Gestão de Instalações

Uma vez que uma instalação tenha sido totalmente selecionada e as operações tenham início, as agências terão de continuar a manter, ou garantir que o terceiro associado ao funcionamento da instalação mantenha a estrutura física, o equipamento de apoio, e os terrenos imediatos em redor da instalação.

Terrenos do Local

Os terrenos em redor de qualquer instalação de armazenamento devem ser mantidos abertos e livres de objetos tanto quanto possível; os detritos, escombros, lixo e ervas daninhas devem ser removidos para evitar danos em veículos e estruturas. Os fios ou tubos expostos devem ser devidamente enterrados ou selados; os tubos ou equipamento elétrico que não possam ser enterrados devem ser bem marcados, pintados de vermelho e/ou ter uma estrutura segura ou engaiolada construída à sua volta. As valas de drenagem devem estar sempre limpas e em condições de funcionamento. A drenagem entupida ou bloqueada deve ser fixada para evitar inundações, e a drenagem inadequada deve ser escavada se ainda não estiver disponível.

Os camiões devem poder entrar, estacionar, carregar/descarregar e sair das instalações sem dificuldade e, idealmente, mais do que um camião deve ser capaz de realizar as suas funções ao mesmo tempo. Deve haver espaço suficiente para os camiões virarem na área de estacionamento atribuída; mesmo que haja espaço disponível, o equipamento ou pilhas de sucata pode dificultar a circulação, podendo levar a atrasos ou acidentes. Os terrenos em redor das áreas de estacionamento e manobra de camiões podem precisar de ser classificados, pavimentados ou de cascalho/chão para nivelar a superfície. Um estacionamento de camiões não melhorado e um espaço de manobra pode levar a grandes ranhuras ou encher buracos no solo, fazendo com que a água se acumule, se forme lama, e os veículos fiquem presos ou mesmo danifique o chassis. Dependendo dos padrões meteorológicos, a manobra de camiões e os espaços de carga/descarga podem requerer manutenção contínua sazonal ou durante todo o ano.

Estruturas Físicas

Para locais de armazenamento de todos os tamanhos, há uma série de considerações a ter em conta.

Será necessária eletricidade para operar o equipamento de escritório, luzes e equipamento de comunicações. Se a eletricidade não estiver disponível no local, devem ser instalados geradores, se possível. Qualquer gerador instalado terá de ser especificado para satisfazer adequadamente a carga de energia prevista do armazém; e um gerador sem potência provocará falhas no equipamento e exigirá manutenção constante, enquanto um gerador sobrealimentado acabará por custar mais em combustível e manutenção. Se for utilizado um gerador, as agências devem desenvolver um plano para apoiar um gerador, incluindo o fornecimento de combustível e peças sobressalentes, e identificar como o gerador será mantido e reparado.

Se não houver unidades sanitárias disponíveis no local, será necessário construir uma ou definir o acesso a uma casa de banho nas proximidades. Se o local não tiver água corrente, terá de ser instalado um sistema de distribuição de água e de depósito de água, ou terá de ser fornecida alguma outra forma de água para lavagem. A água potável deve ser disponibilizada aos trabalhadores do armazém, e se não houver água da torneira ou água purificada imediatamente disponível, poderá ser necessário fornecer água engarrafada.

Deve haver espaço para a realização de trabalho de escritório. Qualquer espaço de escritório deve ser idealmente separado do chão do armazém principal, e ter portas e gavetas com fecho. Os espaços de escritório devem ser dotados de ferramentas básicas, tais como uma impressora, papelaria, secretárias e cadeiras, tomadas elétricas, armários de arquivo e acesso à Internet sempre que possível. As instalações mais pequenas podem não ter a capacidade de manter o equipamento de escritório no local, e como tal, os materiais básicos podem ser guardados num cacifo, ou transportados com a tripulação do armazém conforme necessário.

Os armazéns podem necessitar de ventilação adicional, com base nas condições meteorológicas exteriores e nos tipos de mercadorias armazenadas no interior. Muitos armazéns maiores têm aberturas de ventilação para permitir a fuga de ar quente à medida que este se eleva em direção ao teto. Os espaços de armazenamento mais pequenos podem não ter as estruturas adequadas para suportar a ventilação permanente, e podem necessitar de portas abertas durante as horas de trabalho.

Para Unidades de Armazenamento Móveis (MSU):

As MSU devem ser devidamente instaladas e mantidas. A instalação de MSUs deve ser providenciada por alguém com experiência no processo. Para além de saber como montar uma MSU, a MSU deve:

• Ser construído com os ventos dominantes à frente e atrás para minimizar a pressão do vento.
• Não deve ser construído num ponto baixo, ou num local propenso a inundações.
• (Idealmente) As UMS devem ser construídas sobre lajes posicionadas para elevar a UMS acima das águas causadas por chuvas ou inundações.
• As UMS devem ser devidamente fixadas, trancadas do exterior e difíceis de escalar por baixo do avental exterior.

Os danos nas UMS físicas, tais como empenos de vigas ou rasgamento do revestimento de vinil devem ser avaliados, e as reparações conduzidas por uma pessoa conhecedora. As fissuras ou danos nos alicerces da MSU devem ser reparadas rapidamente para evitar comprometer ainda mais a estrutura.

Para estruturas construídas de lado rígido:

Os danos na estrutura física devem ser identificados e reparados. As fissuras ou buracos nos tetos e paredes devem ser tratados logo após a sua identificação. As instalações de armazenamento devem ter portas e janelas sólidas e trancadas. As janelas que são suficientemente baixas para serem facilmente alcançadas e acedidas por um adulto, devem ser cobertas com barras ou grelhas de algum tipo.

As estruturas de armazenamento devem ter iluminação interior adequada

• Se a iluminação ambiente não for suficiente para uso diurno, as agências devem considerar a instalação de luzes adicionais para uso diurno.
• A luz deve ser suficiente para operar durante a noite. As instalações maiores podem necessitar de instalações de iluminação extensivas.

Gestão Vetorial

Os vetores são definidos como roedores, insetos, ou qualquer coisa que possa estragar ou danificar o stock à mão. O controlo proativo do vetor é importante; ratos e insetos não têm apenas impacto nos alimentos, também podem danificar qualquer coisa tecida a partir de material orgânico como cobertores ou vestuário, e podem destruir completamente os stocks de consumíveis de qualidade médica. Uma infestação não tratada pode levar a grandes problemas no final do caminho, qualquer infestação ou praga identificada deve ser tratada imediatamente. Os armazéns precisarão de decretar algum tipo de controlo vetorial dependendo da natureza do stock, incluindo:

• Fumigação - empresas externas podem ser contratadas para fornecer serviços de fumigação.
• Armadilhas/cola para ratos - colocar armadilhas pré-fabricadas em redor do armazém para capturar roedores.
• Manter o chão do armazém sempre limpo.
• Remoção de artigos estragados/apodrecidos do stock geral e eliminação o mais rapidamente possível.

No caso de ser identificada uma infestação, devem ser feitos registos da data e do tipo de tratamento utilizado. Os registos podem ajudar a agendar fumigação de rotina ou inspeção de produtos, mas também podem indicar problemas sazonais.

Fumigação

A necessidade geral de controle de pragas e infestações depende da duração, condições de armazenamento e tipo de produtos armazenados. Os alimentos, em particular, são sensíveis à atração de pragas, e as agências especializadas em alimentos podem ter horários especiais de fumigação. Uma boa prática geral é decretar a fumigação uma vez a cada seis meses, no entanto, o ideal é que o estoque seja rotacionado com rapidez suficiente para evitar a necessidade de fumigação. Em outros casos, a fumigação pode ser necessária a cada 3-4 meses, ou assim que uma infestação for descoberta. Como regra geral, espera-se que a maioria das pragas de insetos em condições tropicais úmidas se multipliquem cerca de 50 a cada seis semanas, o que significa que uma infestação não tratada pode se tornar um grande problema muito rapidamente.

A fumigação pode ser para um armazém inteiro ou local de armazenamento, ou para apenas uma parte do estoque, no entanto, é altamente recomendável fumigar todos os SKUs perecíveis ao mesmo tempo. A fumigação em contextos de armazenamento geralmente é feita usando as chamadas "folhas de fumigação" ou "folhas à prova de gás" - grandes lonas impermeáveis ​​que cobrem os itens armazenados. Ao usar essas folhas de fumigação, os produtos químicos usados ​​especificamente para fumigação são bombeados sob a borda da lona, ​​enquanto as bordas das lonas são pesadas para evitar o movimento do ar. O uso dessas lonas concentra os esforços de fumigação em áreas específicas e maximiza o impacto.

Ao passar por fumigação, trabalhadores e gerentes devem sempre considerar o seguinte:

• A fumigação só deve ser realizada por um profissional treinado ou por uma empresa especialmente licenciada. As agências que exigem serviços de fumigação devem consultar sua equipe de compras sobre o que pode estar disponível no mercado. Em nenhum momento uma agência deve tentar fumigar a si mesma sem treinamento especial!
• Mesmo que a fumigação seja feita sob lonas, os trabalhadores devem desocupar o espaço de armazenamento até que possam retornar com segurança, conforme indicação de profissional capacitado.
• O equipamento de segurança adequado deve ser usado por todas as pessoas que trabalham com fumigação ou perto dela.
• Os itens fumigados precisarão ser devidamente arejados antes do manuseio ou distribuição.

Após a fumigação, pode ser necessária uma inspeção contínua. Se as infestações persistirem, pode ser necessário alterar os métodos de armazenamento ou entrega. O uso de pesticidas à base de líquidos adicionais pode ser necessário para pulverizar o exterior ou o piso dos espaços de armazenamento.

Cronograma de Manutenção do Armazém Físico

Abaixo está um cronograma de manutenção periódica sugerido para gerenciamento de armazém.

 

Cronograma de Manutenção de Equipamentos de Armazém

Todos os equipamentos nas instalações do armazém - incluindo estantes e prateleiras - exigirão manutenção periódica. Isso pode incluir a substituição de peças, a aplicação de lubrificantes, a verificação de baterias, a realização de carregamento ou limpeza diária ou apenas a realização de inspeções contínuas para garantir que os equipamentos de serviço e as estruturas físicas de suporte não apresentem sinais de danos e problemas. Geralmente, o cronograma de serviço para diferentes itens de equipamento será fornecido pelo fabricante, no entanto, a necessidade geral de realizar inspeções diárias ou semanais também pode depender do tamanho do armazém e dos requisitos gerais de manuseio diário. Quanto maior a instalação, mais equipamentos provavelmente exigirão manutenção. Além disso, armazéns com altos níveis de produtividade também podem exigir manutenção mais regular. Os gerentes de depósito devem desenvolver um cronograma de manutenção para equipamentos de depósito, detalhando as necessidades de serviço diárias, semanais e mensais/anuais, e também devem manter livros de registro separados para os principais equipamentos, como empilhadeiras. O rastreamento adequado da manutenção aumentará a vida útil de itens caros e aumentará a segurança geral do ambiente do armazém.