Принципи закупівель в гуманітарному вимірі

Існують певні принципи, які регулюють спосіб здійснення закупівельної діяльності. Ці принципи не є довільними або обраними випадково; вони є результатом досвіду. Гуманітарні організації можуть мати значний фінансовий вплив на ситуацію, в якій вони працюють, і закупівлі відіграють важливу роль, оскільки вони пов'язані з обміном грошей, вибором постачальників, розподілом в небезпечних умовах і постійним впливом різних ризиків.

Було розроблено загальну низку принципів, які регулюють діяльність у сфері закупівель і яких замовникам настійно рекомендується дотримуватися. Кінцевою метою цих принципів є запровадження економічно ефективного втручання з найкращим співвідношенням ціна-якість.

Найкраще співвідношення ціни та якості

Найкраще співвідношення ціни та якості (BVM) означає найкраще поєднання монетарних та немонетарних вимог, яке організація може отримати від вибору постачальників. Це не означає отримати найдешевшу пропозицію, а збалансувати такі характеристики, як якість та доступність відповідно до потреб організації (Посібник ULS).

Поєднання , про яке говорить BVM, - це вартість, якість та сталість, що найкраще відповідає вимогам організації.

• Вартість розуміється як витрати на весь життєвий цикл продукту або послуги. Загальна вартість володіння (TCO) враховує не лише ціну, але й усі витрати, пов'язані з купівлею та використанням продукту протягом певного періоду часу.
• Якість розуміється як достатні характеристики для задоволення вимог організації.
• Сталість, враховує економічні, соціальні та екологічні наслідки.

Відповідальні за закупівлі повинні шукати найнижчі загальні витрати, щоб отримати найкращу віддачу від інвестицій.

Конкуренція

Вибір постачальників - а отже, і закупівля товарів та послуг - базується на конкурентному процесі. Це означає, що тендерна документація повинна бути видана кільком різним постачальникам, що забезпечить ефективну конкуренцію. Конкурс передбачає:

• Сприяння культурі нейтральних технічних специфікацій (уникнення надмірної/недостатньої специфікації).
• Надання постачальникам належного повідомлення для забезпечення достатнього часу для участі в процесах закупівель.
• Забезпечення всебічної, об'єктивної та своєчасної оцінки пропозицій.

Належною практикою є надання зворотного зв'язку учасникам, які не пройшли відбір, з поясненням причин, чому вони не були обрані, щоб вони могли покращити свої процеси.

Прозорість 

Закупівлі є частиною спільних дій багатьох суб'єктів - штаб-квартири, керівників проекту, технічних служб, персоналу на місцях, постачальників та громад. Важливо, щоб кожна сторона знала процеси, пов'язані з досягненням цілей закупівель. Процедури повинні бути відомими як всередині організації, так і за її межами, щоб кожна особа чи група могла їх зрозуміти та поставити запитання. Прозорість не означає, що гуманітарна організація втрачає незалежність, а навпаки, що вона може аргументувати свої дії та прояснити керівні принципи, якими керується при закупівлі товарів чи послуг.

Прозорість також є важливою частиною управління безпекою, оскільки відчуття упередженості або відсутності прозорості може призвести до загроз або підвищити ризик для команд на місцях.

Пропорційність

Наполегливо рекомендується, щоб заходи та процедури контролю зростали пропорційно до вартості контракту або закупівлі. Чим вище ця вартість, тим більше заходів, ресурсів і суворіших процедур буде потрібно. І навпаки, якщо значення зменшується, процедури повинні бути більш ліберальними. Цей принцип лежить в основі різних процедур закупівель.

Справедливість

Гуманітарні організації, як правило, є важливими економічними суб'єктами в тих місцях, де вони працюють, через великий обсяг продукції та послуг, залучених до гуманітарних операцій. Зазвичай організації, що надають допомогу, працюють на дуже малих або нестабільних ринках, тому бажано звертати увагу на оцінку ринку і враховувати її в кожному контекстному аналізі.

Гуманітарні організації повинні бути обізнані про структуру місцевого ринку та різних залучених суб'єктів. Розробляючи та впроваджуючи інтервенції, організації повинні оцінити та проаналізувати місцеві ринки та допоміжні ланцюги постачання, щоб сприяти їхньому відновленню. Усі потенційні постачальники мають однакові інструменти та інформацію для чесної конкуренції; агентства повинні чітко формулювати свої вимоги та критерії, що застосовуються до всіх укладених контрактів.

Розподіл обов'язків 

Розподіл обов'язків є ключовим принципом внутрішнього контролю і повинен зберігатися в усіх закупівлях. Згідно з принципом розподілу обов'язків, жодна особа чи команда не повинна контролювати всі етапи закупівельного процесу (Посібник із закупівель товарів та послуг ВПП ООН, 2020 р.).

Заради якості та контролю розподіл обов'язків під час процесу закупівлі допомагає не тільки виявити помилки, додаючи етапи перевірки та нагляду, але й обмежує можливість шахрайства. Залучення до процесу більше ніж однієї особи також допомагає захистити осіб, відповідальних за закупівлі, від звинувачень.

Найкращою практикою може бути розподіл обов'язків між особами з різними точками зору, знаннями та ідеями. Рішення мають більше шансів бути успішними, коли всі поінформовані та згодні з ними. У таблиці нижче наведено різні приклади того, як забезпечити розподіл обов'язків:

Джерело: Save the Children International. Посібник із закупівель 2.0 01.01.2020.