Termos recomendados - todos os movimentos

Se as organizações humanitárias planearem solicitar e contratar serviços de transporte de terceiros, segue-se um guia geral de termos e condições que os planificadores poderão querer considerar.

• A empresa de camionagem contratada deve assegurar que os condutores preencham todas as informações necessárias nos diários de bordo ou fichas de atividades fornecidas, conforme instruído e acordado com a agência contratante.
• Recomenda-se que a empresa de camionagem contratada assegure o preenchimento diário de uma lista de verificação adequada de inspeção dos veículos.
• A empresa de camionagem contratada deve garantir que todos os camiões têm equipamento de fixação adequado, e todo o equipamento de manuseamento necessário.
• A empresa de camionagem contratada deve assegurar que todos os condutores utilizem o equipamento de segurança presente no camião para uso do condutor como e quando necessário.
• Recomenda-se que as agências humanitárias exijam que as empresas de camionagem contratadas utilizem diários de bordo, fichas de atividade e listas de controlo deinspeção dos veículos, mantidas para todos os condutores/equipamentos para fins de garantia de qualidade. As agências humanitárias contratantes devem inspecionar os diários de bordo e as fichas de atividades de forma rotineira.
• Sempre que possível, os condutores devem estar contactáveis durante todo o tempo de transporte pela empresa de camionagem contratada e pela agência humanitária contratante, sempre que necessário.

 Formação de condutores

• A empresa de camionagem contratada deve assegurar que o condutor utilizado para o transporte de bens humanitários tem uma formação adequada, e que a formação possa ser demonstrada a agências humanitárias contratantes, mediante pedido.
• A empresa de transporte contratada deve assegurar que os condutores utilizados para a entrega de produtos farmacêuticos ou outros bens sensíveis à temperatura tenham uma formação adequada e estejam conscientes das exigências de temperatura dos bens transportados.
• A empresa de transporte contratada deve assegurar que os motoristas utilizados para a entrega de mercadorias perigosas tenham uma boa formação no manuseamento e transporte de artigos perigosos, e em conformidade com as leis e regulamentos nacionais e locais.

Responsabilidades da empresa de camionagem contratada

• Se qualquer camião for subcontratado por uma empresa de camionagem contratada, o veículo subcontratado é da exclusiva responsabilidade da empresa de camionagem contratada e deve garantir que os subcontratados cumprem as condições acordadas entre a organização humanitária e a empresa de camionagem contratada.
• A empresa de camionagem contratada é responsável por assegurar que toda a carga seja entregue dentro do período de trânsito acordado.
• A empresa de camionagem contratada deve garantir que os motoristas chegam ao ponto de entrega correto. e a prova de entrega tem de ser assinada e carimbada pelo destinatário.
• A empresa de camionagem contratada deve assegurar a entrega das cargas no ponto de entrega.
• A empresa de camionagem contratada deve apresentar fatura e recibos à agência humanitária contratante dentro do período contratado pré-definido após a entrega.

Relatórios e comunicações

• A empresa de camionagem contratada deve comunicar claramente as necessidades diárias de transporte.
• A empresa de camionagem contratada deve assegurar que, se os condutores não estiverem contactáveis, possa ser enviado um relatório de atualização de estado assim que os condutores forem contactados. Os relatórios de atualização devem ser enviados num período pré-definido, estabelecido no contrato.
• O condutor utilizado para qualquer transporte deve comunicar qualquer caso dos seguintes dentro de um período contratualmente pré-definido:
  • Acidente, roubo, ou dano em qualquer ponto durante o transporte.
  • Incidentes de segurança, incluindo postos de controlo, detenção, conflito armado na estrada, assédio de agentes de segurança ou qualquer outro assunto relacionado com a segurança.
  • Impedimentos físicos, incluindo infraestruturas danificadas, encerramento de estradas, condições atmosféricas intransponíveis, ou qualquer outra coisa que possa impedir o movimento do veículo.
• Não devem ser aceites quaisquer encargos adicionais faturados sem conhecimento do supervisor/gestor do transporte, e devem ser retirados de qualquer fatura ou "extrato de conta" da empresa de camionagem contratada.
• A empresa de camionagem contratada deve informar imediatamente a agência humanitária contratante por telefone ou correio eletrónico em qualquer caso de discrepância no ponto de descarga de destino, tais como faltas em relação à lista de envio, danos, roubo, variações de temperatura ou qualquer outro problema relacionado com atrasos na entrega da carga no ponto de entrega.

 Seguros e limitações de responsabilidades

• Os custos de substituição de perda ou danos de artigos transportados devido a negligência devem ser da responsabilidade da empresa de transporte contratada, e todos os termos e prazos de reembolso devem ser incluídos no contrato entre as partes.
• A empresa de camionagem contratada deve indemnizar a organização humanitária contratante, as suas afiliadas e respetivos agentes, bem como os colaboradores de e contra todas as reclamações, responsabilidades, danos e despesas decorrentes ou incidentais à execução dos serviços, por:
  • Todo e qualquer ferimento, morte ou doença de qualquer pessoa.
  • Todo e qualquer dano ou perda de propriedade.
  • Todo e qualquer dano ou perda de bens da organização humanitária sob o único cuidado, custódia e controlo da empresa de camionagem contratada na execução dos serviços.
  • Toda e qualquer violação das leis e regulamentos aplicáveis, exceto em casos de negligência ou má conduta intencional da organização humanitária contratante.
• Recomenda-se vivamente que a empresa de camionagem contratada seja obrigada a contratar e manter, em seu próprio nome e a seu cargo, um seguro adequado para cobrir as suas responsabilidades em pleno vigor e efeito a todo o momento durante o processo de transporte contratado:
  • Apólice de seguro de responsabilidade civil para cobrir toda e qualquer falta, dano, furto, roubo, atribuição incorreta ou qualquer outra perda da mercadoria enquanto ao cuidado, custódia ou controlo da empresa de camionagem contratada, sujeito a uma responsabilidade máxima de um montante adequado para compensar a agência humanitária contratante contra qualquer perda ou dano da mercadoria, de acordo com as leis e regulamentos locais aplicáveis; o que for mais elevado.
  • Seguro de responsabilidade civil automóvel, com limites mínimos de indemnização por danos corporais, morte ou danos materiais, de acordo com as leis e regulamentos locais aplicáveis
• Todas as apólices de seguro efetuadas pela empresa de camionagem contratada devem conter a disposição de que não podem ser alteradas, apagadas ou caducar sem a aprovação prévia expressa da empresa contratada.
• Os valores de franquia nos seguros mantidos pela empresa de camionagem contratada ou pelo seu subcontratante devem ser da responsabilidade da empresa de camionagem contratada ou do seu subcontratante.

Termos recomendados - Movimentos/requisitos com temperatura controlada

No caso do movimento de bens com temperatura controlada, recomenda-se o seguinte.

• Antes do carregamento, os reboques devem estar à temperatura necessária para o transporte. O carregamento só deve ser iniciado quando a temperatura atingir o ponto definido solicitado pela agência humanitária contratante.
• Os interiores dos reboques devem estar limpos, arrumados e livres de mau cheiro.
• Se necessário, a empresa de camionagem contratada deve assegurar que as unidades de refrigeração foram programadas para funcionamento permanente antes do carregamento, de acordo com as instruções.
• A empresa de camionagem contratada deve assegurar a presença de uma cópia de um relatório de calibração válido no camião.
• A empresa de camionagem contratada deve assegurar que o condutor mantém uma folha de atividade onde são registadas as leituras de temperatura em cada ponto de transição/ponto de contacto/ponto de paragem.
• Os condutores devem permanecer presentes na zona de estaleiro enquanto as mercadorias são carregadas na origem e descarregadas no destino.
• Os condutores devem assegurar que as portas são fechadas imediatamente após o carregamento. As portas devem ser barradas e trancadas, se necessário.
• Sempre que as portas do reboque tenham de ser abertas, incluindo mas não se limitando ao carregamento e descarregamento, devem ser fechadas imediatamente após para evitar disparidades de temperatura.
• No caso de qualquer inspeção aduaneira ou de terceiros, a empresa de camionagem contratada deve informar imediatamente a agência contratante, especificando a duração da abertura e fecho das portas, e as leituras de temperatura devem ser registadas na folha de atividades.
• A empresa de camionagem contratada deve fornecer equipamento frigorífico calibrado e em bom funcionamento, e garantir que o condutor verifica a temperatura e o estado de funcionamento do equipamento frigorífico em cada paragem.
• Em caso de irregularidade/variação de temperatura, a empresa de camionagem contratada deve informar imediatamente a agência humanitária contratante.
• A empresa de camionagem contratada deve certificar-se de que os condutores não removem quaisquer monitores de temperatura/gravadores de dados uma vez colocados dentro do reboque até o camião chegar ao ponto de entrega.
• A empresa de camionagem contratada tem de assegurar que os monitores de temperatura/gravadores de dados são trazidos de volta após a entrega.

Variações/desvios de temperatura

• Em caso de desvios em relação aos termos e condições contidos neste acordo/contrato, o condutor deverá notificar a empresa de camionagem contratada, que deverá comunicá-lo imediatamente à agência humanitária contratante.
• A empresa de camionagem contratada deve certificar-se de que é feita uma investigação no caso de uma queixa/um problema de variação de temperatura levantada/o pela agência humanitária contratante no que diz respeito às variações de temperatura.
• Em qualquer caso de reclamação, a empresa de camionagem contratada e a agência humanitária contratante estudarão o caso, deverão providenciar as ações corretivas e preventivas, e depois proceder com o processo e procedimentos de reclamação.

Manutenção e calibração

• A empresa de camionagem contratada deve assegurar que o sistema frigorífico utilizado para o transporte de mercadorias com temperatura controlada deve ser submetido a manutenção preventiva regular.
• A empresa de camionagem contratada deve garantir que os camiões frigoríficos utilizados são calibrados anualmente e devem ser certificados.
• A empresa de camionagem contratada deve fornecer à agência humanitária contratante os registos dos certificados de manutenção e calibração dos camiões, mediante pedido.