Прибытие партии вакцины в страну и ее последующая таможенная очистка и транспортировка в центральное хранилище вакцин являются наиболее важными этапами процесса доставки. Зачастую именно в это время происходят ошибки и задержки, приводящие к повреждению вакцин.

Прием на таможне

В отношении таможенного оформления вакцин применяются те же процедуры, которые описаны в разделе «Таможня», но с дополнительными специфическими требованиями, связанными с управлением вакцинами. Обратите внимание, что требования варьируются в зависимости от страны.

Первым шагом в процессе таможенного оформления является установление контактов со следующими субъектами для получения или проверки импортных процедур:

• Национальные регулирующие органы (NRA — от англ. National regulatory authorities) или руководитель таможни в стране назначения. Чтобы пройти очистку, вакцины должны получить регистрационное удостоверение и свидетельство о выпуске от национального регулирующего органа.
• Местное Министерство здравоохранения (МЗ): в зависимости от конкретных требований страны, МЗ может выдать письмо об утверждении отправки.

Для справки, общие этапы:

• Подача товаросопроводительных документов на вакцину (как только они будут получены) с запросом в таможенный орган для предварительного оформления отгрузки назначенному агенту по клирингу и экспедированию (C&F — от англ. Clearing and Forwarding).
• Агент C&F немедленно обрабатывает отгрузочные документы в соответствии с установленными правилами и нормативными требованиям правительства и связывается с таможней и авиакомпаниями для координации прибытия, транспортировки, проверки и безопасного хранения вакцин.
• Заблаговременно поддерживаются постоянные контакты с соответствующими авиакомпаниями для получения точной и обновленной информации о прибытии рейсов с грузами.
• После прибытия самолета принимаются незамедлительные меры по получению таможенного разрешения и доставке вакцины и безопасной транспортировке вакцин в места холодильного хранения.
• Агент C&F проверяет монитор (-ы) холодовой цепи и другой механизм (при необходимости) для выявления и повторного подтверждения того, что вакцины поступили в хорошем состоянии, прежде чем вывезти груз из аэропорта.
• Независимо от состояния вакцин на момент очистки, агент C&F производит таможенную очистку вакцин и доставляет их в соответствии с обычными процедурами.
• Агент C&F своевременно информирует соответствующее (-их) должностное (-ых) лицо (лиц) и обеспечивает готовность холодильного помещения и необходимого персонала для получения/хранения вакцин.
• Должна существовать система, обеспечивающая открытие холодильного помещения и связь/контакт с продавцом/персоналом холодильного помещения в любое время (24 часа в сутки, включая выходные и праздничные дни).
• Ни при каких обстоятельствах нельзя оставлять вакцину без присмотра или вне холодильного помещения на открытом пространстве.
• Необъявленные поставки проходят своевременную таможенную очистку, как и все остальные поставки.
• Для эффективной транспортировки и доставки вакцин в любое время должна быть предусмотрена надежная транспортная система, включая рефрижераторный/изотермический фургон.
• В чрезвычайных ситуациях очень часто используются чартерные рейсы. Существуют отдельные правила, нормы, системы и процедуры для оформления чартерных рейсов с вакцинами, включая получение специального разрешения на посадку, пролет и т. д., а также различных сертификатов об отсутствии возражений (NOC) от Министерства гражданской авиации и т. д.

Не рекомендуется импортировать вакцины через порты, которые не имеют надлежащего холодильного хранилища. В случае получения партии вакцин, нуждающихся в таможенной очистке, в порту, где отсутствует холодильное хранилище, или если холодильное помещение недоступно, следует принять меры для немедленного выпуска поставки вакцины. Соответственно, необходима координация с соответствующими органами для быстрого оформления и/или для безопасного и надлежащего управления и хранения вакцин в аэропорту.

Прием на складе 

Перед приемом убедитесь в наличии копии грузовых документов. См. информацию о «Документации» выше.

Обеспечьте приоритетную разгрузку. Выгрузите продукт из транспортного средства и убедитесь, что фактическое количество коробок соответствует количеству коробок, указанному в упаковочном листе. При наличии расхождений отметьте это явным образом в предоставленной транспортной накладной. Также укажите в накладной, были ли получены транспортные ящики в хорошем состоянии и присутствуют ли все необходимые ярлыки на внешней стороне транспортных ящиков.

Немедленно переместите изделие на склад.

Откройте упаковку, извлеките и проверьте устройства контроля температуры, извлеките продукт из пассивного транспортировочного контейнера и немедленно переместите его в надлежащие условия хранения с контролируемой температурой.

Если устройство контроля температуры (в зависимости от того, какое именно устройство используется: карта мониторинга холодовой цепи, флаконный термоиндикатор для вакцин, электронные индикаторы с электронной регистрацией данных) показывает изменение, которое указывает на потенциальное повреждение вакцин, сделайте фотоснимок, фотокопию или сканирование, которые отображают нештатную ситуацию. Данная информация должна использоваться для принятия решений о том, следует ли принять продукт или поместить его на карантин до проведения расследования и принятия окончательного решения.

При использовании регистраторов данных или тегов, регистрирующих данные о времени и температуре, которые могут быть загружены, можно удобно извлекать и хранить данные о времени и температуре. Момент времени, когда произошло отклонение температуры, важен для агентства по закупкам и производителя, чтобы они могли определить причину отклонения, принять корректирующие меры, избежать подобных ситуаций в будущих поставках, а также для целей страхования.

Четко идентифицируйте вакцины в коробках, в которых индикатор показывает воздействие температур, которые могут привести к риску повреждения вакцин, и сохраняйте вакцины при требуемой температуре для дальнейшей оценки их состояния. Не выбрасывайте вакцины до завершения оценки.

Убедитесь в наличии всех необходимых документов. Не используйте вакцины, если отсутствует сертификат выпуска партии. В случае отсутствия данного сертификата вакцины должны храниться в холодном хранилище до получения соответствующего документа от производителя вакцины.

Сообщите любую сопутствующую информацию перевозчику и соответствующему персоналу в вашей организации. В случае утраты или повреждения пересматривайте условия страхового полиса и следуйте инструкциям по страховому возмещению.