Préparation d'un envoi

Conditionnement des packs d'eau

La température des packs réfrigérés doit être réglée en fonction des températures requises par les vaccins à expédier. Il existe deux possibilités principales : (1) les vaccins à expédier dans la boîte réfrigérée peuvent être congelés (rougeole, polio, fièvre jaune, méningite, etc.) ; (2) les vaccins à expédier dans la boîte réfrigérée seront irréversiblement endommagés s'ils sont congelés (DTC, DT, Td, TT, Hep A et Hep B, Hib).

Si tous les vaccins à expédier dans la boîte réfrigérée peuvent être congelés, les packs de réfrigérant congelés peuvent être directement transférés du congélateur à la boîte réfrigérée.

Dans le cas où les vaccins seraient endommagés lors de la congélation, les packs de réfrigérant doivent être « conditionnés » avant d'être transférés dans la boîte réfrigérée. Cela signifie qu'il faut porter sa température à 0ºC. Le conditionnement des blocs réfrigérants consiste à poser le nombre requis de blocs réfrigérants sur une table ou une surface de travail (de préférence hors de la lumière directe du soleil) et à attendre qu'ils atteignent tous 0ºC. Cela peut prendre au moins 30 à 45 minutes par temps chaud et beaucoup plus longtemps par temps frais (de 90 à 120 minutes à +20°C). Afin de savoir quand les blocs de glace sont prêts à être utilisés, il doit y avoir de l'eau liquide à l'intérieur de chaque bloc et les carottes de glace doivent pouvoir se déplacer librement à l'intérieur des blocs lorsqu'elles sont agitées. Pour faciliter le processus, placez les blocs de glace en une seule couche et séparez-les les uns des autres.

L'utilisation de packs d'eau froide et de packs d'eau chaude peut être pertinente pour certaines expéditions. Les emballages d'eau chaude sont utilisés pour protéger les vaccins sensibles à la congélation dans les pays où les températures sont fréquemment inférieures à 0 °C. Les packs d'eau chaude doivent être préparés à une température ambiante comprise entre +18°C et +24°C au maximum. Les packs d'eau froide doivent être préparés dans un réfrigérateur à une température ne dépassant pas +5°.

Pour plus d'informations sur la préparation des conteneurs passifs avec des packs d'eau congelée, conditionnée, froide ou chaude, consultez le document de l'OMS intitulé Comment utiliser les conteneurs passifs et les packs réfrigérants.

Emballage

Un emballage correct est nécessaire pour éviter les écarts de température et la rupture des flacons. En outre, il utilise efficacement le volume de stockage disponible.

La première mesure à prendre lors de l'emballage consiste à sécher les gouttelettes à la surface des blocs réfrigérants et à les placer dans une boîte réfrigérée conformément aux spécifications du fabricant de la boîte réfrigérée : il convient d'utiliser la taille et le nombre corrects de blocs réfrigérants. La fiche technique pour le chargement de la boîte réfrigérée est souvent disponible à l'intérieur de chaque boîte.

Placez les vaccins à l'intérieur de la boîte réfrigérée, en insérant du carton entre les produits thermosensibles et les packs de glace pour éviter qu'ils ne se touchent. Veillez à ce que l'espace restant soit rempli de matériau d'emballage afin d'éviter tout dommage pendant le transport ultérieur.

Lorsque vous emballez des vaccins sans emballage secondaire/boîte en carton (pratique courante lors de l'utilisation de porte-vaccins), mettez les vaccins et les diluants dans un sac en plastique au milieu de la boîte réfrigérée ou du support pour les protéger des dommages dus à la condensation.

Placez les dispositifs de contrôle de la température requis dans la boîte ou le support. En cas d'utilisation de dispositifs de surveillance électronique, n'oubliez pas de l'activer. Ne permettez pas aux dispositifs de surveillance d'entrer en contact avec les blocs réfrigérants. Si vous utilisez un thermomètre dans le conteneur, placez-le dans un endroit visible et facilement accessible pour éviter une longue manipulation du contenu lors des contrôles de température.

Si nécessaire, mettez la couche supérieure des packs réfrigérants et fermez le récipient.

Étiquetage des conteneurs

L'étiquetage des conteneurs contenant des vaccins doit comporter des avertissements sur la sensibilité de l'envoi à la température et à la durée.

Des exigences spécifiques existent pour l'étiquetage des expéditions internationales/ aériennes. Il faut donc faire une distinction entre l'expédition internationale/aérienne et le transport national.

Expéditions internationales/aériennes

Pour les expéditions internationales/aériennes, une étiquette doit être apposée sur la face avant de chaque emballage, indiquant le type de vaccin, le nom du fabricant, la présentation, le numéro de lot, la date de fabrication, la date d'expiration, la quantité et les conditions de stockage. La date de fabrication et la date de péremption sur toutes les étiquettes doivent être écrites en entier, et non sous forme codée (c'est-à-dire juin 2017, et non 06.17). En outre, les conditions de température requises pour le transport doivent être clairement visibles sur le carton extérieur, en indiquant clairement où les températures de transport recommandées diffèrent des températures de stockage recommandées

1. Une étiquette « Vaccin Urgent » doit être apposée sur chaque face de l'emballage du vaccin

Label Vaccine Rush

2. Une étiquette « Ne pas congeler » doit être apposée sur les emballages (sur chaque face) contenant des vaccins, des compte-gouttes ou des diluants sensibles à la congélation.

Do Not Freeze Label

3. Une étiquette IATA sensible au temps et à la température (obligatoire à partir de 2012). La moitié inférieure de l'étiquette ne doit jamais être laissée vierge et doit indiquer la plage de température extérieure de l'envoi - ceci peut être écrit à la main ou imprimé sur l'étiquette.

Label Time Sensitive

Les étiquettes doivent être rédigées dans une langue appropriée au pays de destination.

Les documents d'expédition doivent être inclus dans la case « Numéro 1 », et cette case doit porter clairement la mention « Documents d'expédition du vaccin inclus ».

Expéditions nationales/routières

Il n'existe pas de réglementation internationale spécifique pour l'étiquetage des envois de vaccins transportés par la route. Néanmoins, la connaissance des lois de tous les pays de votre canal de distribution peut vous aider à éviter les charges administratives et les retards de livraison.

Dans tous les cas, il est recommandé que l'expéditeur et le destinataire s'entendent sur une procédure opérationnelle standard de base pour emballer, étiqueter et recevoir les envois de vaccins. La procédure doit notamment établir les signes d'alerte concernant la sensibilité des colis de vaccins au temps et à la température. Comme norme minimale, il est recommandé d'apposer une étiquette « Vaccins urgent » sur chaque colis contenant des vaccins.

Documents d'expédition

Il est essentiel de disposer à temps des documents appropriés pour une expédition de vaccins, car toute déficience peut retarder l'expédition et exposer les vaccins à des conditions de température peu pratiques, notamment dans les chaînes d'approvisionnement transfrontalières. L'expéditeur doit fournir les détails de la cargaison suffisamment à l'avance pour permettre au destinataire de se préparer à la réception. En plus de l'ensemble standard de documents d'expédition communément accepté et des documents associés à l'importation, les documents et informations doivent comprendre:

  • Date et heure du lieu de départ, de transit (le cas échéant) et d'arrivée.
  • Type de vaccin, nombre total de conteneurs primaires/flacons et nombre de doses par conteneur primaire/flacons.
  • Certificat d'autorisation de mise sur le marché des lots délivré par l'autorité nationale de réglementation (ANR) du pays de fabrication pour chaque lot de vaccin fourni, ainsi que le certificat de produit pharmaceutique (également délivré par l'ANR).
  • Résumé du Protocole de production et de contrôle de la qualité du lot.

Les documents originaux suivants doivent accompagner l'envoi lors de son expédition:

  • Facture du fournisseur signée et/ou tamponnée.
  • Liste de colisage.
  • Certificat d'autorisation de mise en circulation des lots délivré (signé et/ou tamponné) par l'autorité réglementaire nationale du pays de fabrication pour chaque lot de vaccin fourni.
  • Protocole de synthèse du lot.

Un ensemble des documents originaux ci-dessus doit également être placé à l'intérieur du colis numéroté « 1 ». Ce colis particulier doit être clairement étiqueté avec la mention « Documents d'expédition du vaccin inclus ».

Une liste des points de contact des autorités réglementaires nationales dans les pays produisant des vaccins préqualifiés pour l'achat par les agences des Nations Unies se trouve à l'annexe 3 des directives sur l'emballage et l'expédition internationale des vaccins de l'OMS.