«Швидке реагування на очевидно нагальні потреби ніколи не повинно відкладатися через те, що всебічна оцінка ще не завершена» (Посібник УВКБ ООН з питань надзвичайних ситуацій).

Цикл оцінювання - це концептуальний інструмент, який допомагає краще визначити різні етапи оцінювання і водночас підкреслює ідею безперервного процесу. Кінцевою метою є надання особам, які приймають рішення, надійної, точної та цінної інформації для прийняття рішень. Процес є циклічним і відповідає 5 фазам.

1. Підготовка
2. Розробка
3. Впровадження
4. Аналіз
5. Поширення

Підготовка

Етап підготовки в ідеалі починається задовго до настання надзвичайної ситуації з визначення процедур та політик оцінки, які відповідають планам дій у надзвичайних ситуаціях та програмному плануванню організації. План оцінювання повинен пояснювати, як організація буде проводити оцінювання від початку до кінця, за що відповідають різні підрозділи організації та як вона збалансує вартість, швидкість і якість.

• До виникнення надзвичайної ситуації: Проаналізуйте наявні інструменти, механізми та отриманий досвід. Оновлюйте та редагуйте інструменти, якщо це необхідно, маючи достатньо часу, щоб обміркувати та скоригувати їх належним чином.
• Під час та після надзвичайної ситуації: визначте, як організація збирається втручатися та яку цінність вона додасть до реагування.

Планування оцінки передбачає:

• Визначення кінцевих користувачів інформації про оцінку (тобто, персоналу програми, донорів тощо) та їхніх відповідних потреб (наприклад, бюджетів, програм, планування тощо)
• Постановка цілей оцінювання.
• Визначення технічного завдання для групи з оцінки логістики.
• Підбір членів команди.
• Визначення та/або підготовка інструментів оцінювання та їх пілотне тестування.
• Мобілізація ресурсів для сприяння оцінці - персонал, транспортні засоби, комп'ютери тощо.
• Узгодження формату звітності.

Розробка

Дизайн оцінювання буде відрізнятися в різних ситуаціях - єдиної методології, яка б задовольняла кожну інформаційну потребу в кожній ситуації, не існує.  Кожен план має починатися з основних фактів, включаючи інформацію про те, де (постраждалі території), хто (групи, які потребують допомоги) і що (сектори, які потребують дій), і має бути розроблений таким чином, щоб організації могли приймати конкретні рішення.

План оцінювання має бути реалістичним, керованим у межах наявних можливостей та збалансованим між вартістю збору даних і користю від володіння цією інформацією. Першим кроком у розробці є аналіз наявних вторинних даних -  якщо є значні прогалини або конкретні питання, на які потрібно відповісти, може знадобитися проведення оцінки для збору первинних даних.

Процес оцінювання не повинен ставити під загрозу потреби постраждалого населення у захисті та конфіденційності.  Посібник «СФЕРА щодо оцінювання» висвітлює два елементи принципу, заснованого на гуманітарній концепції «не нашкодь»:

1. Форма гуманітарної допомоги та умови, в яких вона надається, не наражають людей на подальші фізичні небезпеки, насильство чи інші порушення прав.
2. Гуманітарні установи керують конфіденційною інформацією таким чином, щоб не ставити під загрозу безпеку інформаторів або тих, кого можна ідентифікувати за інформацією.

Впровадження

Реалізація оцінки вимагає чіткого дотримання цілей та результатів під час постійного вимірювання прогресу в оцінці. Хоча важливо дотримуватися плану, може мати місце певні зміни у плані оцінки через обставини або внутрішні події. Процес повинен бути стандартизованим, прозорим та чітко задокументованим, щоб визначити можливі недоліки.

Чим більш кваліфікованою та досвідченою є група з оцінки, тим точнішими та надійнішими будуть результати оцінки. Стандартні операційні процедури (СОП) повинні бути узгоджені з ключовими зацікавленими сторонами та відповідати плану. СОПи описують ролі та обов'язки членів команди, лінії управління та функції підтримки команди, а також чітко визначають лідерів команди.

Аналіз

Аналіз оцінки передбачає поєднання наявної інформації та її інтерпретацію. Аналіз повинен виявляти закономірності, прогалини та конкретні факти, а також надавати вагомі аргументи, засновані на перехресних перевірених доказах, зібраних за допомогою конкретної методології професійною групою з оцінки.

Складний та непередбачуваний характер надзвичайних гуманітарних ситуацій у поєднанні з обмеженою доступністю даних ускладнює точність та точність. Важливо уточнити, на яких даних базується аналіз та джерело цих даних. Важливо бути чесним щодо прогалин у даних та шукати пояснення цих прогалин, таких як відсутність доступу, ресурсів тощо.

Коли це можливо, аналіз також повинен виявляти прогалини у потенціалі: людські ресурси, допоміжні матеріали, логістичні можливості, стратегії подолання тощо. Які ресурси існують для задоволення виявлених потреб і які додаткові ресурси ще потрібні?

Обмін результатами

Результатами оцінювання, висновками та даними слід обмінюватися всередині організації та з зовнішніми партнерами.

• В середині організації, щоб особи, які приймають рішення, могли керувати своїми діями та іншими потенційно зацікавленими колегами.
• Зовні, щоб допомогти іншим у їхній роботі, сприяти загальним доступним вихідним даним та підвищити прозорість реагування.

Важливо надати висновки колегам з інших організацій, координаторам, державним органам, кластерам, місцевим та національним органам влади та постраждалим громадам.

Результати оцінки зазвичай подаються у формі «звіту про оцінку», який повинен відповідати таким критеріям:

• Бути чітким, лаконічним та актуальним - якомога менше пишіть, але стільки, скільки потрібно для донесення результатів.
• Звіт дозволяє користувачам визначати пріоритети для дій.
• Описує методологію, щоб продемонструвати достовірність даних.
• Чесно визнає припущення, обмеження, упередження та прогалини.
• Залучає порівняльний аналіз, якщо це необхідно.
• Дотримується глобальних гуманітарних протоколів, які технічно сумісні з даними інших установ.
• Частота обміну даними залежить від ситуації, але має бути якомога вищою.

Кожен звіт включає в основному три основні компоненти

1. Результати
2. Аналіз цих висновків
3. Методологію збору та аналізу даних.

Однак звіти не є єдиним способом передачі результатів; різні користувачі потребуватимуть різних форматів та деталей. Можуть знадобитися інформаційні записки, карти, презентації слайдів або інші формати, які можуть відповідати очікуванням цільової аудиторії.

Висновки слід широко і швидко поширювати там, де це дозволяють ситуація з безпекою. Після оприлюднення інформації вона може поставити під загрозу становище постраждалого населення, особливо в зонах конфлікту або напружених ситуаціях. З цих причин інформаційні продукти з оцінки (звіти, карти або інші результати) повинні бути підготовлені з чутливістю до питань захисту.