Управління автопарком може бути простим або складним робочим процесом залежно від кількості та різноманітності транспортних засобів та інтенсивності їх використання.
Основний робочий процес
Управління автопарком можна розбити на п’ять основних компонентів: водії, транспортні засоби, користувачі, переміщення, моніторинг:
| 
|
За цією логікою, управління автопарком також можна розглядати як кілька потоків робіт, які одночасно виконуються одним або декількома людьми.
- Управління транспортними засобами - забезпечення наявності та придатності транспортних засобів до використання за призначенням, проведення регулярних перевірок, технічного обслуговування та ремонту, отримання адміністративних дозволів тощо.
- Керування роботою водіїв - забезпечення доступності та придатності водіїв до роботи, організація реєстру, проведення навчання, обмін відповідною інформацією, отримання медичних дозволів тощо.
- Управління користувачами - забезпечення своєчасного та безпечного доступу користувачів до послуг автопарку. Це включає в себе розуміння потреб користувачів та роботу з запитами, розподіл відповідних ресурсів, надання необхідної інформації для належного здійснення перевезень та збір відгуків про надання послуг.
- Управління переміщеннями - забезпечення задовільного виконання переміщень, організація переміщень відповідно до потреб, висловлених користувачами, моніторинг переміщень, щоб переконатися, що вони виконуються згідно плану, а також забезпечення стандартних процедур роботи та безпеки.
- Моніторинг робочих процесів- забезпечення належної продуктивності, належного балансу та коригування за необхідності. Надмірне використання ресурсів і механічні поломки, вигорання водіїв і погана поведінка або невдоволення пасажирів — типові ознаки порушення роботи автопарку, які слід усунути.
Функції управління автопарком
Управління автопарком і робочими процесами може допомогти визначити типовий набір ролей і обов’язків для різних сторін. Поєднання або розподіл завдань між одним або декількома профільними напрямками залежатиме від масштабу автопарку, інтенсивності його використання і конкретного оперативного середовища. У польовому офісі з автопарком від 1 до 6 автомобілів і гаражем на аутсорсингу, одна людина може контролювати всі робочі процеси і команду з 6–8 водіїв. Якщо кількість транспортних засобів і водіїв значно більша або якщо автомайстерня, яка використовується для обслуговування транспортних засобів, перебуває у самостійному управлінні агентства, до команди можуть бути додані нові спеціалісти, які мають певні навички та знання.
Типові ролі та обов'язки в управлінні автопарком можуть включати такі:
| Водій | Водії відповідають за перевезення вантажів і пасажирів на транспортних засобах організації, забезпечуючи їх технічний стан і безпеку, а також поважаючи правила дорожнього руху в країні, робочі процедури і процедури безпеки організації для надання безпечних, безперебійних і ефективних послуг. Для цього він/вона повинен/повинна регулярно виконувати закріплені за ним/нею перевірки транспортних засобів, забезпечувати наявність усіх документів на транспортний засіб та водійських посвідчень, заправляти паливний бак у разі необхідності, а також забезпечувати правильне завантаження та розвантаження транспортного засобу. Крім того, він/вона відповідає за інформування керівництва агентства про будь-які інциденти, пов'язані з перевезенням пасажирів або вантажів, і повинен знати, як користуватися всіма видами необхідного обладнання для зв'язку (телефони, супутникові телефони або радіостанції), безпеки (аптечка та вогнегасник), відновлення транспортного засобу, а також виконувати базовий ремонт і технічне обслуговування (заміна шин, перевірка тиску в шинах і т.п.). |
|---|---|
| Головний водій | Головний водій — це окремий фахівець, якого наймають, коли в автопарку працює значна кількість водіїв. Іноді головний водій може взяти на себе багато обов’язків, які зазвичай покладаються на менеджера автопарку, за умови, що робочі процедури мають сенс. Головний водій координує роботу команди водіїв, готуючи та контролюючи їхню роботу: регулярні перевірки транспортних засобів, інвентаризацію транспортних засобів, заправку тощо. Він/вона відповідає за повідомлення про будь-які проблеми з транспортними засобами, а також за забезпечення технічного обслуговування автопарку та своєчасне проходження технічного обслуговування автомобілів для забезпечення їх належного використання та надання послуг. Крім того, головний водій організовує навчальні курси для водіїв, проводить тести з водіння для всіх нових водіїв та регулярно проводить атестацію водіїв. Головний водій також може відповідати за розподіл транспортних засобів відповідно до наявності водіїв, підготовку списків та заміну у разі відсутності. Він/вона також може бути залучений до деяких завдань моніторингу, таких як щомісячні звіти про послуги, ремонти та споживання пального кожним автомобілем |
| Механік | Механік виконує необхідне обслуговування, технічне обслуговування та ремонт транспортних засобів (та інших двигунів, таких як генератори), щоб забезпечити їх придатність до експлуатації. Він/вона також проводить інструктаж та навчання команди водіїв щодо обслуговування та ремонту транспортних засобів. Наполегливо рекомендується залучати механіка, якщо організація має власну механічну майстерню, однак механіки також можуть бути найняті для проведення ремонту та обслуговування транспортних засобів у різних ситуаціях. Механік відповідає за обладнання та інструменти в гаражі, перевіряє їх правильне та безпечне використання, обслуговує та оновлює їх за необхідності, а також оновлює інвентар. Хоча механік може керувати запасами деяких основних витратних матеріалів, не рекомендується, щоб він керував запасами запасних частин — це ускладнить підзвітність і суперечить базовому розподілу обов’язків у ланцюгу поставок. Механік також може підтримувати оцінку зовнішніх майстерень для можливого укладання субпідряду, а також перевіряти легкі та важкі транспортні засоби перед їх орендою. Проміжним рішенням, яке зазвичай використовується, коли не потрібен повний робочий день механіка, є поєднання ролі водія та механіка, виділяючи кілька повних днів для виконання обов’язків механіка. |
| Менеджер з перевезень забезпечує організацію та здійснення всіх перевезень. Він/вона збирає регулярні та спеціальні запити на перевезення та розподіляє наявні ресурси — транспортний засіб, водія та засоби зв’язку (коли це необхідно), інформуючи відповідних осіб про план перевезень та будь-які зміни в розкладі. | Менеджер з перевезень забезпечує організацію та здійснення всіх перевезень. Він/вона збирає регулярні та спеціальні запити на перевезення та розподіляє наявні ресурси — транспортний засіб, водія та засоби зв’язку (коли це необхідно), інформуючи відповідних осіб про план перевезень та будь-які зміни в розкладі. Крім того, він/вона відстежує та реєструє будь-яке переміщення людей, транспортних засобів та вантажів, забезпечуючи його виконання відповідно до встановлених робочих процедур та процедур безпеки: відправлення, прибуття, кількість пасажирів, пройдений маршрут, стандартні пункти зв’язку тощо. Він/вона повинен/повинна інформувати про будь-яку затримку або інцидент, про який повідомляє будь-який з транспортних засобів на маршруті. |
| Менеджер автопарку | Менеджер автопарку є загальним керівником автопарку. Він/вона має розробити та впровадити стратегії, які гарантуватимуть адекватність роботи автопарку. Це включає розробку та перегляд річного плану та бюджету для підтримки, оновлення та розширення, коли це необхідно, а також планування та нагляд за людськими ресурсами для забезпечення необхідних знань та компетенцій. Залежно від розміру організації та потреб у транспортних засобах, менеджер автопарку може виконувати обов’язки менеджера з перевезень та головного водія або ж застосовувати окремі посади, щоб виконувати ширший спектр завдань у великих операціях. Менеджер автопарку повинен стежити за роботою автопарку та надавати регулярні звіти, щоб супроводжувати ухвалення рішень. Він/вона також повинен/повинна консультувати з питань, пов’язаних з автопарком, таких як страхування транспортних засобів, тип і частота технічного обслуговування, оцінка всіх найманих транспортних засобів і транспортних компаній, складання необхідних контрактів. Крім того, якщо це можливо, менеджер автопарку повинен визначити замовлення на запасні частини, а також оцінити і визначити потенційних місцевих постачальників. |
