مكافحة الاحتيال

يؤدي احتيال الشركات في أي مؤسسة إلى مخاطر أخلاقية وكذلك الإهدار. في حالة المؤسسات غير الربحية المخصصة لمهام مثل التنمية أو الإغاثة الإنسانية، فهو يهدد الأركان الأساسية لبرامجها ومصداقيتها داخل المجتمع. وبالتالي، يجب التعامل مع الاحتيال بسرعة وبعناية، مع توقع الأحداث وليس فقط الرد بمجرد ارتكابها.

يمكن الإشارة إلى أشكال مختلفة من الاحتيال على النحو التالي:

الاحتيال هو أي فعل أو تقصير متعمد، يهدف إلى إيذاء الآخرين، ما يؤدي إلى تكبد الضحية خسارة أو ضررًا و/أو أن الجاني يحقق ربحًا.
الفساد هو إساءة استخدام السلطة المخولة من قِبل التفويض، لأغراض خاصة، مثل الإثراء الشخصي أو إثراء طرف ثالث أو صديق أو أحد أفراد الأسرة. وهو يتمثل في الامتناع عن القيام بشيء ما أو تسهيله أو الاستفادة من وظيفته مقابل وعد أو هدية أو مبلغ من المال أو مزايا من أنواع مختلفة.
أما الاختلاس فيتمثل في سرقة أو إساءة استخدام مورد أو مادة يملكها طرف ثالث بأي وسيلة.

يمكننا وضع هذه الفئات الثلاث في نفس المستوى، فجميعها ينتمي إلى السلوك غير اللائق. سيشير هذا الدليل إلى سياسات الاحتيال ومكافحته عند الإشارة إلى الفئات الثلاث المذكورة أعلاه. من الضروري للمؤسسات إعداد وثيقة سياسة لمكافحة الاحتيال للتصدي له. وهكذا، يجب على الكيان إجراء تقييم دوري لمخاطر الاحتيال.

يجب أن تدرس سياسة مكافحة الاحتيال ثلاثة عوامل:

الإجراءات الاحتياطية	وذلك من خلال اعتماد المنظمة على موظفيها، وهو ما يفسر العواقب المحتملة للاحتيال على المنظمة. كما ينبغي للمنظمات أن تسعى إلى وضع مدونة أخلاقيات وقواعد سلوك، والتي لا بد من نشرها في أرجاء المنظمة بالكامل، بما في ذلك قنوات الاتصال المناسبة ونماذج تقديم الشكاوى. يجب تدريب الموظفين على تحديد هذه القنوات والنماذج وتصنيفها واستخدامها. يمكنك إنشاء آليات تنبيه يمكنها توقع ارتكاب الاحتيال ومكافحته.
الرقابة	إنشاء لجنة لمكافحة الاحتيال تتمثل مسؤوليتها في التحقيق والتأكد من الامتثال لسياسات المؤسسة، وتهدف إلى الفحص المنهجي أو المخصص للممارسات التي يلاحظها الأفراد أو الكيانات التابعة للمؤسسة. وستكون هذه اللجنة مسؤولة عن وضع برنامج للامتثال للسياسات والمعايير المعمول بها ومراقبتها. للحصول على معلومات مفيدة، يجب أن يشعر الموظفون بالأمان عند الإبلاغ، ولكن في الوقت نفسه يجب أن يشعروا بالمسؤولية عن تقديم معلومات حقيقية. ويجب تحديد مسؤوليات واضحة وتوفير الحماية الواجبة لمقدم الشكوى والحماية من التقارير المزيفة.
رد الفعل	يجب دائمًا اتخاذ رد الفعل على الاحتيال باستخدام براهين دامغة، إلى جانب التحلي بمبدأ عدم التهاون المطلق من خلال إجراءات سريعة وحازمة. ولا يتحقق ذلك إلا بالتعاون مع الأشخاص المبلغين عن المخالفات وإجراء تحقيقات مستفيضة ووضع تدابير مناسبة ومتسقة مسبقًا. وباستثناء الحالات التي قد يحظرها الأمن، ينبغي الإعلان عن سياسات وعمليات رد الفعل، وإبلاغها فيما بين الموظفين والجهات المانحة والمستفيدة. عادةً ما يكون الإخبار بالسياسات أمرًا حساسًا ويجب التخطيط له مسبقًا.

من المهم أن تدرك أن لوائح مكافحة الاحتيال لا يمكن أن تضمن بمفردها عدم وجود الاحتيال. تعتمد فعالية إرشادات مكافحة الاحتيال على المؤسسة والأفراد الذين يشكلونها.

قد يشمل الاحتيال في المشتريات، على سبيل المثال لا الحصر:

التواطؤ بين مقدمي الخدمات - عمل مجموعة من المورّدين معًا للتلاعب بمناقصاتهم من أجل تناوب الفائزين.
تقاسم العرض - ينقسم الطلب إلى مناقصات متعددة لاجتياز أدنى حد وبالتالي تقليل الإشراف على العناية الواجبة.
مواءمة العرض - يتعمد الأشخاص داخل الوكالة صياغة وثائق المناقصة لمواءمتها مع نقاط القوة المحددة لمورّد معين.
التلاعب بالأسعار - يتقاضى المورد سعرًا أعلى من السعر المتفق عليه في العقد/الاتفاق النموذجي.
استبدال المنتج - تحصل المنظمة على مواصفات معينة وتدفع مقابلها، لكن المورّد يقدم مواصفات أقل/مختلفة.

قد تشمل علامات الخطر الرئيسية التي يجب الانتباه لها ما يلي، على سبيل المثال لا الحصر:

الأمور المتعلقة بالمورّدين:

تضارب مصالح غير معلن عنها.
الاستعانة بمصادر خارجية من المورّدين الفائزين لمقدمي المناقصات الخاسرين.
آخر مقدم في المناقصة يفوز بالعقد.
العروض التي تبدو متشابهة على الورق والخط واللون والأخطاء الإملائية والطباعة وما إلى ذلك.
فواتير أو أوامر شراء مبالغ فيها.
المناقصة الفائزة أعلى من سعر السوق.
المناقصة الفائزة مطابقة للميزانية.
المورّدون الوهميون أو المورّدون بدون وجود أو عنوان فعلي.
تغيير نمط الفائزين.
التسليم الجزئي للسلع أو الخدمات.
تختلف جودة القطع التي تم تسليمها عن العينات المورّدة/المقترحة في مرحلة تقديم المناقصات.
المتعاقدون المؤهلون لا يقدمون المناقصات.

الأمور المتعلقة بالموظفين:

التلاعب بمعايير التقييم بعد فتح العطاء.
العقود الممنوحة من مصدر واحد أو عملية غير تنافسية.
المتطلبات التي تم تحديدها بطريقة لا يمكن أن يفي بها إلا شركة مصنعة أو مورّد معين.
طلبات الشراء المتعددة بدأت على مقربة شديدة لمتطلبات مماثلة لتجنب الحد الأدنى للحواجز.
الموظف لا يفصل بين المهام.
مواصفات متنوعة أو محدودة بشكل مفرط.
المسؤولون لا يفوضون مسؤولياتهم أو يرفضون الذهاب في عطلة.
لا توجد معلومات واضحة عن تقديم العروض.
وثائق غير كافية (عدم وجود طلب الشراء (PR) وتأكيد الطلب (OC) وتحليل التكاليف والفوائد (CBA) وإشعارات استلام البضاعة (GRN)).
علاقة ودية بشكل مفرط بين مقدم الخدمات وأي شخص له علاقة بعمليات الشراء.
معدل إعفاء مرتفع بشكل غير عادي.
من المقرر أن تتطابق إعلانات العطاءات مع العطلات.