Цей посібник не має на меті розглядати питання адресності або рішення про те, що і кому розподіляти, а також інші головні питання; для цього повинні існувати спеціальні технічні групи, що спеціалізуються на питаннях продовольчої безпеки, санітарії, освіти, житла або інших секторах, які матимуть кращу інформацію про ці потреби. Однак, зважаючи на численні заходи, необхідні для своєчасного розподілу товарів, рекомендується залучати логістичний персонал до процесу планування та прийняття рішень. Це гарантує, що прийняте рішення може бути здійсненним і що прийнятий план має сенс разом з іншими логістичними планами.  

Розподіл має відбуватися після того, як будуть отримані чіткі докази, на яких ґрунтується план розподілу. На жаль, іноді неможливо дочекатися повної оцінки, наприклад, на першому етапі надзвичайної ситуації. У таких ситуаціях розподіл може розпочатися без належного планування, щоб врятувати життя та/або полегшити страждання, однак ми наполегливо рекомендуємо проводити певну перевірку, щоб переконатися, що визначені бенефіціари мають законні потреби.  Належна оцінка все одно має бути проведена якнайшвидше, але розподіл потенційно може розпочатися без оцінки, якщо фахівці з планування поступово змінюватимуть його зміст і систематизацію відповідно до нових даних і ситуативної інформації.

Цифри

Знання того, скільки людей постраждало від стихійного лиха, має важливе значення для планування розподілу допомоги, однак визначити достовірну кількість людей, які її потребують, не завжди легко - можуть виникнути значні розбіжності між цифрами, наданими владою, агентствами ООН або представниками населення, і з часом вони можуть зазнати значних змін. Під час великих стихійних лих кількість визначених бенефіціарів може змінюватися щогодини; і з часом початкові реєстраційні номери стають недостовірними через народження, смерті та переміщення населення.  Невизначеність щодо чисельності є константою, але дуже важливо, щоб усі партнери та ключові суб'єкти розуміли, що точна кількість людей, які потребують допомоги, не завжди буде відомою. У міру розвитку програми та отримання додаткової інформації припущення будуть змінюватися, а розподіл буде більш точно відповідати підтвердженим потребам.

Певна форма реєстрації необхідна для всіх розподілів, але тип реєстрації може варіюватися від простої оцінки загальної кількості бенефіціарів до збору детальної інформації про кожну сім'ю та/або особу. Метод реєстрації, що використовується, тісно пов'язаний з прийнятою системою розподілу, і реєструвати потенційних бенефіціарів програми можуть як самі громади, так і зовнішні організації. У більшості програм початковий список бенефіціарів складається за допомогою керівників громад або державних службовців. Реєстрація є безперервним процесом, що вимагає регулярної перевірки реєстраційних даних та порівняння з іншими оцінками чисельності населення.      

План розподілу

План розподілу повинен враховувати інтереси бенефіціарів, безпекові та логістичні обмеження, форму та частоту очікуваних розподілів, кількість осіб, які отримають допомогу, та наявні ресурси.

Якщо це безпечно, логістично можливо та доцільно для населення, роздача всіх товарів одночасно або протягом одного дня мінімізує витрати та зусилля агенції, що здійснює розподіл. Одноразові видачі також є більш зручними для бенефіціарів, яким доводиться долати великі відстані, щоб дістатися до пунктів видачі.

В інших ситуаціях поетапний підхід може бути більш доречним, коли роздача відбувається протягом кількох днів, або навіть різні роздачі розділені кількома днями. Поетапна роздача може бути пов'язана з такими причинами:

• Майданчик для розподілу, зайнятий для проведення іншої діяльності.
• Затримки або дефіцит у закупівлі товарів, що розподіляються.
• Національні або релігійні свята.
• Небезпека.
• Попередні домовленості з цільовими групами населення.

Поетапний підхід все ще може задовольнити найнагальніші потреби населення, а також зосередити увагу на пріоритетних групах підвищеного ризику. Потім може відбутися другий або більше етап розподілу відповідно.

Графік розподілу повинен бути ретельно розроблений. Він повинен містити чіткий графік роботи та встановлювати реалістичні цілі з розповсюдження. Графік має бути доведений до відома координаторів з логістики для складування та транспортування, щоб забезпечити підготовку та доставку товарів відповідно до плану.

Хорошим способом планування руху поставок для розподілу є зворотний відрахунок часу, необхідного для підготовки, виходячи з очікуваного дня розподілу.

Якщо передбачається розподіл в день D, логістика повинна запустити прийом в:

$D – (2 days) – (5 days) – (15 days) = 22 days in advance$

Прагматизм має важливе значення, але проблеми можуть виникнути, коли забуваються початкові технічні принципи.