Gestão de Cadeias de Abastecimento em Saúde
Gestão física dos materiais de saúde

O armazenamento e a gestão física dos produtos de saúde devem seguir a maior parte dos princípios básicos da gestão dos armazéns e inventários. Para além das normas básicas, há alguns fatores adicionais a ter em conta ao armazenar produtos de saúde. 

Organização de produtos de saúde

A disposição dos produtos de saúde num armazém ou numa divisão para armazenamento pode assumir várias formas. Em armazéns de grandes dimensões ou em armazéns onde a carga é colocada em paletes, os métodos tradicionais de organização da carga são normalmente suficientes, desde que sejam cumpridos os requisitos de temperatura, humidade e exposição à luz. 

No entanto, em muitos casos, os produtos de saúde são armazenados a granel ou divididos em unidades muito mais pequenas. Devido aos volumes relativamente pequenos de produtos de saúde e ao número relativamente elevado de produtos individuais, os produtos de saúde são frequentemente armazenados em prateleiras, separados por unidades individuais. A separação por unidades individuais também facilita a distribuição de quantidades relativamente mais pequenas de produtos que só podem ser consumidos em proporções menores.

Armazenamento "VEN"

Nas instalações de armazenamento de média a grande dimensão e nos armazéns utilizados para armazenar produtos médicos, os produtos de saúde podem ser separados pelos riscos associados à exposição a oscilações de temperatura, pela sua frequência ou importância de utilização e ainda pelos requisitos de controlo em vigor. O armazenamento "VEN" define-se como a atribuição de prioridade aos locais de armazenamento dos produtos com base no facto de estes serem:

  • Vitais (V)
  • Essenciais (E)
  • Não essenciais (N)

À semelhança da estratégia zonal de separação dos produtos com base no seu peso e na frequência global de utilização, o método VEN ajuda a identificar a localização física num armazém para onde deve ir carga, colocando-a em categorias que devem ser colocadas em conjunto nos locais de armazenamento. A análise de armazenamento VEN ajudará a conceber a disposição das instalações de armazenamento, identificando:

  • Onde deve ser colocada a carga mais sensível à temperatura.
  • Onde devem estar localizados os produtos especiais, como narcóticos, psicotrópicos ou outros produtos altamente regulamentados.
  • Onde devem ser colocados os produtos de utilização frequente.
  • Onde devem ser colocados os produtos extremamente frágeis.

Caraterísticas do produto

Outro método de organização e armazenamento de medicamentos e produtos de assistência médica consiste em separar os produtos pelas caraterísticas do produto. A separação arbitrária é útil para identificar rapidamente produtos médicos e pode ser especialmente útil em armazéns com um elevado número de unidades de manutenção de stock ("SKU", do inglês "stock keeping unit"). Em alguns casos, pode ser utilizado mais do que um método de separação em simultâneo, como por exemplo, primeiro separar os produtos com base na sua caraterística (projeto) e depois separar essas subcategorias por outra caraterística (ordem alfabética). 

Forma de dosagem - Um dos métodos mais frequentes de organização do stock nas estantes e prateleiras é a separação dos produtos de acordo com as suas caraterísticas físicas de forma de dosagem. As formas de dosagem podem incluir:

  • Comprimidos
  • Injetáveis
  • Consumíveis líquidos (e.g. xaropes)
  • Tópica (e.g. cremes)

A vantagem de separar por forma de dosagem é o facto de, frequentemente, as formas de dosagem semelhantes apresentarem requisitos de manuseamento semelhantes. Por exemplo, os injetáveis apresentam-se frequentemente em frascos de vidro que devem ser manuseados como produtos frágeis.

Por ordem alfabética - Em ambientes nos quais os funcionários do armazém podem não ter conhecimentos especiais sobre produtos de saúde, a separação e o armazenamento dos produtos por ordem alfabética com base nos seus nomes genéricos permitirá uma rápida identificação dos locais de armazenamento. A organização por ordem alfabética só funciona bem em armazéns com:

  • Pouca ou nenhuma diferença nos controlos da temperatura para os diferentes produtos em stock.
  • Armazéns mais pequenos sem grandes variações da temperatura ou grandes volumes de SKU.
  • Locais de armazenamento em que existe uma língua principal compreendida por todos. 

Frequência - Tal como os planos de armazenamento por zonas para cargas a granel, alguns planeadores podem querer organizar os produtos em stock num armazém com base na sua frequência de utilização. Isto inclui colocar os produtos mais frequentemente utilizados em prateleiras ou estantes mais próximas das portas e perto da entrada das divisões para armazenamento. 

Codificação pré-definida - As organizações humanitárias que respondem a qualquer emergência sanitária podem ter uma variedade de métodos e razões para estabelecer os seus próprios sistemas de codificação. Estes sistemas de codificação podem incluir:

  • Projeto ou doador - separar os produtos com base no projeto para o qual foram adquiridos e no qual devem ser utilizados. 
  • Regulamentação - algumas autoridades locais ou nacionais podem ter o seu próprio sistema de codificação de produtos com base na regulamentação sanitária em vigor.
  • Sistemas de gestão de inventário - Se as organizações humanitárias tiverem os seus próprios sistemas de gestão de inventário, podem organizar várias coisas por categorias, nomeadamente produtos de saúde. 

Áreas de armazenamento seguras

Onde quer que os produtos farmacêuticos sejam armazenados e transportados, pode haver "substâncias controladas" especiais que exijam um armazenamento seguro. Os produtos que necessitam de armazenamento seguro podem incluir:

  • Produtos de elevado valor.
  • Produtos que apresentam um risco elevado de dependência ou abuso de substâncias. 
  • Produtos que estão especificamente regulamentados pela legislação local ou nacional.

Regra geral, qualquer produto classificado como estupefaciente, psicotrópico ou qualquer outra forma de analgésico deve ser estar armazenado em segurança, com um acesso feito em duas fases, preferencialmente. Em muitos casos, as Listas Nacionais de Medicamentos Essenciais descrevem todos os medicamentos que requerem armazenamento seguro ao abrigo da legislação nacional. Em alguns casos, as organizações humanitárias podem ser completamente proibidas de armazenar determinados produtos.

    
Exemplos de substâncias comumente controladas:

Estupefacientes: morfina, preparações de ópio, petidina, diamorfina, papaveretum, hidrocodona e oxicodona, dipipanona e tramadol.

Outros opiáceos e analgésicos fortes: pentazocina, codeína, dihidrocodeína, dextropropoxifeno, dextromoramida e buprenorfina.

Psicotrópicos: geralmente o grupo de medicamentos chamados "benzodiazepinas", sendo os mais comuns o diazepam, o temazepam, o nitrazepam, o lunitrazepam e o oxazepam. O clonazepam, utilizado para tratar a epilepsia, pode ser encontrado numa classe diferente e nem sempre está sob o mesmo controlo. Os medicamentos tranquilizantes fortes, como a clorpromazina, também podem ser encontrados nesta categoria.

    

Retirado de: JSI,Diretrizes para Armazenamento de Medicamentos Essenciais

Qualquer produto que necessite de ser armazenado em segurança deve ser armazenado de forma segura e adequada num local apropriado. Dependendo dos volumes das substâncias controladas e do espaço disponível nas instalações de armazenamento, o armazenamento seguro pode incluir:

  • Uma divisão com portas que podem ser fechadas à chave.
  • Prateleiras ou estantes gradeadas com fecho.
  • Um cadeado de segurança, colocado de forma segura numa superfície permanente.

A vantagem de uma divisão separada com portas que podem ser fechadas à chave é o facto de poder ter a sua própria temperatura regulada quando necessário para armazenamento dos produtos. No entanto, em muitos casos, as substâncias regulamentadas devem ser mantidas no mesmo espaço geral aberto que o resto das mercadorias no armazém. Quando as substâncias controladas são mantidas no mesmo local que a carga geral, as organizações podem utilizar prateleiras ou estantes gradeadas:

Prateleiras com proteção de porta gradeada - 96x96' - Instalação de porta deslizante...

As estantes/prateleiras gradeadas devem poder ser fechadas à chave e devem ser suficientemente robustas para não serem facilmente arrombadas. 

As regras gerais para manter um local de armazenamento seguro incluem:

  • As chaves devem ser guardadas por pessoal autorizado. Idealmente, um gestor de armazém responsável controlará o acesso ao armazém, enquanto que apenas o pessoal autorizado a aceder ao local de armazenamento de substâncias controladas dentro do armazém terá as chaves do local de armazenamento que se pode fechar à chave. Em alguns países, as pessoas que têm acesso às chaves para fechar à chave determinados produtos devem passar por um procedimento de licenciamento. 
  • O cartão do stock deve ser utilizado em todos os cenários. Também deve existir uma folha de presenças para que o pessoal assine à medida que os produtos são retirados do local.
  • Sempre que possível, deve ser utilizado um sistema de alarme. 
  • Sempre que possível, deve ser instalado um sistema de câmaras com capacidade de gravação, especialmente em cenários em que sejam armazenados grandes volumes de substâncias regulamentadas. 

Outros espaços planeados

Para além de outros requisitos específicos em matéria de infraestruturas para o armazenamento de produtos de saúde num contexto humanitário, os responsáveis pela logística devem também ter em conta os espaços planeados para as principais atividades. 

Receção/Expedição - os armazéns de dimensões suficientemente grandes devem, idealmente, ter áreas especiais demarcadas especificamente para as mercadorias que acabaram de chegar ou que estão a ser preparadas para expedição. Em muitas instalações de armazenamento, as áreas de carga/receção encontram-se junto aos cais/portas de carga, numa câmara intermédia ou, eventualmente, no exterior da instalação de armazenamento. Ao conceber uma área de carga/receção, os planeadores devem ter em conta a necessidade de controlar a temperatura da carga e dos produtos de saúde; tal como os espaços de armazenamento com temperatura controlada, as áreas especialmente concebidas para a expedição/receção também devem ter uma temperatura controlada sempre que possível. Além disso, as áreas de expedição também podem ter um espaço especificamente reservado para a embalagem de caixas térmicas, se tal for exigido pelas necessidades do projeto.

Área de quarentena - consulte a secção "Produtos de Saúde Danificados e Fora do Prazo".

Área de montagem de kits - As áreas de montagem de kits são comuns nos armazéns humanitários; no entanto, a montagem de kits com produtos de saúde pode exigir uma atenção especial. As áreas utilizadas para equipar produtos de saúde, incluindo produtos farmacêuticos e dispositivos médicos, podem exigir uma atenção acrescida; as áreas utilizadas para montar kits com produtos de saúde devem ser cuidadosamente limpas e podem exigir áreas de trabalho com temperatura controlada para manter as condições adequadas para os produtos. A montagem de kits pode demorar horas ou mesmo dias, dependendo da ordem de trabalho, e a área de montagem de kits deve ser tão adequada para a armazenagem de produtos de saúde quanto para a instalação de armazenamento principal. 

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