Процес належного управління товарами медичного призначення має відповідати загальним рекомендаціям щодо управління обліком всіх матеріальних запасів, включаючи загальніпрогноз попиту та механізми контролю запасів. Існують, однак, додаткові принципи, які є особливими для управління товарами медичного призначення.

«Першим спливає термін придатності – першим використовується»(FEFO)

FEFO, як правило, є важливим для товарів медичного призначення, оскільки він підкреслює термін придатності продукції, незалежно від того, коли ці товари могли потрапити на загальне зберігання. У FEFO продукти ротуються зі складу залежно від того, наскільки близький термін їх придатності до закінчення. У ланцюгах поставок у сфері охорони здоров'я може бути кілька продуктів одного типу, які мають різні дати виробництва/придатності; FEFO допомагає зменшити втрати продукції, гарантуючи, що, де це можливо, спочатку використовуються продукти з найкоротшим терміном придатності.

Для того, щоб FEFO було ефективним:

• Терміни придатності повинні бути чітко ідентифіковані на продуктах, що зберігаються на полицях та стелажах. Якщо термін придатності не можна легко побачити на коробці або упаковці, то термін придатності можна зазначити на наклейках або аркушах паперу на зовнішній стороні коробок/піддонів.
• Терміни придатності повинні бути записані на всіх облікових картках і складських книгах/системах обліку.
• Подібні товари з різним терміном придатності повинні бути розділені за термінами придатності. Там, де це можливо, товари з найближчим терміном придатності слід перемістити на передню частину стелажів або полиць, що може бути більш корисним у невеликих сховищах, де на полицях лежать незакріплені товари.
• Фізична інвентаризація повинна проводитися регулярно, з акцентом на виявленні товарів з коротким терміном придатності, які могли бути проігноровані або змішані з іншими товарами на складі.
• Особи, які відповідають за управління запасами, повинні бути проінформовані про те, що товари з коротким терміном придатності слід видавати в першу чергу, де це можливо.
• Товари, термін придатності яких наближається до трьох-шести місяців, слід позначати прапорцями. Про будь-які предмети з терміном придатності менше трьох місяців слід негайно повідомляти керівників проєктів, щоб можна було вжити необхідних заходів. 

Перевірка продукції

Перевірка продукції. Окрім пошуку фізичних пошкоджень упаковки або відстеження термінів придатності, є ще кілька речей, на які менеджери з логістики медичних товарів можуть звернути увагу, щоб визначити, чи є у товару проблеми з якістю:

Взято з: JSI - Керівництво зі зберігання основних лікарських засобів та інших товарів медичного призначення

Ознаки дефектів продукції можуть бути викликані різними причинами і можуть бути ознакою більш широкої проблеми.

Якщо виявлено будь-який продукт, що має будь-яку форму вищезгаданих дефектів, логістичний персонал повинен:

• Відокремити виявлені проблемні товари від загального запасу і припинити будь-яке розповсюдження або використання цих товарів.
• Звернутись до дистриб'ютора продукту та/або  виробника та/або спеціалістів із забезпечення якості організації, щоб з'ясувати, чи є відома причина, чи продукт все ще можна використовувати.
• Зв'яжіться з іншими місцями зберігання або медичними установами з подібними продуктами, щоб дізнатися, чи проблема виникає деінде.

Тільки після того, як буде визначено належний курс дій, продукти слід утилізувати або повернути до загального обігу. Якщо продукт пошкоджено та утилізовано, слід вжити заходів щодо пом'якшення наслідків для запобігання майбутнім пошкодженням інших продуктів, якщо вони знаходяться під контролем організації/складу.     

Управління відкликанням

Протягом усього ланцюга поставок, пов'язаного з охороною здоров'я, медичні працівники можуть стикатися з управлінням відкликаннями продукції. Відкликання товару відбувається, коли виробник або місцевий орган охорони здоров'я вказує, що один або кілька предметів медичного призначення вважаються непридатними для споживання людиною і не повинні розповсюджуватися або використовуватися в повсякденній діяльності. Існує багато причин, чому продукт може бути відкликаний, зокрема брак у виробництві, фальсифікація продукту, зміни в місцевому законодавстві або інші дефекти, які можуть вплинути на придатність продукту для споживання людиною. При ідентифікації відкликаних товарів виробник зазвичай посилається на номер партії або лота, однак можуть відкликатися цілі лінійки товарів або навіть товари з певних періодів виробництва. Важливо, щоб виробник або місцеві органи охорони здоров'я надали конкретні критерії щодо того, які товари мають бути відкликані, і гуманітарні організації повинні намагатися дотримуватися цих критеріїв, коли це можливо. 

Відкликані товари час від часу повертаються виробнику, однак у багатьох випадках власникам медичних товарів необхідно активно карантинувати всі відкликані товари і безпосередньо керувати процесом їх знищення/утилізації. У більшості гуманітарних ситуацій лікарські засоби та медичні вироби часто імпортуються з-за кордону, а процес збору та реекспорту відкликаних товарів може бути надто дорогим або навіть неможливим. Щоразу, коли відбувається відкликання, фахівці з планування логістики повинні оцінити, наскільки це можливо. 

Загальні кроки з управління відкликанням включають такі кроки:

• Виробник продукції або місцеві органи охорони здоров'я визначають конкретний товар або товари на основі головних критеріїв, що підлягають відкликанню.
• (Якщо можливо), гуманітарні організації повинні звернутися до всіх систем відстеження закупівель та зберігання запасів, щоб зрозуміти, чи є відкликані товари в їхніх ланцюгах поставок на даний момент. Примітка: через складний або ситуативний характер ланцюгів постачання гуманітарної допомоги ця інформація може бути недоступною. За відсутності таких записів гуманітарні організації повинні діяти так, ніби вони мають у своєму розпорядженні відкликані товари.
• Гуманітарні організації повинні негайно зв'язатися з усіма складами, сховищами, медичними установами або іншими місцями, куди могла бути відправлена відкликана продукція. Усіх співробітників слід поінформувати про необхідність проведення повної інвентаризації для виявлення всіх відкликаних товарів. Виявлені відкликані товари слід відокремити від основних запасів і помістити в захищену карантинну зону.
• (За необхідності) гуманітарні організації повинні зв'язатися з місцевими громадами, представництвами міністерств охорони здоров'я та партнерськими організаціями, які могли отримати відкликані товари в межах регулярної програмної діяльності, та поінформувати кожну зі сторін про те, які саме товари були відкликані, а також про те, яких заходів слід вжити для безпечного зберігання відкликаних товарів. Залежно від контексту, гуманітарній організації може знадобитися отримати всі відкликані товари безпосередньо від кожної зовнішньої сторони, щоб уникнути неправильного управління або випадкового розподілу.
• (За необхідності) Гуманітарній організації, про яку йде мова, може знадобитися організувати збір і переміщення всіх товарів з простроченим терміном придатності до столиці або основного розподільчого центру, щоб уможливити належне повернення або утилізацію відкликаних товарів. У багатьох гуманітарних ситуаціях може бути відсутня місцева інфраструктура для підтримки утилізації на місцевому рівні.
• У кожній ситуації можуть бути різні кроки, необхідні для належної утилізації відкликаних виробів.
  • Виробники можуть запропонувати або бути зобов'язаними забирати відкликані вироби безпосередньо від організацій, що здійснюють управління цими виробами.
  • Місцеві або національні органи охорони здоров'я можуть мати спеціальні приміщення або засоби для збирання або отримання конкретних відкликаних виробів.
  • Місцеві або національні нормативні акти можуть вимагати, щоб відкликані медичні вироби утилізувалися власником продукції у певний спосіб або щоб деякі вироби були реекспортовані. У разі реекспорту товарів, швидше за все, знадобляться спеціальні дозволи. 

Навіть за відсутності спеціального регулювання, гуманітарні організації повинні намагатися належним чином утилізувати відкликані товари, використовуючи найбільш етичні та екологічно безпечні доступні методи. Належні методи утилізації можна знайти в розділі про поводження з медичними відходами.