1. Conducteurs

2. Véhicules

3. Utilisateurs

4. Déplacements

5. Suivi

Les conducteurs sont chargés de transporter les marchandises et les passagers dans les véhicules de l’organisation, en veillant à ses conditions techniques et de sécurité et en respectant les règles de circulation du pays et les procédures de travail et de sécurité de l’organisation afin de fournir un service sûr, fluide et efficace.

Pour ce faire, le conducteur doit effectuer les contrôles réguliers du véhicule qui lui est assigné, s’assurer que tous les documents du véhicule et les permis de conduire sont valides et disponibles dans le véhicule, remplir le réservoir de carburant si nécessaire et assurer le chargement et le déchargement corrects du véhicule.

De plus, il est chargé d’informer la direction de l’organisation de tout incident impliquant le transport de passagers ou de marchandises, et doit savoir utiliser tous les types d’équipements requis, pour la communication (téléphones, téléphones satellites ou radios), la sécurité (trousse de premiers secours et extincteur), la récupération du véhicule, et effectuer les réparations et l’entretien de base (changement des pneus, vérification de la pression des pneus, etc.).

Le conducteur en chef est un profil spécifique employé lorsqu’un nombre important de conducteurs est utilisé dans un parc automobile donné. Le conducteur en chef peut parfois assumer une grande partie des tâches normalement dévolues à un responsable de parc automobile, à condition que l’organisation du travail soit judicieuse. Le conducteur en chef coordonne l’équipe de conducteurs, prépare et supervise leur travail : contrôle régulier des véhicules, inventaire des véhicules, ravitaillement en carburant, etc. Il est chargé de signaler tout problème concernant les véhicules ainsi que de veiller à l’entretien de la flotte de véhicules et à ce que les voitures soient entretenues au moment voulu afin d’en assurer la bonne utilisation et pour garantir la prestation des services.

En outre, le conducteur en chef organise des cours de formation pour les conducteurs, fait passer des tests de conduite à tous les nouveaux conducteurs et procède à des évaluations régulières des conducteurs.

Le conducteur en chef peut également être en charge de l’attribution des véhicules en fonction de la disponibilité des conducteurs, de la préparation des tableaux de service et des remplacements en cas d’absence. Il peut également être impliqué dans certaines tâches de suivi telles que les rapports mensuels sur les services, les réparations et la consommation de carburant de chaque véhicule.

Un mécanicien effectue l’entretien, la maintenance et la réparation nécessaires des véhicules (et d’autres moteurs comme les générateurs) afin de s’assurer qu’ils sont en état de marche. Il informe et forme également l’équipe de conducteurs sur les services et l’entretien des véhicules.

Il est fortement conseillé d’avoir un mécanicien lorsque les organisations gèrent leur propre atelier mécanique, mais les mécaniciens peuvent également être employés pour effectuer des réparations et l’entretien des véhicules dans divers contextes. Le mécanicien est responsable de l’équipement et des outils du garage, en vérifiant qu’ils sont utilisés correctement et en toute sécurité, en les entretenant et en les renouvelant si nécessaire et en tenant l’inventaire à jour. Bien que le mécanicien puisse gérer un stock de certains articles consommables de base, il n’est pas conseillé qu’il gère le stock de pièces détachées - cela entraverait la responsabilité et irait à l’encontre de la division de base des responsabilités de la chaîne d’approvisionnement.

Le mécanicien peut également contribuer à l’évaluation des ateliers externes en vue d’une éventuelle sous-traitance, ainsi qu’à la vérification des véhicules légers et lourds avant leur location.

Une solution intermédiaire couramment utilisée lorsqu’un mécanicien à temps plein n’est pas nécessaire, consiste à combiner le rôle de conducteur et de mécanicien, en allouant un certain nombre de jours (complets) aux tâches de mécanicien.

Le responsable des déplacements s’assure que tous les déplacements sont organisés et mis en œuvre. Il recueille les demandes de déplacements régulières et ponctuelles, et affecte les ressources disponibles en conséquence (véhicule, conducteur et équipement de communication si nécessaire), en informant les personnes concernées du plan de déplacement et de tout changement dans les horaires.

En outre, il surveille et enregistre tout déplacement de personnes, de véhicules et de marchandises, en veillant à ce qu’il soit exécuté conformément aux procédures de travail et de sécurité établies : départ, arrivée, nombre de passagers, itinéraire emprunté, points de contact standard, etc. Il doit informer de tout retard ou incident signalé par l’un quelconque des véhicules en route.

Le responsable du parc automobile est le superviseur général du parc automobile. Il doit élaborer et mettre en œuvre des stratégies visant à garantir l’adéquation du parc automobile. Cela inclut l’élaboration et la révision du plan et du budget annuels pour l’entretien, le renouvellement et l’augmentation du parc automobile si nécessaire, ainsi que la planification et la supervision des ressources humaines pour garantir à la fois le dimensionnement et les connaissances et compétences nécessaires. En fonction de la taille de l’organisation et des besoins en véhicules, le responsable du parc automobile peut assumer les fonctions de responsable des déplacements et de conducteur en chef, ou peut choisir d’employer des profils de poste distincts pour aider à gérer un ensemble plus large de tâches dans les opérations plus importantes.

Le responsable du parc automobile doit surveiller les performances du parc automobile et soutenir la prise de décision par des rapports réguliers. Il doit également donner des conseils sur des sujets liés au parc automobile, tels que l’assurance des véhicules, le type et la fréquence de l’entretien, l’évaluation de tous les véhicules loués et des sociétés de transport, ainsi que la rédaction des contrats nécessaires.

En outre, et le cas échéant, le responsable du parc automobile doit définir la commande de pièces détachées, et évaluer et identifier les fournisseurs locaux potentiels.