Monitorização do desempenho logístico

A logística inclui um vasto conjunto de conceitos que podem abranger vários aspetos, desde a aquisição até à distribuição, toda a cadeia de abastecimento ou a gestão da frota, da energia ou das instalações pode ser abrangida pelas responsabilidades logísticas. 

Cada secção deste guia contém informações sobre como monitorizar e assegurar a qualidade do serviço prestado por cada função logística respetiva. Cada ferramenta individual fornece informações sobre partes específicas do processo, enquanto que um sistema de monitorização mais amplo e holístico deve ser adotado para formar uma imagem completa do desempenho logístico como um todo. 

Ferramentas de monitorização e avaliação neste Guia:

O que monitorizar

Se forem feitos esforços para estabelecer um sistema de monitorização, é melhor assegurar que o processo ou atividade de M&A é importante para a continuidade das atividades logísticas e terá um impacto no desempenho global. Uma análise aprofundada do contexto, objetivos, resultados desejados e metas organizacionais ajudará a definir adequadamente os aspetos específicos a monitorizar em profundidade. Apresentam-se a seguir alguns dos aspetos que podem ser monitorizados numa atividade logística.

Tempo de espera da entrega

O tempo de espera é o tempo entre a realização de uma encomenda e a receção dos bens ou serviços. Em situações de catástrofe/emergência, o momento da entrega pode ter um sério impacto na operação de socorro e nos beneficiários.

• A entrega de artigos demasiado cedo ou demasiado tarde pode também incorrer em custos desnecessários. A entrega demasiado cedo pode significar que as mercadorias têm de ser armazenadas até serem necessárias e incorrer em custos adicionais enquanto são armazenadas ou geridas.
• A entrega de artigos demasiado tarde pode significar que os custos de criação de instalações, por exemplo estações de alimentação e de ter pessoas prontas para distribuir bens, são desperdiçados devido ao facto de os bens não terem sido entregues. O atraso na entrega pode também fazer com que a organização incorra em custos de transporte adicionais, se for necessário recorrer a meios de transporte especializados, tais como aviões, para transportar as mercadorias mais rapidamente ao longo da cadeia de abastecimento.

Informação de encomenda

O desempenho interno de uma função logística depende da eficiência e eficácia de cada um dos componentes logísticos individuais. Por exemplo, um indicador de desempenho para aquisições pode ser a capacidade de divulgar informações sobre o número de encomendas emitidas. O conhecimento das encomendas pendentes permitirá ao armazém planear o espaço de armazenamento, enquanto que as entregas inesperadas podem perturbar as operações.

Eficiência

A medição da eficiência é por vezes relativa e depende do que uma entidade define como eficiência. Na gestão logística, a eficiência é a entrega satisfatória de um serviço logístico que permite ao utilizador final cumprir o objetivo pretendido do pedido. Um bom exemplo é o pedido para que os medicamentos sejam préposicionados antes de uma estação de malária. Uma entrega tardia significaria incidentes mais elevados de malária e um aumento do pedido de tratamento da malária em vez do medicamento de prevenção da malária.

Custos totais

O conceito de "custo total" centra-se na redução do custo total da logística e não no custo de cada atividade. Uma organização deve monitorizar a redução de custos em toda a linha e avaliar o impacto em cada uma das componentes logísticas. Por exemplo, a compra a granel pode reduzir o custo do produto mas, ao mesmo tempo, aumentar os custos de manutenção do stock.

Custos de inventário

Os custos de detenção de inventário incluem:

• Custos do serviço de inventário - seguros e impostos.
• Custos de espaço de armazenamento - custos de arrendamento ou taxas de terrenos.
• Custos de risco de inventário - custos relacionados com roubo, o risco de os bens serem mantidos por tanto tempo que se tornam obsoletos, o risco de danos.
• Custos de detenção - o custo de armazenamento - mão-de-obra, depreciação do ativo/item, e outras despesas gerais.

Valor do inventário

Nos últimos anos, o conceito de valor tornou-se aceite como a diferença entre o valor que um cliente atribui a um produto ou serviço e o custo de aquisição do artigo. A detenção excessiva de stock não é apenas um risco em situações de emergência - no caso de uma evacuação o stock pode ser abandonado - mas também não é rentável quando o dinheiro está preso em stocks inativos que podem não ser todos utilizados dentro de um prazo razoável, ou utilizados em virtude de necessidades em rápida mudança. A monitorização e a colaboração estreita com programas sobre taxas de distribuição ajudam a equilibrar os benefícios. Os gestores de armazéns são encorajados a partilhar relatórios mensais de stock com os interessados para que possam saber o que têm na sua posse.

Custos de gestão de encomendas

Os custos de gestão de encomendas incluem os custos incorridos para a emissão e fecho de encomendas, os custos de tratamento relacionados, e os custos de comunicações associados. Por outras palavras - os custos de pessoal e de infraestruturas associados à realização de encomendas, e não apenas os custos dos próprios artigos. Quantas horas acumuladas de pessoal são necessárias para completar uma única encomenda, multiplicadas pelo seu salário por hora? E quanto aos custos de manutenção dos sistemas de comunicação e aluguer de espaço de escritório? É aconselhável compará-las e mantê-las sob estreito controlo para assegurar que a prestação de serviços seja rentável.

Custo dos resíduos

O custo dos resíduos cobre os custos de eliminação de embalagens de artigos, de eliminação de artigos estragados, caducados, recolhidos ou danificados, ou de eliminação de equipamento danificado e inutilizável. Os custos de eliminação de resíduos aumentaram acentuadamente devido aos impactos ambientais e à regulamentação nacional. Pode ver-se uma visão geral dos custos ambientais na secção de Logística Verde deste guia, enquanto a informação sobre eliminação e regulamentação nacional pode ver-se na Secção de Armazenamento.