Dans tout local de stockage d’articles de santé, il existe plusieurs règles générales qui permettent d’éviter les pertes de stock dues à des dommages ou à une date de péremption inattendue.

Placement et visibilité des articles:

• Éviter de stocker les boîtes ou les articles de santé visibles dans des endroits directement exposés à la lumière du soleil. Même de courtes périodes d’exposition à la lumière du soleil peuvent endommager certains articles de santé, en particulier ceux qui sont étiquetés comme sensibles à la lumière.
• À moins de disposer d’un système avancé de gestion des stocks, il est fortement recommandé d’utiliser des cartes de stock. Les cartes de stock doivent contenir les informations suivantes:
  • Numéros de lot.
  • Dates de péremption.
  • Plages de température.
  • Codes de produit.
  • Utilisation programmatique.
• Éviter de mélanger les mêmes médicaments provenant de lots différents ou ayant des dates de péremption différentes: si c’est le cas pour certains articles de santé dans l’installation de stockage, ces articles doivent être conservés et enregistrés séparément. 

Si les articles de santé sont stockés dans des cartons: 

• Veiller à ce que les flèches indiquant sur les cartons le côté à orienter vers le haut soient correctement respectées. 
• S’assurer que les cartons sont correctement étiquetés avec le contenu, les dates de péremption, le lot et d’autres informations pertinentes en évidence. Si aucune étiquette n’est utilisée ou si les boîtes ne sont pas marquées, inscrire les informations pertinentes sur le côté. 
• Suivre les instructions du fabricant pour l’empilage et la manipulation. 

Il est toujours essentiel de se rappeler que la majorité des articles de santé sont classés comme fragiles. Du personnel et des pratiques de manutention bien établis doivent assurer une gestion sûre des marchandises.

Toute installation utilisée pour stocker des produits de santé doit protéger tous les articles des dommages physiques, de l’humidité, de la chaleur ou du froid excessifs, de la lumière du soleil, de la poussière, de la saleté et des parasites.  La propreté d’un entrepôt utilisé pour le stockage d’articles médicaux est encore plus importante que pour d’autres catégories de produits.

Stockage conjoint avec d’autres matières – Les produits pharmaceutiques et les dispositifs d’assistance médicale doivent toujours être stockés séparément des produits chimiques ou des denrées alimentaires. Voici quelques exemples de produits chimiques courants dans des contextes humanitaires:

• Pesticides
• Engrais
• Agents de nettoyage
• Carburant
• Denrées alimentaires et produits alimentaires en vrac

Cependant, même des matières en général non dangereuses, telles que le ciment en sac, peuvent avoir un impact sur les articles de santé, à la fois pendant le stockage et le transport. Dans la mesure du possible, les articles de santé doivent être stockés dans des espaces préparés et séparés de manière adéquate.

Étagères:

L’utilisation d’étagères est très courante lors de la gestion d’articles de santé. Les étagères sont utiles pour stocker facilement de petites quantités d’un grand nombre d’unités de gestion des stocks, ce qui permet aux magasiniers de retirer des quantités distinctes d’articles tout en étant toujours en mesure de les séparer nettement et d’en assurer le suivi. 

Les étagères sont souvent utilisées dans les mêmes locaux que les rayonnages: les rayonnages sont mieux adaptés à la gestion de gros cartons ou de grandes palettes et peuvent être utilisés avant l’ouverture des cartons et la division des éléments en unités d’inventaire distinctes, tandis que les étagères sont mieux adaptées à la gestion d’unités individuelles qui sont retirées au cas par cas. Les deux ont leur utilité dans les établissements de santé.

En plus des pratiques habituelles d’utilisation des étagères, il convient de respecter certaines consignes particulières lors de l’utilisation d’étagères pour stocker des articles de santé:

• Placer les flacons en verre sur l’étagère du bas pour limiter les risques de dommages dus à la chute d’articles.
• Placer les liquides sur l’étagère du bas afin d’éviter d’endommager d’autres articles en cas de rupture d’emballage ou de fuite.
• Veiller à ce que tous les articles soient clairement visibles et, lorsqu’ils sont étiquetés, à ce que les étiquettes soient lisibles.
• Même si les quantités sont faibles, utiliser des cartes de stock pour enregistrer les transactions. Plusieurs cartes de stock peuvent être conservées dans une seule pochette ou un seul conteneur pour gagner de la place.
• Dans les zones de stockage comportant des zones de température, les articles de santé sensibles à la température doivent être stockés là où les températures sont le plus adaptées aux exigences spécifiées par le fabricant, généralement sur les étagères inférieures. 

Palettisation:

Si les articles de santé sont stockés sur des palettes, il existe quelques règles essentielles pour une gestion adéquate, en plus des directives ordinaires concernant la gestion des palettes et l’empilage au sol:

• Tous les cartons contenant des articles de santé doivent être clairement étiquetés avec les informations pertinentes, les étiquettes doivent être orientées vers l’extérieur et visibles. 
• Les médicaments sont souvent légers et les sous-emballages peuvent comporter beaucoup d’espace vide. Les cartons contenant des articles de santé peuvent être facilement écrasés ou endommagés et ne doivent pas être empilés à des hauteurs excessives. La hauteur maximale des cartons empilés sur une palette ne doit jamais dépasser 2,5 mètres, la hauteur idéale devant être inférieure dans la mesure du possible. 
• Lors du stockage de palettes contenant plusieurs types d’articles de santé, il peut être nécessaire de séparer physiquement les palettes d’au moins 30 centimètres afin de permettre l’accès à tous les côtés de la palette à des fins d’inspection et de manipulation. 
• Si c’est possible, stocker les articles similaires ensemble, par exemple les articles de santé provenant du même lot et ayant la même date de péremption. Le mélange de différents articles complique le prélèvement d’articles spécifiques.
• Il est recommandé d’utiliser autant que possible des palettes traitées thermiquement ou des palettes en plastique pour le stockage des articles de santé.

Articles de santé endommagés et périmés

En raison de la nature sensible des produits pharmaceutiques et autres dispositifs médicaux, il est extrêmement important que les responsables des dépôts de produits de santé surveillent, repèrent et isolent les articles endommagés ou périmés afin de les réparer ou de les éliminer de manière appropriée, d’empêcher que ces articles ne soient accidentellement distribués et ainsi d’éviter tout préjudice pour l’utilisateur final.

Les responsables des articles de santé doivent toujours en suivre les dates de péremption et procéder régulièrement à des inspections et à des inventaires physiques pour s’assurer que tous les cas de péremption ou de détérioration sont pris en compte. Les inventaires requis des articles de santé peuvent être plus fréquents que pour les articles non médicaux, et les responsables peuvent souhaiter procéder à un inventaire physique tous les trois mois, voire une fois par mois. Compte tenu du nombre d’éléments individuels dans un dépôt médical, un inventaire physique complet peut s’avérer excessivement complexe, de sorte que les responsables peuvent également souhaiter procéder à un échantillonnage aléatoire en continu, associé à des inventaires physiques ponctuels tout au long de l’année.

Les articles de santé repérés comme endommagés ou périmés doivent être retirés de leur emplacement habituel dans l’espace de stockage et isolés dans une "zone de quarantaine" spécialement identifiée au sein de l’installation de stockage. Une zone de quarantaine ne signifie pas que les articles de santé sont infectieux, mais qu’ils doivent être traités séparément du reste des articles en stock.  Les zones de quarantaine doivent être:

• Clairement marquées et étiquetées comme étant un stock qui ne peut pas être distribué au même titre que le stock ordinaire.
• Clairement séparées physiquement des articles du stock principal. Cela peut prendre la forme de surfaces peintes sur le sol, voire de salles séparées.
• Dans l’idéal, les zones de quarantaine devraient être verrouillables, et les clés être conservées par le responsable d’entrepôt. 
• Dans certains contextes, l’isolement et la gestion des articles de santé endommagés/périmés pourraient faire l’objet de réglementations spécifiques, notamment en ce qui concerne la fiabilité de la surveillance et les délais. Le personnel chargé de la logistique doit tenir compte des lois locales avant d’élaborer une stratégie de quarantaine.

Les articles placés en quarantaine doivent:

• Faire l’objet d’un suivi distinct des articles du stock non concernés, notamment avec leurs propres cartes de stock et leur propre enregistrement dans un système d’inventaire électronique. 
• Être préparés en vue de leur élimination. 
• Un médicament périmé ou endommagé ne doit pas être considéré comme propre à la consommation humaine, et doit être éliminé en toute sécurité et conformément aux réglementations locales. Pour obtenir plus d’informations, veuillez vous référer à la section sur la gestion des déchets médicaux.