Документация
Общие документы в снабжении
Следующие документы могут иметь разные названия в каждой организации.
|
Этап процесса снабжения |
Сокращение |
Наименование документа |
Определение |
|---|---|---|---|
|
Поиск поставщиков |
BOQ |
Ведомость объемов работ и расходов (англ. Bill of Quantities) |
Документ, используемый в тендерах в строительной отрасли, в котором перечислены материалы, детали и рабочая сила (и их стоимость). |
|
EOI |
Запрос на выражение заинтересованности (англ. Request for Expression Of Interest) |
Официальное уведомление, направленное на определение потенциала, заинтересованности и доступности потенциальных поставщиков на рынке для поставки необходимых товаров и услуг. |
|
|
RFI |
Запрос на предоставление информации (англ. Request for Information) |
Используется для дополнения составления технических приложений к документации по запросам предложений на закупку и обеспечения их точности и наличия исчерпывающего набора требований. |
|
|
Заявка на приобретение |
PR |
Запрос на закупку (англ. Purchase Request) |
Стандартная и официальная форма для запроса закупки. |
|
SOW |
Объем работ (англ. Scope of Work) |
SOW могут использоваться для различных контекстов:
|
|
|
TOR |
Исходные требования (англ. Terms of Reference) |
Описание выполняемой работы, уровня качества и трудовых затрат, сроков и результатов, используемое для определения требований к выполнению услуг, которые не могут быть легко оценены количественно. |
|
|
- |
Технические характеристики |
Документ, составленный закупающим органом, в котором излагаются его требования и/или цели в отношении поставки с указанием, в соответствующих случаях, методов и ресурсов, которые должны использоваться, и/или результатов, которые должны быть достигнуты. |
|
|
Запрос предложений на закупку |
RFQ |
Запрос на ценовое предложение (англ. Request For Quotation) |
Письменный запрос к поставщикам на закупку товаров или услуг в пределах максимальной стоимости, установленной организацией. |
|
ITB |
Приглашение на участие в тендере (англ. Invitation to Bid) |
Письмо, направленное отобранным кандидатам в рамках процедуры с ограниченным участием или конкурентной переговорной процедуры с предложением подать заявку. В настоящем руководстве данный термин используется как взаимозаменяемый с термином "RFQ". |
|
|
RFP |
Запрос о представлении предложений (англ. Request For Proposal) |
Письменный запрос, направленный поставщикам для комплексной закупки, превышающей максимальную стоимость, установленную организацией. В настоящем руководстве данный термин используется как взаимозаменяемый с термином "Тендерное досье". |
|
|
- |
Тендерное досье |
Досье, составленное закупающим органом и содержащее все документы, необходимые для подготовки и подачи тендерного предложения. |
|
|
Оценка |
ET |
Таблица оценки (Evaluation Table) |
Инструмент, предназначенный для сравнения различных полученных предложений по заявкам и представления их в сравнительной таблице. |
|
- |
Отчет о тендере |
Документ, в котором представлены все детали тендерного процесса, включая сравнительную таблицу и обоснованное предложение о присуждении контракта |
|
|
Оформление заказа и заключение контракта |
PO |
Заказ на закупку (Purchase Order) |
Финансовое обязательство, подтверждающее детали закупки (единицы, количество, цена, время и место доставки и т. д.), формализующее заказ |
|
TC |
Положения и условия (англ. Terms and Conditions) |
Применимые правила, регулирующие закупку продукта, услуг или работ. |
|
|
- |
Контракт |
Юридически обязывающее соглашение между организацией и поставщиком. В нем определяются положения и условия предоставления товаров и услуг, а также права и обязанности сторон, подписавших контракт (см. раздел «Контракты»). |
|
|
LTA или FWA |
Долгосрочное или рамочное соглашение |
Контракт, заключенный между закупающим органом и экономическим оператором с целью установления существенных условий, регулирующих серию конкретных контрактов, которые должны быть заключены в течение данного периода, в частности, в отношении продолжительности, предмета, цен, условий исполнения и предусмотренных количеств (см. раздел «Долгосрочные соглашения»). |
|
|
Получение |
DN |
Товарная накладная (англ. Delivery note) |
Документальное подтверждение того, что обязательства поставщика были выполнены. |
|
RN |
Приемная накладная (англ. Reception note) |
Документальное подтверждение перехода ответственности за груз. |
|
|
- |
Коммерческий счет |
Документ, в котором указываются стороны, участвующие в сделке, описываются приобретенные товары и указывается их стоимость. |
Управление документацией
Каждая конкретная закупка должна соответствовать собственным процедурам снабжения каждой организации и требованиям доноров. Каждый процесс снабжения должен быть обоснован и тщательно документирован, иметь собственное досье, содержащее все документы, связанные с процедурой. Досье по снабжению можно рассматривать как набор документов, в которых обосновываются шаги, предпринятые в рамках конкретной процедуры. Не все досье будут одинаковыми по объему и сложности, но все досье должны быть сохранены для последующего использования.
Надлежащая система архивирования обеспечивает надлежащее ведение документации в течение определенного периода времени для внутреннего и внешнего использования.
- Внутри организации – надлежащая система архивирования повышает эффективность и сокращает время, затрачиваемое на подготовку отчетов и аудитов. Соответствующий файл отражает принципы Организации и обеспечивает профессионализм и прозрачность.
- За пределами организации – организация несет ответственность за обоснование приобретения, использования и утилизации материалов, услуг, оборудования и т. д. для доноров.
Система регистрации и хранения документов не имеет ценности, если документы не заполнены и не подписаны должным образом. Подписывать документы должны только сотрудники, на которых формально возложена такая ответственность. Эти сотрудники должны понимать значение своей подписи с точки зрения своих обязанностей и последствий для организации. Документы должны храниться в течение нескольких месяцев или лет в зависимости от требований доноров или руководящих принципов внутреннего аудита.
Инструменты стандартизации
Коды
Большинство форм, с которыми работает логистический персонал, имеют или должны иметь определенные коды (ссылки), которые позволяют их соединять и впоследствии отслеживать. Как правило, форма включает в себя собственную ссылку для удобной идентификации, а также одну или несколько ссылок, связывающих ее с другими документами Формы подаются в соответствии с их ссылками, и правильное использование ссылок оказывает непосредственное влияние на архив. Когда кто-либо (внутри или вне организации) нуждается в информации об истории наших операций, надлежащее использование ссылок (кодировка) облегчает к ней доступ.
Такие коды могут включать в себя информацию о стране, офисе и департаменте, запрашивающем закупку, а также текущий номер.
Например, заявка на закупку для логистической группы в Риме может быть составлена по следующей схеме.
Уникальный номер |
Тип документа |
Страна |
Подразделение |
Отдел |
|---|---|---|---|---|
1234 |
PR |
IT |
RM |
LOG |
Заявка на закупку |
«Италия» |
«Рим» |
«Логистика» |
При написании код может выглядеть следующим образом:
"1234/PR/IT/RM/LOG" |
Этот короткий вводимый вручную код позволит любому лицу быстро идентифицировать документы и знать хотя бы некоторый уровень информации о документе. Тем не менее, типы информации о заказах зависят от учреждения, управляющего файлами. Некоторые учреждения могут пожелать использовать дату в качестве уникального кода, в то время как другие могут предпочесть использовать последовательность номеров. Кроме того, некоторые учреждения предпочитают иметь уникальные порядковые номера для каждого типа документов (PR/PO), в то время как другие могут пожелать иметь единственные номера, которые не изменяются в различных документах в досье. Потребность в каждом из них будет зависеть от конкретных потребностей учреждения.
Маркировка
Большие объемы и виды документации являются распространенными при реагировании на чрезвычайные ситуации. Важное значение имеет маркировка каждой папки и/или коробки наиболее согласованным образом, при этом необходимо четко понимать, кому будут доступны эти материалы после начальной стадии реагирования. Общий подход к архивированию позволяет легче отслеживать документы, а также быстрее идентифицировать конфиденциальные документы в чрезвычайной ситуации. Все соответствующие папки должны быть четко маркированы и разделены с использованием цвета, номера или другого идентифицируемого рисунка и храниться в безопасном, сухом и надежном месте. Электронные системы регистрации должны соответствовать бумажным файлам.