Avaliação da cadeia do frio existente

A cadeia do frio engloba a infraestrutura, o equipamento, as pessoas, os processos de gestão e a sua implementação. Os seguintes critérios (adaptados a partir da WHO Effective Vaccine Store Management initiative) são condições universais que podem ser utilizadas durante qualquer avaliação da cadeia do frio.

Avaliar os processos de gestão

Avaliar a disponibilidade de uma política de gestão da cadeia do frio ou de procedimentos operacionais normalizados. Deve estar disponível e ser aplicado. A política de gestão da cadeia do frio ou os procedimentos operacionais normalizados devem incluir informações claras sobre:

Pessoal designado responsável pela gestão da cadeia do frio, incluindo os decisores responsáveis por garantir os recursos necessários.
Requisitos de stocks de vacinas específicos do local de trabalho, tanto em termos de volume como de intervalos de temperaturas.
O "nível de stock de segurança" e o "nível máximo de stock" de cada vacina. Os níveis de stock devem ser mantidos entre este intervalo.
Processos de encomenda de vacinas e gestão de stocks, incluindo:
- Registos de stocks.
- Processo para encomendar, receber e enviar vacinas, incluindo o equipamento necessário em todas as entregas, tais como Indicadores de Congelamento.
- Registo e relatórios padronizados de todas as transações de stocks.
- Processo de gestão de vacinas danificadas e respetivo processo de quarentena, eliminação ou logística inversa.
- práticas gerais de armazenamento, como inventários físicos periódicos.
Processo de monitorização da temperatura: equipamento necessário, modelos, horários e processos de relatório.
Plano de operação e manutenção, incluindo um horário específico para todo o equipamento da cadeia do frio. Deve incluir uma pessoa designada ou um prestador de serviços responsável pela manutenção das fontes de energia e do equipamento de arrefecimento.
Ações se os registos de temperatura estiverem fora do intervalo de +2°C a +8°C.
Planos e equipamento de emergência para utilização em caso de falha do frigorífico e/ou corte de energia, incluindo um fornecedor de reserva nomeado.
Os processos para garantir fundos suficientes para cobrir o equipamento e os consumíveis necessários. Deve ser considerado um plano de substituição do equipamento da cadeia do frio caso atinja o fim da sua vida útil.

Avaliação do equipamento de cadeia do frio

A avaliação do equipamento da cadeia do frio deve incluir tanto dispositivos ativos como passivos da cadeia do frio. Deve também incluir outros materiais da cadeia do frio, tais como embalagens de líquido refrigerante e equipamento de monitorização da temperatura. Para o equipamento da cadeia do frio existente, deve avaliar:

Capacidade - A capacidade de armazenamento a frio deve ser suficiente para satisfazer a procura. O depósito deve ser capaz de acomodar níveis máximos de stock de todas as vacinas do programa, incluindo as vacinas da campanha.

Carga - As vacinas devem ser corretamente dispostas dentro dos frigoríficos, deixando espaço suficiente para que o ar frio flua. Cada dispositivo que contém vacinas deve estar equipado com (pelo menos) um termómetro ou dispositivo de registo de dados. As folhas de monitorização de temperatura devem ser anexadas ao dispositivo e os registos devem estar atualizados.

Desempenho da temperatura - Todas as vacinas devem ser armazenadas dentro dos intervalos de temperatura recomendados. Devem estar disponíveis registos contínuos de temperatura, e demonstrar que a vacina foi armazenada corretamente. Os dispositivos utilizados para registo da temperatura devem ter uma precisão de ± 0,5°C.

Não deve haver indícios de congelamento no compartimento da vacina (anotando os meios de verificação: dados de monitorização eletrónica, dados de temperatura manual, teste de agitação). A presença de ampolas de vacinas congeladas deve ser verificada, bem como a presença de gotículas de água ou humidade nas paredes do compartimento da vacina ou em ampolas ou caixas de vacinas

Condição e robustez - Avaliar se o equipamento se partiu ou avariou no passado recente e com que frequência isso acontece. Além disso, caso tenham sido efetuadas reparações, indicar o tipo de reparação e se foram utilizadas peças sobressalentes. É importante considerar se o mau funcionamento resultou na incapacidade de utilizar o equipamento.

A idade e o manuseio anterior do equipamento poderiam ser um fator de vulnerabilidade: avaliar a sua primeira "data de utilização" e o seu histórico. Tenha em atenção que os frigoríficos têm uma duração de vida de cerca de 10 anos.

Avaliar as infraestruturas

A infraestrutura deve permitir que o armazém frigorífico funcione eficazmente. Isto inclui a adequação do edifício do depósito (a localização e o padrão de construção) e as utilidades básicas, particularmente o fornecimento de energia que alimenta a cadeia do frio ativa.

Todas as infraestruturas devem ter um padrão satisfatório e ser corretamente mantidas através de uma manutenção preventiva planeada. As reparações de emergência devem ser excecionais e realizadas em tempo útil. Deverão existir relatórios sobre manutenção e reparações. Devem estar disponíveis fornecimentos adequados de peças sobressalentes, de consumíveis e de combustível. Se depender de um gerador de emergência, as suas revisões devem ser respeitadas e deve estar operacional.

Avaliar os recursos humanos

A avaliação dos recursos humanos envolvidos na gestão da cadeia do frio deve incluir (1) as responsabilidades, (2) o pessoal correto e (3) os conhecimentos e capacidades.

As responsabilidades e tarefas de cada pessoa com um papel a desempenhar na gestão da cadeia do frio devem ser claramente especificadas. Para o avaliar, a forma mais direta é a verificação da disponibilidade e acessibilidade às descrições de funções. As responsabilidades relacionadas com a gestão da cadeia do frio devem ser descritas a todos os níveis de gestão e a cada etapa da cadeia: desde o pessoal que controla as temperaturas até aos decisores e destores dos orçamentos.

Deve haver recursos humanos suficientes para operar o depósito eficazmente. Mesmo nos locais mais pequenos de armazenamento de vacinas, devem ser nomeados dois ou mais funcionários para garantir a cobertura durante eventos inesperados. Um plano de trabalho deve garantir a cobertura ao longo de todo o ano.

Todo o pessoal pertinente deve ser formado na gestão da cadeia do frio. Registos de assistência a sessões de briefing ou formação poderiam demonstrá-los. Além disso, o pessoal deve ter acesso à política de orientação ou aos procedimentos operacionais normalizados.