مبادئ المشتريات  في سياق العمل الإنساني

هناك مبادئ معينة تحكم الطريقة التي يتم بها تنفيذ نشاط الشراء. وهذه المبادئ ليست عشوائية ولا يتم اختيارها بالصدفة، فهي نتاج التجارب. يمكن أن يكون للجهات الفاعلة في المجال الإنساني تأثير مالي كبير على الظروف التي يعملون فيها، ويلعب الشراء دورًا رئيسيًا إذ إنه يتعلق بتقديم المبالغ المالية، واختيار مقدمي الخدمات، وعملية التوزيع في ظروف غير آمنة، والتعرض المستمر لمختلف المخاطر.

لقد وُضعت سلسلة عامة من المبادئ التي تحكم إجراءات الشراء، والتي تُنصح كيانات الشراء بشدة بالالتزام بها. ويتمثل الهدف النهائي لهذه المبادئ في سن قواعد تدخل اقتصادي فعال مع أفضل معدل جودة مقابل سعر.

أعلى جودة بأفضل سعر

تشير قاعدة أعلى جودة بأفضل سعر (BVM) إلى أفضل مجموعة متاحة من المتطلبات النقدية وغير النقدية التي  يمكن أن تحصل عليها المنظمة من اختيارها للمورّدين. لا يعني ذلك الحصول على العرض الأرخص ولكن يعني تحقيق التوازن بين سمات مثل الجودة والتوافر وفقًا إلى  احتياجات المؤسسة (دليل المعايير اللوجستية العالمية "ULS").

 تشير قاعدة أعلى جودة بأفضل سعر (BVM) إلى التكلفة والجودة والاستدامة التي تلبي متطلبات المنظمة على أفضل وجه.

• تُعرف التكلفة بأنها تكاليف دورة الحياة الكاملة للمنتج أو الخدمة.. لا يضع إجمالي تكلفة الملكية (TCO) السعر في الاعتبار فحسب، بل يضع جميع التكاليف التي ينطوي عليها شراء واستخدام المنتج بمرور الوقت.
• تُعرفالجودة بأنها المواصفات الكافية لتلبية متطلبات المنظمة.
• الاستدامة، مع مراعاة الآثار الاقتصادية والاجتماعية والبيئية.

يجب على المسؤولين عن الشراء البحث عن أقل تكلفة إجمالية للحصول على أفضل عائد للاستثمار.

المنافسة

يعتمد اختيار المورّدين - وبالتالي شراء المنتجات والخدمات - على عملية تنافسية. وهذا يعني أنه يجب إصدار وثائق طلب تقديم العروض إلى عدة مورّدين مختلفين، ما يتيح المنافسة الفعالة.  تتضمن المنافسة ما يلي:

• تعزيز ثقافة المواصفات المحايدة (تجنب الإفراط/القصور عند كتابة المواصفات).
• إرسال إشعار مسبق بما يكفي من الوقت للمورّدين لضمان وجود وقت كافٍ للمشاركة في عمليات الشراء.
• ضمان التقييم الشامل والحيادي وفي الوقت المناسب للعروض.

من الممارسات الجيدة تقديم تعليقات لمقدمي المناقصات غير الناجحين، وشرح أسباب عدم اختيارهم من أجل السماح لهم بتحسين عملياتهم.

الشفافية 

تشكل المشتريات جزءًا من العمل المشترك للعديد من الجهات الفاعلة - المقرات ومديري المشاريع والكيانات التقنية والموظفين الميدانيين والمورّدين والمجتمعات المحلية. من المهم أن يعرف كل طرف العمليات المرتبطة بتحقيق أهداف الشراء. كما يجب مشاركة الإجراءات داخل المنظمة وخارجها للتأكد من أن كل شخص أو مجموعة يمكنها طرح الأسئلة والاستفسارات. لا تعني الشفافية أن منظمة الإغاثة الإنسانية تفقد استقلاليتها، بل تعني أنها تستطيع تفسير الإجراءات وتوضيح المبادئ التوجيهية المستخدمة عند شراء السلع أو الخدمات.

وتمثل الشفافية أيضًا جزءًا هامًا من إدارة شؤون الأمن، نظرًا إلى أن الشعور بالتحيز أو انعدام الشفافية يمكن أن يؤدي إلى تهديدات أو زيادة المخاطر للفِرق التي تعمل على أرض الواقع.

التكافؤ

يُنصح بشدة بضرورة زيادة تدابير وإجراءات الرقابة بما يتناسب مع قيمة العقد أو الشراء. وكلما ارتفعت هذه القيمة، زادت الحاجة إلى مزيد من التدابير والموارد والإجراءات الأكثر صرامة. على العكس من ذلك، في حال انخفاض القيمة، يجب أن تقل صرامة الإجراءات. وهكذا يشكل هذا المبدأ أساس إجراءات الشراء المختلفة.

النزاهة

تُعد منظمات الإغاثة الإنسانية بشكل عام جهات فاعلة اقتصادية مهمة في الأماكن التي تعمل فيها، وذلك بسبب الحجم الكبير للمنتجات والخدمات التي تنطوي عليها عمليات الإغاثة الإنسانية. عادةً ما تعمل منظمات الإغاثة في أسواق صغيرة جدًا أو متوقف العمل بها، لذلك يُنصح بالاهتمام بتقييمات السوق ووضعها في الاعتبار في كل تحليل للظروف المحيطة.

يجب أن تكون منظمات الإغاثة الإنسانية على دراية بتكوين السوق المحلية والجهات الفاعلة المختلفة المشاركة. عند التخطيط للمساعدات وتنفيذها، يجب على المنظمات تقييم الأسواق المحلية وتحليلها ودعم سلاسل التوريد من أجل تسهيل تعافيها. جميع المورّدين المحتملين لديهم نفس الوسائل والمعلومات للمنافسة النزيهة؛ أي يجب أن تكون الوكالات واضحة في متطلباتها ومعاييرها المطبقة على جميع العقود الممنوحة.

الفصل بين المهام 

يُعد الفصل بين المهام مبدأ أساسيًا للرقابة الداخلية ويجب الحفاظ عليه في جميع إجراءات الشراء. وفقًا لمبدأ الفصل بين المهام، لا يجوز لأي فرد أو فريق التحكم في جميع مراحل عملية الشراء  (دليل مشتريات السلع والخدمات في برنامج الأغذية العالمي "WEP"، عام 2020).

من أجل تحقيق الجودة والرقابة، فإن الفصل بين المسؤوليات أثناء عملية الشراء لا يساعد فقط في تحديد الأخطاء عن طريق إضافة خطوات المراجعة والرقابة، ولكن يحد أيضًا من إمكانية الاحتيال. كما يساعد إشراك أكثر من شخص واحد في العملية على حماية أولئك الذين يتحملون مسؤوليات الشراء من الاتهامات.

قد يكون الفصل بين المهام ضمن أشخاص لديهم وجهات نظر ومعرفة وأفكار مختلفة إحدى أفضل الممارسات. من المرجح أن تنجح القرارات عندما يتم إبلاغ الجميع ويتم الاتفاق بينهم.  يوضح الجدول أدناه أمثلة مختلفة حول كيفية ضمان الفصل بين المهام:

المصدر: منظمة إنقاذ الطفولة الدولية. دليل المشتريات 2.0 01.01.2020.

لقد طورت المعونة الإنسانية مدونة قواعد السلوك الخاصة بها. أدت مجموعة المبادئ هذه إلى تطوير معايير متعددة، أو حتى قواعد، تلتزم بها الوكالات أثناء تنفيذ البرامج.  على سبيل المثال، توجد مدونات قواعد سلوك مفهومة وموقعة من قِبل جميع الموظفين، والتي قد تتضمن القواعد التي يفرضها العاملون في المجال الإنساني:

• عدم استخدام سلطتهم أو وضعهم الاجتماعي لتحقيق مكاسب شخصية.
• التمتع بمستوى عالٍ من النزاهة والأخلاق في علاقات العمل.
• استخدم موارد المنظمة وأصولها بشكل مسؤول.
• عدم قبول الهدايا الشخصية من الموردين أو المشاركة في أي سلوك آخر غير تنافسي.
• التعامل والتصرف بطريقة مهنية بصفتك ممثلاً للمنظمة والجهات المتبرعة، وتجنب أي شيء قد يؤدي إلى تشويه سمعة المنظمة أو الجهات المتبرعة.

عندما يكون ذلك ممكنًا، فمن الأفضل تضمين المتطلبات الأخلاقية في العطاءات المنشورة، واستخدام الامتثال للمتطلبات الأخلاقية كجزء من معايير الاختيار. في كثير من الأحيان لا يمتلك المورّدون شهادات معيارية، كما أنهم غير معتادين على الامتثال للمعايير الأخلاقية، وهذا هو سبب أهمية إجراء تحليلات جيدة للسوق. من المهم أيضًا إجراء زيارات منتظمة لأماكن الموردين لتقييم طرق عملهم.

المعايير والبروتوكولات والضوابط

يجب على كل منظمة وضع ضوابط لإدارة سوء السلوك والتعامل معه. يمثل تطبيق المعايير والبروتوكولات بطرق ذات صلة وفي سياقات تشغيلية محددة تحديًا مستمرًا للمنظمات الإنسانية. عادة ما يتم فهم مبادئ العمل هذه على أنها دليل، وقد تشمل ما يلي:

• المسؤولية الإنسانية - "عدم الإضرار بشيء" (منع التأثيرات السلبية، نحن ضيوف، نحترم الثقافات المحلية).
• حماية الضحايا -  الحضور مع الضحايا كحماية.
• التعاون مع أصحاب المصلحة (محليين، دوليين) -  تبادل المعرفة، تحسين الاستفادة من الموارد، التمكين، الاستدامة.
• الالتزام بتحسين تعليم الفِرق وتدريبها (الكوادر الوطنية) والجهات المستفيدة.
• منح الأولوية  للفئات الأكثر ضعفًا. 
• الحد الأقصى لمشاركة الجهات المستفيدة. 
• احترام البيئة -  حلول تقنية صديقة للبيئة، بحث وتطوير، تحليل الأثر، توعية المجتمع.
• نهج متكامل للتدخلات/التنسيق مع المنظمات الأخرى.

لتوجيه هذه المبادئ وتطبيقها، يجب صياغة سياسات محددة، والتعامل مع كل مشكلة بعمق، وشرح سبب وكيفية ذلك، وإنشاء تدابير تصحيحية. ومن بين السياسات الداخلية الأكثر شيوعًا ما يلي:

• سياسة حماية "المبلغين عن المخالفات": الحماية من التعرض للانتقام بسبب الإبلاغ عن سوء السلوك والتعاون مع عمليات التدقيق والتحقيقات المصرح بها حسب الأصول.
• سياسة المضايقة والتحرش الجنسي وإساءة استخدام السلطة: حيث يضمن أن تكون جميع أماكن العمل خالية من سوء المعاملة والسلوك العدواني والمضايقات وإساءة استخدام السلطة والتمييز. ويشمل ذلك أيضًا الترويج لثقافة العمل التي يفهمها كل موظف، ويكون قادرًا على تأدية مسؤولياته الشخصية للحفاظ على كرامة زملائه في العمل.

لا يكفي بالضرورة ضمان احترام هذه المبادئ داخليًا؛ يجب أن يتم فرضها في العلاقة مع أطراف ثالثة. لتسهيل ذلك، يكون من الشائع أن تتضمن العقود سياسات محددة يجب على الأطراف الثالثة الالتزام بها. أمثلة على هذه السياسات: 

• سياسة مكافحة الاحتيال والفساد.
• مكافحة عمالة الأطفال.
• مكافحة العبودية الحديثة.
• أفضل ممارسات إدارة النفايات
• مكافحة الإرهاب.

يمكن أيضًا تضمين هذه السياسات وآليات التعليقات في البنود والشروط (TC) المرفقة بأي أمر شراء أو الرجوع إليها، ما يسمح للموردين بفهم التزاماتهم وإبلاغ الوكالات  بأي مشاكل محتملة. 

تضارب المصالح

يمكن تعريف تضارب المصالح على أنه أي عدم توافق فعلي أو متصور أو محتمل بين المصالح الخاصة للموظف وواجباته الرسمية أو مصالح المنظمة. قد يشمل تضارب المصالح، على سبيل المثال لا الحصر:

• استفادة الموظف بشكل مباشر أو غير مباشر بشكل غير سليم من نشاط الشراء.
• استفادة طرف ثالث بشكل غير سليم بسبب علاقته بموظف.
• لدى أي شخص داخل المنظمة مصلحة مالية في مؤسسة تشارك في أي عمل أو معاملة مع المنظمة.

أمثلة على تضارب المصالح:

• قبول الهدايا من الأفراد أو الكيانات الخارجية التي لها علاقة بالمنظمة، بما في ذلك البائعون والاستشاريون والحكومات.
• قبول ضيافة من الأفراد والمنظمات التي تسعى إلى التعامل مع المنظمة أو التأثير عليها.
• دعم منظمة خارجية من خلال عملك، أو التبرعات المالية الكبرى، أو عن طريق نسب اسمك أو سمعتك لمجهود ما.
• استخدام سمعة المنظمة لمنفعة شخصية.
• وجود علاقة مالية أو عائلية مباشرة مع كيانات فردية أو خارجية ترتبط بها المنظمة.

أفضل الممارسات 

يتم تشجيع وكالات المساعدة على تقديم أفضل الممارسات ومتابعتها في جميع مراحل عملية الشراء. يمكن الاطلاع أدناه على جدول عام لأفضل الممارسات المقبولة:

 

تخطيط المشتريات

فئات السوق

يسمح مفهوم "فئات السوق" بطريقة أكثر تنظيمًا لتجميع المشتريات والجمع بينها بسبب طبيعتها وخصوصياتها، ولضمان اتباع مبادئ الشراء في أثناء تسهيل عملية الشراء من خلال وضع المعايير والأدوات.  بالإضافة إلى ذلك، من الممكن أن تكون لفئات السوق المختلفة حدود أدنى مختلفة. بشكل عام، هناك أربع فئات رئيسية أو "أسواق" تعمل معها المنظمات الإنسانية، ولكن تتواجد الاختلافات والفئات الإضافية بالفعل.

استراتيجية المشتريات

يجب أن تراعي أي استراتيجية شراء مبادئ المشتريات الأساسية التي وضعتها المنظمة ويجب أن تتضمن خطط مشتريات مختلفة للبرامج أو المشاريع حيث يتم تحديد الاحتياجات مسبقًا. يجب أن تكون الوكالات على علم بما هي وأين ومتى تكون هناك حاجة إلى الإمدادات واختيار استراتيجية التوريد الداعمة،  مع الانتباه إلى التكلفة الإجمالية للملكية (على سبيل المثال، الشراء الأولي، والشحن، والتشغيل، وتكاليف الصيانة والتخلص)، والظروف الميدانية الخاصة والقدرة الفعلية للحصول على المواد والخدمات اللازمة وتسليمها. إذا لم تتعامل الوكالات مع المشتريات بشكل إستراتيجي، فإنها تخاطر بعدم القدرة على تلبية جميع الاحتياجات، وتفشل في الامتثال لقيود الميزانية، وتتعرض لمخاطر مالية أو تتعلق بالسمعة أو حتى مخاطر أمنية.

يجب أن تكون الاستراتيجية مرنة وجاهزة للمراجعة مع تغير الظروف أو المتطلبات المتغيرة أو التغييرات في السياق المحيط بالمنظمة. يجب أن يكون لكل تدخل خطة مشتريات منفصلة تعكس الحد الأدنى من المعلومات بشأن الاحتياجات المتوقعة، ما يسمح بما يلي:

• تحسين المصادر ومن ثم زيادة التنافسية
• التخفيف من مخاطر التكرار، وخفض تكاليف المعاملات والأسعار من خلال توحيد إجراءات الشراء.
• زيادة الاستخدام الفعال للموارد من خلال تجنب إجراءات اللحظة الأخيرة.
• منع عدم الامتثال للأنظمة والقواعد والإجراءات بسبب الرقابة أو ضيق الوقت.

خطط المشتريات هي أساس أي عملية شراء، يجب إعدادها قبل بدء أي إجراء أو برنامج أو مشروع، ويجب أن تستند إلى تحليل الميزانية وأعداد الأطراف المستفيدة والأنشطة. يُعد التمرين جهدًا مشتركًا بين جميع المشاركين، بما في ذلك موظفو المشروع والبرنامج وموظفو الخدمات اللوجستية المشاركون في المشتريات والموظفون الماليون الذين يتحكمون في الميزانيات. يجب أن تضفي الخطة الطابع الرسمي على التفاصيل التالية:

• وصف البضائع/الخدمات المراد شراؤها.
• التكاليف والكميات المقدرة للسلع والخدمات المطلوبة.
• فئات السلع والخدمات
• طرق الالتماس
• تواريخ التسليم المستهدفة (الجدول الزمني/المخطط الزمني).

من المحتمل ألا تتمكن منظمات المساعدة من توقع جميع الاحتياجات طوال مدة المشروع، وأن أي خطة معينة قد تخضع لتعديلات كبيرة أو طفيفة بسبب الظروف المتغيرة. عادة ما تكون هناك متطلبات متكررة يمكن توقعها، ومع ذلك، هناك بعض التقديرات العقلانية التي يمكن أن تستند إلى التجارب السابقة حيث يمكن للمخططين استخراج المعلومات.

من المهم تحديد متطلبات كل سلعة أو خدمة مطلوبة بوضوح في مرحلة التخطيط. وهذا يمكّن الأشخاص الذين يشرعون في المشتريات من فهم الوظيفة والأداء والمواصفات الفنية المطلوبة بشكل أفضل لتغطية احتياجات جهة الطلب وكيفية تحديد أفضل حل يناسبهم وكيفية وضع معايير التقييم لضمان معايير الجودة.

المستندات الشائعة في المشتريات

يمكن أن يطلق على المستندات التالية أسماء مختلفة في كل منظمة.

إدارة الوثائق

يجب أن تكون كل عملية شراء محددة متوافقة مع إجراءات الشراء الخاصة بكل منظمة ومتطلبات الجهات المتبرعة. يجب أن تكون كل عملية شراء مبررة وموثقة بشكل دقيق، وأن يكون لها ملف خاص بها يحتوي على جميع الوثائق المتعلقة بالإجراء. يمكن اعتبار ملف الشراء على أنه مجموعة من المستندات التي تبرر الخطوات التي يتم اتخاذها في إجراء معين. لن تكون جميع الملفات هي نفسها من حيث الحجم والتعقيدات، ولكن يجب الاحتفاظ بجميع الملفات لاستخدامها في وقت لاحق.

يضمن نظام الملفات المناسب الاحتفاظ بالسجلات بشكل صحيح خلال فترة زمنية محددة للاستخدام الداخلي والخارجي. 

• الاستخدام الداخلي - يزيد نظام حفظ الملفات الملائم من الكفاءة ويقلل من الوقت المهدر في أثناء إعداد التقارير وعمليات التدقيق. يعكس الملف المناسب مبادئ المنظمة ويوفر المهنية والشفافية.
• الاستخدام الخارجي - المنظمة مسؤولة عن تبرير اقتناء المواد والخدمات والمعدات وما إلى ذلك للجهات المتبرعة واستخدامها والتخلص منها

لا قيمة لنظام الملفات إذا لم يتم استكمال المستندات وتوقيعها على النحو المطلوب. يجب أن يتم منح الأذن فقط للموظفين الذين تم تكليفهم بهذه المسؤولية رسميًا بتوقيع المستندات. يجب أن يفهم هؤلاء الموظفون معنى توقيعهم من حيث المسؤوليات وعواقبها على المنظمة. يجب الاحتفاظ بالملفات لشهور أو سنوات، وفقًا لمتطلبات الجهات المتبرعة أو إرشادات التدقيق الداخلي. 

أدوات التوحيد القياسي

الرموز

تحتوي معظم النماذج التي يتعامل معها موظفو الخدمات اللوجستية أو يجب أن تحتوي على رموز (مراجع) محددة تسمح لهم بالربط ومن ثم تعقبهم. عادةً ما يتضمن النموذج مرجعًا خاصًا به لسهولة التعرف عليه، بالإضافة إلى مرجع واحد أو أكثر لربطه بالمستندات الأخرى. يتم تقديم النماذج وفقًا لمراجعها، والاستخدام الصحيح للمراجع له تأثير مباشر على الأرشيف. عندما يحتاج شخص ما (طرف داخلي أو خارجي) إلى معلومات حول تاريخ عملياتنا، فإن مراجع الاستخدام الصحيح (الترميز) تسهل إمكانية الوصول.

قد تتضمن هذه الرموز معلومات عن الدولة والمكتب والقسم الذي يطلب الشراء وكذلك رقم جارٍ.

على سبيل المثال، قد يتبع طلب الشراء لفريق الخدمات اللوجستية في روما الاتفاقية التالية.

قد يبدو الرمز بالشكل التالي عند كتابته:

سيسمح هذا الرمز المختصر لأي شخص بالتعرف بسرعة على المستندات وتحديد مستوى معين من المعلومات على الأقل حول المستند. ومع ذلك، فإن أنواع طلبات المعلومات خاصة بالوكالة التي تدير الملفات. قد ترغب بعض الوكالات في استخدام التاريخ كرمز فريد، بينما قد يختار البعض الآخر استخدام تسلسل رقمي جارٍ. تفضل أيضًا بعض الوكالات الحصول على تسلسلات رقمية فريدة لكل نوع مستند (PR/PO) بينما قد يرغب البعض الآخر في الحصول على أرقام فردية لا تتغير خلال المستندات المختلفة داخل الملف. ستكون الحاجة لكل منها خاصة باحتياجات كل وكالة على حدة. 

التسمية

تُعد كميات وأنواع الوثائق الكبيرة شائعة في الاستجابة لحالات الطوارئ. من المهم تسمية كل مجلد و/أو صندوق بأكثر طريقة متناسقة ممكنة مع عملية التفكير الخاصة بما سيحدث بعد مرحلة الاستجابة الأولية. يسهل نهج الأرشفة الشائع تتبع المستندات، مع السماح أيضًا بتحديد الملفات الحساسة بشكل أسرع في حالات الطوارئ. يجب تسمية جميع المجلدات ذات الصلة بوضوح وفصلها باستخدام لون أو رقم أو نمط آخر يمكن التعرف عليه، وتخزينها في مكان آمن وجاف. يجب أن تتطابق أنظمة الملفات الإلكترونية مع الملفات الورقية.

في الظروف المضطربة، مع جميع التحديات الخارجية والداخلية ومع مراعاة القدرة على التأثير على السوق المحلية التي تتمتع بها المساعدات الإنسانية، من المهم وضع وتنفيذ معايير خلال العملية برمتها يمكن أن توجه اتباع مبادئ المشتريات وتضمنه. ستتضمن كل عملية مشتريات مترابطة ست خطوات أساسية.

1. تحديد المصادر وتحديد البائعين
2. طلب المنتج/الخدمة 
3. طلب تقديم العروض 
4. التقييم والمنح
5. إجراء الطلب والتعاقد
6. الاستلام والدفع 

تحديد المصادر وتحديد البائعين  

تستند إجراءات المشتريات إلى منافسة عادلة وشفافة بين مختلف المورّدين. كما يجب إجراء بعض أشكال أبحاث السوق من أجل جمع المعلومات حول المنتج المطلوب والمورّدين المحتملين الذين يمكن أن يقدموه.

تُستخدم أبحاث السوق من أجل تحديد المورّدين، والمساعدة في وضع المواصفات الفنية، والاختصاصات (TOR) وبيانات العمل (SOW)، والتأكد من معلومات الأسعار المتاحة مجانًا (على سبيل المثال، كتالوجات الشركة) والحصول على معلومات حول التكنولوجيا المتاحة (دليل شراء السلع والخدمات في برنامج الأغذية العالمي "WEP"، عام 2020).

من الملائم أن تكون لديك قاعدة بيانات للمورّدين تُطلب منها عروض الأسعار. وفي حالة عدم وجود قاعدة بيانات من هذا القبيل، فمن المستحسن إنشاء واحدة. تحتاج قاعدة بيانات المورّدين إلى التحديث بشكل دوري، وقد تبحث الوكالات عن منصات أو مصادر للمعلومات مثل:

• المجلات المتخصصة
• الغرف التجارية
• اجتماعات وندوات العمل
• الجمعيات المهنية
• قوائم المورّدين الخارجيين
• المجتمعات عبر الإنترنت
• الأدلة التجارية
• الأبحاث على محرك البحث
• أخرى

في عملية تحديد المورّدين، قد ترغب الوكالات في اتباع عملية رسمية. فتصدر العديد من الوكالات وثائق رسمية، منها:

• طلب المعلومات (RFI)
• طلب التعبير عن الاهتمام (EOI)

يجب أن تستند هذه الطلبات الرسمية إلى النماذج التي تسمح للمستخدمين بتكوين رؤية أكثر دقة للمنتج أو الخدمة وتوافرها في سياق العملية.

طلب المنتج والخدمة

ينبغي أن تستند أي عملية شراء للسلع أو الخدمات إلى الاحتياجات بمجرد تحديد الاحتياجات وقياسها وتخطيطها من قِبل فريق أو فرد داخل وكالة، يجب إرسالها رسميًا إلى فريق عمليات المشتريات بالمنظمة، عادةً من خلال طلب شراء محدد رسميًا يوضح ما يلي:

• الوحدة المقدمة للطلب.
• المتطلبات، بما في ذلك معايير التقييم.
• الكمية.
• التكلفة المقدرة أو الحد الأقصى للمبلغ المصرح بإنفاقه (إن أمكن).
• تاريخ التسليم وموقعه.
• التأكيد على توفر الأموال.

يجب أن يكون إدراج المواصفات الفنية أحد العوامل الأساسية لأي طلب شراء. هناك طرق عديدة للمورّدين لتحديد المواصفات الفنية. قد يشمل ذلك ما يلي:

بعبارة أخرى، يجب على مقدم الطلب تقديم جميع المعلومات وملء النماذج على النحو المتفق عليه أثناء التخطيط. وإذا لم يتم تنفيذ خطة مسبقة، فقد يحدث بعض التأخير في الطلب أثناء تقييم الجدوى.

عادةً ما يكون PR هو النموذج القياسي والرسمي لطلب الشراء. طلب الشراء هو الطلب الذي يقوم فيه الأعضاء المختلفون المشاركون في عملية الشراء بدمج التفاصيل والتحقق من صحتها، وتحويل الطلبات إلى عمليات شراء فعلية:

• تتعهد الوحدة المقدمة للطلب بأن جميع المعلومات الواردة في طلب الشراء دقيقة وكافية. قم بإرفاق المواصفات التفصيلية إذا لزم الأمر.
• تتعهد الوحدة المعنية بالشراء بتوفير السلع أو الخدمات المطلوبة على النحو المحدد في طلب الشراء مع الالتزام بالجودة والسعر والمهلة الزمنية.
• تتعهد الوحدة المالية بصرف الأموال المتاحة.

من أفضل السبل لضمان تقديم كل طلب وفهمه والاتفاق عليه بشكل مناسب بين جميع الوحدات المشاركة في العملية  هو إنشاء مساحة تنسيق لإجراء ذلك. تتمثل وسيلة التنسيق المعتادة في تنفيذ اجتماع دوري بين مقدمي الطلبات ورؤساء الوحدات وفريق عمليات الشراء، إذ يمكن مناقشة الطلبات والتحقق من صحتها.

طلب تقديم العروض

بمجرد اختيار الموردين المحتملين (أو قبل بدء عملية تقديم المناقصات المفتوحة)، يجب إعداد وثائق طلب تقديم العروض بعناية. تؤثر طريقة طلب تقديم العروض واستلامها على بقية العملية؛ فهناك علاقة عكسية ومباشرة بين ما هو مطلوب وما هو معروض. ستختار فِرق عمليات الشراء فقط من بين الخيارات التي يعرضها مقدمو الخدمات، ولكن ما يتم عرضه يعتمد اعتمادًا كبيرًا على الطريقة التي طُلب من مقدمي الخدمة عرضها وماذا عرضوا. يجب أن تكون مواصفات المنتجات أو الخدمات المطلوبة واضحة، كما يجب تحديد شروط المناقصة المطلوبة تحديدًا جيدًا.

يجب وضع معايير اختيار المورّدين وإرسالها بوضوح وبشكل مسبق إليهم، ما يضمن المساواة في المعاملة. من المهم أن تستغرق ما يكفي من الوقت لوضع و/أو فهم معايير الاختيار نظرًا إلى أن معايير اختيار المورّد لا يمكن تعديلها أو تغييرها بمجرد إرسالها إلى المورّدين.

يمكن أن تختلف الوثائق المتضمنة في عملية طلب تقديم العروض باختلاف نوع المنافسة المنطبقة (اطلع على إجراءات المشتريات) وطابع السلعة والخدمات التي يتم شراؤها ومدى تعقيدهما. من المهم أن تحتوي جميع الوثائق على تفاصيل العناصر الإجرائية والفنية والمالية والتعاقدية، والتي يجب على المورّدين اتباعها عند تقديم عروضهم. تستند هذه الوثائق إلى نماذج تم تخصيصها لتلائم نوعية الإجراء المتبع وإكماله بالتفاصيل المنطبقة على كل طلب تقديم عروض.

 

يجب توزيع وثيقة طلب تقديم العروض في وقت واحد بين المورّدين المحددين مسبقًا مع توفير الوقت الكافي لتحليل العروض وإنشائها بشكل صحيح. يمكن أن تحتوي وثيقة طلب تقديم العروض على تنسيق تقديم قياسي يسهل المقارنة بين العروض خلال مرحلة التقييم.

مواصفات المواد 

عند طلب تقديم عروض لسلع مادية، من المستحسن إدراج أكبر قدر ممكن من المعلومات الفنية حول مواصفات المواد، والتي يتم وضعها بتنسيق واضح وشفاف يسهل فهمه ولكن يصعب تفسيره بشكل خطأ. قد تشمل مواصفات المواد ما يلي:

• قياسات الوحدة (الوزن والحجم).
• قياسات التغليف  (الوزن والحجم).
• التلوين/المظهر البصري.
• التركيب الكيميائي.
• التوافق مع معايير ISO المحددة.
• القوة/المتانة.
• مواصفات التغليف والمناولة.
• مواصفات وضع العلامات التجارية والتمييز.

اتباع المواصفات طوال عملية الشراء

يجب إدراج مواصفات المواد هذه في:

طلبات تقديم العروض - كلما كانت المواصفات أكثر تفصيلاً، زادت دقة المناقصات المرتجعة. ستساعد المواصفات التفصيلية في استبعاد البائعين غير القادرين على تلبية المتطلبات المحددة، كما أنها ستشجع البائعين على الالتزام فقط بما يعرفون إمكانيته. 

العقود مع المورّدين - ستعمل مواصفات المواد المدرجة في العقود على إلزام البائعين بشكل قانوني بالمعايير التي حددتها المناقصات التي قدموها. يجب أن تتطابق مواصفات المواد في العقود مع المواصفات الواردة في عملية تقديم المناقصات.

التعليمات الموجهة لشركات الفحص التابعة لطرف ثالث - بمجرد اختيار البائع والاتفاق على العقد، يمكن الاستعانة بشركات الفحص التابعة لطرف ثالث من أجل اختبار المنتجات وفقًا لمواصفات المواد المتعاقد عليها. قد تستعين شركات الفحص بالفحص البصري أو الاختبارات المعملية للتأكد من استيفاء جميع مواصفات المواد. تُفضل العديد من الوكالات استلام  نماذج أولية للقطع قبل الطلب النهائي، وإجراء الفحص في مواضع متعددة  طوال  العملية بأكملها. قد يختار المشترون أيضًا الامتناع عن الدفع حتى اكتمال الفحص النهائي. 

أنواع المواصفات

ستختلف المواصفات التفصيلية حسب القطعة المعنية والوكالة وحجم عمليات الشراء والسوق الذي يوفر المنتج.

 

تمتلك العديد من الوكالات الكبيرة التي تقوم بشراء إمدادات إغاثة نموذجية، مواصفات مادية متوفرة بسهولة، بما في ذلك كتالوج اللجنة الدولية للصليب الأحمر/الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر ومركز أوكسفام للتوريدات. تعتبر مواصفات المواد هذه مفيدة كنقطة مرجعية لأي وكالة تريد إبرام صفقات لإمدادات الإغاثة في حالات الطوارئ. 

مثال على مواصفات المواد:

 

المصدر:  كتالوج المنتجات المعيارية للجنة الدولية للصليب الأحمر/الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر

التقييمات والمنح

قد تختار العديد من الوكالات استخدام ما يُعرف بفريق/لجنة تقييم العطاءات لتسهيل عملية تحليل العروض الواردة وتسجيلها بطريقة عادلة وشفافة. بعد تسجيل كل خطوة يتم إجراؤها في أثناء عملية تقديم العطاءات بشكل صحيح، وقبل فتح العطاءات، سيجتمع فريق/لجنة التقييم معًا لدراسة العروض. إن تكوين فريق التقييم أمر بسيط مثل قيام شخصين (الطالب والمشتري) بإجراء تقييم غير رسمي أو يتم تنظيمه رسميًا وتكامله بواسطة فِرق من الإدارات المختلفة. أيًا كانت قيمة المشتريات أو الإجراء المتبع، يجب أن تكون هناك دائمًا مجموعة من الأشخاص يحترمون مبدأ الفصل بين المهام. في حالة الإجراءات التقييدية بشكل كبير، يكون من الشائع تشكيل فِرق التقييم في بداية العملية، وإضفاء الطابع الرسمي على العملية من خلال التوقيع على "إعلان الموضوعية والسرية" و/أو "الإفصاح عن تضارب المصالح".

يجب تقييم العروض باستخدام معايير ومواصفات عروض الأسعار/طلبات الشراء التي تم التواصل بشأنها مسبقًا، أو أي جزء آخر من العملية قبل استلام عروض الأسعار.  قد تتضمن معايير تقييم العرض الشائعة ما يلي:

• أسعارًا تنافسية.
• القدرة على الوفاء بالمواصفات والمعايير.
• مدى توافر المنتج وإمكانية الوفاء بتاريخ التسليم المطلوب.
• جودة المنتج والخدمة
• أداء المنتجات ومتانتها.
• طرق تسليم موثوقًا بها
• طرق وممارسات الرقابة على الجودة.
• المهارات الفنية والقيادية
• القدرة على تقديم منتجات متخصصة أو فريدة و/أو المفاهيم التصميمية.
• استقرار الحالة المادية والائتمانية.
• شروط/متطلبات الدفع
• مدى التوافق مع المنتجات الموجودة.
• مرافق التوزيع/التخزين والموارد اللازمة.
• مدى توافر قطع الغيار
• الضمان والتأمين والالتزام بالتوريد.
• قدرات وخبرات مثبتة
• مدى توافر موارد دعم الخدمات.
• خبرة سابقة وأداء مثبتًا في مجال توريدات المنتجات/الخدمات المراد شراؤها (يتم التحقق منها في شهادات الامتثال السابقة. لذلك، يجب توثيق "التجارب السيئة السابقة").
• الأمن.

يجب أن تكون جميع معايير التقييم كما يلي:

• موضوعية - معايير يمكن التحقق منها وتم تصميمها لتكون معيارًا للحقائق بدلاً من الافتراضات والوعود من المورد. المعايير الموضوعية مادية، مع احتمال ضئيل ليفسرها الموردون المختلفون بشكل مختلف.
• واضحة - يجب ألا يكون هناك ارتباك أو تداخل في اختيار المعايير ووصفها وتقييمها.
• موثوق بها - معايير واضحة وقابلة للقياس يمكن تقييمها باستمرار من خلال العديد من التقديمات والمقيمين.
• عادلة - معايير لا تستبعد دون مبرر الموردين من الشراء أو تمنح ميزة غير مستحقة لمورد محدد
• متوازنة - معايير مناسبة ودفاعية عند النظر إليها بموضوعية في سياق إجراء عملية الشراء

في أثناء إجراء عملية التقييم، من الضروري الموازنة بين مختلف العوامل المادية وغير المادية، والتي قد تتعارض مع بعضها. تشمل طرق تحديد مدى استيفاء المورد المحتمل للمعايير ما يلي:

• زيارات للمورد من قِبل الإدارة و/أو فريق التقييم (لزيارة المصنع والمخزن والمخزون ومعدات الإنتاج ومعدات المورد).
• تأكيد حالة نظام الجودة، إما عن طريق إجراء تقييم في الموقع، أو تقديم تقرير مكتوب، أو من خلال طلب شهادة تسجيل نظام الجودة كشهادة ISO أو أي شهادة أخرى.
• إجراء محادثات/توصيات من المنظمات غير الحكومية الأخرى التي يقدمها موفر الخدمة.
• الحصول على التقارير المالية المتاحة للجميع (متوفرة في بعض البلدان) والتحقق من صحة الملفات السلبية.
• تقييم (من خلال إجراء الاختبارات المعملية أو اختبارات التحقق من الصحة، على سبيل المثال) العينات المأخوذة من المورد. (اطلع على "ضمان الجودة")

لتكون قادرًا على تقديم نتائج التقييم، يكون من الممارسات الشائعة إعداد وثيقة ملخصة، سواء في شكل جدول مقارنة أو تقرير كامل يتم توقيعه من قِبل جميع أعضاء فريق التقييم. يجب أن تحتوي أي وثيقة ملخصة على توصية مبررة بشأن اختيار المورد وتحتوي على العديد من التفسيرات اللازمة حول هذا الاختيار.

بمجرد التحقق من صحة الاقتراح الخاص بمنحة المورد، يجب التحقق من صحة اختيار المورد المقترح من خلال عملية الموافقة الداخلية المطلوبة للوكالة. يجب إبلاغ قرار المنحة إلى المورد الفائز، ويجب إخطار الموردين غير الناجحين بوضع آلية قادرة على استخلاص المعلومات منهم والإحاطة بأي شكاوى محتملة.

الطلب والتعاقد

يجب إضفاء الطابع الرسمي على كل طلب من خلال إبرام عقد أو أمر شراء (PO) أو مستند منحة رسمي آخر. 

• أوامر الشراء هي التزام مالي يؤكد تفاصيل الشراء (الوحدات والكمية والسعر ووقت التسليم والموقع، وما إلى ذلك)، ما يؤدي إلى إضفاء الطابع الرسمي على أمر الشراء. يتم استخدام أوامر الشراء لأوامر أبسط، وعمليات الشراء لمرة واحدة ومبالغ أقل، حيث لا تكون هناك حاجة لتوضيح أي موقف معقد، و/أو حيث يمثل الشراء مخاطر منخفضة للمنظمة.
• العقود هي اتفاقيات قانونية ملزمة بين المنظمة والموردين. حيث تحدد الشروط والأحكام للسلع والخدمات التي يتم تقديمها، بالإضافة إلى الحقوق والالتزامات ذات الصلة بالأطراف الموقعة. تُستخدم العقود عندما تكون هناك حاجة لتحديد الشروط في أمر معقد (عمليات التسليم الجزئية، أو توقيتات أو مواقع مختلفة، أو شروط خاصة للمنتج، أو مبلغ مالي كبير أو وجود مخاطر محتملة للمنظمة، وما إلى ذلك) وتستخدم دائمًا للعمل أو لتقديم خدمة مخصصة.

قد تفضل بعض الوكالات استخدام شكل من أشكال الاتفاقية طويلة الأجل (LTA)، حيث يتم فحصها مسبقًا والموافقة عليها من قِبل المورد باستخدام عملية طلب تقديم العطاءات القياسية، ولكن بعقد مفتوح المدة لتسليم السلع والخدمات. يمكن للوكالات المقدمة للطلبات التي تعقد اتفاقيات طويلة الأجل مع البائعين استخدام إشعارات بسيطة لاحتياجات الشراء، مثل أمر الشراء، وتحديد الوحدات والكميات وتفاصيل التسليم وغيرها من المعلومات المهمة. النظرية الكامنة وراء الاتفاق طويل الأجل هي أنه يمكن التنافس بالتعاون مع مورد واحد يُستخدم في المشتريات الروتينية وفحصه والموافقة عليه مرة واحدة في فترة زمنية محددة مسبقًا بدلاً من الاضطرار إلى تقديم مناقصة في كل مرة. 

إن توقيع أمر الشراء وشروط وأحكام المنظمة من قِبل المورد يجعل أمر الشراء عقدًا مبسطًا. يجب أن تضع المنظمة حدًا أدنى لا يمكن بعده إضفاء الطابع الرسمي على العلاقة من خلال أمر الشراء ويصبح العقد ضروريًا. بصرف النظر عن طريقة الشراء، يجب تطبيق شروط وأحكام كل منظمة، ويُنصح بإرفاق أبرز المساهمين بجميع العقود وأوامر الشراء. 

الاستلام والدفع

يجب أن تشير مستندات الطلب (أمر الشراء أو العقد) بوضوح إلى شروط التسليم. توضح شروط التسليم مَن سيتولى مسؤولية نقل البضائع، ومتى وأين يتم نقل المسؤولية عن المنتجات، وجميع التفاصيل اللازمة لتخطيط النقل والخدمات اللوجستية.

يتضمن تخطيط التسليم مراجعة ودراسة جميع الجوانب المتعلقة بالخدمات اللوجستية في عملية الشراء. يبدأ في مرحلة تقييم الاحتياجات من خلال وضع النتيجة المرجوة في الاعتبار من الوحدة التي قدمت الطلب والمستخدم النهائي وتحديد الإجراءات اللازمة لضمان إكمال النشاط بنجاح. (دليل المشتريات السلع والخدمات لبرنامج الأغذية العالمي، 2020)

تعتبر نقل المسؤولية بين البائع/جهة الشحن والوكالة مرحلة محورية في عملية الشراء. يمكن أن يتم نقل المسؤولية في مقر الشركة المصنعة/البائع، أو أن يتم تنفيذ العملية بالكامل من قِبل المورد الذي سيكون مسؤولاً عن نقل البضائع إلى الوجهة المتفق عليها. يمكن أن تكون الوجهة المتفق عليها إما مقر الوكالة أو المخزن الخاص بها أو في حالات خاصة إلى الجهات المستفيدة مباشرة. الطريقة الأكثر استخدامًا لتحديد طريقة نقل المسؤوليات وموقعه هي من خلال تحديد شروط التجارة الدولية في عقد الشراء. شروط التجارة الدولية قابلة للتطبيق فقط للمشتريات الدولية، ومع ذلك، قد يُطلب منك توضيح نقل المسؤولية في المشتريات المحلية بشكل صريح. في كل حالة، يجب تسجيل نقل المسؤولية بوضوح من خلال المعايير القياسية لوثائق الشحن.

لإجراء عمليات تسليم مبسطة، أو عندما يسلم المورد إلى وجهته النهائية، من الشائع استخدام مذكرة التسليم التي يجب أن تحتوي على الأقل على ما يلي:

• اسم البائع وتفاصيل الاتصال به
• اسم المشتري وتفاصيل الاتصال به.
• تاريخ الإصدار.
• تاريخ تسليم البضاعة
• وصف للبضائع الواردة في الطلبية.
• كمية كل نوع من البضائع.

عند تسليم البضائع، يجب على المستلم إجراء فحص مادي للطرود مقابل جميع مستندات التسليم للتأكد من أنها متوافقة بالكامل مع متطلبات العقد، وذلك من خلال التحقق مما يلي:

• الكمية -  أن تكون الكمية المستلمة هي نفس الكمية المكتوبة في المستندات وتتوافق مع الرقم المطلوب في أمر الشراء.
• الجودة -  أن المنتج المستلم بالشروط المذكورة في كل من مستندات الشحن ويتطابق مع ما تم تحديده في عقد الشراء، وغير تالف ويتوافق مع المواصفات المطلوبة.

إذا تم العثور على أي تعارض في الكمية أو الجودة،  يجب تسجيله كتابيًا في مستندات التسليم. بدون البيان الكتابي في وقت التسليم، سيكون من الصعب للغاية الادعاء لاحقًا بأن المنتجات لا تتوافق مع الطلب.

يصبح نقل المسؤولية ساريًا عندما يوقع ممثل المنظمة على مذكرة التسليم. ستكون مذكرة التسليم التي تم توقيعها وأمر الشراء والفاتورة التجارية هي الحد الأدنى من المستندات الإلزامية لمعالجة عملية الدفع. في حالة عدم تمكن المورد/جهة الشحن من تقديم أي مستند تسليم أو حتى مذكرة تسليم، فقد ترغب الوكالات في إنشاء مذكرة استلام البضائع (GRN) وتوقيعها، لإضفاء الطابع الرسمي على نقل مسؤولية البضائع وتوضيح أي تعارضات. لا يزال يتعين على الوكالات التي تنشئ مذكرات استلام البضائع (GRN) الخاصة بها أن تطلب من المورد الذي يقوم بالتسليم أو جهة الشحن التي حددها المورد التوقيع.

إجراءات المشتريات هي عملية داخلية تضعها كل منظمة للتأكد من أن المشتريات التي تم إجراؤها متوافقة مع المبادئ الأساسية للمسؤولية والمساءلة والشفافية والمساواة في معاملة المورّدين والتكافؤ، مع ضمان أفضل قيمة مقابل المال. تقديم أعلى جودة بأفضل سعر. تضمن إجراءات المشتريات التحلي بالموضوعية أثناء عملية منح المورّدين. يجب أن تتكيف معايير المنح نفسها مع الظروف واحتياجات البرنامج ولوائح المانحين.

يشتمل إجراء المشتريات القياسي على الخطوات الأساسية التالية:

• إجراء دراسة استقصائية للمورّدين و/أو النشر (عطاء أو تعبير عن اهتمام).
• جمع العروض الفنية/المالية.
• المراجعة الداخلية للدراسة الاستقصائية (تحليل العروض ومقارنتها).
• الموافقة على اختيار المورّد.
• مراجعة الوثائق وترخيص الالتزام المالي.
• نشر/إرسال النتائج.
• طلب و/أو توقيع العقد.
• استلام/نقل المشتريات.
• الدفع للمورّد (بناءً على الشروط المتفق عليها مسبقًا).
• التحديث النهائي ومراجعة ملف الشراء وأرشفته.

تقترن عمليات الشراء بتدفقات نقدية هائلة، لذلك يجب على الوكالات أن تراعي تأثيرها على الأسواق المحلية وتأثيرها على الجهات المستفيدة. 

إجراءات المشتريات الأكثر شيوعًا

بالنسبة إلى العمليات المعتادة (وليست المرحلة الأولى من الاستجابة لحالات الطوارئ)، يتم اختيار طريقة المشتريات بناءً على إطار عمل محدد به الحدود الدنيا للقيمة.  يتضمن إطار العمل، كحد أدنى، مستويات للشراء المباشر وعروض الأسعار التنافسية والعطاءات.  تستند مستويات الحدود الدنيا إلى الظروف المحيطة، مع وضع القيم النقدية في الاعتبار؛ وتكرار المعاملات والمهلة الزمنية لإنجاز عملية المشتريات وتحمل المنظمة للمخاطر. يتم الالتزام بالحد الأدنى المحدد باستمرار خلال العمليات المعتادة، كما يوضح متطلبات الجهات المانحة والمنظمات الدولية غير الحكومية. (مشروع تعزيز قدرة الشريك في مجال الخدمات اللوجستية، وعملية المشتريات)

تستخدم كل منظمة و/أو جهة مانحة مصطلحات مختلفة، إلا أنها تشترك جميعها في نفس المنطق والمبادئ الأساسية. لغرض كتابة هذا الدليل، ستكون أسماء الإجراءات المختلفة على النحو التالي:

• الشراء المباشر 
• إجراء خاضع للتفاوض والتنافس
• تقديم العطاءات

الشراء المباشر أو إجراء عرض الأسعار الفردي

يعتبر إجراء عرض الأسعار المباشر أو الفردي هو الإجراء الأكثر سهولة من ناحية التوثيق والتقييم والمتطلبات. عادةً ما تُستخدم عمليات الشراء المباشر للسلع أو الخدمات ذات القيمة الإجمالية المنخفضة. تتمثل السمة الرئيسية للشراء المباشر في أن السلع أو الخدمات يتم شراؤها دون مقارنة مسبقة للأسعار أو شروط الشراء، ما يجعل العملية سريعة وسهلة نسبيًا.

ستشتري الوحدة أو الشخص المسؤول عن المشتريات من المورّد الأكثر فائدة المحدد في كتالوج المورّدين. إذا لم تكن السلعة أو الخدمة المطلوبة مدرجة في كتالوج المورّد أو كانت جديدة، فمن الممارسات الجيدة أن تطلب من المورّد طلب معلومات يساعد المشترين على تخطيط المشتريات بشكل أكثر دقة. يجب على الوحدة أو الشخص المسؤول عن المشتريات التواصل مع المورّد لتأكيد السعر والتأكد من معايير الجودة المقبولة وأوقات التسليم وأسعار السوق التنافسية والمراسلات التي تحتوي على الميزانية المتاحة.

قد يحتوي ملف الشراء على:

• طلب المشتريات الموقّع بالكامل، والذي ابتدأت به العملية.
• أمر الشراء موقّع من الأشخاص المعنيين.
• نسخة من الفاتورة.
• قد يتضمن إثبات تسليم القطع واحدًا مما يلي:
  • إشعار تسليم المورّد.
  • إشعار استلام داخلي عند التسليم بدون إشعار تسليم المورّد.
  • إشعار تسليم داخلي عند التسليم إلى مقدم الطلب بدون إشعار تسليم المورّد.
  • الفاتورة الأصلية، والأفضل إرفاقها مع أحد نماذج الموافقة الرسمية مدون بها.

الإجراء الخاضع للتفاوض والتنافس

المناقصات المقارنة هي عملية طلب مقترحات التكلفة/المشروع للمنتجات أو الخدمات أو الأعمال من "مقدمي المناقصات". يجب وضع معايير الاختيار وإرسالها مسبقًا إلى مقدمي المناقصات المحتملين. بالنسبة إلى المشتريات ذات المبالغ الأعلى، عادةً ما تكون هناك حاجة إلى مزيد من المعلومات لتقييم فعالية التكلفة وتبريرها بصورة موضوعية. يجب إجراء مقارنة موثقة للأسعار وشروط الشراء قبل عملية الشراء نفسها.

بمجرد الموافقة على شروط طلب الشراء، يجب إعداد طلب عرض أسعار (RFQ) رسمي ومفصل كتابيًا، والذي سيتم إرساله إلى عدة مورّدين (تستخدم معظم المنظمات ثلاثة مورّدين مختلفين على الأقل)، أو العدد الكافي من المرشحين لضمان المنافسة الحقيقية. من الأفضل أن يحدد طلب عرض الأسعار موعدًا لتسليم العرض، ويدرج المواصفات الفنية، ويذكر معايير الاختيار التي ستُطبق على العملية بالتفصيل. وفي حالة عدم إمكانية الحصول على الحد الأدنى من عروض الأسعار، يجب على المشتري، كإحدى الممارسات الجيدة، إرفاق نسخ من طلبات عروض الأسعار المُرسَلة إلى المورّدين المختلفين كدليل على أن جميع الجهود قد بذلت على النحو الواجب. كما يجب أن تكون جميع عروض الأسعار كاملة وتبين بوضوح أسماء المورّدين وعناوينهم، بالإضافة إلى مدة صلاحية العرض.

تقدم بعض الوكالات استثناءات في الحالات التي يكون فيها عرض الأسعار المقدم من المورّد مماثلاً تمامًا لعمليات الشراء السابقة ولا تزال عروض أسعار المورّدين صالحة.

 

مثال: عرض أسعار للمضخات الغاطسة في منظمة العمل ضد الجوع - سوريا 2016.

تُحلل عروض الأسعار بناءً على معايير الاختيار المذكورة في طلب عرض الأسعار وستُعرض النتائج في جدول المناقصة. يتسم اختيار المورّد بشكل عام بأنه مسؤولية مشتركة بين الشخص أو الفريق الذي يدير عمليات الشراء وبين الشخص أو الفريق الذي يقدم طلب المشتريات. 

قبل أن يصبح الالتزام المالي ساريًا، تختار بعض الوكالات تعزيز التحقق بخطوة إضافية، يوافق رؤساء إدارات عمليات الشراء والمالية بمقتضاها على الشراء، ما يؤكد صحة العملية المتبعة والتخصيص المالي. في حالة العقود ذات المبلغ المرتفع، عادةً ما يكون التحقق من صحة الأشخاص المعنيين المحددين مسبقًا إلزاميًا.

من الأفضل أن يحتوي ملف الشراء على:

• طلب المشتريات الموقّع بالكامل، والذي ابتدأت به العملية.
• النسخ الأصلية من عروض الأسعار التي تم تلقيها من مختلف المورّدين وطلب عروض الأسعار هذه (خاصةً إذا لم يتم استلام عروض الأسعار).
• جدول تقييم الإجراء الخاضع للتفاوض به جميع عمليات التحقق اللازمة، إلى جانب مذكرة توضيحية، عند الاقتضاء.
• أمر الشراء أو العقد الموقّع من قِبل الطرفين.
• نسخة من الفاتورة، ويُفضل أن تبين رقم الطلب أو رقم تتبع آخر. 
• إثبات تسليم المنتجات:
  • إشعار تسليم المورّد.
  • إشعار استلام عند التسليم بدون إشعار تسليم المورّد.
  • إشعار تسليم داخلي عند التسليم إلى مقدم الطلب بدون إشعار تسليم المورّد.

العطاءات العامة/المفتوحة

على عكس الإجراء الخاضع للتفاوض حيث تعترف المنظمة بما لا يقل عن ثلاثة (3) مورّدين محتملين تطلب منهم عرض أسعار، فإن المناقصة العامة أو المفتوحة هي عملية فتح مناقصات للجمهور ودعوة أي شخص لتقديم عرض. تخضع العروض للتقييم من قِبل لجنة تقييم العطاءات التي تم إنشاؤها في بداية العملية. يُنصح بشدة أن يلتزم جميع أعضاء لجنة التقييم والموظفين المشاركين في عملية تقديم المناقصات بمعرفة نوع من إقرار الموضوعية والسرية أو وثيقة مماثلة والتوقيع عليها.

يجب إعداد جميع الوثائق اللازمة للمناقصة والتحقق منها قبل بدء العطاء. وتُرسل هذه الوثائق عامةً إلى المقرات للموافقة عليها قبل نشر العطاء. قد يتكون العطاء الوطني المفتوح من:

• تشكيل لجنة التقييم.
• تحديد معايير اختيار المورّدين.
• نشر إشعار العطاء في وسائل الإعلام.
• إرسال ملف العطاء/طلب تقديم العروض للمورّدين المهتمين الذين طلبوه.
• إكمال قائمة مقدمي الطلبات والعروض.
• تقييم جميع المناقصات الواردة باستخدام نوع من تقارير التقييم.
• منح العقد لمقدم الخدمات المختار وإبلاغ أولئك ممن لم يتم اختيارهم.
• عقد موقّع.

قد يتضمن ملف الشراء ما يلي:

• إقرارات الموضوعية والسرية.
• أي وثيقة تنازل (مثل الجنسية ومنشأ السلع).
• نسخة من الصحيفة/الموقع الإلكتروني الذي يحمل طلب العطاء.
• طلبات المشاركة.
• ملف العطاء.
• محضر الجلسة الافتتاحية.
• العروض التي تم استلامها.
• تقرير تقييم العطاء مع جدول مقارن.
• تقرير العطاء.
• ترخيص المقر للمنح.
• العقد الموقّع وأي إضافات لاحقة.
• تقرير بقبول السلع أو إكمال الخدمات و/أو الأشغال.
• فاتورة تجارية.
• إشعارات التسليم.
• الدفع.
• إيصال الدفع.

يمكن أن يكون للعطاءات نطاق جغرافي مختلف، ما يسمح فقط للأطراف الاقتصادية المحلية بالملاحظة والتقديم والعرض، أو السماح لأي شخص على المستوى الوطني أو الدولي بتقديم عروضه. تشتمل العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار القيود الجغرافية على الاقتصادات المحلية، والكفاءة في إجراء العمليات، والمعايير الأخلاقية والرعاية البيئية مع ضمان توفر المنتج/الخدمة بالشروط التي تحتاجها المنظمة.

من الممكن أيضًا تقديم العطاءات:

• المفتوح - حيث يمكن لجميع المورّدين المهتمين تقديم عطاء
• المقيد - لا تجوز المشاركة إلا للمورّدين ضمن نطاق أو فئة محددة مسبقًا.

تحديد الحدود الدنيا

يُعد مفهوم "الحدود الدنيا" عاملاً أساسيًا لتحديد الإجراءات المناسبة لتطبيقها. تضمن الحدود الدنيا مبدأ التكافؤ بين تكلفة سوق الشراء ومستوى الجهد المطلوب للحصول على أفضل شروط الشراء.

تعمل الحدود الدنيا من خلال تحديد القيمة بالدولار التي تتطلب مستويات أعلى من التوقيع أو الموافقات. وكلما ارتفعت قيمة المشتريات، زادت صلاحية الموافقة وزادت تفاصيل الإجراء المراد تطبيقه.

على سبيل المثال، قد ترغب إحدى الوكالات في وضع حد أدنى عند 500 دولار أمريكي:

• للقيمة الأقل من 500 دولار أمريكي، لا يُطلب سوى موظف لوجستيات محلي ومقدم طلب للتوقيع، ولا يلزم سوى أمر شراء.
• للقيمة الأكثر من 500 دولار أمريكي، قد يلزم مدير المنطقة/البعثة و/أو رئيس الشؤون المالية، وقد يلزم تقديم مناقصة تنافسية.

ستحدد كل وكالة على حدة طابع كل حد أدنى وقيوده، بناءً على احتياجات الرقابة المالية الخاصة بها واسترشادًا بما يلي:

• لوائح الجهات المانحة
• متطلبات البلد/على المستوى الوطني
• إجراءات التدقيق التنظيمي الداخلي 

يجب إدراج مستوى الحدود الدنيا والإجراءات المطلوبة في دليل المشتريات أو سياسات المشتريات لكل وكالة. 

الجدول المقارن للإجراءات المختلفة

وفقًا لمبدأ التكافؤ، من المستحسن زيادة مستوى تعقيد المناقصات والتقييم إذا كان المبلغ الإجمالي أعلى من قيمة المشتريات المقترحة.

 

تقسيم المناقصة

"تقسيم المناقصة" هو عملية تقسيم مناقصة بشكل صناعي بين عدة عمليات شراء أصغر بدلاً من عملية شراء واحدة كبيرة. وعادةً ما يتم إجراء تقسيم المناقصة بشكل صناعي ضمن الميزانية لتجنب إجراء ذي صلة، ويعتبر ممارسة سيئة وقد يشكل احتيالاً.

يصبح تقسيم المناقصات أمرًا احتياليًا عندما يكون هدف الأشخاص الذين يديرون عمليات الشراء هو تطبيق إجراء شراء أقل تقييدًا، وهو ما قد تنصح به أفضل الممارسات أو إجراءات الشراء على مستوى الوكالة. قد لا يكون تقسيم العطاء احتياليًا دائمًا عندما تستدعي الظروف ذلك لأسباب أمنية ومناسبة اقتصاديًا وأسباب أخرى مبررة. يجب توضيح وتوثيق أي قرار بتقسيم المناقصة.

الجهات المانحة وأموال المنح

الجهات المانحة هي كيانات أو مؤسسات أو أفراد يمولون المشاريع التي تنفذها المنظمة. يجب أن تضمن إجراءات الشراء الحصول على جميع السلع والخدمات والأعمال وفقًا لسياسات الشراء الخاصة بها، فضلاً عن جميع القوانين المنطبقة على هذه النفقات.

كما يجب أن يكون أي شخص أو فريق مسؤول عن المشتريات على دراية باللوائح المتعلقة بعمليات الشراء للجهات المانحة في جميع مراحل دورة المشروع والتأكد من أن المنظمة تفي بالتزاماتها التعاقدية تجاه الجهة المانحة. من بين الإجراءات الأخرى، يجب على وحدة المشتريات التحقق مما إذا كانت الجهة المانحة لديها قواعد محددة بشأن الحدود الدنيا وإجراءات الشراء، بالإضافة إلى أي لائحة محددة تنطبق على شراء المنتجات الطبية أو الزراعية والمعدات وما إلى ذلك.

1. اللوائح العامة للجهات المانحة:
   • الحدود الدنيا للمانحين.
   • الجنسية و/أو متطلبات المنشأ للمنتجات.
   • في حال كانت موافقة الجهة المانحة مطلوبة (التقييمات والتدقيق وما إلى ذلك).
   • لوائح خاصة بمنتجات معينة (الأدوية والمستلزمات الطبية).
   • العقوبات أو ضوابط مكافحة الإرهاب
   • الكيانات المرفوض الشراء منها.
   • إمكانية استخدام مراكز شراء السلع والخدمات الإنسانية (HPC).
2. اللوائح المحددة المتعلقة بأي اتفاق موقّع مع الجهة المانحة.
3. استحقاق النفقات أو تواريخ بدء العقد وانتهائه - ما يتيح وقتًا كافيًا لتنفيذ الإجراء وتسليم السلع/الخدمة.

"تحليل السوق هو عامل أساسي في تحليل الاستجابة؛ يُسترشد به عند تخطيط التدخلات المناسبة وتنفيذها بالاستعانة بالأسواق المحلية ودعمها"  (شراكة التعلم النقدي،  المعايير الدنيا لتحليل السوق "MISMA")

في ظروف الأزمات، يتمتع قطاع العمل الإنساني بقدرة هائلة على التأثير على السوق المحلية. تشمل إحدى الخطوات المهمة العمل على أساس المبادئ والقيم الإنسانية مع مراعاة مفهوم "عدم إلحاق الضرر". يُعد تحليل السوق عاملاً أساسيًا لتحليل الظروف، إذ إنه يجمع المعلومات التي ستكون مفيدة لبرمجة المساعدات وكيفية تنفيذها. كما أنه عنصر ضروري في التخطيط للطوارئ والاستعداد لها.

العوامل الأساسية في تحليل السوق:

• طابع المنتجات المعروضة وأصلها.
• قدرات التصنيع المحلية.
• المنتجات المحلية الأساسية.
• قدرات التخزين للمورّدين.
• مسارات النقل والمخاطر المحتملة على المخزون.
• معرفة العلاقات بين مختلف الوكلاء.
• العوامل الخارجية والسياسية والمناخية.

Video file

المصدر: الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر

الوسائل

هناك العديد من الوسائل الأساسية التي يمكن من خلالها استخراج المعلومات حول السوق.  نظرًا إلى قيام وكالة أو فرد بإجراء عمليات المشتريات، فهناك حجم كبير من المعلومات التي ستساعد في تحليل السوق الذي يحيط بالمنظمة. ويجب على وكالات الإغاثة الإنسانية إجراء تقييمات سوق منقحة حسب الحاجة.

• قائمة المورّدين  - قد يشارك العديد من الأشخاص في المشتريات في وكالة واحدة. من المقترح بشدة الاحتفاظ بكتالوج للمورّدين حيث يمكن العثور على المعلومات الأساسية حول المنتجات التي يقدمونها، بالإضافة إلى الخبرات السابقة أو أي معلومات أخرى ذات صلة.
• طلب المعلومات (RFI) والتعبير عن الاهتمام (EOI)  - إن طلب المعلومات والتعبير عن الاهتمام هما وثيقتان يتم من خلالهما طلب المعلومات من المورّدين لجعل عروضهم رسمية، ولكن يمكن من خلالهما أيضًا إجراء تحليل السوق لمنتج معين. 
• تتبع عملية الشراء -  أي نظام يُستخدم لتتبع الوضع الحالي للمشتريات ، وإبلاغ الإدارات الأخرى بحالة طلباتهم وبشكل عام. 
• قائمة الأسعار - تساعد على تتبع تكاليف المشتريات السابقة، والإبلاغ عن افتراضات التخطيط، وتتبع تطور تكاليف السلع والخدمات في السوق. 

تحليل المورّدين

في بعض الأحيان يكون من الصعب التعرّف على مورّد من خلال وثائق المناقصة الرسمية فقط. فقد يرغب المشترون في زيارة المورّدين في أماكن عملهم، لا سيما عندما تنوي الوكالات بدء تأسيس علاقة دائمة مع مورّد معين. لذا لا تقلل من شأن قوة المحادثة الشخصية، أو التفاصيل التي يمكن تعلمها من خلال معرفة مرافقهم.

خطوات مفيدة يجب اتباعها:

• إجراء أول اتصال مع المورّد.
• تحليل قدرة المورّدين وكفاءتهم المهنية: عدد العمال، وأساليب العمل، والنظافة العامة، وما إلى ذلك.
• تحليل المنتجات أو الخدمات المتاحة. من أين يشتري المورّد المنتج أو المادة الخام؟ كيف يتم توصيل المنتجات؟ هل يمكنهم استيراد منتجات أفضل/أرخص؟
• تعرّف على نموذج عمل المورّد وتحدياته ومصادره ومشكلاته.
• اجمع المعلومات التي لن تُذكر في الوثائق بأي طريقة أخرى.
• حدد معايير الاختيار المحتملة الأخرى إلى جانب السعر.

عدم أهلية المورّد

يُنصح بشدة باستبعاد المورّدين من أي مشتريات لأي من الأسباب التالية:

• يعانون حالة إفلاس أو توقف عن ممارسة أنشطتهم.
• ثبت إدانتهم بارتكاب أخطاء مهنية خطيرة.
• تبين مشاركتهم في عمالة الأطفال، أو الاستغلال والاعتداء الجنسي، أو ممارسات الاستعباد، أو الرشوة، أو الإهمال البيئي الجسيم، أو ممارسات غير لائقة لسلامة العمال. 
• لم يفوا بالالتزامات المتعلقة بدفع الضرائب حسب تشريعات الدولة أو الدولة المستفيدة من العقد.
• لقد حوكموا وأدينوا بشكل نهائي بتهمة الاحتيال أو الفساد أو المشاركة في منظمات إجرامية أو أي نشاط غير قانوني آخر.
• تم الإعلان عن تقصيرهم جديًا في عدم احترام الالتزامات التعاقدية الواردة في إجراءات الشراء الأخرى التي تم تنفيذها مع المنظمة.

يجب على المورّد المرشح تقديم واحد على الأقل من الوثائق التالية، كدليل يثبت أن المورد المحتمل لا يندرج ضمن إحدى الحالات المذكورة أعلاه:

• مستخرج حديث من السجلات القضائية.
• وثيقة معادلة صادرة عن سلطة قضائية.
• شهادة خطية تثبت أن المورّد يحترم الحقوق الاجتماعية الأساسية وظروف العمل ولا يستعين بعمالة الأطفال.
• إفادة خطية يؤدي قسمها الممثل القانوني للشركة أمام مسؤول إداري أو قانوني أو مدقق حسابات أو هيئة مؤهلة في بلد المنشأ أو المصدر.
• شهادة ذاتية على الوضع القضائي المذكور أعلاه.

يُنصح بشدة بإجراء فحوصات التحري من السوابق قبل التعاقد مع وكالة:

• يجب على الوكالات إجراء فحوصات التحري من السوابق للبائعين والمورّدين باستخدام الوسائل المحلية المتاحة، متى أمكن ذلك.
• تتطلب بعض الوكالات المانحة الكشف عن البائعين في قوائم دولية إضافية تتعلق بالنشاط الإجرامي أو الإرهاب.
• ينبغي على وكالات الإغاثة أن تطلب دائمًا مراجع من مصادر معروفة أخرى قد تكون قد اشترت سلعًا أو خدمات من المورّد المحدد في الماضي.

لا ينبغي منح العقود لمقدمي المناقصات الذين ينطبق عليهم ما يلي أثناء إجراءات المشتريات:

• عرضة لتضارب المصالح.
• التغافل عن تقديم المعلومات التي طلبتها المنظمة كشرط للمشاركة في إجراءات المشتريات أو تقديم معلومات غير صحيحة.
• إثبات إدانتهم بارتكاب ممارسات فساد أو احتيال أو تواطؤ أو قمع.

إدارة المورّدين عبارة عن مجموعة من المبادئ والعمليات والوسائل التي يمكن أن تساعد المنظمات على زيادة علاقات المورّدين إلى الحد الأقصى وتقليل المخاطر وإدارة النفقات العامة طوال فترة العلاقة بأكملها. تستلزم إدارة المورّدين النشطة إنشاء علاقات أوثق وأكثر تعاونًا مع المورّدين الأساسيين لتحقيق قيمة أكبر وتقليل المخاطر.

من المهم معرفة مواصفات المنتجات أو الخدمات المطلوبة وكذلك الإطار القانوني لشرائها وتوافرها في السوق. يؤدي عدم مراعاة هذه المفاهيم الثلاثة إلى زيادة مخاطر عدم العثور على القطع المطلوبة، أو شراء قطع غير صحيحة، أو عدم احترام المعايير والسلوكيات المحلية عند شرائها.

أهداف الإدارة الفعالة للعلاقة مع المورّدين هي:

• تعزيز العلاقات طويلة الأمد وتحقيق قيمة مشتركة.
• تحديد أولويات الموارد والتجاوب مع المورّدين الذين يمكنهم تقديم أعلى جودة بأفضل سعر.
• ضمان قياس الجودة ومستويات الخدمة.
• وضع طريقة متسقة لتحقيق التجاوب مع المورّدين في المنظمة بأكملها.
• ضمان النزاهة والإنصاف والشفافية.

العملية

تسجيل المورّدين

يُنصح بشدة بتسجيل المورّدين الذين يستوفون المعايير الأساسية، بما في ذلك التأكد من:

• امتلاكهم شخصية اعتبارية وأهلية قانونية لإبرام عقد.
• امتلاكهم القدرة المالية الكافية (عند الاقتضاء، الحسابات التي تمت مراجعتها العامين الماضيين) لإبرام عقد ممنوح من قِبل المنظمة بنجاح.
• أن المنتجات أو الخدمات المقدمة ذات أهمية للمنظمة ويجب أن يتمتع المورّد بالكفاءة المهنية والفنية اللازمة.
• ألا يكون المورّد مدرجًا في أي قائمة جزاءات ولم يرتكب أي أعمال احتيالية أو غير أخلاقية أو غير مشروعة.
• أن يتمتع المورّد بالخبرة الكافية.

بالنسبة إلى فئات معينة من السلع والخدمات، أو في ظروف محيطة خاصة بدولة معينة، قد يُطلب من المورّدين تلبية معايير إضافية/مختلفة من أجل التسجيل.

كتالوج المورّدين

كتالوج المورّدين هو أداة يتم فيها تسجيل كل مورّد وتخزين جميع المعلومات المتعلقة بعلاقتهم بالمشتري. 

وسائل إدارة المورّدين

بمجرد تحديد المورّد (المورّدين)، من المفيد إجراء ما يلي:

• تحديد الاحتياجات بدقة والعوامل التي تريد التفاوض عليها.
• الفهم الدقيق للعرض/المناقصة التي يقدمها المورّد.
• معرفة المورّد الذي تتعامل معه والسوق.
• إدارة الجداول الزمنية لتسليم السلع والخدمات.

يتمثل الهدف من أي مفاوضات في تحقيق وضع "الكسب لجميع الأطراف". إذا لم يشعر أحد الأطراف في المفاوضات بأنه مستفيد بطريقة ما، فإن العلاقة تميل إلى عدم الاكتمال. 

عند الدخول في المفاوضات، من المهم أن تكون لديك على الأقل نتيجتان حقيقيتان محتملتان للاختيار من بينهما؛ هذا سيجعل التفاوض أكثر كفاءة من خلال وجود هامش أمان وعدم الشعور/إنشاء علاقة تبعية.

يجب إضفاء الطابع الرسمي على الاتفاق بين الكيانين، وتحديد التزامات كل طرف بوضوح، والتفاهم المتبادل لما ينبغي توقعه من العلاقة. يجب أن تكون هناك خطوات مدروسة دراسة جيدة لا بد من اتخاذها في حالة عدم الامتثال من أجل المساعدة في تجنب النزاع.  وأفضل طريقة لتحسين ممارسات العمل في سلسلة التوريد هي التعاون مع المورّدين لمساعدتهم على تنفيذ التحسينات القابلة للتحقيق.

هناك نوعان من الوسائل الأساسية لإدارة العلاقة مع المورّد:

• العقد
• اتفاق طويل الأجل (ويسمى أيضًا الاتفاق الإطاري)

العقود

العقد هو اتفاق بشروط محددة بين شخصين أو كيانين أو أكثر يوجد في بنودها التزامًا بتنفيذ مهمة مقابل أموال. يتطلب وجود العقد عمومًا ما يلي من العوامل:

1. عرض.
2. قبول هذا العرض.
3. التزام بالتنفيذ.
4. تقدير (قد يكون وعدًا بالدفع بشكل ما).
5. اللحظة أو الوضع الذي يجب فيه تنفيذ هذا الالتزام.
6. شروط وأحكام التنفيذ، بما في ذلك الوفاء بالالتزام.

يجب إدراج كل ما هو جدير بالذكر في العقد،  بما في ذلك الجودة الفنية للمنتج أو الخدمة، من خلال نموذج الدفع وشروطه، لتفاصيل الامتثال. لا يمكن تنفيذ ما لم يرد في العقد. من المستحسن تخصيص وقت كافٍ لإعداد عقد مناسب بالاتفاق المتبادل مع المورّد. 

كما يُنصح بإنشاء نموذج عقد، يضم تنسيقًا محددًا قدر الإمكان، ولغة بسيطة ومباشرة. من الشائع أن تساعد مراجعة العقود الموقعة لتبديد الشكوك ومعرفة تنسيق عقودنا على توفير الوقت. تتمثل إحدى الممارسات الجيدة في مراجعة أي نموذج عقد من قِبل محامٍ محلي، وهو من يمكنه التأكد من أن أي بند في العقد يتوافق مع القانون، ويمكنه تقديم المشورة بشأن العادات والممارسات المحلية.

في حالة وجود أي نزاع بشأن العقد، يجب على الوكالة التواصل مع المورّد المعني. ومن الأفضل دائمًا إجراء مناقشة ودية، إذا لزم الأمر. يتم حل معظم النزاعات مع مقدم الخدمة من خلال الحوار والالتزام بحل التفاصيل الدقيقة، ولكن يجب أن تكون هذه المناقشة في سياق رسمي، بحضور محامٍ إذا لزم الأمر.

كما يجب تجنب اللجوء إلى المحكمة قدر الإمكان. يُعد وجود عقود مناسبة من شأنها توقع كيفية حل الانتهاكات المحتمل حدوثها من العوامل الأساسية. فاللجوء إلى فرض الغرامات المالية أمر مفيد أثناء التفاوض ووسيلة في حالة النزاع.

الاتفاقات طويلة الأجل (LTA)

يحدد الاتفاق طويل الأجل، والمعروف أيضًا بالاتفاقات الإطارية، الشروط والأحكام التجارية التي ستحكم بين المورّد والوكالة المعنية بالشراء في حالة وجود طلب مؤكد للسلع أو الخدمات المنصوص عليها في الاتفاق. يهدف الاتفاق طويل الأجل إلى تحديد الشروط التجارية التي ستنطبق على شراء السلع المحددة خصوصًا ولفترة زمنية مقررة مسبقًا. تكتسب الاتفاقات طويلة الأجل أهمية خاصة بالنسبة إلى القطع الصغيرة ومنخفضة القيمة والأقل تعقيدًا التي يتم شراؤها على أساس منتظم، مثل اللوازم المكتبية، ومعظم قطع الغيار، والأسمنت، وخدمة الهاتف المحمول المدفوعة مسبقًا، وما إلى ذلك.

ينطبق الاتفاق طويل الأجل عند توقع عدة عمليات تسليم، ولكن لا يمكن توقع كميات محددة أو تواريخ التسليم. من المهم أن ندرك أن الاتفاق طويل الأجل لا يعتبر في حد ذاته التزامًا بالشراء، ولكنه يحدد ببساطة الشروط التي يمكن تطبيقها إذا قررت المنظمة تقديم طلب. لا يوجد أي التزام أو حق حصري.

لتجنب الالتباس والنزاعات المحتملة، من الضروري أن نوضح للمورّدين منذ بداية عملية تقديم المناقصات أن الهدف هو توقيع عقد طويل الأجل وليس عقد شراء منتظمًا. إلى جانب ضرورة التأكد من أن مقدمي المناقصات يدركون الفرق بين هذه الآليات. نظرًا إلى عدم وجود أي حق حصري، يمكن توقيع اتفاق طويل الأجل مع اثنين أو ثلاثة من المورّدين المختلفين للمنتجات نفسها، بشروط متطابقة. 

هناك مزايا معينة متأصلة في الاتفاق طويل الأجل تجعله مفيدًا في أي استراتيجية شراء للوكالة، مثل تجنب تكرار العمليات والمعاملات الورقية المقابلة للقطعة نفسها خلال مراحل المشروع كافة. نظرًا إلى أنها عملية شراء أكبر بحكم تعريفها، يمكن للمنظمات الحصول على أفضل منتج/خدمة بأفضل سعر في أقصر فترة زمنية.

ومع إقامة علاقة دائمة مع المورّد، من الممكن للوكالات التركيز على جودة المنتجات/الخدمات التي تقدمها للمنظمات، إذ ستكون الوكالات قادرة على تطوير العلاقة مع المورّدين لفهم الاحتياجات وطرق العمل بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك، قد تكون الاتفاقات طويلة الأجل في بعض الأحيان هي الطريقة الوحيدة لاتباع الإجراءات الصحيحة عندما لا يتوفر سوى القليل من الوقت. يمكن للمنظمات متابعة جميع عمليات المشتريات دون أي طلب، لتكون في وضع يتيح لها الاستجابة للطلبات في وقت أقل.

ضمان الجودة  (QA) هو إجراء لضمان جودة المنتجات أو الخدمات من خلال منع الأخطاء والعيوب في المنتجات المصنعة وتجنب المشكلات عند تقديم المنتجات أو الخدمات إلى الجهات المستفيدة. ويقوم على مبدأين هما:

• صالح للغرض - يجب أن يكون المنتج صالحًا للغرض المقصود.
• صائب من المرة الأولى - يجب التخلص من الأخطاء قبل حدوثها.

يركز ضمان الجودة على تحسين العملية وضمان فعاليتها وكفاءتها وفقًا لمعايير الجودة المحددة مسبقًا. ويلعب ضمان الجودة دورًا في قدرة المنظمة على التقييم الذاتي والتأكد من أن العمليات الداخلية تتسم بالكفاءة والفعالية. كما يكفل وجود آليات ووسائل لضمان تلبية المورّدين والمنتجات لاحتياجات الوكالات.

بالنسبة إلى التقييم الداخلي والخارجي، فإن عملية ضمان الجودة الكاملة لها دورة محددة تسمى "التخطيط ثم التنفيذ ثم التحقق ثم التصحيح" (P.D.C.A.) ومراحل هذه الدورة هي:

• التخطيط - يجب أن تخطط المنظمة وتحدد العمليات المطلوبة لتقديم منتج نهائي عالي الجودة.
• التنفيذ - تطوير واختبار العمليات وأيضًا "تنفيذ" التغييرات في العمليات.
• التحقق - مراقبة العمليات وتعديلها، والتحقق مما إذا كانت تلبي الأهداف المحددة مسبقًا.
• التصحيح - تنفيذ الإجراءات اللازمة لتحقيق تحسينات في العمليات.

في بعض الأحيان، لا تملك المنظمات القدرة على التقييم وفقًا لهذه الشروط لكل مورّد، ولكن هناك شركات تدقيق ومنظمات شهادات قياسية يمكنها ذلك. يجب على الوكالات أن تسعى للوصول إلى هذه الوكالات التابعة لطرف ثالث و/أو إرفاق تلك الشهادات كمعايير لاختيار البائعين.

الشهادات القياسية

هناك مجموعة كبيرة من شهادات الجودة، بدءًا من الأختام المنطبقة على قطاع بأكمله أو إلى منتج معين حتى الشهادة التي تصدق على جودة العملية أو تلك التي تركز على الامتثال للمعايير الأخلاقية والبيئية. بعضها له قيمة إضافية كبيرة، والبعض الآخر له علاقة أكبر بالتسويق. وكذلك يمكن أن تكون لها قيمة وطنية أو معترف بها دوليًا. من الممكن أن يكون كل ختم له فائدته، إلا أن معايير المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) تعتبر أفضل الممارسات الدولية المعترف بها.

المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) هي منظمة غير حكومية مستقلة تأسست عام 1946، تعمل على وضع المعايير المتعلقة بالتصنيع أو إدارة  العمليات أو تقديم الخدمات أو توريد المواد.

من أكثر المعايير فائدة في مجال الإغاثة الإنسانية معايير "الفئات" التالية:

• معايير إدارة الجودة للمساعدة في  العمل بشكل أكثر كفاءة وتقليل فشل المنتج. (فئة ISO 9000)
• معايير الإدارة البيئية للمساعدة في  تقليل الآثار البيئية وتقليل النفايات وأن تكون أكثر استدامة. (فئة ISO 14000)
• معايير الصحة والسلامة للمساعدة على  تقليل الحوادث في مكان العمل. (فئة ISO 45001)
• معايير إدارة الطاقة للمساعدة في خفض استهلاك الطاقة. (فئة ISO 50001)
• معايير سلامة الغذاء للمساعدة في  منع تلوث الغذاء. (فئة ISO 22000)
• معايير أمان تكنولوجيا المعلومات للمساعدة في  الحفاظ على أمن المعلومات الحساسة. (فئة ISO 27001)

يُعد شراء منتج حاصل على شهادة ISO و/أو لشركة حاصلة على شهادة ISO ضمانًا بأن المنتج أو الشركة قد اتبعت عملية الجودة. ليس كل الموردين حاصلين على شهادات ISO أو أي نوع آخر من الشهادات، لا سيما في أماكن الدخل المنخفض أو الكوارث أو النزاعات. بدون هذه المعايير، قد تحتاج الوكالات إلى البحث عن مصادر أخرى للمعلومات لضمان الجودة قبل أو أثناء تأسيس علاقة مع مورّد.

التدقيق  الاجتماعي/المالي  للبائع

تدقيق  الامتثال الاجتماعي/المالي  المعروف أيضًا باسم التدقيق  الأخلاقي، هو فحص على يد منظمة خارجية يتحقق مما إذا كانت عمليات المورّد تمتثل إلى المسؤوليات  الاجتماعية  والأخلاقية ولوائح الصحة والسلامة وقوانين العمل. تساعد عمليات التدقيق هذه في الحكم على ما إذا كان المورّد يفي بمدونة قواعد السلوك الخاصة بالمنظمة أم لا، ما يضمن تطبيق السياسات الأخلاقية.

يمكن استكمال التدقيق المالي بإعلان السنة المالية للدولة و/أو مع الكشوفات المصرفية التي ستساعد في تقييم ملاءتها المالية.

نظرًا إلى طبيعة عمليات التدقيق "السريعة"، وأنها لا تهدف إلى تحديد أسباب المشكلات أو حلولها، فهي محدودة فيما يمكنها الإخبار عن ممارسات عمل الموردين. لهذا السبب، فإن الحصول على أقصى فائدة من عمليات التدقيق ينطوي على إدراك هذه القيود وإضافة الأسئلة الصحيحة لاستكمالها.

الفحص ومراقبة الجودة

يجب على الوكالات تحديد الوقت والموارد لإجراء الفحص أثناء تقييم المنتج، قبل الطلب، أو أثناء الاستلام.   مراقبة الجودة (QC) هي عملية مستمرة وقياسية ودائمة حتى التوزيع/التسليم إلى الجهات المستفيدة، لذلك يجب إجراؤها بشكل دوري عندما يكون المنتج في المستودع أو تحت مسؤولية المنظمة. في بعض الأحيان، يتم الخلط بين ضمان الجودة ومراقبة الجودة. تُجرى مراقبة الجودة فحص المنتج أو الخدمة نفسها. أما ضمان الجودة هو فحص العمليات وإجراء تغييرات على العمليات التي أدت إلى المنتج النهائي.

• الفحص البصري – إذا قدم البائع نموذجًا أوليًا قبل التسليم النهائي، فقد ترغب المنظمات أو المتخصصون في فحص المنتج واختباره بصريًا، إما في مقر البائع أو في مكان آخر خارج الموقع.
• الاختبارات المعملية – بالإضافة إلى الفحص البصري، قد ترغب الوكالات في الاستعانة بالاختبارات المعملية التابعة إلى إشراف طرف ثالث. قد تشمل الاختبارات المعملية اختبار التركيب الكيميائي (لمواد البناء المتينة أو للمستحضرات الدوائية)، وقد تختبر وفقًا لمعايير ISO المحددة مسبقًا (مثل تثبيط اللهب للمواد غير الغذائية) أو حتى جودة المواد الغذائية.
• الفحص التابع إلى طرف ثالث – ترغب العديد من الوكالات في توظيف شركات فحص تابعة لطرف ثالث لتنفيذ أعمال ضمان الجودة. ستجري شركات الفحص التابعة لطرف ثالث عمومًا اختبارات معملية وبصرية للمنتجات، ولكنها قد تزور أيضًا مستودعات المورّدين والمرافق الإنتاجية طوال عملية الإنتاج لضمان الامتثال الكامل. قد ترغب المنظمات التي تستخدم خدمات الفحص التابعة لطرف ثالث في الانطواء على التزام الموردين بالسماح لشركات الفحص التابعة لطرف ثالث بالدخول إلى المواقع الإنتاجية دون إشعار مسبق لتعزيز التنفيذ التلقائي للعملية.
• تقديم الشهادات – قد يُطلب من الموردين تقديم شهادات تثبت المطابقة أو الجودة، وهي خطوة أبسط من إجراء الاختبارات المعملية المستقلة. عادةً ما يؤدي ذلك إلى تضخم التكلفة وتعقيد الاختبارات المعملية على البائع، ولكنه قد يؤدي أيضًا إلى التزوير أو الاحتيال لأن عملية الفحص خارج نطاق سيطرة الوكالة المعنية بالشراء.

يُنصح بشدة بإجراء فحص المنتج أيضًا بمجرد حصول الوكالة المعنية بالشراء على الملكية. لا يقتصر الأمر على فحص المنتجات في المرة الأولى التي يتم فيها تسليمها، بل يجب مراجعتها طوال عملية التسليم. بالنسبة إلى الطلبات الكبيرة التي قد تكون لها عمليات تسليم متعددة أو مستمرة، يمكن أن يكون استبدال المنتج مشكلة حقيقية. قد يستبدل بعض البائعين المنتجات المشروعة دون وازع بمنتجات زائفة أو غير مناسبة أو غير صحيحة لاحقًا. وقد لا يظهر ذلك بشكل كامل دون توخي اليقظة باستمرار، حتى للمنتجات المختبرة والمعتمدة.

يؤدي احتيال الشركات في أي مؤسسة إلى مخاطر أخلاقية وكذلك الإهدار. في حالة المؤسسات غير الربحية المخصصة لمهام مثل التنمية أو الإغاثة الإنسانية، فهو يهدد الأركان الأساسية لبرامجها ومصداقيتها داخل المجتمع. وبالتالي، يجب التعامل مع الاحتيال بسرعة وبعناية، مع توقع الأحداث وليس فقط الرد بمجرد ارتكابها.

يمكن الإشارة إلى أشكال مختلفة من الاحتيال على النحو التالي:

• الاحتيال هو أي فعل أو تقصير متعمد، يهدف إلى إيذاء الآخرين، ما يؤدي إلى تكبد الضحية خسارة أو ضررًا و/أو أن الجاني يحقق ربحًا.
• الفساد هو إساءة استخدام السلطة المخولة من قِبل التفويض، لأغراض خاصة، مثل الإثراء الشخصي أو إثراء طرف ثالث أو صديق أو أحد أفراد الأسرة. وهو يتمثل في الامتناع عن القيام بشيء ما أو تسهيله أو الاستفادة من وظيفته مقابل وعد أو هدية أو مبلغ من المال أو مزايا من أنواع مختلفة.
• أما الاختلاس فيتمثل في سرقة أو إساءة استخدام مورد أو مادة يملكها طرف ثالث بأي وسيلة.

يمكننا وضع هذه الفئات الثلاث في نفس المستوى، فجميعها ينتمي إلى السلوك غير اللائق. سيشير هذا الدليل إلى سياسات الاحتيال ومكافحته عند الإشارة إلى الفئات الثلاث المذكورة أعلاه. من الضروري للمؤسسات إعداد وثيقة سياسة لمكافحة الاحتيال للتصدي له. وهكذا، يجب على الكيان إجراء تقييم دوري لمخاطر الاحتيال.

يجب أن تدرس سياسة مكافحة الاحتيال ثلاثة عوامل:

من المهم أن تدرك أن لوائح مكافحة الاحتيال لا يمكن أن تضمن بمفردها عدم وجود الاحتيال. تعتمد فعالية إرشادات مكافحة الاحتيال على المؤسسة والأفراد الذين يشكلونها.

قد يشمل الاحتيال في المشتريات، على سبيل المثال لا الحصر:

• التواطؤ بين مقدمي الخدمات -  عمل مجموعة من المورّدين معًا للتلاعب بمناقصاتهم من أجل تناوب الفائزين.
• تقاسم العرض -  ينقسم الطلب إلى مناقصات متعددة لاجتياز أدنى حد وبالتالي تقليل الإشراف على العناية الواجبة.
• مواءمة العرض - يتعمد الأشخاص داخل الوكالة صياغة وثائق المناقصة لمواءمتها مع نقاط القوة المحددة لمورّد معين.
• التلاعب بالأسعار - يتقاضى المورد سعرًا أعلى من السعر المتفق عليه في العقد/الاتفاق النموذجي.
• استبدال المنتج - تحصل المنظمة على مواصفات معينة وتدفع مقابلها، لكن المورّد يقدم مواصفات أقل/مختلفة.

قد تشمل علامات الخطر الرئيسية التي يجب الانتباه لها ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

الأمور المتعلقة بالمورّدين:

• تضارب مصالح غير معلن عنها.
• الاستعانة بمصادر خارجية من المورّدين الفائزين لمقدمي المناقصات الخاسرين.
• آخر مقدم في المناقصة يفوز بالعقد.
• العروض التي تبدو متشابهة على الورق والخط واللون والأخطاء الإملائية والطباعة وما إلى ذلك.
• فواتير أو أوامر شراء مبالغ فيها.
• المناقصة الفائزة أعلى من سعر السوق.
• المناقصة الفائزة مطابقة للميزانية.
• المورّدون الوهميون أو المورّدون بدون وجود أو عنوان فعلي.
• تغيير نمط الفائزين.
• التسليم الجزئي للسلع أو الخدمات.
• تختلف جودة القطع التي تم تسليمها عن العينات المورّدة/المقترحة في مرحلة تقديم المناقصات.
• المتعاقدون المؤهلون لا يقدمون المناقصات.

الأمور المتعلقة بالموظفين:

• التلاعب بمعايير التقييم بعد فتح العطاء.
• العقود الممنوحة من مصدر واحد أو عملية غير تنافسية.
• المتطلبات التي تم تحديدها بطريقة لا يمكن أن يفي بها إلا شركة مصنعة أو مورّد معين.
• طلبات الشراء المتعددة بدأت على مقربة شديدة لمتطلبات مماثلة لتجنب الحد الأدنى للحواجز.
• الموظف لا يفصل بين المهام.
• مواصفات متنوعة أو محدودة بشكل مفرط.
• المسؤولون لا يفوضون مسؤولياتهم أو يرفضون الذهاب في عطلة.
• لا توجد معلومات واضحة عن تقديم العروض.
• وثائق غير كافية (عدم وجود طلب الشراء (PR) وتأكيد الطلب (OC) وتحليل التكاليف والفوائد (CBA) وإشعارات استلام البضاعة (GRN)).
• علاقة ودية بشكل مفرط بين مقدم الخدمات وأي شخص له علاقة بعمليات الشراء.
• معدل إعفاء مرتفع بشكل غير عادي.
• من المقرر أن تتطابق إعلانات العطاءات مع العطلات.

النماذج والأدوات

نموذج - مصفوفة العطاء

نموذج - طلب الشراء

نموذج - طلب شراء

نموذج - قائمة العروض

نموذج - تقرير العطاء

المواقع والمصادر

• مشروع اسفير، كتيب (2018)
• المجلة الدولية للصليب الأحمر (2016). مبادئ توجيه العمل الإنساني.
• المديرية العامة للمساعدات الإنسانية التابعة للمفوضية الأوروبية (ECHO) (يونيو 2019). اتفاق منحة/مساهمة إرشادية مع المنظمات الإنسانية
• المديرية العامة للمساعدات الإنسانية التابعة للمفوضية الأوروبية،  (ECHO) (مايو 2020). اتفاقية الشراكة النموذجية مع منظمات الإغاثة الإنسانية
  • الملحق الثالث؛ شروط عامة
  • الملحق الرابع؛ القواعد والإجراءات المطبقة على عقود الملكية والتوريد والأعمال التشغيلية والخدمات التي تمنحها الرابطات الأوروبية في إطار العمل الإنساني والتمويل
• اللجنة الدولية للصليب الأحمر (ICRC)، الحركة الدولية للصليب الأحمر والهلال الأحمر (2014). توجيهات تحليل السوق
• اللجنة الدولية للصليب الأحمر (ICRC)، الحركة الدولية للصليب الأحمر والهلال الأحمر (2014). التقييم السريع للأسواق
• منظمة إنقاذ الطفولة (SC)؛ إرشادات المشتريات
• منظمة العمل ضد الجوع (ACF)؛ إرشادات سلسلة التوريد
• مشروع تعزيز قدرة الشريك في مجال الخدمات اللوجستية (PARCEL) 
• جمعية اللوجستيات الإنسانية (HLA) 
• المعايير الإنسانية الأساسية 
• المعايير اللوجستية العالمية في الخدمات اللوجستية الإنسانية (ULS) 
• دليل المشتريات لدى ULS. المعايير اللوجستية العالمية
• معايير المشتريات. مشروع PARCEL (تعزيز قدرة الشريك في مجال الخدمات اللوجستية)  
• شراكة التعلم النقدي (CaLP)