Sélection et Acquisition des Véhicules

Véhicules

Les considérations de base pour le choix du véhicule de transport de passagers le plus approprié sont liées à son utilisation prévue, au nombre de passagers devant l’utiliser simultanément, ainsi qu’à la longueur et à la fréquence des trajets. Trois options principales sont à considérer à ce premier stade : la moto, le véhicule léger ou la camionnette/le minibus. Si le véhicule transporte des marchandises, il faut prévoir la capacité de chargement requise. Les véhicules à coffre indépendant ou les solutions hybrides comme les pick-up peuvent être envisagés. Veuillez consulter le chapitre sur le transport routier pour plus d’informations sur le choix d’un camion de cargaison. Le contexte opérationnel, l’environnement et l’état de la route influenceront la décision et détermineront les exigences techniques du véhicule, telles que les quatre roues motrices, la climatisation ou d’autres fonctionnalités supplémentaires. La disponibilité des pièces détachées sur le marché local ainsi que les connaissances et les capacités locales pour effectuer tous les types d’entretien et de réparation sont également des facteurs importants à prendre en compte. 

D’autres facteurs qui peuvent limiter les options de sélection peuvent être le budget disponible, les exigences des donateurs ou les politiques organisationnelles sur la standardisation des véhicules. Les règlements des donateurs peuvent restreindre le type ou l’origine des véhicules qu’ils financeront.

Standardisation

La standardisation du parc automobile peut être utile lorsque des fonctions similaires doivent être réalisées par un ensemble de véhicules donné. La standardisation d’un parc automobile consiste à réduire la diversité des véhicules du parc automobile, à contribuer à d’importantes économies de coûts et à gagner en efficacité dans des processus clés, tels que :

  • La planification - Coûts, affectations, entretien.
  • L’exploitation quotidienne du véhicule - Contrôles réguliers, utilisation des commandes et des affichages, « sensations » de conduite.
  • L’entretien et les réparations - Diagnostic, outils, expertise.
  • La gestion des stocks - Pièces détachées, carburant, fluides.
  • L’achat et les relations avec les fournisseurs - Études de marché, contrats, factures.
  • Le suivi - Comparaison des performances entre les véhicules et les conducteurs, dépenses.

Il est important d’entreprendre la standardisation non seulement au niveau de la marque et du modèle de véhicules, mais également pour les principaux composants et équipements des véhicules. L’achat d’un seul type de filtre, par exemple, peut faciliter le suivi de la consommation, tout en permettant aux responsable de parc automobile de négocier des achats groupés. Une standardisation mal gérée peut entraîner des soupçons de collusion : toutes les décisions relatives à la standardisation du parc automobile doivent être prises de manière transparente et avec un haut niveau de responsabilité.

Modalités de Propriété

Lorsqu’il s’agit de sélectionner et d’acquérir des véhicules, les modalités de propriété deviennent un débat pertinent. Les véhicules appartenant à un parc automobile autogéré peuvent être détenus en propriété, loués ou en crédit-bail.

Véhicules en Propriété :

Si une organisation décide d’acquérir ses propres véhicules, il y a un certain nombre de points à prendre en compte. Pour plus d’informations sur les avantages et les inconvénients de la gestion de véhicules en propriété, veuillez vous référer à la section sur les véhicules en propriété dans la section sur le transport routier du présent guide.

Véhicules Loués :

Les véhicules loués sont devenus disponibles presque partout dans le monde. Selon le contexte, les locations sont proposées par des entreprises privées ou des particuliers, avec ou sans conducteur. Les raisons d’utiliser des véhicules loués peuvent être diverses : financières, programmatiques, techniques ou dues à l’insécurité. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte lors de la location d’un véhicule :

  • La durée des activités est inconnue, et il peut être difficile de récupérer l’investissement que représente un achat de véhicule.
  • Le coût d’importation d’un véhicule est trop élevé et il n’y a pas de véhicules de qualité appropriée dans le pays d’opération.
  • Il y a un besoin urgent d’augmenter le parc automobile et l’achat d’un ou de plusieurs véhicule(s) prendra un temps déraisonnable.
  • Il y a une augmentation soudaine de la demande de transport, comme une évaluation rapide ou de nouvelles activités. 
  • Le travail est insuffisant pour un véhicule à temps plein.
  • Le type de véhicule standard n’est pas adapté au travail, au contexte ou aux conditions environnementales.
  • Les environnements peu sûrs où le risque de dommages ou de vol est si élevé qu’il n’est pas rentable d’acheter un véhicule.

Dans tous les cas, certaines considérations et actions spécifiques doivent être entreprises avant et pendant une location du véhicule :

  • Une inspection appropriée du véhicule.
  • La validation et le recrutement du conducteur de location.
  • L’élaboration d’un contrat pour la prestation de services.

Inspection Technique et Administrative des Véhicules Loués

Lors de la location d’un véhicule, il est important d’évaluer son état général mécanique et administratif. Cette opération a plusieurs objectifs :

  • Éviter les retards dans les activités programmées en raison d’une panne du véhicule.
  • Améliorer la sécurité des personnes impliquées dans le déplacement.
  • Éviter de se voir reprocher des dommages déjà présents sur le véhicule.
  • Garantir le respect de toutes les réglementations nationales et locales.

Idéalement, toutes les inspections devraient être effectuées par un mécanicien qualifié. Il est recommandé d’utiliser un modèle d’inspection qui permettra une inspection automatique et homogène de tous les véhicules, permettant une comparaison et une validation raisonnables avant la conclusion du contrat. Il est suggéré de conserver des dossiers séparés pour chaque véhicule inspecté. Un modèle d’inspection pourrait couvrir les champs suivants:

  • Kilométrage
  • Niveau de carburant
  • Moteur (bruit, fuite, fumée)
  • Système de lubrification (fuite, filtres, pression)
  • Système de refroidissement (fuite, radiateur, liquide, ventilateur, courroie)
  • Admission et injection d’air (filtre à air, filtre à carburant)
  • Système d’échappement (fixation, fuite)
  • Réservoir de carburant (fuite, tuyaux)
  • Système de freinage (fuites, bruit, pédale, freins de stationnement)
  • Suspension (souple/dure, ressorts, amortisseurs-bagues)
  • Pneus (pression, bande de roulement, état et roue de secours)
  • Châssis (fissures, fixation)
  • Carrosserie (chocs, pare-chocs, capot)
  • Portières (fenêtres, charnières, réglage, serrures)
  • Visibilité (pare-brise, rétroviseurs, pare-soleil)
  • Sièges (ceintures de sécurité, fixation)
  • Système électrique (batterie, démarreur, feux avant et arrière, indicateurs, plafonniers, avertisseurs/indicateurs du tableau de bord, système d’essuie-glace, klaxon)
  • Disponibilité des crics et des outils
  • Documents Administratifs (immatriculation, numéro de châssis et de moteur, assurance du véhicule)

Un guide pour les utilisateurs afin de marquer les endroits où des dommages physiques peuvent apparaître sur la carrosserie :

 

 

 

Berline

Sedan

 

 

 

4x4

SUV

 

 

 

Camionette

Van

Un modèle pour une inspection physique quotidienne pourrait ressembler à ceci :

Adapté de la FICR

Il est nécessaire de recouper l’identification du véhicule (numéro de châssis et numéro de moteur) avec les documents administratifs et l’identification du propriétaire. Toute incertitude quant à la propriété du véhicule ou toute inadéquation entre le véhicule et la documentation présentée doit entraîner la mise hors service immédiate du véhicule.

Validation et Recrutement des Conducteurs de Location

Sont tout aussi importants que l’état mécanique du véhicule de location, l’état de santé du conducteur de location, ses aptitudes à la conduite, ses autorisations administratives, son comportement au volant et au travail, ainsi que les connaissances requises pour conduire le véhicule dans le contexte requis, comme parler la langue locale et connaître la géographie qui sera parcourue. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez vous référer à la section ci-après sur le recrutement : sélection et test des conducteurs.

Si la location de véhicules est une stratégie à long terme, il convient d’envisager de conserver une flotte de conducteurs « de location » qui peuvent être engagés sur demande. La validation et le recrutement de lots de plusieurs conducteurs en une seule session réduiront le temps consacré à cette activité importante.

Contrat de Location

Afin de rédiger un contrat de location pratique, il convient de prendre en compte les éléments suivants:

  • Définir la durée de location et l’unité de temps utilisée pour le tarif - heure, jour, semaine, mois. Si la location dépasse une seule journée, il est recommandé de convenir d’un tarif journalier et d’une facturation en fonction du nombre de jours. Si un tarif mensuel est utilisé, il convient de préciser si le contrat couvre un mois civil, une période de quatre semaines ou de 30 jours.
  • Clarifier qui fournit le conducteur - l’organisation humanitaire ou le propriétaire. Si le propriétaire fournit le conducteur, il convient de préciser que le coût du conducteur est inclus dans la location. En outre, les heures de travail du conducteur doivent être convenues, ainsi que le tarif des heures supplémentaires travaillées. Si nécessaire, le propriétaire doit fournir un deuxième conducteur. Il est conseillé que les conducteurs fournis par le propriétaire bénéficient d’indemnités journalières/de logement.
  • Définir la partie responsable de la fourniture du carburant :
    • Si l’organisation fournit le carburant, il convient de vous assurer que le réservoir est plein avant sa première utilisation.
    • Si c’est le propriétaire/la société de location qui fournit le carburant, il convient de vous assurer que la quantité dans le réservoir est suffisante pour réaliser les déplacements quotidiens programmés, en évitant de perdre un temps précieux à aller à la station-service.
  • Identifier le site où le véhicule sera garé la nuit - le complexe de l’organisation ou des propriétaires. Lorsque le carburant est fourni par l’organisation, le véhicule doit être garé dans son complexe.
  • Il convient de vous assurer qu’il n’y a aucune restriction quant à l’endroit où le véhicule peut aller dans un pays donné. Ceci est particulièrement important sur les routes singulièrement mauvaises ou dans les zones de conflit.
  • Il convient de vous assurer que le propriétaire fournit une assurance et une preuve de couverture d’assurance. Les passagers sont-ils déjà assurés ou une couverture supplémentaire est-elle requise ? Une couverture d’assurance complète est préférable. L’organisation doit éviter toute responsabilité liée aux accidents de voiture avec des véhicules de location. Si ce point n’est pas clarifié, cela peut entraîner des litiges et des demandes juridiques entre les propriétaires de véhicules et les organisations humanitaires.
  • Définir qui est responsable des pannes et de l’entretien régulier. Il est fortement recommandé que la responsabilité du dépannage et des réparations incombe au propriétaire du véhicule : il convient d’éviter de prendre en charge l’entretien ou les réparations des véhicules qui ne vous appartiennent pas, car l’état initial du véhicule peut entraîner des pannes fréquentes, des pratiques abusives et des niveaux d’investissement énormes. Si possible, il convient que vous vous mettiez d’accord pour que le propriétaire fournisse un véhicule de remplacement sans frais supplémentaires en cas de panne ou d’entretien, sans causer de retard excessif aux activités programmées.
  • Il convient d’effectuer un inventaire complet des outils/ustensiles, de conserver un registre de ces articles et de vous assurer que le véhicule transporte au moins les outils minimums requis en cas de crevaison ou de réparation mineure.

Adapté de la liste de contrôle MSF pour la location de véhicules

Crédit-bail

Dans certaines circonstances, le crédit-bail peut être la méthode la plus avantageuse financièrement pour louer un véhicule pour une période limitée. Le leasing d’un véhicule est défini comme une location à long terme assortie de certaines obligations pour le bailleur, qui doit veiller à ce que le véhicule fonctionne correctement et soit maintenu en bon état.

Avant de décider de louer un véhicule, il convient de calculer le « coût sur l’ensemble de la durée de vie » et de le comparer aux autres options d’achat. Si le crédit-bail est l’option la moins chère, le coût sur l’ensemble de la durée de vie peut alors être utilisé pour identifier la période de location et le fournisseur optimaux.

Les éléments à prendre en compte lors de l’achat, de la location ou de l’externalisation peuvent être résumés dans le tableau ci-après:

Méthode

Avantages

Inconvénients

Achat local

  • Coûts de transport moins élevés.
  • Livraison rapide.
  • Soutien à l’économie nationale.
  • Possibilité qu’il n’y ait pas la qualité ou la quantité nécessaire.
  • Une forte demande de véhicules peut générer une concurrence entre les organisations et conduire à des prix extrêmement élevés.
  • Les donateurs peuvent être réticents à financer une urgence à court terme.

Achat/Importation à l’étranger

  • Possibilité d’acquérir davantage de véhicules de bonne qualité.
  • Possibilité d’entraîner une baisse des coûts si l’organisation dispose d’un cadre global avec le fabricant automobile.
  • Délais de livraison plus longs.
  • Coûts plus élevés pour expédier et importer les véhicules.
  • Les organisations peuvent ne pas être en mesure d’importer un véhicule dans un pays, en fonction de la politique nationale et des réglementations douanières.

Location de véhicules (en faisant appel à des prestataires de services de location locaux)

  • Les véhicules ne seront commandés/utilisés qu’en cas de nécessité et peuvent être utilisés pour de courts trajets.
  • Les frais d’entretien courant sont généralement inclus dans les contrats de location.
  • Pas de frais généraux pour l’installation et l’entretien du garage.
  • Pas de frais d’achat initiaux élevés.
  • Les sociétés de location peuvent fournir une assurance et des conducteurs qui comprennent l’environnement et l’itinéraire.
  • L’organisation perd le contrôle de certains aspects de la gestion de son parc automobile.
  • L’interruption des services peut entraîner des perturbations dans les opérations quotidiennes.
  • Si le contrat de location est résilié pour une raison quelconque, l’organisation peut être amenée à faire de lourds investissements dans l’achat de véhicules ou dans une location temporaire pour assurer la continuité des activités.
  • Si le véhicule de location est accompagné d’un conducteur, la qualité de ce dernier doit être garantie.

Externalisation du Transport

  • Le prestataire externe s’occupera de tout : conducteurs, véhicules, carburant, entretien, assurance, télématique, rapports et plus encore.
  • La gestion du parc automobile n’est pas l’activité principale ; les organisations peuvent se concentrer strictement sur l’exécution des programmes.
  • Augmentation des économies de coûts, de la productivité des ressources humaines et des flux de trésorerie.
  • Options de contrats multiples : par véhicule et par trajet, par véhicule et par jour ou à la tonne.
  • L’organisation perd le contrôle de certains aspects de la gestion de son parc automobile.
  • De manière concrète, la sécurité, la vitesse et la qualité doivent être évaluées avec soin.
  • L’interruption des services entraînera des perturbations dans les opérations quotidiennes.

Adapté de la Fleet Forum