Evaluación logística

Los encargados de la logística deben intentar planificar con antelación y disponer de toda la información necesaria antes de ultimar el alcance de la intervención.  Para ello, deben ser capaces de explicar los plazos y costes de una intervención, así como proponer soluciones operativas. Los principales objetivos de la evaluación logística son:

  • Recopilar, analizar y difundir datos e información en materia logística en relación con la repercusión de una catástrofe
  • Utilizar dichos datos para facilitar la toma de decisiones operativas informadas sobre la viabilidad de las actividades y proponer soluciones eficientes (incluidos costes y plazos) para llevarlas a cabo.

Si bien una evaluación logística sirve para determinar el alcance de la repercusión, también se utiliza para planificar las necesidades logísticas. 

Es posible que un responsable de logística necesite buscar información sobre algunos de los siguientes temas.

 

Identificar las repercusiones y la funcionalidad de la infraestructura (hechos):

 

Área de evaluación

Plantilla

Resultados esperados

Aeropuerto

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Establecer información precisa y exhaustiva sobre la viabilidad del transporte aéreo.

Puerto marítimo

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Establecer información precisa y exhaustiva sobre las capacidades de los puertos marítimos.

Vías navegables y ríos 

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Identificar las distintas opciones de transporte por vías navegables, capacidades y posibles dificultades.

Carretera

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Identificar la capacidad de las opciones de desplazamiento por carretera, el estado real de los accesos y las posibles rutas secundarias.

Ferrocarril

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Establecer información precisa y exhaustiva sobre las capacidades de las rutas ferroviarias.

Aduanas

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Comprender los requisitos y limitaciones para la importación de suministros de ayuda de emergencia. 

 

Aclarar con fines operativos (necesidades):

 

Área de evaluación

Plantilla

Resultados esperados

Almacén

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Recopilar información sobre las posibles opciones de almacenamiento y analizar sus características en apoyo de los objetivos programáticos.

Instalaciones

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Recopilar información sobre las posibles opciones de instalaciones para vivir y trabajar y analizar sus características para que se ajusten a las necesidades de la organización.

Adquisiciones

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Recopilar y analizar información sobre el contexto en el que se desarrollarán las actividades relacionadas con las compras y los detalles sobre los actores implicados.

Combustible

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Recopilar y analizar información sobre la disponibilidad de combustible en el contexto de la operación. 

Apoyo logístico al ciclo del proyecto

Para que una respuesta tenga éxito es necesario comprender y abordar plenamente las necesidades programáticas y operativas. La clave de un buen proyecto es un proceso integrado de planificación donde colaboren todas las funciones implicadas.

Con frecuencia, el personal de logística no participa adecuadamente en todas las fases de un proyecto. La contribución que los profesionales de logística pueden tener en cada etapa no sólo es crucial para determinar la viabilidad del proyecto, sino que contribuye de forma significativa a la eficacia y eficiencia de la intervención.

Programación

  

La fase de programación define la posición de una organización en un país, sus objetivos, sus capacidades y sus conexiones con otras partes interesadas y socios, así como con la comunidad a la que pretende ayudar.

Una programación deficiente puede limitar gravemente la capacidad de ejecución de un proyecto y repercutir negativamente en la respuesta global a las poblaciones afectadas.

Áreas de apoyo logístico:

  • Evaluar las capacidades logísticas de la zona o región: geografía, población, zonas urbanas y rurales, carreteras, infraestructuras, etc.

  • Recopilar información sobre el contexto y la seguridad, así como mapas de la zona.

  • Realizar un análisis de mercado.

 

Identificación

  

El objetivo de la fase de identificación es analizar los problemas a los que se enfrenta la población destinataria del proyecto y buscar posibles alternativas para resolverlos. Cada organización dispone de sus propios procedimientos y herramientas.

Es importante prestar atención a las infraestructuras, la seguridad y las condiciones meteorológicas durante todo el año. Pueden modificarse las políticas y procedimientos o adaptarse a la legislación nacional, especialmente los contratos con los proveedores. La OCDE ha elaborado una Metodología para la Evaluación de los Sistemas de Contratación Pública (MAPS) que tiene en cuenta indicadores cualitativos y cuantitativos, junto con lagunas y conclusiones para hacer recomendaciones relativas al mercado específico evaluado. El Clúster de Logística también elabora información de evaluación utilizando la Evaluación de la Capacidad Logística (ECL).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Áreas de apoyo logístico:

  • Identificar y establecer contacto con las autoridades competentes y posibles colaboradores en la zona de intervención, como proveedores, transportistas, agentes de aduanas, etc.

  • Proporcionar apoyo logístico a los equipos de evaluación, poniendo a su disposición medios de transporte, comunicación y alojamiento, entre otros.

  • Facilitar la información de acceso necesaria a los equipos de evaluación: mapas, seguridad, geográficos, etc. recopilados en la fase anterior.

  • Proporcionar información sobre carreteras o pistas de aterrizaje, así como transporte de mercancías y personal.

  • Apoyar una posible estrategia de la cadena de suministro, en particular, el almacenamiento, la gestión de pedidos y la identificación del origen de los materiales.

  • Realizar estudios de mercado, tanto locales como regionales.

  • Establecer comunicaciones utilizando los equipos o servicios adecuados ya existentes en la zona.

  • Evaluar las infraestructuras, tanto las disponibles como las que deben construirse o rehabilitarse

  • Evaluar la capacidad y disponibilidad de mano de obra cualificada.

  • Identificar todos los costes asociados.

 

Formulación

  

La fase de formulación se define como la fase en la que se planifica la acción, la cual constituye un momento crucial en la cadena de suministro. Resulta fundamental la participación de la logística en la fase de formulación de todo proyecto. La logística informa y proporciona la forma más segura y eficiente de establecer el proyecto, con lo que asegura su viabilidad y sostenibilidad. Hay que preparar un plan y un presupuesto de adquisiciones basado en las actividades previstas del proyecto, en el que se establezcan los costes y plazos de entrega de los materiales y servicios que puedan ser necesarios.

La herramienta más utilizada para la formulación de proyectos es la matriz del marco lógico. La matriz establece vínculos lógicos entre los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades previstas, lo cual permitirá impulsar los resultados previstos para alcanzar los objetivos de la intervención.

Áreas de apoyo logístico:

  • Comprender los objetivos del proyecto y las actividades para alcanzarlos y analizar su viabilidad y costes o proponer ajustes.

  • Definir las necesidades logísticas (en relación con almacenamiento, gestión de compras, transporte de mercancías y personas, equipamiento) y estimar sus costes.

  • Comprender correctamente las normas de los donantes, adecuar la intervención a las mismas o prever posibles limitaciones o solicitar cambios cuando proceda.

 

Financiación

  

La fase de financiación es aquella en la que las organizaciones obtienen recursos financieros para llevar a cabo un proyecto. Las necesidades de financiación se basarán en presupuestos, que deberán incluir todos los gastos derivados directa o indirectamente de la ejecución del proyecto. Las principales categorías reflejadas en ellos son, en general, personal, viajes, equipamiento, suministros (insumos del programa), apoyo y costes indirectos. Un plan de adquisiciones será la base para calcular los costes de los productos o servicios y el coste logístico de hacer operativo el proyecto.

Los donantes institucionales suelen exigir una propuesta de proyecto, que incluye un presupuesto detallado. Los acuerdos con los donantes suelen regirse por un contrato. Asimismo, los fondos de los donantes no pueden utilizarse de forma indiscriminada: deben emplearse de forma controlada y optimizada, cumpliendo normas específicas relativas a la gestión tanto de los fondos como de los materiales, bienes, servicios y propiedades (comprados o alquilados) financiados con dichos fondos.

Áreas de apoyo logístico:

  • Los costes de los insumos y servicios necesarios para la ejecución del proyecto.

  • Los costes de adquisición, explotación y mantenimiento de los equipos de comunicación.

  • Los costes de transporte de personal y mercancías.

  • Los costes de alojamiento de los equipos.

  • Los costes derivados de la gestión de la seguridad.

  • La amortización estimada del inmovilizado.

 

Ejecución

  

En la fase de ejecución los proyectos se llevan realmente a cabo. Se supervisa el progreso real de las actividades y se contrasta con el progreso previsto inicialmente.  La supervisión de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el coste del mantenimiento o los plazos de entrega contribuye a garantizar el adecuado cumplimiento de los proyectos previstos.  

 

Áreas de apoyo logístico:

  • Actualización de la información sobre el plan de adquisiciones y el plan de suministros. 

  • Gestión de las adquisiciones. 

  • Supervisión del cumplimiento de las normas de los donantes.

  • Previsiones presupuestarias y de gasto.

  • Seguimiento de los costes de mantenimiento y transporte .

 

Evaluación

  

La evaluación interna de los proyectos permite medir los objetivos e identificar los problemas. Lo ideal sería realizar evaluaciones en el momento del cierre para facilitar el diseño de futuros proyectos o programas. Algunos donantes también exigen un informe final al término del proyecto.

 

Áreas de apoyo logístico:

  • Documentación del proceso de contratación.

  • Evaluación del mercado.

  • Realización de un análisis del consumo de existencias.

  • Apoyo a la gestión del equipamiento, incluida la donación a terceros, la asignación a otros usos o las solicitudes de excepción.

  • Realización de una revisión de las conclusiones extraídas o de las acciones realizadas.