Há muitas coisas a considerar ao selecionar um local e/ou uma estrutura em que se possa instalar um armazém/depósito.

Necessidades Antecipadas de Carga

Ao planear um novo espaço de armazém, as organizações devem considerar quais serão as necessidades previstas da carga. As necessidades de carga incluirão pelo menos o volume máximo previsto num determinado momento, no entanto, devem também ter em conta as necessidades de manuseio especial ou atividades especiais, tais como a composição de elementos. A compreensão do âmbito total do armazém pode exigir consultas entre o pessoal do programa e o pessoal de logística, e um mapeamento das atividades programáticas nos próximos tempos. Mesmo um volume relativamente pequeno de carga pode exigir uma grande área para operar.

Ao antecipar as necessidades de armazenamento da carga e dos artigos de assistência, devem ser considerados alguns dos seguintes artigos:

• Volume total previsto de carga para o local de armazenamento específico.
• Números e tipos de bens independentes (SKUs) que precisam de ser contabilizados.
• Espaço interior adequado para o fluxo de trabalho previsto.
• Necessidade de equipamento de manuseio (MHE) para artigos de carga, lugares de estacionamento MHE, recarga, etc.
• A duração dos bens armazenados permanecerá por / a duração que o local de armazenamento poderá ser necessário.
• Necessidade de atividades auxiliares, reembalagem, etiquetagem, composição de elementos, carga fracionada, etc.
• Velocidade a que podem ser necessárias atividades auxiliares, cais de carga múltiplos, grande área de expedição, etc.
• Necessidade de armazenamento especial, cadeia do frio, mercadorias perigosas, etc.
• É necessário planear reservas de estabilização adicionais.

As necessidades individuais de volume das diferentes organizações podem variar. Uma lista genérica de volumes por artigo em relevo comum pode ser encontrada no quadro abaixo:

Os artigos reais obtidos de fontes locais ou internacionais podem variar em volume. A compreensão das necessidades específicas de armazenamento pode envolver a obtenção das medições volumétricas e todas as necessidades especiais de manuseio de todos os artigos de relevo relacionados quer de um fornecedor quer de um armazém central de distribuição.

Armazenamento Irregular e Especial

À medida que as agências tentam planear a necessidade de espaço nos locais de armazenamento, podem encontrar artigos volumosos ou irregulares. Para além do planeamento de dimensões exteriores genéricas, os planeadores de espaço devem também estimar o volume totalmente necessário para armazenar adequadamente um artigo, e não apenas as dimensões exteriores.

Formas Irregulares - Alguns artigos irregulares, tais como equipamento mecânico ou agrícola podem ter atributos físicos complexos que tornam difícil o planeamento do espaço. Ao olhar para formas altamente irregulares, os planeadores devem considerar a medição exterior apenas das partes mais longas, largas e altas do artigo, uma vez que são as partes que entrarão em contacto com outros artigos armazenados num armazém. Para tal, os planeadores devem imaginar uma caixa invisível que apenas suficientemente grande para caber no artigo irregular, e utilizar as "arestas" da "caixa" para calcular o espaço total necessário. Desta forma, a necessidade global de espaço pode, na realidade, ser maior do que aparentam inicialmente.

Carga Agrupada - Alguns artigos de carga podem ser “agrupados”, o que significa que podem alojar dentro ou ocupar espaço dentro uns dos outros. Baldes - um artigo humanitário comum, podem caber uns dentro dos outros, ocupando consideravelmente menos espaço quando armazenados adequadamente. Ao planear o espaço, as organizações devem contabilizar o armazenamento agrupado medindo as dimensões exteriores dos artigos enquanto empilhados/agrupados, e não as dimensões exteriores da unidade individual. Desta forma, a necessidade global de espaço pode, na realidade, ser inferior ao que parece à primeira vista.

Aspetos do Espaço de Armazenamento Físico

Uma vez estabelecidas as necessidades previstas do projeto e do volume, as organizações que planeiam o armazenamento devem rever e avaliar os aspetos físicos e os serviços associados a um potencial espaço de armazenamento. Embora possa haver espaço interior suficiente para acomodar cálculos puramente volumétricos, os armazéns e locais de armazenamento podem carecer de infraestruturas essenciais, ou requerer melhorias substanciais para satisfazer as necessidades operacionais. Uma lista não abrangente das necessidades de espaço físico pode incluir:

Terreno físico:

• Espaço amplo para os camiões entrarem, estacionarem, carregarem/descarregarem e darem meia-volta.
• O armazém/depósito não é propenso a inundações ou outros eventos climáticos extremos.
• Impacto no solo/areia/terreno nas áreas de estacionamento/descarga de camiões e nas áreas de composição de elementos durante as atividades de rotina, terreno não será afetado, nem será necessária uma melhoria ou manutenção.

Utilidades/Serviços:

• A localização/construção tem acesso a unidades básicas - eletricidade, água, comunicações.
• A localização tem instalações sanitárias no local.
• Se necessário, o espaço de armazenamento tem compartimentos separados para diferentes áreas de armazenamento/diferentes necessidades de depósito - temperatura controlada, áreas seguras, etc.
• Um espaço de escritório utilizável de tamanho apropriado.
• A capacidade de reabastecimento de camiões - o local tem tanques de reabastecimento, ou é necessário instalar tanques.

Estruturas:

• No local proposto para o armazém há uma estrutura física.
• A estrutura existente e os terrenos circundantes estão em boas condições, caso contrário, considere fazer as melhorias necessárias.
• Se necessário, o local tem cais de carga de veículos.
• O local tem paredes, portas e tetos adequados, caso contrário considerar o custo e a complexidade das reparações necessárias.
• Se necessário, a localização tem estantes/prateleiras.
• Os pavimentos dos espaços de armazenamento são lisos e sem fissuras, capazes de suportar as atividades necessárias.
• As paredes são planas e sem tubos, cabos elétricos expostos, vigas de suporte ou outras saliências que possam ter impacto no armazenamento.
• A estrutura está livre de quaisquer perfurações que possam deixar entrar água ou pragas na instalação.
• Há uma drenagem adequada em torno da estrutura, caso contrário, considerar o custo e a complexidade da drenagem.

Local de Armazenamento Geral

A localização geográfica do local proposto também é importante, um local com má localização pode ter impacto nos custos e no tempo de entrega para a adequada ajuda humanitária, e geralmente reduzir as oportunidades de acesso a mercados e serviços. Coisas gerais a considerar ao selecionar um local de armazenamento são a sua proximidade de coisas-chave, como por exemplo:

• A localização proposta para o local é próxima das áreas primárias de utilização prevista.
  • Se for numa cidade capital, considerar a necessidade de o armazém estar perto do aeroporto/porto marítimo.
  • Se num ambiente campestre, considerar a necessidade de o armazém ser próximo dos locais de distribuição previstos.
• O local de armazenamento proposto está próximo das principais estradas arteriais utilizadas para o transporte.
• Localização proposta como acesso fácil aos transportadores e ao trabalho ocasional.
• As instalações de armazenamento serão facilmente acessíveis ao pessoal da organização.

Segurança e Proteção

As preocupações globais de segurança devem ser incluídas no armazém e espaço de armazenamento planeado. As medidas de segurança podem incluir os componentes físicos de um armazém, mas também a segurança elevada em torno do local proposto. Ao considerar as necessidades de segurança de um local proposto, as organizações devem também incluir pessoal de segurança no processo de planeamento.

• A estrutura física tem um sistema de supressão de incêndios, e saídas de emergência, caso contrário considerar os custos de instalação de equipamento de supressão de incêndios.
• O local de armazenamento tem paredes/vedações e portões de acesso.
• O local de armazenamento tem posto de guarda e casas de guarda, e possivelmente serviço de guarda disponível, em muitos locais de armazenamento será necessário que as agências contratem os seus próprios guardas.
• O armazém não está próximo de nenhum alvo principal conhecido ou previsto - bases militares, esquadras de polícia, gabinetes governamentais, etc.
• O armazém não está próximo de perigos potenciais - depósitos de processamento químico, estações de combustível, pistas de aterragem, etc.
• A área não é conhecida por incidentes de segurança no passado.
• O local proposto não é exposto e é relativamente discreto, se possível.