التوثيق القياسي

بعيدًا عن أشكال التوثيق المتخصصة للغاية المستخدمة لأنماط النقل المختلفة، هناك العديد من الوثائق المقبولة على نطاق واسع مستخدمة في جميع طرق النقل تقريبًا. يتمثل الغرض من استخدام الوثائق المقبولة على نطاق واسع هو سن شكل من أشكال التتبع والمساءلة عن الشحنات العابرة بين جميع الأطراف التي قد تتعامل مع البضائع أو تخزنها. لا ينبغي الخلط بين طرق توثيق تتبع البضائع المقبولة على نطاق واسع مع مجموعة واسعة من الوثائق المحددة المطلوبة للتخليص الجمركي. تُطلب وثائق التخليص الجمركي عمومًا للمصادقة على التوافق مع القوانين الوطنية، والمساعدة في تسهيل إيرادات التعريفة، وقد تختلف من بلد إلى آخر. يجب على الوكالات النظر في استخدام أحد أشكال الوثائق أدناه لجميع الشحنات على الأقل، حتى الشحنات المحلية بين المرافق المُدارة الخاصة بها:

بوليصة الشحن – هي "العقد" غير الرسمي النهائي بين المرسل والناقل ومستلم البضائع. يجب أن تحتوي بوليصة الشحن على جميع المعلومات ذات الصلة بالشحنة ذاتها، بما في ذلك:

• محتويات الشحنة.
• نقطة منشأ الشحن ووجهته.
• اسم الشاحن/المرسل والناقل/السائق والمستلم المقصود.
• مواعيد الصفقة.
• معلومات مهمة تتعلق بالبضائع ومتطلبات المناولة الخاصة وتعليمات التسليم وغيرها.

عند إصدار بوالص الشحن، يجب أن تبقى نسخة واحدة مع المرسل، إلى جانب نسختين مع الناقل على الأقل. عندما يتم تسليم البضائع للطرف المستلم، يجب أن تبقى إحدى النسخ التي يأخذها الناقل مع الطرف المستلم، الأمر الذي يوفر مسارًا ورقيًا شفافًا لما كان يجب أن يكون على متن السفينة/السيارة ومواعيد الوصول والجهة المستلمة. من الناحية المثالية، يملأ المرسل بوليصة الشحن وينشئها، ويتحقق الناقل من المحتويات ويتأكد من صحة العناصر بينما يقوم المستلم بالتحقق والتأكيد على الأمر مرة أخرى، مع إبداء أي ملاحظات بشأن أي اختلافات. تفضل بعض وكالات الإغاثة الحصول على نسخة من بوليصة الشحن موقعة من قِبل المستلم قبل إغلاق الدفاتر الخاصة بتلك الشحنة الفردية. إذا تم استخدام ناقل تابع لطرف آخر، يجوز للوكالات حجب الدفع حتى يتم استلام بوليصة الشحن الموقعة بشكل جيد. قد يُشار أحيانًا إلى بوليصة الشحن باسم "بيانات الشحنة".

قائمة التعبئة – عبارة عن وثيقة أكثر تفصيلاً تحتوي على معلومات أساسية عن الشحنة ذاتها. قد تحتوي قوائم التعبئة على:

• عدد القطع التفصيلية لكل بند متسلسل.
• أبعاد الوحدة.
• أرقام المجموعة/الدُفعة أو تواريخ الإنتاج/انتهاء الصلاحية.
• محتويات المجموعة ومكوناتها.
• أرقام القطع.

اعتمادًا على طبيعة الشحنة، يمكن أن تكون قوائم التعبئة متعددة الصفحات وتحتوي على كميات كبيرة من المعلومات. ستساعد قائمة التعبئة التفصيلية المرسلين والناقلين والمستلمين على تحديد جودة الشحنة وحالتها بدقة. قد تحتوي بوليصة الشحن فقط على نظرة عامة حول البضائع، مع التركيز بشكل أكبر على البيانات الخاصة بالمسؤولين عن الشحنة وعن مواعيد تغييرها. يجب أن تحتوي قائمة التعبئة على قدر كبير أو ضئيل من المعلومات المطلوبة لنقل الحالة الكاملة للبضائع في الشحنة بنجاح.

الفاتورة التجارية/الفاتورة المبدئية – عادةً ما يتم تطبيق الفواتير التجارية والفواتير المبدئية فقط عندما يُجرى استلام البضائع من البائع، أو عندما يتم نقل البضائع فعليًا عبر الحدود الوطنية. بالنسبة لحركات النقل المحلية، تحتوي الفاتورة إلى حد كبير على معلومات مالية ذات صلة بالشحنة، ويجب أن تحدد ما إذا كان قد تم دفع ثمن البضائع أم لا. تُستخدم الفواتير المبدئية إلى حد كبير فقط عند محاولة الحصول على إعفاء من الرسوم أثناء الاستيراد، وعلى هذا النحو من المرجح أن تقوم وكالات المساعدة بإصدار فواتير مبدئية فقط خلال المرحلة الجمركية.

يمكن العثور على نماذج الوثائق القياسية في قسم المراجع في هذا الدليل.