La planification du parc automobile est une activité stratégique clé utilisée pour façonner les parcs automobiles et leur modèle de gestion correspondant afin d’offrir des solutions adéquates et durables aux besoins organisationnels. La planification du parc automobile englobe les dimensions opérationnelles, techniques, administratives et financières des organisations individuelles, et tend donc à être très spécifique à l’organisation.

Un plan de parc automobile peut dépendre des exigences spécifiques du donateur, et peut être lié à d’autres politiques organisationnelles, telles que les ressources humaines, les opérations quotidiennes ou les politiques de sécurité. Certaines organisations peuvent exiger que les véhicules soient réservés à des projets spécifiques, tandis que d’autres utilisent des flottes de véhicules pour servir plusieurs projets. Les politiques de conduite peuvent varier d’une dépendance stricte à l’égard d’un conducteur dédié de l’organisation à l’utilisation de plus de personnel pour conduire les véhicules.

Les politiques administratives des organisations individuelles dicteront l’approche de gestion du parc automobile qui sera utilisée, et le responsable de la fonction de gestion du parc automobile est très dépendant des politiques et structures organisationnelles. Dans tous les cas, les éléments suivants doivent être pris en compte :

• Les besoins de transport sur une période donnée :
  • La fréquence.
  • Les destinations.
  • Les passagers.
  • La cargaison.
• Le contexte et les infrastructures disponibles :
  • En milieu urbain ou isolé.
  • Les autres moyens de transport disponibles et leur degré de sécurité.
  • L’état des routes.
  • Les exigences administratives pour qu’une organisation puisse posséder un véhicule et que des personnes puissent le conduire.
  • Les fournitures de base disponibles, comme le carburant et les consommables.
• Les coûts d’exploitation d’un parc automobile et les fonds disponibles.
• Les risques (financiers, juridiques et de sécurité) liés à la possession et/ou à la gestion d’une flotte de véhicules.

Le nombre de véhicules requis doit être déterminé lors de la phase de planification. Pour ce faire, il convient d’évaluer les différentes activités nécessitant le transport par véhicule et de déterminer le nombre de personnes et la fréquence requise pour chaque activité. Les activités typiques à prendre en compte sont les suivantes :

• Les missions sur le terrain.
• Le transport du personnel :
  • Entre les bureaux d’une même région.
  • Entre le logement et le bureau ou d’autres sites de travail.
  • Entre les bureaux et les centres de transport (par exemple l’aéroport).
• Le soutien des activités quotidiennes, telles que :
  • L’administration.
  • Les réunions et la coordination.
• L’utilisation privée des véhicules.
• Le déplacement de fret.

Des plans doivent être élaborés et des ressources doivent être mises à disposition pour réaffecter, céder ou acheter des véhicules en cas d’augmentation ou de diminution des effectifs, ou pour renouveler les véhicules obsolètes. En outre, le nombre et les types de conducteurs doivent être correctement évalués et ajustés en fonction des opérations. Les politiques RH, telles que le nombre maximum d’heures de travail par jour ou les congés, doivent être prises en compte. Si l’organisation connaît des changements importants en termes de demande de mobilité ou si le contexte opérationnel change de manière significative, une révision plus approfondie du modèle de gestion peut s’avérer nécessaire, notamment :

• L’externalisation de certains services liés au parc automobile, tels que l’entretien.
• Le type d’assurance.
• Le recrutement de plus de personnel pour gérer les flux de travail liés au parc automobile.
• Le décalage de l’heure de départ au plus tôt ou de l’heure d’arrivée au plus tard.
• L’intégration de procédures d’habilitation de sécurité ou de convoi pour des déplacements spécifiques.

Toute révision de la planification doit intégrer les exigences budgétaires et les stratégies visant à réduire les coûts du parc automobile. Il est fortement recommandé de prévoir un budget annuel spécifique pour les activités du parc automobile, y compris les coûts des véhicules, de l’entretien, de la consommation de carburant et d’autres articles consommables.

Les coûts à prendre en compte lors de la prise de décisions concernant les véhicules sont notamment l’acquisition, l’importation, le carburant, l’assurance, les réparations, l’entretien, la main-d’œuvre, le péage, le stationnement et l’élimination. L’investissement nécessaire pour les équipements à installer dans le véhicule, tels que les équipements de communication ou de sécurité, ne doit pas être négligé lors de la budgétisation. Si les organisations ne prennent pas en compte tous les coûts liés à la possession d’une flotte de véhicules, cela peut entraîner des problèmes de financement, tels que des fonds insuffisants pour entretenir et réparer les véhicules, pour engager un responsable de parc automobile ou pour organiser la formation des conducteurs.

Véhicules

Les considérations de base pour le choix du véhicule de transport de passagers le plus approprié sont liées à son utilisation prévue, au nombre de passagers devant l’utiliser simultanément, ainsi qu’à la longueur et à la fréquence des trajets. Trois options principales sont à considérer à ce premier stade : la moto, le véhicule léger ou la camionnette/le minibus. Si le véhicule transporte des marchandises, il faut prévoir la capacité de chargement requise. Les véhicules à coffre indépendant ou les solutions hybrides comme les pick-up peuvent être envisagés. Veuillez consulter le chapitre sur le transport routier pour plus d’informations sur le choix d’un camion de cargaison. Le contexte opérationnel, l’environnement et l’état de la route influenceront la décision et détermineront les exigences techniques du véhicule, telles que les quatre roues motrices, la climatisation ou d’autres fonctionnalités supplémentaires. La disponibilité des pièces détachées sur le marché local ainsi que les connaissances et les capacités locales pour effectuer tous les types d’entretien et de réparation sont également des facteurs importants à prendre en compte. 

D’autres facteurs qui peuvent limiter les options de sélection peuvent être le budget disponible, les exigences des donateurs ou les politiques organisationnelles sur la standardisation des véhicules. Les règlements des donateurs peuvent restreindre le type ou l’origine des véhicules qu’ils financeront.

Standardisation

La standardisation du parc automobile peut être utile lorsque des fonctions similaires doivent être réalisées par un ensemble de véhicules donné. La standardisation d’un parc automobile consiste à réduire la diversité des véhicules du parc automobile, à contribuer à d’importantes économies de coûts et à gagner en efficacité dans des processus clés, tels que :

• La planification - Coûts, affectations, entretien.
• L’exploitation quotidienne du véhicule - Contrôles réguliers, utilisation des commandes et des affichages, « sensations » de conduite.
• L’entretien et les réparations - Diagnostic, outils, expertise.
• La gestion des stocks - Pièces détachées, carburant, fluides.
• L’achat et les relations avec les fournisseurs - Études de marché, contrats, factures.
• Le suivi - Comparaison des performances entre les véhicules et les conducteurs, dépenses.

Il est important d’entreprendre la standardisation non seulement au niveau de la marque et du modèle de véhicules, mais également pour les principaux composants et équipements des véhicules. L’achat d’un seul type de filtre, par exemple, peut faciliter le suivi de la consommation, tout en permettant aux responsable de parc automobile de négocier des achats groupés. Une standardisation mal gérée peut entraîner des soupçons de collusion : toutes les décisions relatives à la standardisation du parc automobile doivent être prises de manière transparente et avec un haut niveau de responsabilité.

Modalités de Propriété

Lorsqu’il s’agit de sélectionner et d’acquérir des véhicules, les modalités de propriété deviennent un débat pertinent. Les véhicules appartenant à un parc automobile autogéré peuvent être détenus en propriété, loués ou en crédit-bail.

Véhicules en Propriété :

Si une organisation décide d’acquérir ses propres véhicules, il y a un certain nombre de points à prendre en compte. Pour plus d’informations sur les avantages et les inconvénients de la gestion de véhicules en propriété, veuillez vous référer à la section sur les véhicules en propriété dans la section sur le transport routier du présent guide.

Véhicules Loués :

Les véhicules loués sont devenus disponibles presque partout dans le monde. Selon le contexte, les locations sont proposées par des entreprises privées ou des particuliers, avec ou sans conducteur. Les raisons d’utiliser des véhicules loués peuvent être diverses : financières, programmatiques, techniques ou dues à l’insécurité. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte lors de la location d’un véhicule :

• La durée des activités est inconnue, et il peut être difficile de récupérer l’investissement que représente un achat de véhicule.
• Le coût d’importation d’un véhicule est trop élevé et il n’y a pas de véhicules de qualité appropriée dans le pays d’opération.
• Il y a un besoin urgent d’augmenter le parc automobile et l’achat d’un ou de plusieurs véhicule(s) prendra un temps déraisonnable.
• Il y a une augmentation soudaine de la demande de transport, comme une évaluation rapide ou de nouvelles activités. 
• Le travail est insuffisant pour un véhicule à temps plein.
• Le type de véhicule standard n’est pas adapté au travail, au contexte ou aux conditions environnementales.
• Les environnements peu sûrs où le risque de dommages ou de vol est si élevé qu’il n’est pas rentable d’acheter un véhicule.

Dans tous les cas, certaines considérations et actions spécifiques doivent être entreprises avant et pendant une location du véhicule :

• Une inspection appropriée du véhicule.
• La validation et le recrutement du conducteur de location.
• L’élaboration d’un contrat pour la prestation de services.

Inspection Technique et Administrative des Véhicules Loués

Lors de la location d’un véhicule, il est important d’évaluer son état général mécanique et administratif. Cette opération a plusieurs objectifs :

• Éviter les retards dans les activités programmées en raison d’une panne du véhicule.
• Améliorer la sécurité des personnes impliquées dans le déplacement.
• Éviter de se voir reprocher des dommages déjà présents sur le véhicule.
• Garantir le respect de toutes les réglementations nationales et locales.

Idéalement, toutes les inspections devraient être effectuées par un mécanicien qualifié. Il est recommandé d’utiliser un modèle d’inspection qui permettra une inspection automatique et homogène de tous les véhicules, permettant une comparaison et une validation raisonnables avant la conclusion du contrat. Il est suggéré de conserver des dossiers séparés pour chaque véhicule inspecté. Un modèle d’inspection pourrait couvrir les champs suivants:

• Kilométrage
• Niveau de carburant
• Moteur (bruit, fuite, fumée)
• Système de lubrification (fuite, filtres, pression)
• Système de refroidissement (fuite, radiateur, liquide, ventilateur, courroie)
• Admission et injection d’air (filtre à air, filtre à carburant)
• Système d’échappement (fixation, fuite)
• Réservoir de carburant (fuite, tuyaux)
• Système de freinage (fuites, bruit, pédale, freins de stationnement)
• Suspension (souple/dure, ressorts, amortisseurs-bagues)
• Pneus (pression, bande de roulement, état et roue de secours)
• Châssis (fissures, fixation)
• Carrosserie (chocs, pare-chocs, capot)
• Portières (fenêtres, charnières, réglage, serrures)
• Visibilité (pare-brise, rétroviseurs, pare-soleil)
• Sièges (ceintures de sécurité, fixation)
• Système électrique (batterie, démarreur, feux avant et arrière, indicateurs, plafonniers, avertisseurs/indicateurs du tableau de bord, système d’essuie-glace, klaxon)
• Disponibilité des crics et des outils
• Documents Administratifs (immatriculation, numéro de châssis et de moteur, assurance du véhicule)

Un guide pour les utilisateurs afin de marquer les endroits où des dommages physiques peuvent apparaître sur la carrosserie :

Un modèle pour une inspection physique quotidienne pourrait ressembler à ceci :

Adapté de la FICR

Il est nécessaire de recouper l’identification du véhicule (numéro de châssis et numéro de moteur) avec les documents administratifs et l’identification du propriétaire. Toute incertitude quant à la propriété du véhicule ou toute inadéquation entre le véhicule et la documentation présentée doit entraîner la mise hors service immédiate du véhicule.

Validation et Recrutement des Conducteurs de Location

Sont tout aussi importants que l’état mécanique du véhicule de location, l’état de santé du conducteur de location, ses aptitudes à la conduite, ses autorisations administratives, son comportement au volant et au travail, ainsi que les connaissances requises pour conduire le véhicule dans le contexte requis, comme parler la langue locale et connaître la géographie qui sera parcourue. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez vous référer à la section ci-après sur le recrutement : sélection et test des conducteurs.

Si la location de véhicules est une stratégie à long terme, il convient d’envisager de conserver une flotte de conducteurs « de location » qui peuvent être engagés sur demande. La validation et le recrutement de lots de plusieurs conducteurs en une seule session réduiront le temps consacré à cette activité importante.

Contrat de Location

Afin de rédiger un contrat de location pratique, il convient de prendre en compte les éléments suivants:

• Définir la durée de location et l’unité de temps utilisée pour le tarif - heure, jour, semaine, mois. Si la location dépasse une seule journée, il est recommandé de convenir d’un tarif journalier et d’une facturation en fonction du nombre de jours. Si un tarif mensuel est utilisé, il convient de préciser si le contrat couvre un mois civil, une période de quatre semaines ou de 30 jours.
• Clarifier qui fournit le conducteur - l’organisation humanitaire ou le propriétaire. Si le propriétaire fournit le conducteur, il convient de préciser que le coût du conducteur est inclus dans la location. En outre, les heures de travail du conducteur doivent être convenues, ainsi que le tarif des heures supplémentaires travaillées. Si nécessaire, le propriétaire doit fournir un deuxième conducteur. Il est conseillé que les conducteurs fournis par le propriétaire bénéficient d’indemnités journalières/de logement.
• Définir la partie responsable de la fourniture du carburant :
  • Si l’organisation fournit le carburant, il convient de vous assurer que le réservoir est plein avant sa première utilisation.
  • Si c’est le propriétaire/la société de location qui fournit le carburant, il convient de vous assurer que la quantité dans le réservoir est suffisante pour réaliser les déplacements quotidiens programmés, en évitant de perdre un temps précieux à aller à la station-service.
• Identifier le site où le véhicule sera garé la nuit - le complexe de l’organisation ou des propriétaires. Lorsque le carburant est fourni par l’organisation, le véhicule doit être garé dans son complexe.
• Il convient de vous assurer qu’il n’y a aucune restriction quant à l’endroit où le véhicule peut aller dans un pays donné. Ceci est particulièrement important sur les routes singulièrement mauvaises ou dans les zones de conflit.
• Il convient de vous assurer que le propriétaire fournit une assurance et une preuve de couverture d’assurance. Les passagers sont-ils déjà assurés ou une couverture supplémentaire est-elle requise ? Une couverture d’assurance complète est préférable. L’organisation doit éviter toute responsabilité liée aux accidents de voiture avec des véhicules de location. Si ce point n’est pas clarifié, cela peut entraîner des litiges et des demandes juridiques entre les propriétaires de véhicules et les organisations humanitaires.
• Définir qui est responsable des pannes et de l’entretien régulier. Il est fortement recommandé que la responsabilité du dépannage et des réparations incombe au propriétaire du véhicule : il convient d’éviter de prendre en charge l’entretien ou les réparations des véhicules qui ne vous appartiennent pas, car l’état initial du véhicule peut entraîner des pannes fréquentes, des pratiques abusives et des niveaux d’investissement énormes. Si possible, il convient que vous vous mettiez d’accord pour que le propriétaire fournisse un véhicule de remplacement sans frais supplémentaires en cas de panne ou d’entretien, sans causer de retard excessif aux activités programmées.
• Il convient d’effectuer un inventaire complet des outils/ustensiles, de conserver un registre de ces articles et de vous assurer que le véhicule transporte au moins les outils minimums requis en cas de crevaison ou de réparation mineure.

Adapté de la liste de contrôle MSF pour la location de véhicules

Crédit-bail

Dans certaines circonstances, le crédit-bail peut être la méthode la plus avantageuse financièrement pour louer un véhicule pour une période limitée. Le leasing d’un véhicule est défini comme une location à long terme assortie de certaines obligations pour le bailleur, qui doit veiller à ce que le véhicule fonctionne correctement et soit maintenu en bon état.

Avant de décider de louer un véhicule, il convient de calculer le « coût sur l’ensemble de la durée de vie » et de le comparer aux autres options d’achat. Si le crédit-bail est l’option la moins chère, le coût sur l’ensemble de la durée de vie peut alors être utilisé pour identifier la période de location et le fournisseur optimaux.

Les éléments à prendre en compte lors de l’achat, de la location ou de l’externalisation peuvent être résumés dans le tableau ci-après:

Adapté de la Fleet Forum 

Les conducteurs sont un élément essentiel des parcs automobiles autogérés, tout aussi important que les véhicules eux-mêmes. Même si une organisation dispose d’un parc automobile parfaitement entretenu, des conducteurs de mauvaise qualité ou un manque d’investissement dans la formation des conducteurs peuvent entraîner des accidents, des dommages, des pertes de marchandises et éventuellement des problèmes d’amendes ou de poursuites judiciaires.

Aptitudes et Compétences Requises

Les organisations doivent s’assurer que tous les employés impliqués dans des activités de conduite ont les compétences nécessaires pour conduire en toute sécurité. La compétence implique de posséder les connaissances, les aptitudes, les attitudes et le comportement appropriés.

Voici quelques-unes des aptitudes et compétences requises pour les conducteurs :

• Permis de conduire.
• Respect des valeurs humanitaires et adhésion à la charte et aux principes humanitaires.
• Aptitude à la conduite.
• Capacité à appliquer différentes techniques de conduite : conduite préventive, conduite tout-terrain, conduite éco, etc.
• Maîtrise de la langue de travail et capacité à parler la langue locale.
• Respect et volonté de travailler avec des personnes d’ethnies et d’origines différentes.
• Expérience des véhicules spécifiques à utiliser (4x4, motos, etc.).
• Connaissance de la mécanique de base.
• Bonne connaissance des routes de campagne.
• Savoir quoi faire en cas d’accident ou d’urgence.
• Volonté d’amélioration continue (les compétences de conduite se détériorent avec le temps ; la possession du permis de conduire n’implique pas nécessairement cette compétence).

La conduite pour le travail implique souvent une conduite solitaire, sans supervision directe de la part des responsables ou sans autres collègues pendant des périodes prolongées. Les conducteurs peuvent également être amenés à voyager et à séjourner en dehors d’une base ou à trouver leur propre logement pour la nuit.

Recrutement, Tests et Sélection 

Les organisations qui souhaitent entretenir leurs propres véhicules et disposer d’une flotte de conducteurs doivent s’assurer que le recrutement est effectué consciencieusement et que les compétences et les connaissances sont clairement démontrées. Lors du recrutement des conducteurs, les organisations peuvent envisager de :

• Demander des documents prouvant l’autorisation de conduire le véhicule en question.
• Demander une vérification des antécédents.
• Demander au candidat de faire une démonstration directe de ses compétences de conduite dans un endroit sûr.
• Préparer des questions techniques à l’avance.
• Si possible, effectuer un dépistage de drogues.

L’aptitude des conducteurs à conduire en toute sécurité doit être évaluée lors de l’entretien et/ou avant l’attribution des tâches de conduite. L’évaluation doit tenir compte de l’attitude du conducteur, de ses connaissances en matière de sécurité routière et de ses aptitudes à la conduite au volant, ainsi que d’autres éléments tels que l’âge, l’expérience, les antécédents d’accident et de contrôle, y compris le nombre de points de pénalité sur le permis de conduire et les antécédents de formation. Les éléments ci-après peuvent être utilisés comme liste de contrôle de l’évaluation:

Adapté du test de recrutement des chauffeurs MSF

Conducteurs Non Professionnels (Personnel)

Dans certaines circonstances, il ne sera pas nécessaire de faire appel à des conducteurs professionnels et d’autres membres du personnel prendront la responsabilité de conduire eux-mêmes. Cela peut se produire lorsque le fait d’engager un conducteur n’est pas rentable, mais qu’il est toujours nécessaire de gérer un parc automobile en propriété, notamment lorsque des services de taxi fiables ne sont pas disponibles, que des risques de sécurité spécifiques l’exigent, etc.

Dans certains cas, une solution mixte peut être envisagée, où les conducteurs professionnels sont les seuls autorisés à conduire pendant les heures de bureau et où certaines catégories de membres du personnel pourraient être autorisées à conduire après les heures de bureau. Certaines restrictions peuvent être établies en cas de conduite par des membres du personnel non professionnels, notamment : des limites de distances et de temps, des restrictions sur les personnes à transporter, des limites sur l’utilisation pour les loisirs ou d’autres domaines de préoccupation.

Dans le cas où du personnel non professionnel fait l’objet d’une autorisation/demande pour conduire les véhicules de l’organisation, il est fortement recommandé de définir une politique encadrant l’accès au service : qui a le droit d’y accéder et à quelles fins, les actions administratives pour le faire , les responsabilités de l’organisation et des employés. Il doit également exister des procédures de base sur le partage de véhicules, notamment : les horaires, la réservation, la gestion des clés, les instructions de stationnement et les mesures à prendre en cas d’incident.

Outre la détention d’un permis de conduire valide, les compétences du conducteur doivent être dûment testées afin de s’assurer qu’il possède les compétences nécessaires pour conduire le véhicule donné dans le contexte donné.

Les polices d’assurance doivent être revues pour adapter la couverture aux besoins de l’organisation. Si nécessaire, une politique claire sur la couverture des coûts de réparation doit être établie et acceptée par le personnel.

La mise en service désigne le processus consistant à amener les véhicules et les utilisateurs au point de préparation requis pour la mise en œuvre des déplacements. La mise en service peut englober les aspects suivants :

• L’installation des équipements nécessaires.
• Le briefing et la formation des conducteurs et des utilisateurs.
• La visibilité/l’identification des ONG.
• La conformité et les questions administratives.

Équipement Requis

Pour opérer dans un contexte donné, des équipements supplémentaires et la personnalisation du véhicule peuvent être nécessaires. Les modifications typiques pour des conditions routières difficiles peuvent inclure :

• Un pare-buffle avec moustiquaire.
• Le renforcement des pare-chocs avant et arrière avec des supports de cric de levage.
• Le montage d’une deuxième roue de secours à un endroit sûr et approprié.
• Le montage d’un cric de levage à un endroit sûr et approprié.
• Un mât pour drapeau.

Ces modifications peuvent être effectuées par le fournisseur du véhicule si elles sont correctement spécifiées lors du processus d’achat. Dans le cas contraire, les modifications doivent être effectuées par un atelier spécialisé.

Pour des raisons de suivi des déplacements et de sécurité, une communication fiable avec le véhicule peut être nécessaire. Cela peut se faire par téléphone mobile avec une connexion adéquate, par téléphone satellite ou par radio. Selon la technologie et les modèles, certains équipements radio peuvent nécessiter une installation spécialisée. Les modifications peuvent inclure : un support d’antenne, des fils de mise à la terre installés sur le capot, des installations montées sur le tableau de bord, ainsi que le filage et le câblage internes.

Pour des raisons de sécurité, l’équipement de base peut comprendre un extincteur et une trousse de premiers secours.

Briefings et Formation

Compte tenu des risques encourus lors des opérations dans certains environnements, il convient d’initier correctement les conducteurs et les utilisateurs. Pour les nouveaux conducteurs, cela peut être fait par le responsable du parc automobile ou d’autres conducteurs. Pour les personnes qui utilisent le parc automobile, d’autres profils au sein de l’organisation peuvent être chargés de dispenser le briefing. Dans tous les cas, le temps nécessaire à l’information des conducteurs et des utilisateurs ne doit pas être négligé.

Les sujets à aborder lors de l’initiation du conducteur peuvent inclure :

• Les responsabilités du conducteur (voir l’encadré ci-après).
• Les principes humanitaires.
• Les protocoles de communication.
• Les procédures de déclaration en cas d’accident ou de panne.
• La réglementation interne en terme de conduite (la réglementation de l’organisation peut être plus restrictive que la réglementation nationale).
• Les procédures opérationnelles standards des déplacements.
• L’hygiène et le contrôle des infections.
• Les programmes et activités.
• Les dispositions administratives : comment gérer les heures supplémentaires, les dispositions contractuelles avec les indemnités journalières, etc.
• L’utilisation de matériel de visibilité/d’identification tel que des t-shirts, des gilets.

Extrait du carnet de bord du véhicule MSF

Les sujets à couvrir pour le briefing de l’utilisateur peuvent inclure :

• Le trajet : horaire, durée et arrêts lors du trajet.
• La sûreté et la sécurité : principales menaces, points sensibles et comportement attendu.
• Les rôles et responsabilités pendant le déplacement. Les rôles du conducteur et du point de contact désigné pour le déplacement dans le(s) véhicule(s) et au niveau du bureau.
• Le protocole de communication.

Visibilité/Identification

Les véhicules sont une partie très visible des opérations humanitaires. Lors des opérations dans un contexte instable ou dans des zones à accès restreint, le fait d’afficher clairement la nature humanitaire du déplacement peut permettre l’accès ou accroître la sécurité. À cet effet, des couleurs spécifiques et du matériel de visibilité, tels que des autocollants ou des drapeaux, peuvent être affichés sur le véhicule.

Il est recommandé, sur la base d’une évaluation des risques, d’établir des critères de base pour l’utilisation du matériel de visibilité. Les questions fondamentales auxquelles il convient de répondre sont les suivantes : pourquoi, et quand utiliser le matériel d’identification, quel matériel d’identification utiliser et où le placer sur le véhicule.

La peinture, les plaques magnétiques ou les autocollants sont les solutions typiques pour la carrosserie du véhicule. Pour des raisons évidentes, les logos permanents ne devraient pas être une option s’il existe un risque de car-jacking. Lorsqu’il est demandé à ce que les véhicules portent des drapeaux, il convient d’évaluer l’environnement afin de garantir un bon équilibre entre une visibilité adéquate du drapeau et l’impact sur d’autres objets tels que les arbres ou le mobilier urbain.

Si une utilisation intensive du matériel de visibilité est demandée dans un véhicule, il convient de s’assurer que le stock est suffisant pour les remplacer régulièrement. Lorsque des véhicules de location sont utilisés, il convient de s’assurer que le matériel de visibilité soit restitué une fois la prestation de service terminée.

Conformité et Administration

Il existe certaines responsabilités liées à l’utilisation des véhicules qui doivent être prises en compte par toute organisation gérant une flotte de véhicules.

Conducteurs

Les conducteurs doivent être titulaires d'un permis de conduire valide pour le véhicule spécifique qu’ils conduisent. Le permis de conduire a une date d’expiration et doit être renouvelé régulièrement. D’autres autorisations peuvent être requises pour le transport de certaines catégories de marchandises, comme une licence commerciale ou un permis spécial pour le transport de certaines marchandises. Veuillez vous reporter à la réglementation locale/nationale pour connaître celles qui sont applicables à votre activité.

À l’exception d’accords internationaux bilatéraux ou régionaux limités, les permis de conduire nationaux ne sont pas reconnus dans les pays étrangers. Pour conduire dans un pays où le permis de conduire n’est pas reconnu, il faut obtenir un permis de conduire international. Veuillez consulter le site internationaldrivingpermit.org pour connaître les accords internationaux bilatéraux ou régionaux sur la reconnaissance des permis de conduire et pour savoir comment obtenir un permis de conduire international.

Véhicules

Que les véhicules soient détenus en propriété, loués ou gérés par un tiers, il est important de s’assurer que toutes les lois locales sont respectées. Il existe différentes normes qui sont généralement applicables :

Aptitude à la Conduite et Certificat Médical

Fleet Forum fournit les conseils suivants sur les tests médicaux et les autorisations médicales pour les conducteurs :

La conduite d’un véhicule à moteur est une tâche complexe qui requiert de la perception, un bon jugement, de la réactivité et une capacité physique raisonnable. Une série d’états pathologiques, ainsi que certains traitements médicaux, peuvent altérer l’aptitude à la conduite. Parmi les exemples courants, citons les pertes de connaissance ou les évanouissements, les troubles du sommeil, les problèmes de vision, le diabète, l’épilepsie, les troubles psychiatriques, les maladies cardiaques et le déclin lié à l’âge.

Il est conseillé aux conducteurs professionnels de passer un test d’aptitude chaque année et d’organiser des contrôles semestriels pour le personnel qui conduit occasionnellement. Il convient de conseiller à l’ensemble du personnel d’effectuer un bilan de santé chaque fois qu’il pense avoir un problème. Les tests oculaires doivent être effectués par des optométristes qualifiés et doivent inclure un test de la portée de la vision horizontale et verticale du conducteur.

Il est important de s’assurer que vos conducteurs sont mentalement et physiquement aptes à conduire en utilisant un processus d’auto-déclaration. Les conducteurs doivent informer la direction s’ils souffrent d’un handicap ou d’une maladie qui pourrait les empêcher de conduire en toute sécurité.

Planification des Déplacements et Allocation des Ressources

La planification des déplacements et l’allocation des ressources sont des activités essentielles pour une gestion de parc automobile réussie. L’objectif de la planification des déplacements est de répondre à toutes les demandes de déplacement tout en faisant l’usage le plus efficace possible des ressources. La planification doit prendre en compte des éléments tels que la destination, le nombre de passagers, la cargaison, et les faire correspondre avec les conducteurs et les véhicules disponibles, en veillant à ce que leur état soit adapté à l’usage prévu et soit compatible avec le calendrier d’entretien.

Pour faciliter le processus de planification et éviter une mauvaise allocation des ressources, l’inefficacité et le mécontentement des utilisateurs, il est recommandé d’établir un plan hebdomadaire. Les demandes de transport doivent être complétées, approuvées et remises à la personne en charge de la planification des déplacements avant une date limite convenue (avec un délai suffisant pour permettre une planification adéquate). 

Modèle de demande de déplacement hebdomadaire :

Adapté du kit logistique d'Action Contre la Faim

Une fois les demandes recueillies auprès des différents départements/services/utilisateurs, un plan de déplacement hebdomadaire peut être défini. Le responsable du parc automobile organisera les déplacements en fonction de la disponibilité des véhicules, de leur capacité (poids et nombre de passagers) et de l’état des routes. Les critères suivants doivent être pris en compte :

• Le contexte du déplacement et la couverture de communication disponible.
• La nécessité d’avoir 4 roues motrices ou 2 roues motrices.
• L’expérience du conducteur dans les conditions requises. Le plan peut prendre plusieurs formes en fonction du niveau ou de la granularité requis(e).

Lorsque les destinations de plusieurs départements coïncident, un déplacement conjoint peut être organisé en utilisant le même véhicule ou en se déplaçant en convoi. Il peut arriver qu’il n’y ait pas assez de véhicules disponibles un jour donné. Ainsi, l’organisation peut être amenée à définir des priorités et à modifier le programme afin d’annuler ou de combiner des déplacements ou de rechercher un véhicule supplémentaire.

Le plan hebdomadaire peut être décrit selon différentes échéances : hebdomadaire, quotidienne ou toute autre échéance pertinente sur le plan opérationnel.

Vous trouverez ci-après un modèle de plan hebdomadaire de déplacement :

Adapté du kit logistique d'Action Contre la Faim

Vous trouverez ci-après un modèle de plan quotidien de déplacement :

Pour une bonne planification, il est nécessaire de connaître à l’avance tous les itinéraires et l’état des routes. Dans les zones inconnues, une évaluation de l’itinéraire peut être nécessaire pour recueillir des informations sur les distances, les délais, les étapes intermédiaires, les indications, la couverture des réseaux de communication, etc. À cet effet, il est recommandé d’utiliser des road-books. Un road-book est une matrice contenant des indicateurs de base sur les différentes étapes d’un trajet entre deux endroits différents.

Un road-book typique aura la forme de l’exemple ci-après :

Extrait de la bibliothèque logistique MSF OCBA

Le road-book contient des indications ou des étapes basées sur des points de données formés le long de l’itinéraire : distance, temps et autres informations pertinentes pour le trajet, telles que la couverture des communications, les hôpitaux, les postes de police, les stations-service, etc. Les road-books peuvent également être utiles pour le briefing lors de l’initiation des conducteurs ou pour déterminer les points de communication pour le suivi des déplacements.

Mise en œuvre et Suivi des Déplacements

Savoir à tout moment où se trouvent les véhicules est essentiel pour un parc automobile coordonné et réactif, surtout lorsque la taille du parc automobile est importante, que des déplacements simultanés ont lieu, et que les opérations sont déployées dans des contextes instables.

Les différents véhicules doivent avoir la capacité de communiquer à tout moment avec les bureaux de l’organisation, ce qui permet de signaler tout incident ou événement. Les points de contact de l’organisation doivent également être en mesure de contacter n’importe quel véhicule à tout moment pour communiquer sur les changements de plans ou les dernières mises à jour contextuelles nécessitant un changement d’itinéraire. Il est fortement conseillé de disposer d’un équipement de communication fonctionnel et de procédures de communication de base précisant quand communiquer, à qui et avec quels moyens, pour tout déplacement planifié.

Dans certains cas, il est fortement conseillé d’avoir une personne spécifique pour suivre les déplacements et enregistrer l’emplacement actuel du véhicule et le dernier contact établi. Lorsque l’on utilise des systèmes de communication radio, ce rôle est généralement assumé par un opérateur radio désigné et formé. Dans les endroits où la couverture de téléphonie mobile est suffisante et où les communications reposent sur les réseaux mobiles, les applications de messagerie instantanée peuvent être le moyen de suivre les déplacements.

Les dispositifs de localisation constituent une autre option pour suivre les déplacements. Les dispositifs de localisation varient dans leurs fonctionnalités, mais en général, ils recueillent des informations telles que la position du véhicule, sa vitesse, son cap et d’autres données à l’aide d’un GPS, de capteurs et d’autres accessoires, et envoient les données de suivi via les réseaux de téléphonie mobile ou de satellite à un serveur distant permettant aux responsables du parc automobile autorisés de suivre les performances en temps réel. Les informations recueillies sont généralement utilisées pour améliorer les habitudes de conduite, les plans de déplacement ou les performances du parc automobile. En outre, certains dispositifs de localisation peuvent également envoyer des alertes à des numéros de téléphone spécifiques lorsqu’un événement prédéfini se produit : vitesses élevées, lieux atteints ou même accidents. Les dispositifs de localisation ne remplacent pas les dispositifs de communication et, dans tous les cas, un dispositif de communication opérationnel doit toujours accompagner le déplacement du véhicule.

La gestion du parc automobile doit contribuer à la rentabilité et à l’efficacité de l’organisation tout en atteignant ses objectifs opérationnels. La collecte de données, l’analyse des données et la prise de décisions éclairées constituent un processus de base en trois étapes pour suivre et améliorer les performances des parcs automobiles.

Collecte de Données

Les données du parc automobile doivent être saisies de manière structurée, en gardant toujours à l’esprit que les données collectées doivent contribuer à la prise de décision. Les critères de performance du parc automobile peuvent être classés dans les composantes suivantes :

Afin de générer des indicateurs de base, il est recommandé de collecter les informations suivantes sur une base mensuelle :

• Nombre de jours de travail pour la période en cours.
• Nombre de jours d’utilisation du véhicule pendant la période en cours.
• Nombre de jours pendant la période en cours où le véhicule était à l’atelier pour un entretien ou une réparation.
• Distance parcourue pendant la période en cours.
• Carburant consommé pendant la période en cours.
• Frais engagés pendant la période en cours pour :
  • Le carburant.
  • L’entretien.
  • Les réparations.
  • Les pneus.
  • Autre/Divers (nettoyage, contrôle de la pression des pneus).
• Les accidents et incidents de véhicules
  • Nombre d’incidents de véhicules pendant la période en cours.
  • Nombre de blessés pendant la période en cours.
  • Nombre de décès pendant la période en cours.

Carnet de Bord du Véhicule

Les informations de suivi sont saisies à différents niveaux et à partir de différentes sources. Le principal source d’informations sur les déplacements des véhicules est le carnet de bord du véhicule. Le carnet de bord du véhicule est un registre utilisé pour enregistrer toutes les informations relatives à un véhicule spécifique. Il est toujours conservé dans le véhicule, et relève de la responsabilité du conducteur affecté au véhicule. Normalement, les carnets de bord comportent deux parties différentes : une pour enregistrer toutes les réparations et activités d’entretien et une autre pour enregistrer le kilométrage et la consommation de carburant.

Vous trouverez ci-après un modèle de carnet d’entretien du véhicule :

Adapté d’ACF

Vous trouverez ci-après un modèle de carnet de bord des mouvements de véhicule :

Adapté d’ACF

Les deux modèles de carnet d’entretien et de carburant sont imprimés dans un seul carnet qui est rempli par le conducteur et le mécanicien, et collecté régulièrement par le responsable du parc automobile. Il est recommandé de compiler tous les carnets de bord et de les traiter sur une base mensuelle.

Les informations du Carnet de bord sont ensuite transférées dans une feuille de calcul pour être consolidées et analysées. Plusieurs modèles peuvent être utilisés pour une collecte systématique des données. Fleet Forum propose un outil de collecte et de rapport basé sur un tableur développé par l’OMS.

Consommation de Carburant

La consommation de carburant du véhicule est l’un des paramètres de base pour surveiller l’état du véhicule et les habitudes de conduite.

Une base de référence pour la consommation de carburant du véhicule doit être fournie par le constructeur du véhicule ou le responsable du parc automobile, selon son expérience. L’état de la route, le poids du chargement, le temps de marche au ralenti, l’utilisation de la climatisation, l’âge du véhicule, l’état d’entretien et d’autres facteurs peuvent affecter la consommation de carburant. En tenant compte de ces facteurs, la consommation d’un tandem conducteur-véhicule doit être plus ou moins régulière dans le temps et les écarts significatifs doivent être examinés pour en comprendre les raisons et être corrigés lorsque cela est possible.

La base de référence de la consommation de carburant par type de véhicule se présente généralement comme suit :

Adapté de l’OMS

Il est recommandé de calculer la consommation après chaque ravitaillement en carburant. Pour faire le calcul d’une consommation en litres aux 100 Km :

Autres Sources de Données

Les informations sur l’utilisation des véhicules qui peuvent aider à calculer le taux de disponibilité ou le taux d’utilisation peuvent être extraites de la planification des déplacements et des registres d’atelier.

Les informations sur les accidents de véhicules doivent également être dûment enregistrées pour permettre le suivi des indicateurs de sécurité du parc automobile. Fleet Forum a mis à disposition une boîte à outils complète pour gérer les rapports et l’analyse des accidents.

La collecte régulière de commentaires des utilisateurs du service peut fournir des informations qualitatives telles que le niveau de satisfaction, les pratiques de conduite, le comportement des conducteurs et l’état d’esprit du service, la sécurité, etc.

Le bon état des véhicules est essentiel à la bonne gestion du parc automobile, car il permet d’atteindre les objectifs opérationnels en toute sécurité, d’optimiser l’utilisation des ressources et de se conformer aux lois et réglementations nationales. Le bon état des véhicules est obtenu par une utilisation et un entretien appropriés des véhicules.

En général, l’entretien peut être abordé de deux manières différentes :

• Un schéma préventif consiste à programmer des services d’entretien périodiques.
• Un schéma réactif consiste à attendre qu’une panne se produise pour la réparer.

La gestion de la flotte de véhicules vise à rendre le transport disponible le plus longtemps possible. Pour ce faire, il faut planifier les interventions d’entretien et limiter au maximum les temps d’arrêt.

Il est toujours dommage de perdre l’usage d’un véhicule pendant une journée. Mais lorsque l’entretien du véhicule est programmé à l’avance, les équipes ou le personnel peuvent planifier cette absence afin de réduire l’impact sur les autres activités nécessitant l’utilisation du véhicule.

En outre, l’utilisation d’un véhicule sans entretien préventif entraîne des inefficacités, car les pannes ultérieures ont tendance à coûter beaucoup plus cher et les réparations prennent beaucoup plus de temps. Certaines pannes peuvent affecter la fiabilité du véhicule et par conséquent la sécurité de l’utilisateur. Les réparations et l’entretien doivent être effectués sans délai afin de maintenir le véhicule dans un état de confiance pendant tout son cycle de vie.

Fréquence de l’Entretien Préventif

L’entretien préventif commence par des contrôles quotidiens et hebdomadaires. Ces inspections sont de la responsabilité du conducteur dans le but d’identifier de manière proactive les éventuels problèmes mécaniques. Un calendrier d’entretien préventif recommandé est indiqué ci-après :

Adapté du carnet d'entretien des véhicules MSF

En cas de problèmes identifiés, le conducteur doit les consigner dans le carnet de bord du véhicule et en informer le responsable du parc automobile, qui évaluera l’ampleur des dommages et prendra toutes les dispositions nécessaires.

Outre les contrôles réguliers sous la responsabilité du conducteur, des services d’entretien spécifiques sont régulièrement nécessaires pour maintenir le véhicule en bon état de fonctionnement. Différentes pièces ou différents fluides du véhicule nécessitent une fréquence de remplacement différente : par exemple, l’huile moteur doit être changée plus souvent que l’huile des essieux. D’autres interventions, comme le changement des plaquettes de freins ou le remplacement des pneus, seront effectuées en fonction de l’état actuel de la pièce.

Les responsables du parc automobile doivent se renseigner auprès du constructeur du véhicule sur l’entretien régulier requis pour le véhicule et la fréquence recommandée pour les réparations et l’entretien. Le programme d’entretien est généralement disponible dans le manuel du véhicule, mais il est aussi généralement disponible en ligne. La fréquence de l’entretien doit être adaptée en fonction des conditions d’utilisation spécifiques à chaque environnement opérationnel, et l’entretien périodique doit être effectué par un mécanicien qualifié.

Atelier Mécanique en Propriété ou en Sous-traitance

En général, le choix entre la mise en place et la gestion d’un atelier ou le recours à un prestataire de services mécaniques se fait en fonction :

• De la taille du parc automobile et de l’étendue des besoins d’entretien, en fonction des besoins, du nombre de véhicules, de la fréquence et des tâches à effectuer.
• De la disponibilité et de la qualité des prestataires de services et des pièces détachées disponibles.
• Du coût de chaque solution alternative.

Les organisations doivent prendre en compte tous les facteurs avant de choisir des alternatives possibles.

Une solution mixte où les services de base sont effectués dans un atelier autogéré et les interventions plus complexes sont sous-traitées est souvent une solution adaptée lorsque l’on opère dans des endroits éloignés où les services et les infrastructures sont limités et où la distance jusqu’à l’atelier mécanique le plus proche rend une utilisation fréquente peu pratique.

Bien que l’évaluation de la « disponibilité » puisse être la partie la plus facile, évaluer la qualité du service peut être difficile. Certains des éléments suivants pourraient être utilisés pour évaluer les prestataires de services :

• Les écarts par rapport au diagnostic initial, à l’estimation des coûts de réparation et au délai.
• Les références d’autres clients.
• Le nombre de réparations ponctuelles attribuables à un manque d’entretien ou qui ont été nécessaires malgré l’exécution du service d’entretien régulier recommandé.
• Les défauts récurrents sur un véhicule particulier. Si un véhicule est amené à l’entretien avec des problèmes spécifiques, ceux-ci doivent être résolus (de préférence de manière « permanente ») lors de l’entretien.
• Le nombre de véhicules atteignant leur durée de vie estimée. Tous les véhicules qui suivent l’entretien régulier recommandé devraient être en état de fonctionnement fiable jusqu’à leur durée de vie normale.

En outre, certains éléments de base pourraient être évalués lors d’une visite des locaux de l’atelier :

• La sûreté et la sécurité, avec une attention particulière au contrôle d’accès.
• La disponibilité d’outils spécifiques adaptés en bon état et leur utilisation en toute sécurité : montage de pneus, soudure, équipement électrique, meule, etc.
• La disponibilité de locaux spécifiques et la capacité à travailler sur des voies simultanées pour véhicules légers, camions, motos, groupes électrogènes.
• Le type d’interventions mécaniques possibles : Moteur, carrosserie, peinture, électricité, programmation informatique du véhicule.
• La disponibilité, l’approvisionnement et le contrôle des pièces détachées.
• La propreté et l’état général de l’atelier.
• Les conditions de travail et la prise en charge des risques professionnels.
• Les procédures relatives aux pièces usagées et à la gestion des déchets généraux et dangereux.

Les coûts ne doivent jamais être le principe directeur – la qualité du service est primordiale. Les frais de fonctionnement, et notamment l’investissement initial pour un atelier en propriété, peuvent être considérables. La période couverte par un atelier autogéré est d’une importance capitale, car le temps nécessaire pour récupérer l’investissement peut être considérable.

Si la décision finale est de sous-traiter l’entretien, il est important de procéder à des évaluations périodiques de la qualité du service et de conserver des traces de toutes les réparations et de l’entretien. Il est recommandé que le conducteur affecté au véhicule soit présent pendant tout le processus de réparation et d’éviter d’y laisser les véhicules la nuit si les lieux ne sont pas considérés comme sûrs. Il est recommandé de demander un contrôle visuel de toutes les pièces qui ont été remplacées et facturées.

Ravitaillement en carburant 

Le carburant est essentiel au fonctionnement des véhicules et représente une dépense importante dans la plupart des opérations humanitaires. Un carburant de mauvaise qualité peut provoquer de graves problèmes mécaniques (parfois irréversibles) et réduire considérablement la durée de vie du véhicule. Par conséquent, le ravitaillement en carburant est une activité de base mais doit être soigneusement contrôlé.

Un véhicule léger moyen consommant 10L de carburant tous les 100 Km, parcourant 100Km par jour devra faire le ravitaillement en carburant au moins une fois par semaine (plus ou moins souvent selon la capacité du réservoir). Règles de base pour l’utilisation du carburant :

• Toujours conduire avec plus de la moitié du réservoir plein, pour éviter une situation de « réservoir presque vide » au milieu d’un trajet.
• Toujours faire le ravitaillement en carburant en dehors des heures de service, pour éviter d’affecter les activités régulières.

Il est recommandé de programmer au moins 1 ravitaillement en carburant par semaine, quel que soit le niveau du réservoir du véhicule. Les ravitaillements en carburant doivent être effectués jusqu’à la pleine capacité du réservoir. Cela facilitera les calculs de consommation de carburant et réduira la fréquence des ravitaillements. Le ravitaillement en carburant peut être une activité dangereuse et chronophage, en particulier dans le cadre de la gestion de grands parcs automobiles ou dans des stations-service encombrées.

Il est suggéré d’intégrer une procédure de ravitaillement en carburant dans les politiques de gestion du parc automobile. Outre les questions susmentionnées, les procédures doivent inclure des informations de base sur la qualité du carburant et les méthodes de paiement.

Le carburant doit être protégé contre toute contamination accidentelle ou intentionnelle - aucune impureté, aucune poussière, aucun autre liquide ni aucun ajout chimique ne doit interagir ou se mélanger avec le carburant. La qualité du carburant doit être vérifiée tout au long de la chaîne d’approvisionnement, en particulier s’il est transporté ou stocké dans des barils, car ces derniers peuvent être sales ou contenir de l’eau provenant de la condensation de l’air humide.

Les responsables doivent s’assurer que les véhicules sont remplis avec le bon type de carburant : ravitailler un véhicule diesel avec de l’essence a des conséquences irréversibles et peut finir par détruire le moteur.

Utilisation du Ravitaillement en carburant Externe 

Si le ravitaillement en carburant régulier est effectué par les véhicules directement à une station-service externe, une procédure de ravitaillement en carburant doit être définie et inclure les sujets de base suivants :

• Les stations-service qui sont valables pour le ravitaillement en carburant : une procédure de passation de marché régulière doit être appliquée pour sélectionner le fournisseur de carburant le plus approprié. Des critères de base tels que : le prix, la qualité du carburant, la proximité, la fiabilité, les conditions de paiement, les autres services disponibles (contrôle de la pression des pneus, nettoyage) doivent être inclus dans l’évaluation.
• Les personnes autorisées à acheter du carburant.
• La quantité maximale qui peut être prélevée.
• Le mode de paiement. Les bons ou les cartes avec post-paiement sont des options appropriées. L’argent liquide est à éviter en raison des risques et de la charge administrative, en particulier pour les grands parcs automobiles et les conducteurs multiples. Pour l’utilisation des bons et des cartes avec post-paiement, un accord doit être conclu avec le fournisseur, précisant les conditions d’utilisation. 

Modèle de bon de carburant :

Adapté d’ACF

Pour permettre le rapprochement et le paiement, le bon doit être imprimé/rempli avec une copie carbone en trois feuilles pour :

1. Le responsable de l’autorisation.
2. La station-service.
3. L’employé qui reçoit le carburant pour la remettre ensuite au bureau à des fins de rapprochement et de paiement.

Pour un aperçu de l’approvisionnement en carburant autogéré, veuillez consulter la section sur le stockage et la gestion du carburant à la fin du présent guide.

La gestion de l’ensemble du cycle de vie des véhicules est essentielle pour parvenir à une utilisation efficace des ressources, y compris le déclassement ou l’élimination éventuelle des véhicules. Il est préférable de vendre et/ou de remplacer les véhicules avant qu’ils ne deviennent trop coûteux à entretenir, et de s’assurer ainsi que leur valeur de revente ou de remplacement optimale puisse être atteinte.

Les avantages d’un déclassement, d’une mise au rebut et d’un remplacement appropriés des véhicules sont les suivants :

• Contribuer à réduire les coûts d’entretien.
• Réduction des émissions de CO 2
• Optimisation du prix de vente du véhicule.

Durée de Vie Économique 

 La « Durée de Vie Économique » est la période de temps prévue pendant laquelle un actif reste utile au propriétaire moyen. Lorsqu’un actif n’est plus utile à son propriétaire, il est considéré comme ayant dépassé sa durée de vie économique. La durée de vie économique du véhicule doit être définie par chaque organisation dans le cadre de sa politique de gestion des actifs : certaines peuvent considérer qu’il s’agit de 48 mois, d’autres de 60 mois.

L’exemple ci-après montre une estimation linéaire dans le temps de la valeur d’un véhicule acheté pour un montant de 20 000 USD, en considérant une durée de vie économique de 48 mois.

Des modèles plus complexes peuvent être appliqués pour représenter la valeur du véhicule dans le temps. Par exemple, une approche exponentielle courbe peut être plus précise à certaines fins, car le véhicule perd une grande partie de sa valeur après sa première utilisation. La durée de vie économique peut être calculée en déterminant le moment où la valeur de revente estimée d’un véhicule devient inférieure aux coûts d’exploitation annuels.

En raison de la nature et du coût de nombreux véhicules possédés et exploités par des organisations humanitaires, de nombreuses organisations peuvent choisir de vendre un véhicule bien avant que les coûts d’entretien n’atteignent le même niveau que les coûts de réparation. Cela est particulièrement vrai pour les opérations dans lesquelles le risque d’une panne inopportune est plus important que le simple coût de la réparation. Cela peut inclure les éléments suivants :

• La sécurité réelle du véhicule peut diminuer si les organisations opèrent dans des environnements peu sûrs qui nécessitent des véhicules d’urgence à tout moment.
• Un terrain accidenté ou hors route qui exige des performances constantes de la part des véhicules.

Voici un exemple de l’évolution des coûts de revente et des coûts d’entretien par rapport à la valeur d’achat initiale :

Les organisations doivent toujours garder à l’esprit que la durée de vie économique d’un actif est différente de sa durée de vie physique réelle. En général, les véhicules vivront toujours plus longtemps que leur durée de vie économique respective pour une organisation, et la relation entre les deux dépendra de l’utilisation du véhicule et des conditions opérationnelles. En ce sens, il est courant de fixer une limite de kilométrage pour commencer à envisager le remplacement d’un véhicule - 200 000 Km (+/- 50 000 Km) est souvent utilisé comme règle de base.

Certaines organisations peuvent décider de prolonger la durée de vie d’un véhicule au-delà de sa durée de vie économique. Ceci est particulièrement pertinent lorsqu’un bon programme d’entretien a été appliqué et que les registres montrent que les coûts d’entretien du véhicule sont encore inférieurs à sa valeur de revente sur le marché. La décision de remplacer un véhicule doit être étayée par des registres de gestion de parc automobile cohérents reflétant les coûts, l’utilisation, la sécurité et l’âge de l’actif.

En outre, en fonction de la législation nationale relative aux organisations humanitaires et des mécanismes de financement utilisés pour l’achat du véhicule, certaines limites à cette logique peuvent être applicables. Certains pays n’autorisent pas les ONG privées à revendre des actifs tels que des véhicules, et certains donateurs exigent le don ou le transfert des véhicules à la fin du projet à une autre organisation ou un autre projet financé. Il est essentiel de connaître la législation du pays et les procédures spécifiques des donateurs relatives à la gestion des actifs et des véhicules afin d’éviter d’encourir des risques juridiques ou financiers importants.

Déclassement et Élimination

Une fois que la décision de remplacer le véhicule est prise, il convient d’envisager différentes options pour le déclassement et l’élimination des véhicules anciens. Les méthodes d’élimination les plus courantes sont les suivantes :

• Don - les véhicules en bon état et répondant aux exigences de sécurité peuvent faire l’objet d’un don à des organisations partenaires ou à des parties prenantes clés. Les dons doivent respecter la législation nationale et les politiques internes et doivent être correctement documentés.
• Vente - les véhicules qui ne sont pas nécessaires et qui ont une valeur marchande viable peuvent faire l’objet d’une revente. Pour éviter tout soupçon quant au fait de favoriser des entités ou des personnes particulières, il est recommandé de procéder à une vente aux enchères entièrement documentée. La revente d’un véhicule doit respecter la législation nationale et les politiques internes et doit être correctement documentée.
• Transfert - les véhicules en bon état et répondant aux exigences de sécurité peuvent faire l’objet d’un transfert vers une autre entité ou un autre programme. C’est l’option privilégiée par la plupart des donateurs lorsque le véhicule reste dans sa durée de vie économique. Il s’agit également d’une solution pratique lors de la clôture de projets ou du démantèlement de bureaux locaux auxquels sont affectés des véhicules.
• Destruction ou récupération des pièces détachées - les véhicules en mauvais état ou ne répondant pas aux exigences de sécurité doivent être détruits ou démantelés pour récupérer les pièces utilisables. Une institution publique ou privée ayant la capacité d’accomplir correctement cette tâche doit être identifiée. Une évaluation des risques environnementaux doit être réalisée et un certificat de destruction peut être exigé par les autorités pour mettre à jour le registre des véhicules et officialiser le retrait du véhicule de la circulation. Il peut être particulièrement important d’informer les autorités pour éviter d’autres charges ou obligations fiscales.

Dans le cadre du processus de déclassement, les organisations doivent se souvenir de récupérer et de réaffecter tous les équipements du véhicule qui pourraient être réutilisés, y compris les équipements de communication, le matériel de sécurité, les kits de récupération, les éléments d’identification/de visibilité, etc. Les organisations doivent également se souvenir d’informer les autorités et les compagnies d’assurance lorsque les véhicules ne sont plus utilisés.