O planeamento da frota é uma atividade estratégica fundamental utilizada para moldar as frotas e o seu modelo de gestão correspondente para apoiar soluções adequadas e sustentáveis para as necessidades organizacionais. O planeamento da frota engloba as dimensões operacional, técnica, administrativa e financeira de cada organização e, por isso, tende a ser muito específico em termos organizacionais.
Um plano de frota pode depender de requisitos específicos dos doadores, e pode estar ligado a outras políticas organizacionais, tais como de recursos humanos, operações diárias ou políticas de segurança. Algumas organizações podem exigir que os veículos se restrinjam a projetos específicos, enquanto outras utilizam bolsas de veículos para servir múltiplos projetos. As políticas de condução podem variar desde uma dependência estrita de um condutor dedicado da organização até à utilização de pessoal para conduzir os veículos.
As políticas administrativas das organizações individuais ditarão que abordagem de gestão da frota será utilizada, e o depositário da função de gestão da frota está muito dependente de políticas e estruturas organizacionais. Em qualquer caso, devem ser considerados os seguintes elementos:
- As necessidades de transporte num determinado período:
- Frequência.
- Destinos.
- Passageiros.
- Carga.
- O contexto e as infraestruturas disponíveis:
- Ambientes urbanos ou remotos.
- Outros meios de transporte disponíveis e a sua segurança.
- Estado das estradas.
- Requisitos administrativos para que uma agência seja proprietária de um veículo e para que as pessoas o conduzam.
- Materiais básicos disponíveis, como combustível e consumíveis.
- Os custos de exploração de uma frota e o financiamento disponível.
- Os riscos (financeiros, legais e de segurança) de possuir e/ou gerir uma frota de veículos.
O número de veículos necessários deve ser determinado na fase de planeamento. Para o efeito, avaliar as diferentes atividades que requerem transporte de veículos e determinar o número de pessoas e a frequência necessários para cada atividade. As atividades típicas a considerar, incluem:
- Missões no terreno.
- Transporte de pessoal:
- Entre escritórios na mesma região.
- Entre o alojamento e o escritório ou outros locais de trabalho.
- Entre escritórios e centros de transporte (i.e., aeroporto).
- Apoio a atividades diárias, tais como:
- Administração.
- Reuniões e coordenação.
- Utilização privada de veículos.
- Movimentação de cargas.
Devem ser desenvolvidos planos e disponibilizados recursos para reafetar, eliminar ou adquirir veículos em caso de aumento ou diminuição de escala, ou para renovar veículos obsoletos. Além disso, o número e os tipos certos de condutores devem ser avaliados e ajustados para corresponderem às operações. Devem ser consideradas políticas de RH, tais como o número máximo de horas de trabalho por dia ou feriados. Se a organização se estiver a deparar com alterações significativas em termos da procura de mobilidade ou o contexto operacional mudar significativamente, poderá ser necessária uma revisão mais profunda do modelo de gestão, incluindo:
- Contratação externa de alguns dos serviços relacionados com a frota, tais como a manutenção.
- Tipo de seguro.
- Recrutar mais pessoal para lidar com fluxos de trabalho relacionados com a frota.
- Mudar a primeira hora de partida ou a última hora de chegada.
- Incorporar procedimentos de habilitação de segurança ou de escolta para deslocações específicas.
Toda a revisão do planeamento deve incorporar os requisitos orçamentais e as estratégias para reduzir os custos da frota. Recomenda-se vivamente um orçamento anual específico para atividades da frota, incluindo custos de veículos, manutenção, consumo de combustível e outros itens consumíveis.
Os custos a considerar aquando da tomada de decisões relacionadas com veículos incluem a aquisição, importação, combustível, seguros, reparações, manutenção, mão de obra, portagens e estacionamento e eliminação, entre outros. O investimento necessário para a instalação de equipamento no veículo, tal como equipamento de comunicações ou de segurança, não deve ser negligenciado aquando da orçamentação. Se as organizações não considerarem todos os custos relacionados com a detenção de uma frota de veículos, isso pode resultar em dificuldades de financiamento, tais como não dispor de fundos suficientes para manter e reparar os veículos, para contratar um gestor de frota ou para organizar a formação de condutores.
