Proceso aduanero general

Antes de importar mercancías, los organismos deben realizar un análisis exhaustivo de todas las directrices y requisitos aduaneros, como las posibles restricciones y la documentación necesaria. Los agentes de aduanas y las autoridades nacionales pueden orientar a los importadores sobre los pasos y la documentación necesarios. En las emergencias en las que se activa un clúster de logística nacional, los miembros participantes también pueden compartir información relevante para la importación según sea necesario. En cualquier situación -de emergencia o no- debe haber una buena comprensión de los pasos necesarios y un plan claro de cómo actuar.

Cabe señalar que este proceso puede verse alterado ante emergencias de aparición rápida, aunque no siempre.

Planificación en el extremo inicial

A medida que tiene lugar la necesidad de realizar envíos internacionales, hay pasos clave que deberá seguir cualquier organización o entidad que inicie un envío. Las organizaciones de respuesta que actúen como exportadores o expedidores deberán tomar medidas esenciales para obtener información y coordinar los envíos:

Datos requeridos al solicitante o receptor	Solicitar información específica sobre el envío requerido: cantidades, tipos de artículos específicos, fechas requeridas, etc. Aclarar las normativas de importación y exportación dentro y fuera de los países relacionados con el envío. Identificar las condiciones de entrega, los Incoterms y qué partes son responsables de cada fase del proceso aduanero. Identificar todas las necesidades de documentación con el receptor y proporcionar copias por adelantado al consignatario o al agente de aduanas antes del envío. Si una o ambas partes aprueban los presupuestos, comunicar los posibles costes de despacho y envío. Establecer métodos de transporte viables (aéreo, marítimo, por carretera, ferroviario) e identificar los lugares y fechas de entrega.
Preparación y organización de los envíos	Trabajar con los proveedores para identificar correctamente los códigos del SA y satisfacer todas las necesidades de documentación, envasado y etiquetado. Conocer las normativas nacionales e internacionales relativas a las mercancías reguladas o prohibidas, y los aspectos legales en los países de origen o destino. Incluir en el envío copias físicas de toda la documentación necesaria para el despacho de aduanas. Asegurarse de que se dispone de toda la documentación requerida y (cuando sea posible) comprobar de forma minuciosa la carga física para que los artículos, las cantidades y las dimensiones coincidan con la documentación. Solicitar, identificar y contratar a un transportista, transitario u otra entidad certificada familiarizada con los procesos aduaneros.
Estrategias para las organizaciones de respuesta a emergencias	Trabajar con los respectivos equipos de programas y operaciones para identificar las actividades de respuesta rutinarias y predefinir la carga que probablemente se utilizará en las actividades de respuesta. En el caso de las existencias propuestas, es posible identificar previamente los códigos del Sistema Armonizado y las necesidades de documentación de envío y cotejarlos con la normativa de importación de cada país (por ejemplo, la lista de medicamentos aprobados por la OMS). Solicitar e identificar proveedores externos que puedan suministrar rápidamente los productos específicos necesarios para la respuesta, y concertar acuerdos que abarquen las necesidades de documentación y etiquetado. Desarrollar acuerdos con transitarios y agentes marítimos para proporcionar un servicio de transporte rápido e información sobre los cuellos de botella en aduanas e infraestructuras.

Planificación en el extremo final

Una organización o una entidad que actúe como importador o destinatario y que pretenda recibir un envío también debe tomar medidas para preparar e identificar adecuadamente las necesidades.

Definir el proceso de importación	Toda organización utilizada como destinataria de un envío debe estar legalmente registrada en el país de importación. El proceso de registro varía de un país a otro. En la medida de lo posible, los consignatarios deben evitar que solo haya una única persona en la lista de destinatarios o la utilización de abreviaturas o acrónimos de organismos como nombres de destinatarios. Si es necesario, solicitar y contratar los servicios de un agente o empresa de aduanas debidamente registrado y autorizado por las autoridades aduaneras para tramitar la documentación de importación en la aduana. Trabajar con las autoridades nacionales (aduanas, sanidad, oficina de normas, seguridad fronteriza) o con el agente de aduanas contratado para identificar las normativas y requisitos de importación y comunicarlos al exportador o expedidor. Trabajar con las autoridades nacionales o el agente de aduanas contratado para conocer todos los aranceles, derechos, tasas y posibles exenciones. Definir con el exportador o expedidor los Incoterms y límites de responsabilidades con el transitario o transportista contratado.
Preparación de la recepción de envíos	Si el importador o consignatario es también el solicitante, deberá esforzarse por facilitar al exportador o expedidor toda la información posible sobre la carga solicitada. Preparar la recepción, el almacenamiento y la inspección de los envíos en el país. Comprender los puntos de entrada y los cuellos de botella asociados al despacho de aduanas. Tener preparada toda la documentación antes de que llegue el envío. Agilizar las autorizaciones siempre que sea posible, utilizando versiones preliminares de la documentación. Realizar el seguimiento del envío y saber cuándo llega al país para evitar sobrestadías o pérdidas de carga. Identificar previamente el transporte para retirar la carga de la aduana; lo ideal es que se planifique en función del tamaño del envío. Prever también un almacenamiento adecuado o entregas sucesivas. En cuanto llegue el envío, organizar la inspección y el despacho de aduanas.
Posible normativa aduanera específica para la importación	Importación temporal para el uso de artículos y reexportación en una fecha posterior. Despacho de aduana provisional a la espera de que se perfeccione la documentación en una fecha posterior predefinida, por ejemplo, a la espera de una carta de exención o de determinados permisos. Entrada de carga reexportada. Entrada de carga en tránsito, de acuerdo con fianza de cumplimiento. Reimportación de carga tras su exportación temporal para reparación o mantenimiento. Incautación y destrucción de cargamentos prohibidos. Sanciones o multas aduaneras por declaración incorrecta por parte de los destinatarios o los agentes de aduanas que éstos hayan designado.
Estrategias para las organizaciones de respuesta a emergencias	Colaborar con los equipos operativos y de programación para evaluar las necesidades y utilizar los resultados de la evaluación para validarlas. Si es posible, solicitar autorizaciones y exenciones para las exportaciones y las importaciones. Agilización de exenciones. Cuando ya se hayan concedido exenciones, autorizar inmediatamente el envío asegurándose de que se dispone de toda la documentación correcta y de que las instrucciones de envío son las adecuadas.

Documentación

El proceso de importación suele requerir documentación específica y, en ocasiones, sustancial.

En caso de urgencia, las autoridades suelen pedir originales o copias de los siguientes documentos:

Factura comercial / proforma - Indica un resumen del contenido del envío y la parte responsable de la adquisición y pago de la carga. Las facturas suelen indicar el coste total de la carga, que puede utilizarse a efectos de derechos de aduana. Muchos organismos humanitarios prefieren utilizar facturas proforma generadas por ellos mismos para indicar específicamente que la carga se destinará a ayuda humanitaria.
Lista de embalaje - Debe ser lo suficientemente detallada y precisa como para que los funcionarios de aduanas no tengan que inspeccionar cada artículo. Las listas de empaquetado suelen ser mucho más detalladas que las facturas cuando los envíos tienen un gran número de partidas.
Conocimiento de embarque / Carta de porte aéreo/ Carta de porte ferroviario/Carta de porte de camión.

Otra documentación de importación a menudo requerida:

Carta o certificado de donaciones y/o bienes humanitarios - Muchas agencias incluirán cartas de intención humanitaria o donación elaboradas por ellas mismas para facilitar el proceso de exención aduanera.
Prueba de exención de impuestos - Puede exigirse en el momento del despacho de aduana; normalmente, una agencia humanitaria registrada debería poder obtener algún tipo de carta de la autoridad fiscal competente. No obstante, es posible que se exija una carta para cada importación.
Certificados de origen - Normalmente los genera y certifica el fabricante, pero puede hacerlo la agencia remitente si es necesario. Algunos países tienen requisitos estrictos en cuanto al origen.
Certificados de inspección -Suelen estar asociados a productos regulados que pueden ser consumidos por seres humanos (ejemplo: medicamentos) o que pueden tener efectos adversos para la salud humana /ejemplo: material plástico inflamable para refugios). Los certificados de inspección suelen requerir la certificación de una instalación de pruebas de laboratorio externa, certificada para probar las propiedades químicas específicas de los artículos en cuestión.
Certificados de conformidad - Se utilizan para confirmar que los productos cumplen o superan una determinada norma industrial y requieren la inspección de empresas externas de ensayo y certificación.
Certificados fitosanitarios - Certificación que acredita que el material vegetal importado cumple los requisitos sanitarios del país en cuestión, normalmente expedida por un laboratorio externo.
Instrucciones especiales de manipulación(mercancías peligrosas, cadena de frío, medicamentos, alimentos).

Procedimientos portuarios

La mayoría de los grandes puertos marítimos y aeropuertos internacionales tienen capacidad para realizar inspecciones aduaneras, almacenamiento y despacho in situ. Para que el despacho de aduanas sea oficial, será necesario que haya oficinas designadas para la autoridad aduanera pertinente y espacio para almacenar las mercancías en aduana.

Los principales trámites relacionados con la manipulación de mercancías por parte de las autoridades en el comercio de exportación o importación son los siguientes:

Antes de transportar cualquier carga, deberá entregarse una copia del manifiesto de carga, lista de empaque y del conocimiento de embarque o carta de porte aéreo a las autoridades aduaneras y portuarias o aeroportuarias pertinentes.
Cuando la carga se descargue y desembarque del buque o aeronave, un agente designado en tierra efectuará un recuento de ella.
Todas las mercancías que lleguen al país estarán sujetas al pago de tasas de muelle o de asistencia en tierra según las tarifas establecidas.
Las mercancías que no se retiren de la custodia de las autoridades aduaneras dentro del período de almacenamiento gratuito permitido deberán pagar un alquiler según la tasa de sobrestadía establecida.
Se cobrará sobreestadía por cualquier carga no manifestada que no se retire dentro del plazo prescrito después de la entrega.
El impago de los gastos de sobrestadía puede dar lugar a la venta de la carga en subasta pública.
Se puede exonerar del pago de los gastos de sobrestadía en los casos de:
1. Si la mercancía llega dañada y se presenta una reclamación contra el transportista, se podrá conceder una prórroga para que se pueda efectuar la correspondiente inspección.
2. Mercancías dañadas con posterioridad a la descarga y para las que las autoridades portuarias hayan recibido una "Solicitud de Inspección".
3. Las autoridades aduaneras retienen las mercancías para realizar exámenes especiales, pruebas químicas, etc.
4. La retirada de la mercancía se retrasa por causas ajenas a la culpa o negligencia de los importadores.
Las zonas utilizadas para la descarga y el almacenamiento de mercancías importadas deben declararse zonas aduaneras en virtud de una Ley de Aduanas, y suelen ser instalaciones de alta seguridad.
Solo se permitirá el almacenamiento de cargas peligrosas en los lugares especialmente designados a tal efecto.
El examen de la carga por parte de Aduanas sólo se permitirá si el consignatario o el agente de aduanas presenta a las autoridades portuarias la orden de entrega emitida por el agente marítimo junto con el conocimiento de embarque redactado en nombre del consignatario.

Para la carga que llega por vía aérea:

Los aeropuertos más grandes suelen ofrecer instalaciones dentro de las zonas aduaneras designadas para que la carga en tránsito sea dividida y agrupada con la carga de exportación local.

Para la carga llegada por mar:

En el caso de la carga en contenedores, éstos pueden desembalarse en la zona portuaria antes de que la carga se presente para su examen en la aduana. Alternativamente, los contenedores pueden ser llevados a un depósito interior de contenedores o almacén, o a una fábrica del consignatario, donde son desempacados y entregados a éste después de efectuar las formalidades aduaneras.
Se permite el traslado en carreta o transporte de la carga de exportación, si es a granel, en el puesto de atraque donde el buque está listo para cargar. En el caso de la carga en contenedores, se permite el traslado en carreta hasta el lugar asignado a la naviera por la autoridad portuaria.
Al igual que las importaciones, las exportaciones conllevan una sobreestadía tras la expiración del plazo establecido, aunque las autoridades portuarias a veces aplica una exoneración en el caso de cargas especiales. Los puertos pueden aplazar la aceptación de la carga de exportación si se produce un retraso en la llegada del buque.
Cuando la carga de exportación se lleva a un depósito interior de aduanas, allí se efectúan los trámites aduaneros y la carga se introduce en contenedores, que luego se llevan al puerto para su carga directa en el buque. También puede seguirse el mismo procedimiento si los contenedores se llenan en la fábrica o el almacén del expedidor.

A la hora de planificar la llegada de la carga, es extremadamente importante saber si es posible el procedimiento aduanero, especialmente con posterioridad a emergencias de rápida aparición. Puede haber casos en los que los aviones o barcos puedan llegar físicamente a un puerto marítimo o aeropuerto, pero no puedan importar mercancías legalmente.

Autorización de mercancías

Los siguientes pasos detallan el proceso a través del cual la carga es objeto de manipulación e inspección por la aduana tras su llegada y descarga:

Toda la carga importada debe descargarse en un puerto aduanero designado y no debe retirarse del control aduanero sin permiso escrito de las autoridades aduaneras.
Antes de que se conceda el permiso para retirar mercancías sujetas al control aduanero, el propietario o el agente que actúe en su nombre debe presentar la documentación exigida por la ley, en la forma prescrita, para que las autoridades aduaneras puedan examinar las mercancías. Los detalles específicos de la carga deben coincidir en todos los documentos.
Cuando las mercancías se destinan a un depósito aduanero, la documentación debe ir acompañada de una solicitud de autorización para su almacenamiento, así como de una fianza.
Las autoridades aduaneras están facultadas para examinar todas las mercancías importadas. El examen puede ser físico (inspección visual, recuento, pesaje, medición, pruebas químicas, etc.) o documental (examen de los documentos pertinentes, como facturas, pagarés bancarios, pólizas de seguros y formularios en los que figuran la cantidad y la descripción de las mercancías).
Si las mercancías son imponibles, o bien los aranceles aduaneros deben pagarse en el momento o bien el importador debe entregar una fianza para garantizar el pago de los derechos.
Si las mercancías no se retiran en el plazo prescrito tras la llegada del buque o la aeronave de importación, podrán ser vendidas en subasta pública por las autoridades portuarias, que recuperarán del producto de la venta todos los gastos que se les adeuden, incluidos los derechos de aduana.
Las autoridades aduaneras tienen derecho a recuperar del importador cualquier déficit en los derechos recaudados o la devolución errónea de los derechos de aduana, de conformidad con los procedimientos y leyes prescritos.
En los casos en que se exijan licencias de importación, las autoridades aduaneras comprobarán la legalidad de las mercancías importadas cotejándolas con dichas licencias.
Una vez que la autoridad aduanera local haya considerado que toda la documentación y el pago son suficientes, el consignatario o el agente en funciones nombrado por éste podrá recoger la carga en la instalación de carga designada.

Las autoridades aduaneras utilizarán ejemplares en papel de toda la documentación asociada - y dependiendo del contexto y de la capacidad de la autoridad aduanera, copias electrónicas - para identificar la carga objeto de inspección física.

Si el importador o el agente de aduanas que actúa en su nombre no recibe la documentación en el momento en que debe iniciarse el despacho de aduanas, el procedimiento de presentación se retrasará y el despacho de la carga se demorará o no podrá llevarse a cabo. Las consecuencias de una carga frustrada se traducen en retrasos en la entrega a los beneficiarios, o en costes adicionales como la sobrestadía. En poco tiempo, pueden acumularse grandes cantidades de tasas de las que el receptor debe responder.