركي.
• إثبات الإعفاء من الرسوم - قد يكون مطلوبًا في وقت التخليص، وعادة ما تكون الوكالة الإنسانية المسجلة قادرة على الحصول على شكل من أشكال الخطاب من سلطة الإيرادات الضريبية ذات الصلة. ومع ذلك، قد تكون هناك حاجة إلى خطاب لكل عملية استيراد. 
• شهادات المنشأ (COO) - عادةً ما يتم إنشاؤها ومعتمدة من قِبل الشركة المصنعة، ولكن يمكن إجراؤها بواسطة الوكالة المرسلة إذا لزم الأمر. بعض الدول لديها متطلبات مصدر صارمة. 
• شهادات التفتيش (COI) - عادة ما ترتبط شهادات التفتيش بالسلع المنظمة التي قد يستهلكها البشر - مثال: الأدوية أو ما قد تكون لها آثار ضارة على صحة الإنسان، على سبيل المثال، مواد مأوى بلاستيكية قابلة للاشتعال. تتطلب شهادات التفتيش عادةً شهادة من منشأة اختبار معملية خارجية، معتمدة لاختبار الخصائص الكيميائية المحددة للعناصر المعنية.
• شهادات المطابقة (COC) - تُستخدم شهادات المطابقة للتأكيد أن المنتجات تلبي أو تتجاوز معيارًا صناعيًا معينًا، ويتطلب الفحص من قِبل شركات الاختبار والتصديق الخارجية. 
• شهادات الصحة النباتية - شهادة تثبت أن المواد النباتية المستوردة تفي بالمتطلبات الصحية للبلد المعني، عادةً من مختبر خارجي. 
• تعليمات المناولة الخاصة (البضائع الخطرة، سلسلة التبريد، الأدوية، الغذاء).

إجراءات ميناء الدخول

تمتلك معظم الموانئ البحرية والمطارات الدولية القدرة على إجراء عمليات التفتيش الجمركي والتخزين والتخليص في الموقع. لكي يكون التخليص الجمركي رسميًا، يجب أن تكون هناك مكاتب مخصصة لسلطة الجمارك ذات الصلة ومساحة لتخزين البضائع الخاضعة للجمارك.

وفيما يلي الإجراءات الرئيسية المرتبطة بتداول السلع من قِبل السلطات في تجارة التصدير أو الاستيراد:

1. قبل أن تكون لأي شحنة نسخة من بيان الحمولة/قائمة التعبئة، يجب تسليم بوليصة الشحن/بوليصة الشحن الجوي إلى الجمارك وسلطات الميناء/المطار ذات الصلة.
2. عندما يتم الإفراج عن البضائع وتفريغها من السفينة/الطائرة، يقوم أحد الوكلاء المعينين بعَدَّها.
3. تُفرض رسوم رصيف الميناء و/أو المناولة الأرضية بالأسعار المحددة على جميع البضائع الواردة.
4. يتم احتساب إيجار البضائع التي لم تتم إزالتها من عهدة السلطات الجمركية خلال فترة التخزين المجانية المسموح بها بسعر غرامات التأخير المحدد.
5. سيتم فرض غرامات التأخير على أي شحنة غير ظاهرة لم تتم إزالتها خلال الوقت المحدد بعد التسليم.
6. قد يؤدي عدم تغطية رسوم التأخير في النهاية إلى بيع البضائع في مزاد علني.
7. يجوز التنازل عن رسوم غرامات التأخير في الحالات التالية: 
   1. البضائع التي تصل في حالة تالفة، والتي تم رفع دعوى بشأنها ضد الناقل، قد يُسمح بتمديد المهلة المسموح بها لتمكين إجراء مسح للبضائع التالفة.
   2. البضائع التي تضررت بعد التفريغ، والتي تلقت سلطات الميناء "طلب مسح" بشأنها.
   3. يتم حجز البضائع من قِبل سلطات الجمارك لإجراء فحص بشكل خاص واختبارات كيميائية، وما إلى ذلك.
   4. تأخر إزالة البضائع لسبب لا يعزى إلى خطأ أو إهمال من جانب المستوردين.
8. يجب الإعلان عن المناطق المستخدمة لتفريغ البضائع المستوردة وتخزينها كمناطق جمركية بموجب قانون الجمارك، وعادة ما تكون منشآت جمركية آمنة للغاية.
9. لن يُسمح بتخزين البضائع الخطرة إلا في المواقع المخصصة لهذا الغرض.
10. لن يُسمح بفحص البضائع من قِبل الجمارك إلا إذا قدم المرسل إليه أو وكيل التخليص إلى سلطات الميناء أمر التسليم الصادر عن وكيل الشحن مع بوليصة الدخول المعدة نيابة عن المرسل إليه.

للشحنات القادمة جوًا:

• عادةً ما توفر المطارات الأكبر حجمًا تسهيلات داخل المناطق الجمركية المخصصة لنقل البضائع العابرة لفك توحيدها وتعزيزها مع شحنات التصدير المحلية.

للشحنات القادمة بحرًا:

• في حالة البضائع المحمولة في حاويات، يجوز فك الحاويات في منطقة الميناء قبل تقديم الشحنة لفحصها من قِبل الجمارك. وبدلاً من ذلك، يمكن نقل الحاويات إلى مستودع أو مستودع للحاويات الداخلية أو مصنع المرسل إليه حيث تكون غير مربوطة وتسليمها إلى المرسل إليه بعد استكمال الإجراءات الجمركية.
• يسمح بنقل بضائع التصدير أو نقلها بعربة، إذا كانت بالحمولات المجزأة، في الرصيف حيث تكون السفينة جاهزة للتحميل. في حالة البضائع المعبأة في حاويات، يُسمح النقل بالعربة إلى الموقع المخصص لخط الشحن من قِبل هيئة الميناء.
• مثل الواردات، تجتذب الصادرات غرامات تأخير بعد انتهاء المهلة المسموح بها، ولكن سلطات الموانئ تتنازل أحيانًا عن هذه الرسوم في حالة الشحنات الخاصة. قد تؤجل الموانئ قبول بضائع التصدير إذا كان هناك تأخير في وصول السفينة.
• عندما يتم نقل بضائع التصدير إلى مستودع التخليص الداخلي، يتم الانتهاء من الإجراءات الجمركية هناك ويتم تحميل البضائع في حاويات، ثم يتم إحضارها إلى الميناء لتحميلها مباشرة على السفينة. يمكن أيضًا اتباع نفس الإجراء إذا تم تحميل الحاويات في مصنع أو مستودع الشاحن.

عند التخطيط لوصول البضائع، من المهم للغاية معرفة ما إذا كانت الجمارك خيارًا، لا سيما في حالات الطوارئ السريعة اللاحقة. قد تكون هناك حالات قد تكون فيها الطائرات أو القوارب قادرة فعليًا على الوصول إلى ميناء بحري أو مطار، ولكنها في الواقع غير قادرة على استيراد البضائع بشكل قانوني. 

تخليص البضائع

توضح الخطوات التالية بالتفصيل العملية التي يتم من خلالها تداول البضائع وتفتيشها من قِبل الجمارك بعد الوصول والتفريغ:

1. يجب تفريغ جميع البضائع المستوردة في منفذ جمركي معين ويجب عدم إخراجها من الرقابة الجمركية دون إذن كتابي من سلطات الجمارك.
2. قبل منح الإذن بإزالة البضائع من الرقابة الجمركية، يتعين على المالك أو الوكيل الذي يتصرف نيابة عن المالك تقديم المستندات على النحو المطلوب بموجب القانون، في النموذج المحدد لتمكين سلطات الجمارك من فحص البضائع. يجب أن تتطابق تفاصيل البضائع المحددة مع جميع المستندات.
3. عندما تكون البضائع مخصصة للتخزين المستند، يجب أن يكون طلب الإذن لتخزين تلك البضائع والسند مصحوبًا بالمستندات.
4. سلطات الجمارك مخولة لفحص جميع البضائع المستوردة. قد يكون الفحص فيزيائيًا (الفحص البصري والعَدَّ والوزن والقياس والاختبار الكيميائي، إلخ) أو وثائقيًا (يتضمن فحص المستندات ذات الصلة مثل الفواتير ومذكرات المصرفيين وبوالص التأمين والنماذج التي تحدد كمية البضائع ووصفها).
5. إذا كانت البضائع خاضعة للرسوم الجمركية، يجب دفع الرسوم الجمركية في ذلك الوقت أو يجب على المستورد تقديم تعهد لضمان دفع الرسوم.
6. إذا لم تتم إزالة البضائع في غضون الفترة المحددة بعد وصول السفينة أو الطائرة المستوردة، فإنها تكون معرضة للبيع في المزاد العلني من قِبل سلطات الميناء التي تسترد من عائدات البيع جميع الرسوم المستحقة لها، بما في ذلك الرسوم الجمركية.
7. حق لسلطات الجمارك أن تسترد من المستورد أي عجز في الرسوم المفروضة أو استرداد خطأ للرسوم الجمركية، وفقًا للإجراءات والقوانين المقررة.
8. في الحالات التي تكون فيها تراخيص الاستيراد مطلوبة، ستتحقق سلطات الجمارك من شرعية البضائع المستوردة مقابل تلك التراخيص.
9. بمجرد أن تعتبر سلطة الجمارك المحلية أن جميع الأعمال الورقية والمدفوعات كافية، سيتمكن المرسل إليه أو وكيل المرسل إليه من استلام البضائع من مرفق الشحن المعين.

ستستخدم سلطات الجمارك نسخًا ورقية من جميع الوثائق ذات الصلة، واعتمادًا على السياق وقدرة سلطة الجمارك، ستستخدم النسخ الإلكترونية لتحديد البضائع التي تمر بعملية التفتيش المادي. 

إذا لم يحصل المستورد أو المخلص الجمركي الذي يتصرف نيابة عنهم على الأوراق في الوقت الذي يجب أن يبدأ فيه التخليص الجمركي، فسيتم تأخير إجراءات التقديم وسيتأخر الإفراج عن البضائع أو لا يحدث على الإطلاق. تؤدي عواقب إحباط الشحن إلى تأخير في التسليم للمستفيدين أو تكاليف إضافية مثل غرامات التأخير. في غضون فترة زمنية قصيرة، يمكن أن تتراكم رسوم بمبالغ كبيرة، والتي يكون المستلم مسؤولاً عنها.