Оценка существующих холодовых цепей

Холодовая цепь охватывает инфраструктуру, оборудование, людей и процессы управления, а также ее реализацию. Следующие критерии (адаптированные на основе инициативы ВОЗ «Эффективное управление складом вакцин») являются универсальными условиями, которые могут использоваться при любой оценке холодовой цепи.

Оценка процессов управления

Оценить наличие политики управления холодовой цепью или стандартных операционных процедур. Они должны быть доступны и применяться. Политика управления холодовой цепью или стандартные операционные процедуры должны включать четкую информацию о следующем:

  • Назначенные сотрудники, ответственные за управление холодовой цепью, включая лиц, принимающих решения и отвечающих за обеспечение необходимых ресурсов.
  • Требования к запасам вакцин, специфичные для рабочего места, как по объему, так и по температурному диапазону.
  • «Уровень резервного запаса» и «уровень максимального запаса» для каждой вакцины. Уровни запасов должны поддерживаться в пределах этого диапазона.
  • Процессы заказа вакцин и управления запасами, включая:
    • Учет запасов.
    • Процесс заказа, получения и отправки вакцин, включая оборудование, необходимое для всех поставок, например, индикаторы замораживания.
    • Стандартизированный учет и отчетность по всем операциям с запасами.
    • Процесс управления поврежденными вакцинами и соответствующий процесс карантина, утилизации или обратной логистики.
    • Общие методы складирования, такие как периодические физические инвентаризации.
  • Процесс контроля температуры: необходимое оборудование, шаблоны, графики и процессы отчетности.
  • План эксплуатации и технического обслуживания, включая конкретный график для всего оборудования холодовой цепи. В его состав должно входить назначенное лицо или поставщик услуг, ответственный за обслуживание источников питания и холодильного оборудования.
  • Действия, если зарегистрированная температура выходит за пределы диапазона от +2 °C до +8 °C.
  • Планы действия в чрезвычайных ситуациях и оборудование для использования в случае отказа холодильника и/или отключения электроэнергии, включая назначенного резервного поставщика.
  • Процессы для обеспечения достаточных средств для покрытия необходимого оборудования и расходных материалов. Необходимо рассмотреть план замены оборудования холодовой цепи, срок службы которого подходит к концу.

Оценка оборудования холодовой цепи

Оценка оборудования холодовой цепи должна включать как активные, так и пассивные устройства, а также другие материалы холодовой цепи, такие как охлаждающие элементы и оборудование для мониторинга температуры. Для существующего оборудования холодовой цепи следует оценить:

  Вместимость – вместимость холодильного хранилища должна быть достаточной для удовлетворения спроса. Хранилище должно быть в состоянии обеспечить максимальный уровень запасов всех вакцин, включенных в программу, включая вакцины кампании.

Загрузка –  вакцины должны быть правильно размещены внутри холодильников, при этом должно быть обеспечено достаточно места для потока прохладного воздуха. Каждое устройство, содержащее вакцины, должно быть оснащено (по меньшей мере) одним термометром или регистратором данных. К устройству должны быть прикреплены листы контроля температуры, и записи должны быть актуальными.

Температурные характеристики –  все вакцины должны храниться в рекомендованных температурных диапазонах. Должны быть доступны непрерывные записи температуры, свидетельствующие о надлежащем хранении вакцины. Устройства, используемые для регистрации температуры, должны иметь точность ± 0,5 °С.

В отделении для вакцины не должно быть признаков замерзания (с указанием средств проверки: данные электронного мониторинга, температурные данные, составленные вручную, тест методом встряхивания). Необходимо выполнить проверку на присутствие замороженных флаконов с вакциной, а также наличие капель воды или влажности на стенках отделения для вакцин или на флаконах или коробках с вакциной.

Состояние и надежность –  оцените, имели ли место поломки или неисправности за недавнее время, и как часто это происходило. Кроме того, если производился ремонт, укажите тип ремонта и были ли использованы запасные части. Важно учитывать, привела ли неисправность к невозможности использования оборудования.

Возраст и предыдущее обращение с оборудованием может быть фактором уязвимости: оценить его первую «дату использования» и прошлую историю. Имейте в виду, что срок службы холодильников составляет около 10 лет.

Оценка инфраструктуры

Инфраструктура должна обеспечивать эффективное функционирование холодильной камеры. Это включает в себя соответствие здания склада (местоположение и стандарты строительства) и основных коммуникаций, в частности, источника питания, питающего активную холодовую цепь.

Вся инфраструктура должна удовлетворять стандартам и надлежащим образом обслуживаться посредством планового профилактического технического обслуживания. Экстренный ремонт должен выполняться своевременно в соответствующих исключительных случаях.  Должны присутствовать отчеты о техническом обслуживании и ремонте. Должны иметься достаточные запасы запасных частей, расходных материалов и топлива. Если вы используете аварийный генератор, он также должен обслуживаться надлежащим образом и находиться в исправном состоянии.

Оценка людских ресурсов

Оценка людских ресурсов, участвующих в управлении холодовой цепью, должна включать (1) обязанности, (2) правильное укомплектование персоналом и (3) знания и возможности.

Обязанности и задачи должны быть четко определены для каждого лица, которому отводится определенная роль в управлении холодовой цепью. Для оценки этого, непосредственным методом является проверка наличия и доступности должностных инструкций. Обязанности, связанные с управлением холодовой цепью, должны быть описаны для всех уровней управления и для каждого этапа цепи: от персонала, контролирующего температуру, до лиц, принимающих решения, и распорядителей бюджета.

Людских ресурсов должно быть достаточно для эффективного функционирования хранилища. Даже в небольших складах вакцин необходимо назначать двух или более сотрудников для обеспечения поддержки во время непредвиденных событий. План работы должен гарантировать охват в течение всего года.

Весь соответствующий персонал должен быть обучен управлению холодовой цепью. Об этом могут свидетельствовать записи о помощи в проведении инструктажей или тренингов. Кроме того, персонал должен иметь доступ к руководящей политике или стандартным оперативным процедурам.