Selección y adquisición de vehículos

Vehículos

Las consideraciones básicas para elegir el vehículo de pasajeros más adecuado tienen que ver con el propósito previsto, el número de pasajeros que requieren un uso simultáneo y la duración y frecuencia de los desplazamientos. En esta primera etapa se deben considerar tres opciones principales: motocicleta, vehículo ligero o bien furgoneta o minibús. Si se transporta carga, se debe prever la capacidad de carga requerida. Se pueden considerar vehículos con maletero independiente o soluciones híbridas, como vehículos de tipo «pick-up». Consulte el capítulo transporte por carretera para informarse más detalladamente sobre la selección de camiones de carga. El contexto operativo y las condiciones medioambientales y de la carretera pesarán sobre la decisión y determinarán los requisitos técnicos del vehículo, como 4x4, aire acondicionado u otras características adicionales. La disponibilidad de repuestos, así como el conocimiento y la capacidad existente en el mercado local para lograr todo tipo de mantenimiento y reparaciones es también un factor importante a considerar. 

Otros factores que pueden limitar las opciones de selección pueden ser el presupuesto disponible, los requisitos de los donantes o las políticas de la organización sobre homogeneización de vehículos. Los reglamentos de los donantes pueden restringir el tipo u origen de los vehículos que financiarán.

Homogeneización

La homogeneización de la flota puede resultar útil cuando el conjunto de vehículos debe lograr funciones similares. Este procedimiento consiste en reducir la diversidad de vehículos de la flota, lo que contribuye a lograr importantes ahorros de costes y mejorar la eficiencia en procesos clave como:

  • Planificación: costes, asignaciones, mantenimiento.
  • Funcionamiento diario de los vehículos: comprobaciones regulares, uso de controles y pantallas, "sensación al volante”.
  • Mantenimiento y reparaciones: diagnóstico, herramientas, experiencia.
  • Gestión de inventarios: repuestos, combustible, líquidos.
  • Adquisiciones y relaciones con proveedores: estudios de mercado, contratos, facturas.
  • Seguimiento: comparación del desempeño entre vehículos y conductores, gastos.

Es importante llevar a cabo la homogeneización no solo a nivel de marca y modelo de vehículo, sino también para los principales componentes y equipos instalados en ellos. La compra de un tipo de filtro, por ejemplo, puede ayudar a realizar un seguimiento del consumo y, al mismo tiempo, permite a los gestores de flotas negociar compras de varios productos a la vez. Una homogeneización mal gestionada puede generar sospechas de colusión: todas las decisiones sobre homogeneizar la flota deben tomarse de forma transparente y con total rendición de cuentas.

Modalidades de uso

En lo que respecta a la selección y adquisición de vehículos, resulta pertinente estudiar la modalidad de uso que resulte más adecuada. Los vehículos pertenecientes a una flota autogestionada se pueden tener en propiedad, en alquiler o en alquiler con opción de compra.

Vehículos en propiedad:

Si una organización decide adquirir sus propios vehículos, debe considerar diversas cuestiones. Para informarse más a fondo de las ventajas y desventajas de gestionar vehículos en propiedad, consulte el apartado sobre vehículos propios en la sección de transporte por carretera de esta guía.

Vehículos alquilados:

El alquiler de vehículos es una opción disponible en prácticamente todo el mundo. Dependiendo del contexto, el servicio lo ofrecen empresas privadas o particulares, con o sin conductor. Pueden existir diversos motivos para utilizar vehículos alquilados: financieros, programáticos, técnicos o por inseguridad. Algunos factores clave que deben tenerse en cuenta al alquilar un vehículo pueden consistir en:

  • Se desconoce la duración de las actividades y puede resultar complicado recuperar la inversión de la compra de un vehículo.
  • El coste de importar un vehículo es demasiado alto y no hay vehículos de una calidad adecuada en el país donde se realizan las operaciones.
  • Existe una necesidad urgente de aumentar la flota y la adquisición de uno o varios vehículos llevará una cantidad de tiempo excesiva.
  • Hay un aumento repentino de la demanda de transporte, como evaluaciones rápidas o nuevas actividades. 
  • No hay trabajo suficiente para un vehículo a tiempo completo.
  • El tipo de vehículo estándar no es adecuado para el trabajo, el contexto o las condiciones medioambientales.
  • Entornos inseguros donde el riesgo de daño o robo es tan alto que económicamente no merece la pena correr el riesgo de comprar un vehículo.

En todos los casos, se deben tener en cuenta algunas consideraciones y llevar a cabo acciones específicas antes y durante el alquiler de un vehículo:

  • Una correcta inspección del vehículo.
  • Validación y jornada introductoria para el conductor del vehículo de alquiler.
  • Elaboración de un contrato para la prestación del servicio.

Inspección técnica y administrativa de los vehículos alquilados

Al alquilar un vehículo es importante evaluar su estado mecánico y administrativo general. Existen diversos motivos para ello:

  • Evitar retrasos en las actividades programadas por avería del vehículo.
  • Mejorar la seguridad de las personas implicadas en el desplazamiento.
  • Evitar acusaciones por daños ya presentes en el vehículo.
  • Garantizar el cumplimiento de todas las normativas nacionales y locales.

Lo ideal es que todas las inspecciones las lleve a cabo un mecánico cualificado. Se recomienda utilizar una plantilla que posibilite la inspección automática y homogénea de todos los vehículos, de forma que pueda realizarse de forma aceptable una comparación y validación antes de la contratación. Se sugiere mantener registros independientes para cada vehículo inspeccionado. Una plantilla de inspección puede abarcar los siguientes campos:

  • Lectura de km
  • Nivel de combustible
  • Motor (ruido, fugas, humo)
  • Sistema de lubricación (fugas, filtros, presión)
  • Sistema de refrigeración (fugas, radiador, líquido, ventilador, correa)
  • Admisión e inyección de aire (filtro de aire, filtro de combustible)
  • Sistema de escape (fijación, fuga)
  • Depósito de combustible (fugas, tuberías)
  • Sistema de frenos (fugas, ruido, pedal, frenos de estacionamiento)
  • Suspensión (blanda / dura, muelles, amortiguadores-casquillos)
  • Neumáticos (presión, banda de rodadura, estado y rueda de repuesto)
  • Chasis (grietas, fijación)
  • Carrocería (impactos, parachoques, capó)
  • Puertas (ventanas, bisagras, ajuste, cerraduras)
  • Visibilidad (parabrisas, espejos, viseras solares)
  • Asientos (cinturones de seguridad, sujeción)
  • Sistema eléctrico (batería, motor de arranque, luces delanteras y traseras, indicadores, luces de techo, advertencias e indicadores del salpicadero, sistema de limpieza, claxon)
  • Disponibilidad de gatos y herramientas
  • Documentos administrativos (Registro, n.º de chasis y motor, seguro del vehículo)

Una guía para que los usuarios indiquen dónde aparecen daños físicos en la carrocería:

 

 

 

Sedán

Sedan

 

 

 

4x4

SUV

 

 

 

Camioneta

Van

Puede consultar un ejemplo de plantilla para una inspección física diaria:

Adaptado de la IFRC

Es necesario contrastar la identificación del vehículo (número de chasis y número de motor) en los documentos administrativos, así como la identificación del propietario. En caso de que exista alguna duda sobre la propiedad o haya discrepancia entre el vehículo y la documentación presentada, se debe descartar inmediatamente al vehículo.

Validación y jornada introductoria de conductores de vehículos de alquiler

Al igual que el estado mecánico del vehículo de alquiler, es importante evaluar el estado de salud del conductor, las habilidades de conducción, los permisos administrativos, el comportamiento al volante y en el trabajo y los conocimientos necesarios para operar el vehículo en el contexto requerido, como el idioma local y la geografía que deberá recorrerse. Para obtener más información sobre esta cuestión, consulte el apartado que aparece más adelante referido a contratación: selección y prueba de conductores.

Si el alquiler de vehículos es una estrategia a largo plazo, considere la posibilidad de mantener un grupo de conductores de "alquiler" que puedan trabajar cuando se solicite. Validar y ofrecer jornadas introductorias a grupos de varios conductores a la vez reducirá el tiempo dedicado a esta importante actividad.

Contrato de alquiler

Para redactar un contrato de alquiler adecuado, se debe considerar lo siguiente:

  • Definir el marco de tiempo del alquiler y la unidad de tiempo utilizada para establecer la tarifa: hora, día, semana o mes. Si el alquiler se prolonga durante más de un día, se recomienda acordar una tarifa diaria y cobrar según los días. Si se utiliza una tarifa mensual, debe aclararse si el contrato se refiere a un mes natural, un período de cuatro semanas o 30 días.
  • Debe aclararse quién proporciona el conductor: la organización humanitaria o el propietario. Si el propietario proporciona el conductor, debe aclararse que el coste del conductor está incluido en el alquiler. Además, deben acordarse las horas que puede trabajar el conductor junto con la tarifa por horas adicionales trabajadas. Si es necesario, el propietario debe proporcionar un segundo conductor. Se recomienda que los conductores facilitados por el propietario se proporcionen con dietas y alojamiento.
  • Definir la parte responsable de suministrar el combustible:
    • Si la organización proporciona combustible, es necesario asegurarse de que el depósito esté lleno antes de su primer uso.
    • Si es el propietario o empresa de alquiler el que proporciona el combustible, es necesario asegurarse de que la cantidad del depósito sea suficiente para lograr los desplazamientos diarios programados a fin de evitar perder un tiempo valioso yendo a la estación de servicio.
  • Identificar el lugar donde se estacionará el vehículo por la noche: en un recinto de la organización o de los propietarios. Cuando la organización proporcione combustible, el vehículo debe estacionarse en su recinto.
  • Asegurarse de que no haya restricciones en cuanto a dónde puede ir el vehículo en un país determinado. Esto es especialmente importante en carreteras en mal estado o en zonas de conflicto.
  • Asegurarse de que el propietario proporcione un seguro y un justificante de la cobertura del seguro. ¿Los pasajeros ya están asegurados o se requiere una cobertura adicional? Es preferible contar con una cobertura de seguro completa. La organización debe evitar cualquier responsabilidad relacionada con accidentes automovilísticos con vehículos de alquiler. El hecho de no aclarar esta cuestión puede dar lugar a controversias y demandas legales entre los propietarios del vehículo y las organizaciones humanitarias.
  • Definir quién debe encargarse de las averías y el mantenimiento periódico. Se recomienda especialmente que sea el propietario del vehículo el que se encargue de la recuperación y reparación de los vehículos: evitar la responsabilidad de mantenimiento o reparación en vehículos que no se posean en propiedad, ya que, según el estado inicial del vehículo, se pueden producir averías frecuentes, prácticas abusivas y una enorme inversión. Si es posible, acordar que el propietario proporcione un vehículo de reemplazo sin cargo adicional en caso de avería o mantenimiento, sin causar retrasos indebidos en las actividades programadas.
  • Realizar un inventario completo de herramientas y utensilios, mantener un registro de dichos artículos y asegurarse de que el vehículo lleve al menos las herramientas mínimas requeridas en caso de pinchazo o reparación menor.

Adaptado de la lista de verificación de MSF para el alquiler de vehículos

Leasing

En algunas circunstancias, el leasing podría ser la forma más ventajosa desde el punto de vista financiero de alquilar un vehículo por un período de tiempo limitado. El leasing de vehículos se define como un alquiler a largo plazo con determinadas obligaciones por parte del arrendador para garantizar que el vehículo funcione correctamente y se mantenga en buenas condiciones.

Antes de contratar un vehículo en régimen de leasing, se debe calcular el «coste de vida total» y compararlo con otras opciones de adquisición. Si el leasing es la opción más barata, se puede utilizar el coste de por vida para identificar el período de arrendamiento y el proveedor óptimos.

En la tabla siguiente se resumen los aspectos que deben considerarse al comprar, alquilar o subcontratar vehículos:

Método

Ventajas

Desventajas

Adquisición local

  • Menores costes de transporte.
  • Entrega rápida.
  • Apoya la economía nacional.
  • Puede que no tenga la calidad o cantidad necesaria.
  • La alta demanda de vehículos puede provocar competencia entre organizaciones y generar precios extremadamente altos.
  • Los donantes pueden mostrarse reacios a financiar en situaciones de emergencia a corto plazo.

Adquisición / Importación extranjera

  • Posibilidad de adquirir más vehículos de buena calidad.
  • Podría dar lugar a costes más bajos si la organización tiene un acuerdo mundial con el fabricante del vehículo.
  • Plazos de entrega más prolongados.
  • Mayores costes de envío e importación de vehículos.
  • Es posible que las organizaciones no puedan importar un vehículo a un determinado país, según la política nacional y las regulaciones aduaneras.

Alquiler de vehículos (utilizando proveedores de alquiler locales)

  • Los vehículos solo se pedirán o usarán cuando sea necesario y puedan atender desplazamientos cortos.
  • Los gastos de mantenimiento corriente generalmente se incluyen en los contratos de alquiler.
  • Sin gastos generales de instalación y mantenimiento de un taller.
  • Sin costes de compra iniciales elevados.
  • Las empresas de alquiler pueden proporcionar seguros y conductores que entiendan el entorno y la ruta.
  • La organización deja de controlar algunos aspectos de la gestión de su flota.
  • La interrupción de los servicios puede provocar interrupciones en las actividades diarias.
  • Si el contrato de alquiler se cancela por algún motivo, es posible que la organización deba realizar grandes inversiones en la compra o alquiler temporal de vehículos para garantizar la continuidad de las actividades.
  • Si el vehículo de alquiler incluye conductor, la calidad de este debe estar garantizada.

Externalización del transporte

  • El proveedor externo se encargará de todo: conductores, vehículos, combustible, mantenimiento, seguros, telemática, informes, etc.
  • La gestión de flotas no es la actividad principal; las organizaciones pueden centrarse de forma específica en la ejecución de los programas.
  • Incrementa el ahorro de costes, la productividad de los recursos humanos y el flujo de caja.
  • Múltiples opciones de contrato: por vehículo por desplazamiento, por vehículo por día o por tonelada.
  • La organización deja de controlar algunos aspectos de la gestión de su flota.
  • Siendo realistas, deben evaluarse detenidamente la seguridad, la velocidad y la calidad.
  • La interrupción de los servicios provocará interrupciones en las actividades diarias.

Adaptado de la Fleet Forum