Encerramento/pós-distribuição

As organizações distribuidoras são também responsáveis pelo encerramento e limpeza adequados de um local de distribuição. Geralmente, isto inclui limpar o local de quaisquer resíduos, resolver quaisquer questões pendentes, compensar os trabalhadores ocasionais, e pôr em prática um plano para comunicar e monitorizar os resultados da distribuição.

Reconciliação

Após a distribuição, as equipas de armazém e distribuição devem conciliar e acordar o número correto de artigos expedidos e distribuídos, detetando problemas tais como: distribuição excessiva e erros nas guias de remessa, problemas de registo e furtos, ou outras discrepâncias. Quanto mais curto for o tempo entre a atividade e a reconciliação, mais fácil será encontrar erros . A equipa de distribuição terá de apresentar um relatório de atividade que exija a utilização de dados do armazém e a reconciliação é uma parte obrigatória do processo.

Todos os números abaixo devem ser tidos em conta:

Quantidades despachadas da fonte e recebidas no ponto de distribuição.
Quantia distribuída.
Saldo restante após a distribuição/exibido como retorno da distribuição.
Saldo registado na fonte após receção das devoluções.
Quaisquer perdas registadas.

Comunicação

Após uma distribuição, é essencial que uma organização distribuidora informe interna e externamente sobre a intervenção e os seus resultados, permitindo a todos os interessados conhecerem os resultados, incluindo as insuficiências ou lacunas no número de populações servidas. Em geral, cada relatório deve incluir informação sobre que mercadorias foram distribuídas, em que quantidades, a que populações, em que áreas, e em que período de tempo. Se todas as necessidades da comunidade não foram satisfeitas durante o exercício, sugere-se que a organização de distribuição inclua a percentagem do total das necessidades satisfeitas. Quaisquer problemas que tenham ocorrido durante a distribuição devem ser notados, particularmente se puderem ter impacto na capacidade dos parceiros de operar na área que avança. Sempre que possível, devem anexar-se ao relatório fotografias com legenda.

A fim de consolidar os diferentes relatórios, é uma boa prática concordar e utilizar sempre o mesmo modelo. O Shelter Cluster concebeu um que contém as seguintes informações baseadas nos modelos do ACNUR:

Artigo	Descrição
Organização distribuidora	Preencher o nome da organização que organizou a distribuição.
Sítio(s) e localização	Preencher o nome do local de distribuição (por exemplo, nome de uma escola) e a sua localização (por exemplo: distrito, aldeia/bairro).
Data(s) de distribuição	Indicar as datas exatas da distribuição, inclusive (por exemplo, 4-7 de janeiro de 2017).
N.º de beneficiários	Indicar o número total de beneficiários servidos através da intervenção, organizados por sexo e idade.
Rações	Especificar o que cada família devia receber, incluindo se foram entregues pacotes diferentes a famílias de tamanhos diferentes (por exemplo, 3 cobertores/família de 6, 1 barra de sabão/pessoa).
Contagem inicial de stock	Indicar o número de artigos entregues no início da distribuição, enumerados por artigo (por exemplo, 1000 cobertores, 1000 colchões, etc.).
Stock distribuído	Indicar o número total de artigos distribuídos, listados por artigo (por exemplo 850 cobertores, 850 colchões, etc.).
Contagem do stock restante	Indicar o número de artigos restantes, se existirem, enumerados por artigo (por exemplo, 150 cobertores, 150 colchões, etc.). Idealmente, este número será igual à contagem inicial do stock menos o stock distribuído.
Percentagem de necessidades cobertas	Dar uma estimativa das necessidades cobertas. Se houver falta de stock, então este número será inferior a 100%. Do mesmo modo, se houver recém-chegados, a equipa poderá notar que as necessidades, de acordo com a avaliação, foram cobertas mas que surgiram novas necessidades.
Abordagem de distribuição	Detalhar a forma como a distribuição foi criada e gerida.
Problemas encontrados durante a distribuição	Enumerar quaisquer problemas encontrados durante a distribuição, tais como fraude, questões de acesso, alegações de exclusão, etc.
Plano de seguimento	Enumerar quaisquer ações que a organização planeia empreender no rescaldo, por exemplo, um MPD ou uma distribuição de seguimento para dar conta dos recém-chegados.

Avaliação

Após o encerramento total de uma distribuição, as organizações de distribuição podem querer começar a pensar em realizar um exercício de monitorização pós-distribuição (MPD) a fim de avaliar a eficácia, adequação e cobertura da intervenção, e satisfação geral com a assistência prestada. Idealmente, os MPD deveriam avaliar uma única resposta cerca de um mês após a ocorrência da intervenção. Isto dá tempo aos beneficiários para utilizarem os artigos fornecidos e darem um feedback útil sobre a qualidade, e assumir a possibilidade de os beneficiários da ajuda se terem deslocado.

Em paralelo, as agências podem desejar realizar um inquérito de mercado onde é recolhido regularmente o preço das mercadorias nos mercados locais. O mercado tende a ser distorcido em contextos de emergência ou conflito, e pode haver grandes flutuações de preços provocadas pelo calendário das distribuições, tornando muito difícil a interpretação dos dados quantitativos. Os estudos de mercado podem revelar impactos das distribuições sobre os vendedores locais, se os artigos estiverem a ser revendidos, ou mesmo se estiverem disponíveis localmente artigos mais baratos ou mais apropriados para a aquisição ou para o recebimento de dinheiro.