Ввод в эксплуатацию

Ввод в эксплуатацию означает процесс доведения транспортных средств и пользователей до требуемой степени готовности к осуществлению перевозок. Ввод в эксплуатацию может охватывать следующие аспекты:

• Установка необходимого оборудования.
• Инструктаж и обучение водителей и пользователей.
• Визуальное опознавание/идентификация принадлежности к НПО.
• Соблюдение нормативных требований и административные вопросы.

Требуемое оборудование

Для работы в данном контексте может потребоваться дополнительное оборудование и адаптация транспортного средства. Типичные модификации для суровых дорожных условий могут включать:

• Передняя защитная решетка с москитной сеткой.
• Усиленный передний и задний бампер с опорами для домкрата высокой грузоподъемности.
• Второе запасное колесо установлено там, где это безопасно и целесообразно.
• Домкрат высокой грузоподъемности устанавливается там, где это безопасно и целесообразно.
• Флагшток.

Эти изменения могут быть внесены поставщиком транспортного средства, если они должным образом указаны в процессе закупки. В противном случае модификации должны выполняться специализированной мастерской.

Для целей отслеживания движения и обеспечения безопасности может потребоваться надежная связь с транспортным средством. Это можно решить с помощью мобильного телефона с соответствующим подключением, спутникового телефона или радио. В зависимости от технологии и моделей, определенное радиооборудование может потребовать специализированной установки. Модификации могут включать: опорный кронштейн антенны, заземляющие провода, установленные на капоте, установки на приборной панели, а также внутреннюю проводку и кабели.

В целях безопасности основное оборудование может включать огнетушитель и аптечку первой помощи.

Вводные и обучение

Учитывая риски, возникающие при работе в определенных условиях, следует провести надлежащий инструктаж как для водителей, так и для пользователей. Для новых водителей это может быть реализовано управляющим автопарка или другими водителями. Для лиц, использующих автопарк, могут быть назначены другие профили в организации для проведения вводных. В любом случае, не следует пренебрегать временем, необходимым для обучения водителей и пользователей.

Темы, которые должны быть охвачены для вводного инструктажа водителя, могут включать:

• Обязанности водителя (см. поле ниже).
• Гуманитарные принципы.
• Протоколы связи.
• Процедуры отчетности в случае аварии или поломки.
• Внутренние правила вождения (правила организации могут быть более строгими, чем национальные).
• Стандартные операционные процедуры перевозок.
• Гигиена и инфекционный контроль.
• Программы и мероприятия.
• Административные процедуры: как поступать со сверхурочной работой, контрактные процедуры с выплатой суточных и т. д.
• Использование материалов для визуального опознавания/идентификации, таких как футболки, жилеты.

Выдержка из журнала MSF

Темы, рассматриваемые в рамках инструктажа пользователя, могут включать следующие аспекты:

• Поездка: расписание, продолжительность и остановки в ходе поездки.
• Охрана и безопасность: основные угрозы, зоны повышенной опасности и ожидаемое поведение.
• Роли и обязанности во время движения. Роли водителя и назначенного координатора движения в транспортном средстве (-ах) и на уровне офиса.
• Протокол связи.

Визуальное опознавание/идентификация

Транспортные средства являются весьма заметной частью гуманитарных операций. При работе в нестабильных условиях или в районах с ограниченным доступом четкое отображение гуманитарного характера поездки может обеспечить доступ или повысить безопасность. С этой целью на транспортном средстве могут быть размещены конкретные цвета и материалы визуального опознавания, такие как наклейки или флаги.

Рекомендуется, чтобы — на основе оценки рисков — были выработаны базовые критерии для использования материала визуального опознавания. К числу основных вопросов, требующих ответа, относятся вопросы о том, почему, какие и когда следует использовать идентификационные материалы, и где именно они должны находиться в транспортном средстве.

Типичными решениями для кузова автомобиля являются окрашивание, магнитные панели или наклейки. По понятным причинам, постоянные логотипы не должны использоваться, если существует риск угона автомобиля. Когда требуется установка флагов на транспортные средства, оценивайте окружающую среду, чтобы обеспечить надлежащий баланс между надлежащего визуального опознавания флага и воздействием на другие объекты, такие как деревья или уличное оборудование.

Если требуется интенсивное использование материала визуального опознавания в транспортном средстве, убедитесь, что имеется их достаточный запас для регулярной замены. При использовании арендованных транспортных средств убедитесь, что материал визуального опознавания возвращен после прекращения обслуживания.

Соответствие нормативным требованиям и администрирование

Существуют определенные обязательства, связанные с использованием автотранспортных средств, которые должны учитываться любой организацией, управляющей парком транспортных средств.

Водители

Водители должны иметь действующие водительские права для конкретного транспортного средства, которым они управляют. Водительское удостоверение имеет срок действия и должно регулярно продлеваться. Для перевозки определенных категорий товаров могут потребоваться другие разрешения, например коммерческая лицензия или специальное разрешение на перевозку некоторых грузовых мест. Обратитесь к местным/национальным нормативным требованиям, чтобы выяснить, какие из них применимы к вашей деятельности.

За исключением ограниченных двусторонних или региональных международных соглашений, национальные водительские удостоверения не признаются в зарубежных странах. Для вождения в стране, где водительское удостоверение не признается, необходимо получить международное водительское удостоверение. Посетите internationaldrivingpermit.org, чтобы узнать о двусторонних или региональных международных соглашениях о признании водительских удостоверений и о том, как получить международное водительское удостоверение.

Транспортные средства

Независимо от того, находятся ли транспортные средства в собственности, взяты в аренду или управляются третьей стороной, важно обеспечить соблюдение всех местных законов. Существуют различные нормы, которые обычно применяются:

Пригодность к вождению и медицинское освидетельствование

Fleet Forum предоставляет следующие рекомендации по медицинскому обследованию и медицинскому освидетельствованию водителей:

Вождение автомобиля — это сложная задача, требующая восприятия, здравого смысла, быстроты реакции и разумных физических возможностей. Ряд медицинских состояний, а также некоторые виды лечения могут ухудшить способность к вождению. Распространенными примерами являются потеря сознания или обморок, нарушения сна, проблемы со зрением, диабет, эпилепсия, психические расстройства, болезни сердца и возрастное снижение состояния здоровья.

Рекомендуется, чтобы профессиональные водители ежегодно проходили обследование на пригодность, а для сотрудников, которые находятся за рулем лишь периодически, рекомендуется проводить проверку раз в два года. Всем сотрудникам следует рекомендовать проводить медицинский осмотр всякий раз, когда они подозревают, что у них есть проблемы со здоровьем. Проверка зрения должна проводиться квалифицированными оптометристами и включать проверку горизонтального и вертикального диапазона зрения водителя.

Важно убедиться, что ваши водители психологически и физически пригодны для вождения, используя процесс самостоятельной декларации. Водители должны уведомить руководство, если у них есть инвалидность или условия, которые могут помешать безопасному вождению.

Планирование перевозок и распределение ресурсов

Планирование перевозок и распределение ресурсов являются ключевыми видами мероприятий для успешного управления автопарком. Целью планирования перевозок является реагирование на все запросы на перевозки при наиболее эффективном использовании ресурсов. Планирование должно учитывать такие элементы, как пункт назначения, количество пассажиров, груз, и сопоставлять их с имеющимися водителями и транспортными средствами, гарантируя, что их состояние соответствует назначению и совместимо с графиком технического обслуживания.

Чтобы облегчить процесс планирования и избежать неэффективного распределения ресурсов, неэффективности и недовольства пользователей, рекомендуется использовать еженедельный план. Транспортные заявки должны быть заполнены, одобрены и доставлены лицу, ответственному за планирование перевозок, до согласованного срока (должно иметься достаточно времени, чтобы обеспечить надлежащее планирование). 

Шаблон еженедельной заявки на перевозку:

Адаптировано на основе комплекта материалов по логистике Action against Hunger

После получения запросов от различных отделов/служб/пользователей может быть определен еженедельный план перевозок. Управляющий автопарком организует движение в соответствии с наличием транспортных средств, их вместимостью (весом и количеством пассажиров) и дорожными условиями. Необходимо учитывать следующие критерии:

• Контекст движения и доступное покрытие связи.
• 4x4 или 2x4.
• Опыт работы водителя в требуемых условиях. План может иметь несколько форм в зависимости от требуемого уровня или детализации.

Если пункты назначения нескольких подразделений совпадают, можно организовать комбинированное движение, используя одно и то же транспортное средство или организуя движение в автоколонне. Может иметь место ситуация, при которой в отдельно взятый день не хватает свободных транспортных средств, поэтому организации может потребоваться установить приоритеты и изменить программу, чтобы отменить или объединить перевозки или найти дополнительное транспортное средство.

Недельный план может быть составлен в различных временных рамках: еженедельно, ежедневно или в других временных рамках, имеющих соответствующее операционное значение.

Шаблон еженедельного плана перевозок:

Адаптировано на основе комплекта материалов по логистике Action against Hunger

Шаблон ежедневного плана перевозок:

Для надлежащего планирования необходимо заранее знать все маршруты и дорожные условия. В неизвестных районах может потребоваться оценка маршрута для сбора информации о расстояниях, сроках, промежуточных этапах, показаниях, охвате коммуникационных сетей и т. д. Для этой цели рекомендуется использовать дорожные справочники. Дорожный справочник  — это матрица с основными показателями различных этапов поездки между двумя различными точками.

Типичный дорожный справочник будет выглядеть как в приведенном ниже примере:

Выдержка из Библиотеки материалов по логистике MSF OCBA

Дорожный справочник содержит указания или этапы, основанные на форме точек данных по маршруту: расстояние, время и другую соответствующую информацию для поездки, такую как покрытие связи, больницы, полицейские участки, автозаправочные станции и т. д. Дорожные справочники также могут помочь в проведении вводного инструктажа водителя или в определении точек связи для целей отслеживания движения.

Реализация и контроль за движением

Знание местонахождения транспортных средств в любой момент имеет важное значение для скоординированного и реагирующего автопарка, особенно в случае крупного автопарка, когда имеют место происходят одновременные перемещения, и когда операции развертываются в нестабильных условиях.

Различные транспортные средства должны иметь возможность в любой момент поддерживать связь с офисами организации, позволяя сообщать о любом инциденте или событии. Организационные координаторы также должны иметь возможность в любой момент связаться с любым транспортным средством, чтобы сообщить об изменениях в планах или последних контекстных обновлениях, требующих изменения маршрута. Наличие функционального коммуникационного оборудования и основных процедур связи, определяющих, когда, с кем и с какими средствами следует поддерживать коммуникацию крайне желательно для любой запланированной поездки.

В некоторых случаях настоятельно рекомендуется назначить специальное лицо, которое будет отслеживать передвижения и записывать текущее местоположение транспортного средства и последний контакт с ним. При использовании систем радиосвязи эту роль обычно выполняет назначенный и обученный радиооператор. В местах с достаточным покрытием мобильной телефонной связью и там, где связь зависит от мобильных сетей, в качестве средств отслеживания перемещений могут использоваться приложения для обмена мгновенными сообщениями.

Отслеживающие устройства являются еще одним вариантом для мониторинга перемещений. Отслеживающие устройства различаются по своей функциональности, но, как правило, они собирают информацию, такую как местоположение транспортного средства, скорость, курс и другие данные с помощью GPS, датчиков и других аксессуаров, и отправляют данные отслеживания через мобильный телефон или спутниковые сети на удаленный сервер, позволяя авторизованным управляющим автопарком отслеживать производительность в режиме реального времени. Собранная информация, как правило, используется для улучшения моделей вождения, планов движения или эффективности автопарка. Кроме того, некоторые устройства отслеживания также могут отправлять оповещения на определенные телефонные номера, когда происходит предварительно заданное событие: высокая скорость, достигнутые местоположения или даже аварии. Устройства отслеживания не заменяют устройства связи, и во всех случаях операционное устройство связи должно по-прежнему сопровождать движение транспортного средства.