Управление объектами

После того как объект будет полностью выбран и начнет функционировать, учреждения должны будут продолжать поддерживать или обеспечивать, чтобы третья сторона, связанная с эксплуатацией объекта, поддерживала физическую структуру, вспомогательное оборудование и непосредственную территорию вокруг объекта.

Территория объекта

Территория вокруг любого складского хранилища должна быть максимально открытой и свободной от предметов; мусор, обломки, отходы и сорняки должны быть убраны во избежание повреждения транспортных средств и конструкций. Открытые провода или трубы должны быть надлежащим образом заглублены или герметизированы; трубопроводы или электрооборудование, которые не могут быть закопаны, должны быть надлежащим образом маркированы, окрашены в красный цвет и/или вокруг них должна быть установлена безопасная или ограждающая конструкция. Дренажные канавы должны быть чистыми и постоянно находиться в рабочем состоянии. Забитый или заблокированный дренаж необходимо исправить во избежание затопления, если же дренаж отсутствует, то необходимо его вырыть соответствующим образом.

Грузовые автомобили должны иметь возможность беспрепятственно въезжать, парковаться, загружаться/разгружаться и выезжать с объекта, и в идеале несколько грузовых автомобилей должны иметь возможность выполнять работу одновременно. На выделенной стоянке должно быть достаточно места для разворота грузовых автомобилей; даже при наличии необходимого пространства, оборудование или груды отходов могут препятствовать движению, что может привести к задержкам или несчастным случаям. Площадки вокруг мест стоянки и разворота грузовых автомобилей, возможно, потребуется разровнять, замостить или засыпать гравием/глиной, чтобы выровнять поверхность. Неблагоустроенное место для парковки и разворота грузовых автомобилей может привести к образованию больших канав или рытвин в грунте, что приведет к скоплению воды, образованию грязи, застреванию транспортных средств или даже повреждению их ходовой части. В зависимости от погодных условий, места для разворота и погрузки/разгрузки грузовых автомобилей могут требовать постоянного обслуживания сезонно или в течение всего года.

Физические структуры

Для складских помещений любого размера необходимо учитывать ряд факторов.

Для работы офисного оборудования, освещения и средств связи потребуется электроэнергия. Если на объекте отсутствует электричество, по возможности, должны быть установлены генераторы. Любой установленный генератор должен соответствовать предполагаемой нагрузке на электросеть склада; недостаточно мощный генератор приведет к поломке оборудования и потребует постоянного технического обслуживания, в то время как слишком мощный генератор в конечном итоге обойдется дороже в плане топлива и обслуживания.  В случае использования генератора, учреждения должны разработать план поддержки генератора, включая наличие запасов топлива и запасных частей, а также определить, как будет осуществляться техническое обслуживание и ремонт генератора.

Если на объекте отсутствует санузел, необходимо либо оборудовать его, либо обеспечить доступ к соседнему туалету. Если на участке нет водопровода, то необходимо либо установить систему распределения воды и заливать воду в цистерны, либо обеспечить воду для мытья в каком-либо другом виде. Питьевая вода должна быть доступна для работников склада, а если водопроводной или очищенной воды нет в наличии, возможно, потребуется предоставить бутилированную воду.

Должно быть обеспечено место для офисной работы. В идеале любое офисное помещение должно быть отделено от основного этажа склада и оснащено запирающимися дверьми и выдвижными ящиками. Офисные помещения должны быть обеспечены базовыми инструментами, такими как принтер, стационарное оборудование, столы и стулья, электрические розетки, шкафы для хранения документов и доступ в Интернет, где это возможно. В небольших помещениях может не быть возможности хранить офисное оборудование на месте, и поэтому основные предметы можно хранить в шкафчике или при необходимости перевозить с помощью складских бригад.

Склады могут потребовать дополнительной вентиляции, в зависимости от погодных условий снаружи и типов товаров, хранящихся внутри. На многих крупных складах имеются вентиляционные отверстия на потолке, позволяющие горячему воздуху выходить, когда он поднимается к потолку.  Небольшие складские помещения могут не иметь надлежащих конструкций для поддержки постоянной вентиляции, и для них может потребоваться открывать двери в рабочее время.

В отношении мобильных складских модулей (MSU):

Мобильные складские модули (MSU — от англ. Mobile Storage Unit) должны надлежащим образом устанавливаться и обслуживаться. Установка MSU должна осуществляться специалистом, имеющим опыт в данном процессе. Помимо знаний о сборке MSU, к ним относятся следующие требования:

• Должны быть построены таким образом, чтобы передняя или задняя часть была обращена к преобладающим ветрам, чтобы свести к минимуму давление ветра.
• Не следует строить в низкой точке или в месте, подверженном затоплению.
• (В идеале) MSU должны быть построены на отдельно стоящих плитах для подъема, чтобы обеспечить подъем MSU над водами в результате дождей или затопления.
• MSU должны быть надежно закреплены, запираться снаружи, при этом доступ любого лица под внешнюю панель должен быть затруднен.

Физические повреждения MSU, такие как деформация перекладин или разрыв винилового сайдинга, должны быть оценены, а ремонт проведен квалифицированным специалистом. Трещины или повреждения фундаментов MSU должны быстро устраняться, чтобы предотвратить дальнейшее разрушение конструкции.

Для встроенных жестких конструкций:

Повреждения физической структуры должны быть устранены и отремонтированы. Трещины или отверстия в потолках и стенах следует устранять непосредственно после их выявления. Складские помещения должны иметь прочные, запирающиеся двери и окна. Окна, расположенные достаточно низко, чтобы взрослый человек мог легко добраться до них и получить к ним доступ, должны быть закрыты решетками или ограждениями.

Складские сооружения должны иметь достаточное внутреннее освещение:

• Если окружающего освещения недостаточно для использования в дневное время, организациям следует рассмотреть возможность установки дополнительных светильников для использования в дневное время.
• Освещение должен быть достаточным для работы в ночное время. Более крупные объекты могут нуждаться в обширных осветительных установках.

Мероприятия по борьбе с переносчиками инфекций

Под переносчиками инфекций понимаются грызуны, насекомые или все, что может испортить или повредить имеющиеся запасы.. Активная упреждающая борьба с переносчиками инфекций имеет большое значение; крысы и насекомые поражают не только продукты питания — они также могут повредить все, что соткано из органических материалов, например, одеяла или одежду, и полностью уничтожить запасы расходных материалов медицинского назначения. Необработанное заражение может привести к большим проблемам в будущем, поэтому любые выявленные заражения или вредители должны быть немедленно устранены. В зависимости от характера запасов на складах необходимо вводить определенную форму мероприятий по борьбе с переносчиками инфекции, включая следующие меры:

• Фумигация – возможно привлечение сторонних компаний для оказания услуг по фумигации.
• Ловушки для крыс/клей – размещение на складе готовых ловушек для отлова грызунов.
• Постоянное поддержание чистоты на полу склада.
• Удаление испорченных/гнилых предметов из общего запаса и их утилизация в кратчайшие сроки.

В случае обнаружения инвазии следует зафиксировать дату и тип проведенной обработки. Записи могут помочь составить график плановой фумигации или проверки продукции, а также могут указывать на сезонные проблемы.

Фумигация

Общая потребность в борьбе с вредителями и заражением зависит от продолжительности, условий хранения и типа хранимых товаров. Продукты питания особенно привлекают вредителей, и организации, специализирующиеся на продуктах питания, могут иметь специальные графики фумигации. Общим наилучшим методом является проведение фумигации раз в шесть месяцев, однако в идеале запасы должны меняться достаточно быстро, чтобы избежать необходимости в фумигации. В других случаях фумигация может потребоваться каждые 3–4 месяца или сразу после обнаружения заражения. Как правило, можно ожидать, что большинство насекомых-вредителей во влажных тропических условиях будут размножаться, увеличиваясь примерно в 50 раз каждые шесть недель, а это означает, что необработанное заражение может очень быстро стать серьезной проблемой.

Фумигация может проводиться для всего склада или места хранения или только для одной части запасов, однако настоятельно рекомендуется проводить фумигацию одновременно для всех скоропортящихся единиц складского хранения (SKU). Фумигация в условиях хранения обычно проводится с использованием так называемых «фумигационных листов» или «газонепроницаемых листов» — больших непроницаемых листов брезента, которыми покрывают хранящиеся предметы. При использовании этих фумигационных листов химические вещества, специально используемые для фумигации, закачиваются под край брезента, а края брезента утяжеляются, чтобы предотвратить движение воздуха. Использование таких листов брезента позволяет сосредоточить усилия по фумигации на конкретных участках и максимально увеличить воздействие. 

При проведении фумигации работники и руководители должны всегда учитывать следующее:

• Фумигация должна проводиться только квалифицированным специалистом или специально лицензированной компанией. Организациям, которым требуются услуги по фумигации, следует выяснить у своей группы по закупкам, какие предложения доступны на рынке. Ни при каких обстоятельствах организация не должна производить фумигацию самостоятельно без специальной подготовки!
• Даже при проведении фумигации под брезентом, работники должны покинуть складские помещения до момента, пока подготовленный специалист не даст им указание о том, что они могут безопасно вернуться.
• Надлежащее защитное оборудование должно использоваться всеми лицами, выполняющими фумигацию или поблизости от места проведения фумигации.
• Предметы, подвергшиеся фумигации, следует надлежащим образом проветрить перед дальнейшим обращением или распространением. 

После фумигации может потребоваться постоянная проверка. Если заражение сохраняется, может возникнуть необходимость изменить методы хранения или доставки. Может потребоваться использование дополнительных пестицидов на жидкой основе для опрыскивания внешней поверхности или пола складских помещений. 

График обслуживания физического склада 

Ниже приведен рекомендуемый график периодического обслуживания для управления складом. 

 

График обслуживания складского оборудования 

Все оборудование на складских объектах, включая стеллажи и полки, требует периодического технического обслуживания. Сюда может входить замена деталей, нанесение смазочных материалов, проверка аккумуляторных батарей, ежедневная зарядка или очистка, либо просто текущий осмотр, чтобы убедиться, что сервисное оборудование и физические удерживающие конструкции не проявляют признаков повреждения и неисправности. Как правило, график обслуживания различных единиц оборудования предоставляется производителем, однако общая необходимость проведения ежедневных или еженедельных проверок может также зависеть от размера склада и общих требований к ежедневным операциям. Чем крупнее объект, тем больше единиц оборудования скорее всего потребует обслуживания. Кроме того, склады с высокой степенью пропускной способности также могут требовать более регулярного технического обслуживания. Управляющие складами должны разработать график технического обслуживания складского оборудования, требующего ежедневного, еженедельного и ежемесячного/ежегодного обслуживания, а также вести отдельные журналы учета основных частей оборудования, таких как вилочные погрузчики. Надлежащее отслеживание технического обслуживания увеличит срок службы дорогостоящих предметов и повысит общую безопасность среды на складе.