文件
采购中的常用文件
以下文件在不同组织中可有不同的名称。
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采购流程步骤 |
缩略语 |
文件名称 |
定义 |
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寻找货源 |
BOQ |
工程量清单 |
一种建筑行业招标中使用的文件，其中逐项列出了材料、零件和劳动力（及其成本）。 |
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EOI |
意向书征询 |
一份正式通知，旨在确定市场上潜在供应商交付所需商品和服务的能力、兴趣和可用性。 |
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RFI |
信息征询书 |
用于补充招标文件的技术附录，确保这些附录准确无误并包含一整套全面的要求。 |
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征询 |
PR |
采购请求 |
采购请求的正式标准表格。 |
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SOW |
工作说明 |
工作说明可在不同的情况中使用：
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TOR |
职责范围 |
对需执行的工作、质量水平和投入水平、时间表和交付结果的描述，用于定义不易量化服务的绩效要求。 |
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- |
技术规格 |
由签约机构起草的文件，其中阐明其对于物资供应的要求和/或目标，并具体规定需使用的方法与资源和/或要取得的成果。 |
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招标 |
RFQ |
报价请求 |
向供应商提出购买商品或服务的书面请求，但不得超过组织规定的最大价值。 |
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ITB |
招标邀请函 |
在限制性或竞争性谈判流程中向选定候选供应商发出的信函，邀请其提交投标书。 在本指南中，此术语可与“RFQ”互换使用。 |
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RFP |
征求建议书 |
向供应商提出的复杂采购的书面请求，但不得超过组织规定的最大价值。 在本指南中，此术语可与“投标文件”互换使用。 |
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投标文件 |
签约机构汇总的文件档案，包含准备和投标所需的所有文件。 |
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评估 |
ET |
评估表 |
旨在对比已收到标书的工具，结果列在对比表中。 |
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招标报告 |
描述招标流程中所有细节的文档，包括对比表和授予合同的合理提议 |
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订购和签约 |
PO |
采购订单 |
确认采购详情（单位、数量、价格、交付时间和地点等）的财务承诺，从而使订单正式化 |
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TC |
条款和条件 |
适用于产品、服务或工程采购的规则。 |
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合同 |
组织与供应商之间具有法律约束力的协议。 定义了所提供的商品与服务的条款和条件，以及签字人的相关权利和义务。（参见“合同”）。 |
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LTA 或 FWA |
长期或框架协议 |
签约机构与经营者之间订立的合同，其目的是规定适用于特定时期内授予的一系列具体合同的基本条款，具体包括期限、标的、价格、履约条件和预期数量。（参见“长期协议”） |
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接收 |
DN |
送货单 |
证明供应商已履行承诺的书面证明。 |
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RN |
收货单 |
证明货物责任已转移的书面证据。 |
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商业发票 |
说明交易各方以及所购买商品及其价值的文件。 |
文件管理
每一次采购都需要符合各组织自己的采购流程和捐助者的要求。 每一采购流程都必须有合理依据和详细记录，并有自己的文件档案，其中包含与流程有关的所有文件。 采购档案可看作是一组文件，用于证明具体流程中所采取步骤的合理性。 并非所有档案的数量和复杂性都相同，但应保留所有档案以备日后使用。
适当的存档系统可确保在固定的时间内妥善保存记录，以供内部和外部使用。
- 内部——适当的存档系统可以提高效率，减少在报告和审计准备方面浪费的时间。 相应的文件反映组织的原则，并证明组织的专业性和透明。
- 外部——组织负责向捐助者证明采购、使用和处置材料、服务、设备等的合理性。
如果文件没有正式填写和签字，存档系统就没有价值。 只有经正式指派承担此责任的员工才有权在这些文件上签字。 这些员工必须了解其签名对于组织的责任和后果。 必须将文件存档数月或数年，具体取决于捐助者的要求或内部审计准则。
标准化工具
编码
经由物流人员处理的大多数表格都有或应有唯一的编码（参考），以便将其按顺序整理并用于随后跟踪。 通常，表格中会包括一个参考编号用于轻松识别，也会有一个或多个可将其与其他文档相关联的参考编号。 表格应按其参考编号存档，所以参考编号的正确使用会直接影响档案。 当某人（内部或外部）需要有关运营历史的信息时，可通过使用正确的参考编号（编码）来实现快捷访问。
这些编码可包括国家、办公室和申请采购部门的信息以及一个顺序编号。
例如，罗马物流小组的采购请求可遵循以下惯例。
唯一编号 |
文件 类型 |
国家 |
办事处 |
部门 |
|---|---|---|---|---|
1234 |
PR |
IT |
RM |
LOG |
采购请求 |
“意大利” |
“罗马” |
“物流” |
书写时，编码大概是：
"1234/PR/IT/RM/LOG" |
这一简写编码便于所有人快速找到文档，以及至少了解该文档的一定信息。 但是，信息的排序方式由管理文件的机构具体规定。 一些机构会用日期作为唯一编码，而另一些机构会选择使用连续的数字序列。 此外，一些机构更愿意为每一文件类型 (PR/PO) 使用唯一的编号序列，而另一些机构会为档案中的不同文件使用保持不变的单一编号。 编号要求因机构需求而异。
标示
应急响应中常会使用大量和各类文件。 考虑到在人道主义响应初期后查阅文件的人员，必须尽可能以一致的方式为每个文件夹和/或文件盒贴标签。 通用存档方法可让文档跟踪更加轻松，同时也可在紧急情况下更快速地找到敏感文件。 必须为所有相关文件夹贴上清晰的标签，使用颜色、数字或其他可识别图案加以区分，并存放在干燥且安全的地点。 电子存档系统应与纸质文件相一致。