Évaluation de la chaîne du froid existante

La chaîne du froid englobe les infrastructures, les équipements, les personnes et les processus de gestion et leur mise en œuvre. Les critères suivants (adaptés de l'initiative de l'OMS sur la gestion efficace des entrepôts de vaccins) sont des conditions universelles qui peuvent être utilisées lors de toute évaluation de la chaîne du froid.

Évaluation des processus de gestion

Évaluer la disponibilité d'une politique de gestion de la chaîne du froid ou de procédures opérationnelles standard. Elle doit être disponible et appliquée. La politique de gestion de la chaîne du froid ou les procédures opérationnelles standard doivent comporter des informations claires sur :

• Les membres du personnel désignés responsables de la gestion de la chaîne du froid, y compris les décideurs chargés de garantir les ressources nécessaires.
• Les exigences en matière de stocks de vaccins spécifiques au lieu de travail, tant en termes de volume que de plages de température.
• Le « niveau de stock de sécurité » et le « niveau de stock maximum » pour chaque vaccin. Les niveaux de stocks doivent être maintenus dans cette fourchette.
• Les processus de commande et de gestion des stocks de vaccins, notamment :
  • Les registres des stocks.
  • Processus de commande, de réception et d'expédition des vaccins, y compris le matériel nécessaire à toutes les livraisons, comme les indicateurs de gel.
  • Enregistrement et rapport standardisés de toutes les transactions de stock.
  • Processus de gestion des vaccins endommagés et processus respectif de quarantaine, d'élimination ou de logistique inverse.
  • les pratiques générales d'entreposage comme les inventaires physiques périodiques.
• Processus de surveillance de la température : équipement requis, modèles, calendrier et processus de rapport.
• Plan d'exploitation et de maintenance, comprenant un calendrier spécifique pour tous les équipements de la chaîne du froid. Il doit comprendre une personne ou un prestataire de services désigné responsable de l'entretien des sources d'énergie et des équipements de refroidissement.
• Actions si les enregistrements de température sont en dehors de la plage de +2°C à +8°C.
• Plans et équipements d'urgence à utiliser en cas de panne de réfrigérateur et/ou de panne de courant, y compris un fournisseur de secours désigné.
• Les processus visant à garantir des fonds suffisants pour couvrir les équipements et les consommables nécessaires. Un plan de remplacement des équipements de la chaîne du froid arrivant en fin de vie doit être envisagé.

Évaluation des équipements de la chaîne du froid

L'évaluation des équipements de la chaîne du froid doit inclure les dispositifs actifs et passifs de la chaîne du froid ainsi que d'autres matériaux de la chaîne du froid tels que les packs de refroidissement et les équipements de contrôle de la température. Pour les équipements de la chaîne du froid existants, évaluer :

Capacité - La capacité de l'entrepôt frigorifique doit être suffisante pour répondre à la demande. Le magasin doit pouvoir accueillir des stocks de pointe pour tous les vaccins du programme, y compris les vaccins de campagne.

Charge - Les vaccins doivent être correctement disposés à l'intérieur des réfrigérateurs, en laissant suffisamment d'espace pour que l'air froid puisse circuler. Chaque dispositif contenant des vaccins doit être équipé d'au moins un thermomètre ou un enregistreur de données. Des fiches de contrôle de la température doivent être jointes à l'appareil et les registres doivent être à jour.

Performance en matière de température - Tous les vaccins doivent être conservés dans les plages de température recommandées. Des relevés continus de la température doivent être disponibles, et démontrer que le vaccin a été stocké correctement. Les appareils utilisés pour l'enregistrement de la température doivent avoir une précision de ± 0,5°C.

Il ne doit pas y avoir de traces de gel dans le compartiment à vaccins (en notant les moyens de vérification : données de surveillance électronique, données de température manuelles, test d'agitation). Il convient de vérifier la présence de flacons de vaccins congelés ainsi que la présence de gouttelettes d'eau ou d'humidité sur les parois du compartiment à vaccins ou sur les flacons ou boîtes de vaccins

État et robustesse - Évaluez si l'équipement s'est brisé ou a mal fonctionné dans un passé proche et à quelle fréquence cela s'est produit. De plus, si des réparations ont été effectuées, indiquez le type de réparation et si des pièces de rechange ont été utilisées. Il est important de considérer si le dysfonctionnement a entraîné l'impossibilité d'utiliser l'équipement.

L'âge et la manipulation passée de l'équipement pourraient être un facteur de vulnérabilité : évaluez sa première « date d'utilisation » et son historique. Sachez que les réfrigérateurs ont une durée de vie d'environ 10 ans.

Évaluation de l'infrastructure

L'infrastructure doit permettre à l'entrepôt frigorifique de fonctionner efficacement. Cela comprend l'adéquation du bâtiment du magasin (l'emplacement et la norme de construction) et les services publics de base, en particulier l'alimentation électrique de la chaîne du froid active.

Toutes les infrastructures doivent être d'un niveau satisfaisant et correctement entretenues grâce à une maintenance préventive planifiée. Les réparations d'urgence doivent être exceptionnelles et effectuées en temps utile. Il doit exister des rapports sur l'entretien et les réparations. Des stocks suffisants de pièces de rechange, de consommables et de carburant doivent être disponibles. Si vous comptez sur un générateur de secours, il doit également être bien entretenu et opérationnel.

Évaluation des ressources humaines

L'évaluation des ressources humaines impliquées dans la gestion de la chaîne du froid doit inclure (1) les responsabilités, (2) le personnel adéquat et (3) les connaissances et les capacités.

Les responsabilités et les tâches doivent être clairement spécifiées pour chaque personne ayant un rôle dans la gestion de la chaîne du froid. Pour l'évaluer, il suffit de vérifier la disponibilité et l'accessibilité des descriptions de poste. Les responsabilités liées à la gestion de la chaîne du froid doivent être décrites pour tous les niveaux de gestion et pour chaque étape de la chaîne : du personnel surveillant les températures aux décideurs et aux responsables budgétaires.

Il doit y avoir suffisamment de ressources humaines pour exploiter efficacement le magasin. Même dans les plus petits sites de stockage des vaccins, deux personnes ou plus doivent être désignées pour assurer la couverture en cas d'événements inattendus. Un plan de travail doit garantir la couverture tout au long de l'année.

Tout le personnel concerné doit être formé à la gestion de la chaîne du froid. Les registres d'assistance aux séances d'information ou de formation peuvent en témoigner. En outre, le personnel doit avoir accès à la politique d'orientation ou aux procédures opérationnelles standard.