Планирование автопарка

Планирование автопарка является ключевым стратегическим видом деятельности, используемым для формирования автопарков и соответствующей модели управления для поддержки соответствующих устойчивых решений в отношении организационных потребностей. Планирование автопарка охватывает операционные, технические, административные и финансовые аспекты отдельных организаций и поэтому, как правило, является специфичным для каждой конкретной организации.

План автопарка может зависеть от конкретных требований донора и может быть связан с другими организационными политиками, такими как кадровые ресурсы, ежедневные операции или политика безопасности. Некоторые организации могут требовать, чтобы транспортные средства были ограничены конкретными проектами, в то время как другие используют пулы транспортных средств для обслуживания нескольких проектов. Политика в отношении управления транспортными средствами может варьироваться от строгой зависимости от выделенного водителя от организации до использования персонала для вождения транспортных средств.

Административная политика отдельных организаций будет определять используемый подход к управлению автопарком, а ответственное лицо за управление автопарком будет в значительной степени зависеть от организационной политики и структур. В любом случае следует учитывать следующие элементы:

• Транспортные потребности в данный период:
  • Частота.
  • Направления.
  • Пассажиры.
  • Груз.
• Контекст и имеющаяся инфраструктура:
  • Городские или удаленные населенные пункты.
  • Доступность других транспортных средств, и насколько они безопасны.
  • Состояние дорог.
  • Административные требования, предъявляемые к агентству, которому принадлежит транспортное средство, и к лицам, которые им управляют.
  • Доступность основных материалов, таких как топливо и расходные материалы.
• Затраты на эксплуатацию автопарка и доступное финансирование.
• Риски (финансовые, правовые и связанные с безопасностью) в отношении владения и/или управления парком транспортных средств.

Количество необходимых транспортных средств должно быть определено на этапе планирования. Для этого оцените различные виды деятельности, требующие перевозки транспортных средств, и определите количество людей и частоту, необходимую для каждого вида деятельности. Типичные виды деятельности, которые следует учитывать, включают:

• Полевые миссии.
• Перевозка персонала:
  • Между офисами в одном регионе.
  • Между жилыми помещениями и офисом или другими рабочими площадками.
  • Между офисами и транспортными узлами (например, аэропортом).
• Поддержка повседневной деятельности, в частности:
  • Администрация.
  • Совещания и координация.
• Частное использование транспортных средств.
• Грузоперевозки.

Следует разработать планы и выделить ресурсы для перераспределения, утилизации или закупки транспортных средств в случае расширения или сокращения масштабов деятельности или для обновления устаревших транспортных средств. Кроме того, необходимо оценить правильное количество и типы водителей и скорректировать их в соответствии с операциями. Следует учитывать такие правила кадровой политики, как максимальное количество рабочих часов в день или праздничные дни. Если в организации происходят значительные изменения в плане спроса на мобильность или существенно меняется операционный контекст, может потребоваться более глубокий пересмотр модели управления, включая:

• Внешний подряд некоторых услуг, связанных с автопарком, таких как техническое обслуживание.
• Вид страхования.
• Набор большего числа сотрудников для работы с рабочими процессами, связанными с парком транспортных средств.
• Самое раннее время отправления или самое позднее время прибытия.
• Включение процедур допуска или сопровождения для конкретных маршрутов.

Любой пересмотр планирования должен включать в себя бюджетные потребности и стратегии по сокращению расходов на автопарк. Настоятельно рекомендуется составлять конкретный годовой бюджет на деятельность автопарка, включая расходы на транспортные средства, техническое обслуживание, потребление топлива и других расходных материалов.

Расходы, которые следует учитывать при принятии решений, связанных с транспортными средствами, включают, в частности, приобретение, импорт, топливо, страхование, ремонт, техническое обслуживание, оплату труда, плату за проезд по платным дорогам, а также стоянку и утилизацию. При составлении бюджета не следует пренебрегать инвестициями, необходимыми для установки оборудования в транспортном средстве, такого как средства связи или средства безопасности. Если организации не возьмут на себя все расходы, связанные с владением парком транспортных средств, это может привести к проблемам финансирования, таким как недостаточные средства для обслуживания и ремонта транспортных средств, найма управляющего автопарком или организации обучения водителей.