Закрытие / после распределения 

Распределяющие организации также несут ответственность за надлежащее закрытие и очистку места распределения. Как правило, сюда входит очистка участка от любого мусора, решение любых нерешенных вопросов, компенсация временным работникам и разработка плана для отчетности и мониторинга результатов распределения.

Выверка

После распределения группы по складскому хранению и распределению должны выверить и согласовать правильное количество отправленных и распределенных товаров, обнаруживая в ходе процесса такие проблемы, как: избыточное распределение и ошибки в транспортных накладных, проблемы с регистрацией и кражи или другие несоответствия. Чем короче время между деятельностью и выверкой, тем легче будет найти ошибки. Группа по распределению должна представить отчет о деятельности, который требует использования данных склада, при этом выверка является обязательной частью процесса.

Все приведенные ниже цифры должны отражать следующее: 

  • Суммы, отправленные из источника и полученные в распределительном пункте.
  • Распределенная сумма.
  • Остаток, оставшийся после распределения/отраженный как возврат от распределения.
  • Баланс регистрируется в источнике после получения возвратов.
  • Любые зарегистрированные убытки.

Отчетность

После распределения необходимо, чтобы распределяющая организация представила внутреннюю и внешнюю отчетность о проведенном вмешательстве и его результатах, позволяя всем заинтересованным сторонам узнать о результатах, включая недостатки или пробелы в количестве обслуженного населения. В целом каждый доклад должен включать информацию о том, какие товары распределяются, в каких количествах, среди каких групп населения, в каких районах и в какой период времени. Если в ходе мероприятия не были удовлетворены все потребности сообщества, распределяющей организации предлагается указать процент от общего количества удовлетворенных потребностей. Любые проблемы, возникшие во время распределения, должны быть отмечены, особенно если они могут повлиять на способность партнеров вести деятельность в этом районе. По возможности к отчету следует приложить фотографии с подписями.

Для объединения различных отчетов рекомендуется каждый раз согласовывать и использовать один и тот же шаблон. Кластером «Временное жилье» был разработан шаблон на основе УВКБ ООН, содержащий следующую информацию:

Позиция

Описание

Распределяющая организация

Заполните название организации, которая инициировала распределение.

Объект (-ы) и местоположение

Заполните название места распространения (например, название школы) и его местоположение (губернаторство, район, деревня/район).

Дата (-ы) распределения

Укажите точные даты распределения, включительно (например, 4–7 января 2017 г.).

Количество бенефициаров

Укажите общее число бенефициаров, получивших помощь в рамках данного вмешательства, в разбивке по полу и возрасту.

Рацион

Укажите, что должно было получить каждое домохозяйство, в том числе, были ли доставлены разные посылки для семей разного размера (например, 3 одеяла на семью из 6 человек, 1 брусок мыла на человека).

Первоначальный подсчет запасов

Укажите количество товаров, доставленных в начале распределения, с разбивкой по позициям (например, 1000 одеял, 1000 матрасов и т. д.).

Распределенные запасы

Укажите общее количество распределенных предметов, перечисленных по пунктам (например, 850 одеял, 850 матрасов и т. д.).

Количество оставшихся запасов

Укажите количество оставшихся предметов, если таковые имеются, перечисленных по пунктам (например, 150 одеял, 150 матрасов и т. д.). В идеале это число будет равно первоначальному количеству запасов минус распределенные запасы.

Процент покрываемых потребностей

Дайте оценку удовлетворенных потребностей. Если имела место нехватка запасов, то это число будет ниже 100%. Аналогичным образом, при появлении новых прибывающих лиц группа может отметить, что потребности, выявленные в ходе оценки, были удовлетворены, но при этом возникли новые потребности.

Подход к распределению

Подробно опишите характер организации и управления распределением.

Проблемы, возникшие в ходе распределения

Перечислите любые проблемы, возникшие во время распространения, такие как мошенничество, проблемы с доступом, заявления об исключении и т. д.

План последующих действий

Перечислите любые действия, которые организация планирует предпринять после мероприятия, например, мониторинг после распределения (PDM — от англ. "post-distribution monitoring") или последующий контроль распределения в целях учета помощи вновь прибывшим.

Оценка

После полного завершения распределения, распределяющие организации могут задуматься о проведении мониторинга после распределения (PDM), чтобы оценить эффективность, уместность и охват вмешательства, а также общую удовлетворенность предоставленной помощью. В идеале, в рамках PDM следует оценивать один результат мониторинга примерно через месяц после вмешательства. Это позволяет бенефициарам использовать предоставленные предметы и предоставить полезные отзывы о качестве, а также учесть возможность того, что получатели помощи могли переехать.

Параллельно с этим организации могут пожелать провести исследование рынка, в ходе которого регулярно собираются данные о ценах на товары на местных рынках. Рынок, как правило, искажается в условиях чрезвычайных ситуаций или конфликтов, и могут наблюдаться значительные колебания цен, вызванные временем распределения, что затрудняет интерпретацию количественных данных. Исследования рынка могут выявить влияние распределения на местных поставщиков, перепродаются ли товары, или даже то, имеются ли на местах более дешевые или более подходящие товары для закупки, или же предоставление денежных ваучеров.