Évaluation logistique

Les logisticiens doivent essayer de planifier à l'avance, en disposant d'autant d'informations nécessaires que possible avant la finalisation de l'étendue complète de l'intervention.  Il peut s'agir d'être capable d'expliquer les délais et les coûts d'une intervention, et de proposer des solutions opérationnelles. Les principaux objectifs de l'évaluation logistique sont les suivants :

  • Recueillir, analyser et diffuser les données et informations sur la logistique en relation avec l'impact d'une catastrophe.
  • Utiliser ces informations pour faciliter la prise de décisions opérationnelles éclairées en ce qui concerne la faisabilité des activités et proposer des solutions efficaces, y compris en matière de coûts et de délais, pour les mettre en œuvre.

Si l'évaluation logistique permet de déterminer l'ampleur de l'impact, elle sert également à planifier les besoins logistiques. 

Un logisticien peut avoir besoin de rechercher des informations sur certains des sujets suivants.

 

Déterminer les incidences et la fonctionnalité des infrastructures (faits) :

Domaine d'évaluation

Modèle

Résultat escompté

Aéroport

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Établir des informations précises et complètes sur la faisabilité du transport aérien.

Port maritime

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Établir des informations précises et complètes sur les capacités des ports maritimes.

Voies navigables et rivières 

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Définir les différentes options en matière de transport par voies navigables, les capacités et les difficultés éventuelles.

Route

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Déterminer la capacité des options de déplacement sur route revêtue, l'état actuel des accès et les itinéraires secondaires possibles.

Rail

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Établir des informations précises et complètes sur les capacités de l'itinéraire ferroviaire.

Douanes

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Comprendre les exigences et les limites de l'importation de fournitures de secours d'urgence. 

 

Préciser à des fins opérationnelles (besoins) :

Domaine d'évaluation

Modèle

Résultat escompté

Entrepôt

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Recueillir des informations sur les options de stockage possibles et analyser leurs caractéristiques à l'appui des objectifs programmatiques.

Locaux

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Recueillir des informations sur les options possibles en matière d'installations de vie et de travail et analyser leurs caractéristiques pour répondre aux besoins organisationnels.

Approvisionnement

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Recueillir et analyser les informations sur le contexte dans lequel les activités d'approvisionnement auront lieu et les détails sur les acteurs concernés.

Carburant

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Recueillir et analyser les informations sur la disponibilité du carburant dans le contexte de l'intervention. 

Soutien logistique au cycle du projet

Une réponse ne peut être fructueuse que si les besoins du programme et les besoins opérationnels sont pleinement compris et traités. La clé d'un bon projet est un processus de planification intégré et collaboratif dans toutes les fonctions.

Il est fréquent que le personnel chargé de la logistique ne soit pas suffisamment associé à toutes les étapes d'un projet. La contribution que les professionnels de la logistique peuvent apporter à chaque étape est non seulement cruciale pour déterminer la faisabilité du projet, mais aussi pour participer de manière significative à l'efficacité et à l'efficience de l'intervention.

Programmation

  

La phase de programmation définit la position d'une organisation dans un pays, ses objectifs et ses capacités, ses liens avec les autres parties prenantes et partenaires, ainsi qu'avec la communauté qu'elle prétend soutenir.

Une mauvaise programmation peut gravement limiter la capacité à mettre en œuvre un projet et avoir des conséquences négatives sur la réponse globale en faveur des populations touchées.

Domaines du soutien logistique :

  • Évaluer les capacités logistiques dans la zone ou la région : géographie, population, zones urbaines/rurales, routes, infrastructures, etc.

  • Collecter des informations sur le contexte et la sécurité, ainsi que des cartes de la région.

  • Lancer une analyse de marché.

 

Ciblage

  

L'objectif de la phase de ciblage consiste à analyser les problèmes rencontrés par la population visée par le projet et à définir les mesures alternatives possibles pour les résoudre. Chaque organisation possède ses propres procédures et outils.

Il est capital de prêter attention aux infrastructures, à la sécurité et aux conditions météorologiques tout au long de l'année. Les politiques et procédures peuvent être révisées ou adaptées aux lois nationales, notamment les contrats avec les prestataires. L'OCDE a conçu une Méthodologie d'évaluation des systèmes de passation des marchés (MAPS) qui prend en considération des indicateurs qualitatifs et quantitatifs ainsi que les lacunes et les constatations pour formuler des recommandations relatives au marché spécifique évalué. Le Cluster Logistique produit également des informations d'évaluation à l'aide de l'évaluation des capacités logistiques (LCA).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Domaines du soutien logistique :

  • Repérer les autorités compétentes et les éventuels collaborateurs dans la zone d'intervention, tels que les fournisseurs, les transporteurs, les agents des douanes, etc., et établir le contact avec eux.

  • Fournir un soutien logistique aux équipes d'évaluation, en mettant à leur disposition des moyens de transport, de communication et d'hébergement, entre autres.

  • Fournir aux équipes d'évaluation les informations d'accès nécessaires (cartes, sécurité, données géographiques, etc.) recueillies lors de la phase précédente.

  • Fournir des informations sur les routes/pistes d'atterrissage ainsi que le transport des marchandises et du personnel.

  • Soutenir une éventuelle stratégie de chaîne d'approvisionnement, y compris le stockage, la gestion des commandes et la détermination de l'origine du matériel.

  • Réaliser des études de marché, y compris locales et régionales.

  • Établir des communications en utilisant les équipements ou les services existants et appropriés qui se trouvent déjà dans la région.

  • Évaluer les infrastructures, y compris celles qui sont disponibles ou celles qui doivent être construites ou réhabilitées.

  • Évaluer la capacité et la disponibilité de la main-d'œuvre qualifiée.

  • Déterminer tous les coûts associés.

 

Formulation

  

La phase de formulation est définie comme la phase dans laquelle l'action est planifiée et constitue un moment crucial dans la chaîne d'approvisionnement. La participation de la logistique à la phase de formulation de tout projet est cruciale. La logistique fournit le moyen le plus sûr et le plus efficace de mettre en place le projet, garantissant sa faisabilité et sa durabilité, et donne des informations sur ce moyen. Un plan et un budget d'approvisionnement doivent être préparés sur la base des activités de projet planifiées. Les coûts et les délais de livraison du matériel et des services pouvant être nécessaires y sont établis.

L'outil le plus couramment utilisé pour la formulation de projet est la matrice de cadre logique. La matrice crée des liens logiques entre les ressources nécessaires à la réalisation des activités planifiées qui permettront d'atteindre les résultats attendus pour répondre aux objectifs de l'intervention.

Domaines du soutien logistique :

  • Comprendre les objectifs du projet et les activités menées pour y parvenir et analyser leur faisabilité et leurs coûts ou proposer des ajustements.

  • Définir les besoins logistiques (au niveau du stockage, de la gestion des achats, du transport de marchandises et de personnes, des équipements) et estimer leurs coûts.

  • Comprendre correctement les règles des donateurs, les respecter lors de l'intervention, anticiper les contraintes éventuelles ou demander des modifications le cas échéant.

 

Financement

  

La phase de financement est celle où les organisations obtiennent des ressources financières pour mener à bien un projet. Les besoins de financement sont fondés sur les budgets, qui doivent inclure toutes les dépenses découlant directement ou indirectement de l'exécution du projet. Les principales catégories qu'ils reflètent sont généralement le personnel, les déplacements, l'équipement, les fournitures (intrants du programme), le soutien et les coûts indirects. Un plan d'approvisionnement sert de base au calcul des coûts des produits ou services ainsi que du coût logistique pour rendre le projet opérationnel.

Les donateurs institutionnels exigent habituellement une proposition de projet, qui comprend un budget détaillé. Les accords avec les donateurs sont en général régis par un contrat, et les fonds des donateurs ne peuvent pas être utilisés indistinctement : ils doivent être employés de manière contrôlée et optimisée, et dans le respect de règles spécifiques relatives à la gestion tant des fonds que du matériel, des marchandises, services et biens (achetés ou loués) financés par ces fonds.

Domaines du soutien logistique :

  • Coûts des intrants et des services nécessaires à la mise en œuvre du projet.

  • Coûts d'acquisition, de fonctionnement et de maintenance des équipements de communication.

  • Coûts de transport du personnel et des marchandises.

  • Coûts d'hébergement de l'équipement.

  • Coûts résultant de la gestion de la sécurité.

  • Amortissement estimé des immobilisations.

 

Mise en œuvre

  

La phase de mise en œuvre est celle où les projets sont effectivement réalisés. L'avancement réel des activités est suivi et comparé à l'avancement initialement prévu.  Le suivi des indicateurs clés de performance (ICP), tels que le coût de la maintenance ou les délais de livraison, peut aider à garantir la réalisation adéquate des projets prévus.  

 

Domaines du soutien logistique :

  • Mise à jour des informations relatives au plan d'approvisionnement et au plan de fourniture. 

  • Gestion de l'approvisionnement. 

  • Suivi du respect des règles des donateurs.

  • Budget et prévisions de dépenses.

  • Suivi des coûts de maintenance et de transport.

 

Évaluation

  

L'évaluation interne des projets permet de mesurer les objectifs et de repérer les problèmes. Dans l'idéal, les évaluations doivent être effectuées au moment de la clôture, afin de faciliter la conception de futurs projets ou programmes. Certains donateurs exigent également un rapport final à la fin d'un projet.

 

Domaines du soutien logistique :

  • Documentation du processus d'approvisionnement.

  • Réalisation d'une évaluation du marché.

  • Réalisation d'une analyse de la consommation des stocks.

  • Soutien de la gestion des équipements, y compris don à des tiers, affectation à d'autres usages ou demandes d'exception.

  • Réalisation d'un bilan des enseignements tirés ou d'une analyse a posteriori.