Зберігання та фізичне управління предметами медичного призначення повинно відповідати більшості стандартних базових принципів складського та інвентаризаційного управління. На додаток до основних стандартів, є кілька додаткових факторів, які слід враховувати при зберіганні предметів медичного призначення. 

Упорядкування предметів медичного призначення

Розміщення предметів медичного призначення на складі або в складському приміщенні може мати різні форми. На великих складах або на складах, де вантажні місця розміщені на палетах, традиційні методи розміщення вантажів зазвичай є достатніми за умови дотримання вимог до температури, вологості та освітленості. 

У багатьох випадках, однак, предмети медичного призначення зберігаються незакріпленими або розбитими на набагато менші облікові одиниці. Через відносно невеликі обсяги товарів медичного призначення та відносно велику кількість окремих товарних позицій товари медичного призначення часто зберігаються на полицях, відокремлено за окремими одиницями. Розподіл за окремими одиницями також полегшує розподіл відносно меншої кількості предметів, які можуть споживатися лише в менших пропорціях.

Зберігання за категоріями VEN

У середніх і великих складських приміщеннях і сховищах, що використовуються для зберігання медичних виробів, предмети медичного призначення можуть бути розділені за ризиками, пов'язаними з впливом температурних коливань, частотою або важливістю використання, а також відповідно до вимог контролю, що діють на підприємстві. Зберігання за категоріями VEN визначає пріоритетність місць зберігання предметів на основі того, чи є вони:/p>

• Життєво важливі (V)
• Важливі (E)
• Неважливі (N)

Подібно до зональної стратегії поділу предметів на основі їхньої ваги та загальної частоти використання, метод VEN допомагає визначити фізичне місце на складі, куди повинні відправлятися товарні позиції, шляхом розміщення вантажу в категоріях, які повинні розташовуватися разом в місцях зберігання. Система зберігання VEN допоможе розробити схему складських приміщень, визначивши:

• Де повинен знаходитися найбільш чутливий до температури вантаж.
• Де повинні знаходитися спеціальні предмети, такі як наркотики, психотропні засоби або інші вироби, що підлягають суворому регулюванню.
• Де повинні знаходитися часто використовувані предмети.
• Де повинні знаходитися надзвичайно крихкі предмети.

Характеристики 

продукту

Іншим способом організації та зберігання ліків та предметів медичної допомоги є розділення предметів за характеристиками продукту. Довільне сортування є корисним для швидкої ідентифікації медичних товарів і може бути особливо ефективним на складах із великою кількістю артикулів (SKU). У деяких випадках можна одночасно застосовувати більше ніж один метод сортування — наприклад, спочатку розподіляти товари за      однією характеристикою (наприклад, за проєктом), а потім сортувати ці підкатегорії за іншою характеристикою (наприклад, за абеткою). 

Лікарські форми – Одним з найпоширеніших методів організації запасів на стелажах і полицях є розділення товарів за фізичними характеристиками їхньої лікарської форми. Лікарські форми можуть включати:

• Таблетки
• Ін'єкційні
• Рідкі витратні матеріали (приклад: сиропи)
• Місцеві (приклад: креми

Перевага поділу за лікарською формою полягає в тому, що часто подібні лікарські форми матимуть подібні вимоги до поводження. Наприклад, ін'єкційні засоби часто поставляються у скляних флаконах, з якими слід поводитися як з крихкими предметами.

За алфавітом – У середовищах, в яких працівники складу можуть не мати спеціальних знань про предмети медичного призначення, розділення та зберігання предметів за алфавітом на основі їх загальних назв дозволить швидко ідентифікувати місця зберігання. Алфавітне зберігання найкраще працює лише в сховищах з:

• Обмеженою або відсутньою різницею в температурному режимі для різних товарів на складі.
• Невеликих сховищах без великих перепадів температури або великих обсягів артикулів (SKU).
• Складських приміщеннях, де застосовується загальнозрозуміла основна мова. 

За частотою – Подібно до зональних планів зберігання навалювальних вантажів, деякі планувальники можуть захотіти організувати складські товари на складі залежно від їх частоти використання. Це може передбачати розміщення найбільш часто використовуваних предметів на полицях або стелажах ближче до дверей, а також біля входу в складські приміщення. 

Попередньо визначене кодування – Гуманітарні організації, які надають допомогу в надзвичайних ситуаціях у сфері охорони здоров'я, можуть використовувати різні методи та підстави для визначення власних систем кодування. Ці типи кодування можуть включати:

• За проєктом або донором - поділ предметів на основі проєкту, для якого вони були придбані, і для якого вони мають бути використані.
• За нормами - деякі місцеві або національні органи влади можуть мати власну систему кодування товарів, засновану на чинних нормах охорони здоров'я.
• Системи управління запасами - якщо гуманітарні організації вже мають власні системи управління запасами, вони можуть присвоювати категорію багатьом речам, у тому числі предметам медичного призначення. 

Безпечні зони зберігання

Де б не зберігалися і не транспортувалися фармацевтичні препарати, можуть бути наявні особливі «підконтрольні речовини», які потребують безпечного зберігання. Предмети, що потребують безпечного зберігання, можуть включати:

• Предмети високої цінності.
• Предмети, що мають високий ризик залежності або зловживання психоактивними речовинами.
• Предмети, що спеціально регулюються місцевим або національним законодавством.

Як правило, будь-який продукт, який класифікується як наркотичний, психотропний або будь-який інший вид анальгетиків, повинен бути поміщений в безпечне сховище, з двоступеневим доступом, як бажаний варіант. У багатьох випадках Національні переліки основних лікарських засобів визначатимуть будь-які лікарські засоби, які вимагають безпечного зберігання відповідно до національного законодавства. У деяких випадках гуманітарним організаціям може бути повністю заборонено зберігати певні предмети.

Взято з: JSI Deliver Настанови щодо зберігання основних лікарських засобів

Будь-який предмет, що вимагає безпечного зберігання, повинен зберігатися безпечно та належним чином у відповідному місці. Залежно від обсягів підконтрольних речовин та доступного місця в сховищі, безпечне зберігання може включати:

• Приміщення з дверима, що замикаються.
• Стелажі або стелажні системи, що замикаються на замок.
• Сейф, що замикається, надійно прикріплений до нерухомої поверхні.

Перевага відокремленого приміщення з дверима, що замикаються, полягає в тому, що в ньому можна регулювати власну температуру, коли це необхідно для товарних позицій. Однак у багатьох випадках контрольовані речовини зберігаються на тому ж відкритому загальному просторі, що і решта товарів на складі. Якщо контрольовані речовини зберігаються в тому ж місці, що й загальні вантажі, організації можуть використовувати ґратчасті полиці або стелажі:

Ґратчасті стелажі/полиці повинні замикатися на замок і бути достатньо міцними, щоб уникнути легкого злому. 

Загальні правила підтримання безпечного місця зберігання включають:

• Ключі повинні бути доступні тільки для уповноваженого персоналу. В ідеалі, відповідальний менеджер складу контролюватиме доступ до складу, тоді як лише персонал, уповноважений на доступ до місця зберігання контрольованих речовин на складі, матиме ключі від місця зберігання, що замикається. У деяких країнах особи, які мають доступ до ключів від об'єктів, що замикаються, повинні пройти процедуру ліцензування.
• У всіх варіантах слід використовувати картку обліку запасів, включаючи листок видачі, на якому персонал повинен розписуватися при видачі товарів.
• Там, де це можливо, слід використовувати систему сигналізації.
• Там, де це можливо, слід встановити систему камер з можливістю перекодування, особливо в ситуаціях, коли зберігаються великі обсяги підконтрольних речовин. 

Інші сплановані приміщення

На додаток до інших специфічних інфраструктурних вимог до складування та зберігання товарів медичного призначення в гуманітарному умовах, фахівці з планування логістики також повинні враховувати сплановані приміщення для основних видів діяльності. 

Приймання/відправлення – склади достатньо великих розмірів в ідеалі повинні мати спеціальні відмежовані зони для товарів, які щойно прибули або готуються до відправлення. У багатьох сховищах зони завантаження/приймання знаходяться або поруч із вантажними відсіками/дверима, в проміжній камері, або навіть, можливо, за межами сховища. При проєктуванні зони завантаження/приймання планувальники повинні враховувати потребу в вантажах та предметах охорони здоров 'я з регульованою температурою; подібно до приміщень для зберігання з регульованою температурою, зони, спеціально призначені для відправки/прийому, також повинні, де це можливо, контролюватися температурою. Крім того, зони відправлення можуть також мати місце, спеціально відведене для пакування холодових боксів, якщо цього вимагають потреби проєкту.

Карантинна зона – див. розділ “Пошкоджені та прострочені предмети медичного призначення”.

Зона комплектування – Зони комплектування є типовими для гуманітарних складів, однак комплектування предметів медичного призначення може потребувати особливої уваги. Зони, що використовуються для комплектування предметів медичного призначення, включаючи фармацевтичні препарати та медичні вироби, можуть вимагати додаткової уваги; зони, що використовуються для комплектування предметів медичного призначення, повинні бути ретельно очищені та можуть вимагати робочих зон з регулюванням температури для підтримки належних умов для товарів. Комплектування може тривати годинами або навіть днями, залежно від обсягу робіт, і приміщення для комплектування має бути таким же придатним для зберігання предметів медичного призначення, як і основне сховище.