Будь-який фізичний товар, що перетинає державний кордон або в'їжджає на територію будь-якої країни, зобов'язаний пройти принаймні певний рівень державного контролю та формальностей. Ці формальності в розмовній мові відомі як «митниця», однак у кожній країні можуть бути свої специфічні назви відомств, про які йде мова. Митні правила практично в усіх контекстах застосовуються до всіх фізичних та юридичних осіб, які перебувають під юрисдикцією відповідної країни. Порушення або невиконання цих правових норм може мати далекосяжні наслідки, включаючи конфіскацію та вилучення товарів, штрафи, арешт і затримання, а також повне кримінальне переслідування. Кожна країна матиме свої власні стандарти і правила, що стосуються імпорту або експорту товарів, пов'язаних з економічними, судовими або культурними звичаями на відповідних територіях. Будь-яка фізична або юридична особа, що працює в будь-якій країні з будь-якої причини, повинна знати про ці правила і намагатися завжди дотримуватися їх, навіть якщо дотримання означає проходження належної процедури звільнення.

Гуманітарні організації іноді мають перевагу в спрощенні митного оформлення в надзвичайних ситуаціях; крім того, що зареєстровані неприбуткові організації часто можуть подавати заявки на деякі форми звільнення від сплати податків або мит у звичайних умовах, під час реагування на надзвичайні ситуації багато правил імпорту для гуманітарних організацій скасовуються або послаблюються країнами, що постраждали від стихійного лиха, або країнами, прилеглими до зони стихійного лиха. Організація Об'єднаних Націй часто бере на себе провідну роль в укладанні відповідних домовленостей з урядами щодо швидкого доступу до запасів у надзвичайних ситуаціях, оскільки фізичний потік допомоги в надзвичайних ситуаціях є дуже важливим у перші дні реагування. Організація Об'єднаних Націй через Управління з координації гуманітарних питань (УКГП) також розробила «Типову угоду» (схвалену Постійним технічним комітетом у 1996 році) з Всесвітньою митною організацією (ВМО). Типова угода може бути прийнята будь-якою країною і закласти основу для процесу винятків, спрощення документообігу, попередньої ідентифікації та прискореного митного оформлення певних предметів допомоги, а також загального спрощення процесу імпорту та експорту. Логістичні кластери від імені Координатора системи ООН в Україні (UNRC) / Координатора ООН з гуманітарних питань (UNHC) можуть спробувати використати ці переваги для всіх гуманітарних організацій в умовах надзвичайної ситуації.

Деякі з проблем, з якими стикаються гуманітарні організації під час надзвичайних ситуацій:

• Складні митні процедури, що спричиняють затримки, які призводять до заторів у пунктах в'їзду (в аеропортах, на автомобільних кордонах, у морських портах), які впливають на час обороту фідерних суден і залізничних вагонів, що негативно позначається на товаропотоках.
• Великі обсяги екстрених поставок, що надходять в країну, створюють «вузьке місце» на митниці.
• Складні та непрозорі адміністративні вимоги, які часто стосуються документації.
• Високі витрати на обробку торгової інформації.
• Високий рівень стресу та велика кількість відправлень за короткий час, що може призвести до помилок у документації та нерозуміння вимог щодо імпорту. 

Роль митних органів

Митниця має відношення як до імпорту, так і до експорту матеріальних цінностей. Імпорт та експорт класично обмежувалися передачею фізичних товарів через юридично визнаний міжнародний кордон, однак технологічний прогрес і зміни в торговельній політиці також поширилися на передачу електронної інформації, такої як запатентоване програмне забезпечення, і навіть інтелектуальної власності, такої як виробничі процеси, в деяких випадках. Імпорт - це транспортування фізичних товарів на територію країни, штату, автономної області, тоді як експорт - це переміщення і відвантаження товарів з цієї території. Для управління та нагляду за законним і контрольованим процесом імпорту та експорту національні органи влади можуть і будуть визначати та створювати один або обмежену кількість митних органів, які діють на території відповідної країни та забезпечують дотримання національних правил. Залежно від країни, митні органи можуть мати різні назви та здійснювати різні рівні перевірки та контролю.

Створений митний орган або органи за визначенням є єдиними державними установами, уповноваженими здійснювати повний контроль за торговельним імпортом та експортом, однак це розмежування може бути розмитим або не повністю дотриманим під час надзвичайних ситуацій або громадянських заворушень. Агенції або особи, які намагаються імпортувати або експортувати що-небудь з будь-якої причини, повинні знати, хто є відповідними органами, і де починається і закінчується їхня відповідальність.

Як пряме продовження національного органу, митний офіс через проактивне правозастосування:

• Захищає навколишнє середовище, а також громадську безпеку, здоров'я та мораль шляхом заборони міжнародної торгівлі незаконними речовинами та матеріалами, наприклад наркотичні речовини, зброя та боєприпаси, зникаючі види тварин, небезпечні відходи, а також прострочені, контрафактні або неякісні товари.
• Представляє політичні, економічні інтереси та інтереси безпеки і отримує правові вказівки від центрального органу влади країни, штату або напівавтономного регіону, до якого або з якого переміщуються товари.
• Отримує дохід завдяки збору та застосуванню торгових тарифів.
• Зв'язується з іншими правоохоронними органами на національному та міжнародному рівнях для запобігання транскордонним злочинам, наприклад переміщення наркотиків, викраденого автотранспорту та контрабандних товарів.
• Підвищує добровільне дотримання вимог трейдера завдяки якісному обслуговуванню клієнтів.
• Сприяє законній торгівлі.

У своїх зусиллях щодо досягнення, ефективного та результативного реагування на вищезазначені виклики та зменшення розриву між очікуваними потребами та обмеженими ресурсами, даний митний орган повинен стратегічно навчати та інформувати працівників митних органів, а також збирати та узагальнювати торговельну статистику та дані. Митні адміністрації в усьому світі, як правило, застосовують схожі процедури та процеси, а швидкість оформлення значною мірою залежить від того, який контроль передбачено законодавством, і від ступеня застосування інформаційно-комунікаційних технологій.

Звільнення від сплати мита та податків

Окрім забезпечення дотримання національних законів, що регулюються владою кожної окремої країни, митні органи також відповідають за стягнення мита та тарифів. Характер і вид цих витрат варіюються від країни до країни і визначаються національними органами влади з метою збільшення доходів від ключових видів економічної діяльності, захисту національної промисловості і навіть запобігання розповсюдженню чутливих або пов'язаних з безпекою предметів. Імпортні та експортні мита, як правило, регулюються так званими «таблицями»; таблиці мит/тарифів, як правило, супроводжуються національним законодавством, широко публікуються і є доступними для комерційних підприємств і перевізників. Ці таблиці, як правило, регулярно оновлюються, і обов'язком будь-якої установи або особи, яка імпортує або експортує що-небудь, є розуміння і дотримання цих правил..

Митні органи також можуть стягувати певні збори та платежі при імпорті на основі агентських відносин, такі як:

• Плата за імпортну декларацію - на імпортовані товари.
• Прибуткові касові ордери - для певних правочинних документів, які за законом вимагають проставлення печатки.
• Збір на розвиток нафтогазового комплексу - на нафтопродукти.
• Реєстраційні збори - для імпортерів, які ввозять товари вперше.

Рішення про звільнення товарів, що ввозяться в країну або на територію в гуманітарних цілях, від сплати мита та інших податків, є повністю рішенням влади країни. На початку надзвичайної ситуації, особливо швидкого характеру, національні органи влади можуть приймати спеціальні законодавчі акти, які впливають на процес ввезення або сплати мита, в ідеалі - скасовуючи мито або значно полегшуючи процес ввезення. Через свою несистемну природу ці зміни, як правило, не містять детальних інструкцій щодо практичної реалізації. Відсутність рекомендацій щодо застосування спеціального законодавства пов'язана з тим, що більшість країн не готові до надзвичайних ситуацій у специфічній сфері митної справи.

Чи можна ввезти в країну конкретну подаровану річ або товари без сплати податків, залежить від рішень місцевої влади про:

• Національна політика ввезення гуманітарної допомоги.
• Товари, які підпадають під дію цієї політики.
• Суб'єкти, яким надано безподатковий статус.

Важливо, щоб донори та організації, які приймають рішення в країнах походження, знали про вплив податків на операційні витрати при розробці своїх стратегій реагування.

Митні органи можуть не кваліфікувати кожну окрему організацію як таку, що «становить суспільний інтерес» або «благодійну», і не надавати пов'язану з нею пільгу на звільнення від сплати мита. Гуманітарні організації, які мають справу з місцевими партнерами, повинні переконатися, що місцевий партнер, який отримує товари, є зареєстрованим суб'єктом безмитної торгівлі, а якщо потрібне місцеве звільнення від сплати мита, то саме їхній партнер подає заявку на звільнення від сплати мита та надає всю необхідну документацію. Для цього місцевий партнер повинен мати можливість знати процедури, координаторів і правила, що діють у його адміністрації, щоб правильно подати заявку. Якщо вони не володіють цими специфічними знаннями (які товари заборонені або обмежені, квоти тощо) або просто не знайомі з вимогами та документацією, корисно звернутися за порадою до місцевих міністерств, інших НУО, які вже працюють, митних брокерів та податкових експертів. У всьому світі існують певні товари, які, як правило, викликають більше уваги, ніж інші, і можуть вимагати спеціальної сертифікації. Хоча правила залежать від конкретної країни, експортери та імпортери повинні приділяти пильну увагу наступним категоріям при плануванні заходів реагування:

• Ліки та медичне обладнання — країни, як правило, ведуть перелік основних лікарських засобів, в якому зазначено, що може бути обмежено
• Транспортні засоби та частини транспортних засобів/машин — регламенти щодо транспортних засобів можуть використовуватися для захисту місцевих ринків
• Комунікаційне обладнання — радіостанції, супутникові телефони, VSAT або навіть прості комп'ютери та смартфони
• Предмети подвійного використання — будь-які предмети, які можуть бути використані у військових цілях, наприклад, бронежилети або обладнання дистанційного виявлення
• Алкогольні та тютюнові вироби

Існує поширена помилкова думка, що звільнені від митних платежів товари/матеріали звільняються від митних формальностей. Як і з будь-яким іншим типом вантажу, всі відповідні операції повинні здійснюватися зацікавленими особами та митницею з метою дотримання митного законодавства. Кожне відправлення має бути задокументоване, а у випадку звільнених товарів/матеріалів це включає додаткову вимогу — сертифікацію або підтвердження їхнього статусу як звільнених.

Залучені суб'єкти

Коли товари вивозяться та ввозяться в країни, існує низка сторін, які можуть вступати в контакт або бути залученими до процесу обробки та оформлення. Невичерпний перелік осіб, які можуть бути залучені до митного імпорту та експорту:

Вантажовідправник – будь-яка фізична або юридична особа, яка координує, оплачує та/або юридично виступає власником товарів, що переміщуються з одного пункту в інший.

Одержувач – будь-яка фізична або юридична особа, яка отримує вантаж. Для міжнародних перевезень вантажоодержувачі повинні бути юридично зареєстровані в країні отримання і несуть повну відповідальність за оформлення документів, законність і отримання вантажу. Вантажоодержувач і вантажовідправник можуть бути однією особою. Вантаж юридично оформлений на ім'я вантажоодержувача, однак, залежно від договірних умов перевезення, третя сторона може безпосередньо сплачувати митні збори та мита і навіть забирати вантаж у пунктах в'їзду в країну.

Сторона, що повідомляється – будь-яка фізична або юридична особа, яку повідомляють про прибуття міжнародного відправлення. Стороною, що повідомляється, може бути вантажоодержувач або визначена третя сторона, відповідальна за процес митного оформлення. Сторони, що повідомляються, не повинні бути юридично зареєстровані в будь-якій країні, але повинні мати контакт з одержувачем вантажу

Митні брокери / клірингові агенти – фізичні або юридичні особи, які сприяють проходженню товарів через митний процес. Зазвичай це приватні комерційні постачальники послуг, які мають певну форму акредитації для спрощення митних процедур у конкретних місцях і умовах. Брокери та агенти повинні бути добре знайомі з митними процедурами і чітко розуміти, які документи необхідно оформити. Вони також зазвичай працюють на замовлення або за винагороду

Незалежні інспекційні компанії – компанії, які проводять візуальний, фізичний і навіть лабораторний контроль вхідних вантажів. Інспекційні компанії, як правило, юридично відокремлені від національних органів влади, а установи, що проходять перевірку, зазвичай оплачують витрати на інспекцію.

Агенти з наземного обслуговування – компанії або організації, завданням яких є переміщення вантажів на судна і з суден, а також навколо митних об'єктів. Витрати на наземне обслуговування можуть бути включені в контракти або безпосередньо включені в рахунок до процесу оформлення.

Експедитори – залежно від умов договору перевезення, експедитори можуть безпосередньо відповідати за митне оформлення, виступаючи в якості митного агента

Митні органи – агенти та безпосередні представники відповідних митних органів. Залежно від контексту, митники можуть бути активно залучені до кожного етапу процесу, або ж можуть доручати цей процес іншим третім сторонам. Митні органи матимуть вирішальне слово щодо процесу та законності імпортованих та експортованих товарів.

Інші відповідні державні органи та відомства – багато державних установ можуть відігравати певну роль у процесі імпорту та експорту, залежно від товару, обставин або залучених сторін, ці установи можуть включати міністерства охорони здоров'я, сільського господарства, міністерство закордонних справ, міністерство фінансів, підрозділ/відділ з питань ліквідації наслідків стихійних лих, міністерство зв'язку, військової та цивільної оборони та інші залучені сторони.