يتمثل الغرض الأساسي من مراقبة المخزون في المعرفة الإمدادات الموجودة في موقع تخزين أو مستودع معين بأي لحظة. تُعد مراقبة المخزون حجر الزاوية للإدارة الجيدة للمخزون.
تضمن مراقبة المخزون إمكانية التتبع والشفافية لأي نشاط تخزين، ما يوفر معلومات دقيقة عن أي حركة للإمدادات بما في ذلك:
- مصدر المنتجات.
- وقت استلام المنتجات وبأي كميات.
- موقع انتقال المنتجات.
- وقت إرسال المنتجات وكمياتها.
تعمل مراقبة المخزون على تحسين ممارسات إدارة المخزون ودعم اتخاذ القرار من خلال:
- تحسين عمليات العمل والتكاليف.
- توفير درجة معينة من الحماية ضد زيادة المخزون أو نفاد المخزون.
- توقع انتهاء صلاحية المنتجات أو اقتراب انتهاء صلاحيتها.
- كشف البضائع المفقودة أو التالفة في المنتجات المُخزنة.
تُعد مراقبة المخزون أمرًا ضروريًا للمساءلة، إذ توفرت قيم العناصر المخزنة وحالة الاستهلاك من المشاريع التي توشك على الانتهاء. ستوفر المراقبة المناسبة في المخزون قيمة لمرافق التخزين من خلال الإدارة المُثلى، ومستويات أعلى من الرضا بين العملاء وأصحاب المصلحة.
بالنسبة إلى مراقبة المخزون الناجحة، يجب إنجاز ثلاثة أنشطة رئيسة:
- التسجيل المنتظم والحفاظ على وثائق الدعم وسهولة الوصول إليها.
- مراقبة الاستهلاك ومستويات وأداء المخزون.
- إعداد التقارير.
التنسيق
تُعد إدارة المخزون أمرًا أساسيًا لتنفيذ عمليات الإغاثة الإنسانية في الوقت المناسب. من أجل حفظ مخزون ناجح وقيِّم، يجب أن تكون أنشطة المخزون متزامنة مع الأنشطة الأخرى من أصحاب المصلحة خارج مرفق التخزين: الموردين، الناقلين، العملاء، الإدارات الأخرى، وغيرها. يجب جمع المعلومات الرئيسية وتسليمها بانتظام من وإلى أصحاب المصلحة المعنيين.
يجب أن تدعم إدارة المخزون عملية الطلب، وتوفر معلومات عن مستويات المخزون، وتواريخ انتهاء الصلاحية، ومعدلات الاستهلاك، وما إلى ذلك. يمكن أن تساعد مراقبة الاستهلاك السابق في تقدير الاحتياجات المستقبلية.
يجب أيضًا متابعة قوائم الجرد العابرة عن كثب. يمكن القيام بذلك عن طريق جمع المعلومات من الموردين أو مديري سلسلة التوريد حول الوضع الحالي للطلبات المحلية والوطنية والدولية. سيسمح التتبع في مخزون النقل للمخططين بإعداد مرفق تخزين معين بشكل صحيح لاستلام الشحنة أو لتنبيه العملاء بشأن التسليم الوشيك لطلب معلق أو طلب-إرجاع.
كلما كان ذلك ممكنًا، يجب أن يساعد التنسيق أيضًا على توقع الاستخدام المكثف للمخزون، على سبيل المثال أثناء الاستجابات للطوارئ أو فترات التوزيع. في مثل هذه الحالات، يمكن توفير موارد إضافية مثل زيادة العمالة أو زيادة ساعات العمل.
كما ينبغي منع حالات الارتفاع المحتملة أو الزيادات أو التخفيضات المطردة في الطلب من خلال التنسيق. تُعد المعلومات التشغيلية مثل الأنشطة الجديدة، أو زيادة عدد الأشخاص المحتاجين أو قيود الوصول للتسليم في منطقة معينة، أمرًا بالغ الأهمية بهذا المعنى ويمكن أن تساعد في منع حالات نفاد المخزون أو الطلب الزائد.
يمكن أن تعمل البيانات من إدارة المخزون أيضًا على المراقبة الكمية لتسليم إمدادات الإغاثة. يمكن أن توفر أنماط الطلب المتزايدة أو المنخفضة التي تتناقض مع الاستهلاك المتوقع معلومات عن الوضع الإنساني أو تحدد التغييرات في إدارة نشاط معين.
يجب استخدام التنسيق بشكل خاص أثناء بداية المشاريع أو نهايتها. يجب الإبلاغ عن متطلبات الجهات المانحة الخاصة المتعلقة بحفظ المخزون، مع إيلاء اهتمام خاص لآليات الإبلاغ المحددة ولوائح التصرف.
