Введення в експлуатацію - це процес доведення транспортних засобів і користувачів до необхідного рівня готовності до здійснення перевезень. Введення в експлуатацію може охоплювати такі питання:

• Встановлення необхідного обладнання.
• Інструктаж та навчання водія та користувачів.
• Видимість/ідентифікація НУО.
• Виконання вимог та адміністративні питання.

Необхідне обладнання

Для роботи в конкретних умовах може знадобитися додаткове обладнання та модифікація автомобіля. Типові модифікації для важких дорожніх умов можуть включати:

• Дуга (кенгурин) з москітною сіткою.
• Посилений передній і задній бампер з опорами для високопідйомного домкрата.
• Друге запасне колесо, встановлене там, де це безпечно і доцільно.
• Високопідйомний домкрат встановлений там, де це безпечно і доцільно.
• Флагшток.

Ці модифікації можуть бути виконані постачальником транспортного засобу, якщо це належним чином зазначено під час процесу закупівлі. Якщо ні, то модифікації повинні бути виконані в спеціалізованій майстерні.

Для цілей відстеження руху та безпеки може знадобитися надійний зв'язок з автомобілем. Це можна вирішити за допомогою мобільного телефону з належним зв'язком, супутникового телефону або радіо. Залежно від технології та моделі, певне радіообладнання може потребувати спеціальної установки. Модифікації можуть включати: кронштейн для підтримки антени, дроти заземлення, встановлені на капоті, установки на панелі приладів, а також внутрішню проводку та кабелі.

З метою безпеки, базове обладнання може включати вогнегасник та аптечку першої допомоги.

Інструктажі та навчання

Враховуючи ризики, що виникають під час роботи в певних умовах, слід провести належний інструктаж як для водіїв, так і для користувачів. Для нових водіїв це питання може вирішити менеджер автопарку або інші водії. Для людей, які користуються автопарком, можна призначити інших співробітників організації для проведення інструктажу. У будь-якому випадку, не слід нехтувати часом, необхідним для інструктажу водіїв та користувачів.

Теми, які слід охопити під час вступного інструктажу водія, можуть включати:

• Обов'язки водія (див. рамку нижче).
• Гуманітарні принципи.
• Протоколи комунікації.
• Процедури звітування у випадку аварії або поломки.
• Внутрішні правила водіння (правила організації можуть бути більш суворими, ніж національні).
• Стандартні операційні процедури пересування.
• Гігієна та інфекційний контроль.
• Програми та заходи.
• Адміністративні заходи: як працювати з понаднормовою роботою, договірні відносини з добовими тощо.
• Використання наочності/ідентифікаційних матеріалів, таких як футболки, жилети.

Витяг з протоколу MSF

Теми, які можуть бути висвітлені під час інструктажу користувача:

• Подорож: розклад, тривалість та зупинки.
• Безпека та захист: основні загрози, гарячі точки та очікувана поведінка.
• Ролі та обов'язки під час пересування. Ролі водія та призначеного координатора руху в транспортному засобі (транспортних засобах) та на рівні офісу.
• Протокол зв'язку.

Видимість/ідентифікація

Транспортні засоби є дуже помітною частиною гуманітарних операцій. Під час роботи в умовах нестабільності або на територіях з обмеженим доступом, чітке відображення гуманітарного характеру руху може забезпечити доступ або підвищити безпеку. З цією метою на транспортному засобі можуть бути розміщені спеціальні кольорові та наочні матеріали, такі як наклейки або прапорці.

Рекомендується, щоб на основі оцінки ризиків були встановлені основні критерії для використання наочних матеріалів. Чому, які і коли слід використовувати ідентифікаційні матеріали, і де в транспортному засобі вони повинні бути розташовані - це одні з основних питань, на які потрібно відповісти.

Фарба, магнітні банери або наклейки є типовими рішеннями для кузова транспортного засобу. Зі зрозумілих причин, постійні логотипи не повинні бути варіантом, якщо існує ризик викрадення автомобіля. Вимагаючи від транспортних засобів розміщення прапорів, оцініть навколишнє середовище, щоб забезпечити належний баланс між належною видимістю прапора та впливом на інші об'єкти, такі як дерева або вулична інфраструктура.

Контроль та адміністрування

Існують певні зобов'язання, пов'язані з використанням транспортних засобів, які має враховувати будь-яка установа, що управляє автопарком.

Водії

Водії повинні мати дійсні водійські права на конкретний транспортний засіб, яким вони керують. Водійське посвідчення має термін дії і повинно регулярно поновлюватися. Для перевезення певних категорій товарів можуть знадобитися інші дозволи, наприклад, комерційна ліцензія або спеціальний дозвіл на перевезення деяких видів вантажів. Зверніться до місцевих/національних нормативних актів, щоб дізнатися, які з них застосовуються до вашої діяльності.

За винятком обмежених двосторонніх або регіональних міжнародних угод, національні водійські посвідчення не визнаються в іноземних державах. Для керування автомобілем у країні, де водійське посвідчення не визнається, необхідно отримати міжнародне водійське посвідчення. Відвідайте internationaldrivingpermit.org, щоб дізнатися про двосторонні або регіональні міжнародні угоди про визнання посвідчень водія та про те, як отримати міжнародне посвідчення водія.

Транспортні засоби

Незалежно від того, чи є транспортні засоби власними, орендованими або перебувають в управлінні третьої сторони, важливо забезпечити дотримання всіх місцевих законів. Існують різні нормативні документи, які зазвичай застосовуються:

Придатність до керування та медичний допуск

Fleet Forum надає такі рекомендації щодо медичного огляду та медичних допусків для водіїв:

Керування транспортним засобом є складним завданням, що вимагає сприйняття, розсудливості, швидкості реакції та належного рівня фізичних можливостей. Низка захворювань, а також деякі види лікування можуть погіршити здатність керувати автомобілем. Поширеними прикладами є втрата свідомості або непритомність, розлади сну, проблеми із зором, діабет, епілепсія, психічні розлади, серцеві захворювання та погіршення стану здоров'я з віком.

Рекомендується, щоб професійні водії проходили медогляд щороку, а співробітники, які керують автомобілем час від часу, повинні проходити медогляд раз на два роки. Усім співробітникам слід рекомендувати проходити перевірку стану здоров'я щоразу, коли вони підозрюють, що у них є якісь проблеми. Перевірка зору повинна проводитися кваліфікованими офтальмологами і включати перевірку горизонтального та вертикального діапазону зору водія.

Важливо переконатися, що ваші водії психічно та фізично придатні до керування транспортним засобом, використовуючи процес самовизначення. Водії повинні повідомляти керівництво, якщо вони мають інвалідність або стани, які можуть перешкоджати безпечному водінню.

Планування руху та розподіл ресурсів

Планування руху та розподіл ресурсів — це ключові заходи для успішного управління автопарком. Метою планування перевезень є реагування на всі запити на перевезення при найбільш ефективному використанні ресурсів. Планування повинно враховувати такі елементи, як пункт призначення, кількість пасажирів, вантажу, і узгоджувати їх з наявними водіями та транспортними засобами, гарантуючи, що їх стан відповідає призначенню та сумісний з графіком технічного обслуговування.

Щоб полегшити процес планування та уникнути нераціонального розподілу ресурсів, неефективності та невдоволення серед користувачів, рекомендується складати тижневий план. Транспортні запити повинні бути заповнені, затверджені та передані особі, відповідальній за планування перевезень, до узгодженого терміну (достатньо часу для належного планування). 

Шаблон щотижневого запиту на переміщення:

Адаптовано з Логістичного набору "Акції проти голоду"

Після того, як будуть зібрані запити від різних департаментів, служб або користувачів, може бути складений тижневий план перевезень. Керівник автопарку організовує перевезення відповідно до наявності транспортних засобів, їхньої місткості (ваги та кількості пасажирів) та дорожніх умов. Необхідно враховувати наступні критерії:

• Умови пересування та доступне покриття засобів зв'язку.
• тип транспортного засобу 4х4 або 2х4.
• Досвід водія в необхідних умовах. План може мати кілька форм залежно від необхідного рівня деталізації.

Коли пункти призначення для кількох відділів збігаються, можна організувати комбінований рух, використовуючи один і той самий транспортний засіб або рухаючись у колоні. Може статися так, що в певний день не буде достатньо вільних транспортних засобів, тому організації доведеться розставити пріоритети і змінити програму, щоб скасувати або об'єднати переїзди, або шукати додатковий транспортний засіб.

Тижневий план може бути окреслений у різних часових рамках: тижневий, денний або інший операційно релевантний часовий проміжок.

Шаблон тижневого плану пересування:

Адаптовано з Логістичного набору "Акції проти голоду"

Шаблон щоденного плану пересування:

Для правильного планування необхідно заздалегідь знати всі маршрути та дорожні умови. У невідомих районах може знадобитися оцінка маршруту для збору інформації про відстані, хронометраж, проміжні віхи, вказівники, покриття мереж зв'язку тощо. Для цього рекомендується використовувати дорожні книги. Дорожня книга is — це матриця з основними показниками про різні етапи подорожі між двома різними місцями.

Типова дорожня книга матиме такий вигляд:

Взято з Логістичної бібліотеки MSF OCBA

Дорожня книга має позначки або віхи , що базуються на даних, отриманих з точок, розташованих вздовж маршруту: відстань, час та інша важлива інформація для подорожі, наприклад, покриття зв'язку, лікарні, поліцейські дільниці, заправки тощо. Дорожні книги також можуть допомогти для інструктажу під час вступного інструктажу водія або для визначення точок зв'язку з метою відстеження руху.

Впровадження та моніторинг переміщення

Знання місцезнаходження транспортних засобів у будь-який момент часу має важливе значення для скоординованої та оперативної роботи автопарку, особливо коли розмір автопарку великий, відбуваються одночасні переміщення, а також коли операції розгортаються в мінливих ситуаціях.

Різні транспортні засоби повинні мати можливість зв'язку з офісами організації в будь-який момент, що дозволяє повідомляти про будь-який інцидент або подію. Координатори організації також повинні мати можливість зв'язатися з будь-яким транспортним засобом у будь-який момент, щоб повідомити про зміни в планах або останні зміни в ситуації, що вимагають зміни маршруту. Наявність функціонального комунікаційного обладнання та базових правил зв'язку, що визначають, коли, з ким і за допомогою яких засобів зв'язуватися, є вкрай важливою для будь-якого запланованого переміщення.

У деяких випадках рекомендується мати спеціальну особу, яка відстежує переміщення та фіксує поточне місцезнаходження транспортного засобу та останній контакт. При використанні систем радіозв'язку цю роль зазвичай бере на себе призначений і навчений радіооператор. У місцях з достатнім покриттям мобільного зв'язку, де комунікації залежать від мобільних мереж, додатки для обміну миттєвими повідомленнями можуть бути засобом для моніторингу переміщень.

Пристрої для відстеження - це ще один варіант моніторингу переміщень. Пристрої відстеження відрізняються за своєю функціональністю, але, як правило, вони збирають таку інформацію, як місцезнаходження транспортного засобу, швидкість, курс та інші дані за допомогою GPS, датчиків та інших аксесуарів, і надсилають дані відстеження через мобільний телефон або супутникові мережі на віддалений сервер, що дозволяє уповноваженим менеджерам автопарку відстежувати роботу в режимі реального часу. Зібрана інформація, як правило, використовується для поліпшення моделей водіння, планів перевезень або продуктивності автопарку. Крім того, деякі пристрої стеження можуть надсилати сповіщення на певні телефонні номери, коли відбувається певна подія: перевищення швидкості, досягнення певного місця або навіть аварія. Пристрої стеження не замінюють пристроїв зв'язку, і в усіх випадках оперативний пристрій зв'язку все одно повинен супроводжувати рух транспортного засобу.