تخطيط الاستلام
في عملية استلام البضائع المثالية، ينبغي أن تُرتب الشحنات القادمة قبل وصول مركبة التسليم، كما ينبغي تزويد فريق المستودع بمعلومات حول الشحنات القادمة مسبقًا. ويُفضل إرسال محتويات الشحن وأحجامها، وربما نسخة ممسوحة ضوئيًا من قائمة التعبئة و/أو بوليصة الشحن مسبقًا أيضًا.
- إذا كانت منظمة واحدة تقوم بنقل البضائع بين مستودعين/موقعي تخزين تُديرهما بصورة مباشرة، فينبغي أن يكون من السهل نسبيًا توفير معلومات مسبقة حول التسليم إلى موقع الاستلام.
- إذا كان المستودع المعني يستلم البضائع من مصادر خارجية مثل الموردين، فينبغي أن تسعى الوكالات للحصول على أكبر قدر من المعلومات مقدمًا.
- وفي جميع الأحوال، ينبغي توجيه المركبات التي تقترب من المستودع أو منشأة التخزين بالاتصال قبل وصولها بساعة واحدة على الأقل للتأكد من قدرة المستودع على استقبال المركبة وتفريغها بصورة صحيحة. بالنسبة لمنشآت التخزين المكتظة بالعمليات، ستحتاج المركبة إلى ترتيب موعد محدد لتفريغ حمولتها.
عند استلام البضائع
تشتمل الخطوات التي يتعين اتخاذها عند نقطة استلام البضائع في منشأة المستودع على ما يلي:
- تسجيل أوزان كل خط عنصر وأحجامه.
- تنفيذ جرد كامل مقابل بوليصة الشحن. ينبغي تدوين الفروقات الموجودة بين عدد القطع وبوليصة الشحن أو الأضرار في بوليصة الشحن.
- إصدار مذكرة استلام السلع للعناصر المُستلمة (GRN).
- وضع العناصر في مكان مناسب ومتطابق في حجرة التخزين/المستودع.
- تم حفظ النسخ الاحتياطية المأخوذة من النسخ المادية لمذكرة استلام السلع وبوليصة الشحن في مكان آمن في مستودع المكتب.
- تحديث بطاقات المخزون عند وضع العناصر في المستودع. إصدار بطاقة مخزون جديدة، إذا لم يتم إصدار بطاقة مخزون من الأساس.
- يمكن رفض الشحنات التي تصل دون إخطار مسبق، بناءً على الأمن، وسعة المستودع وسياسة المنظمة.
- إذا تم استلام عناصر تالفة، فينبغي فصلها عن الشحنة الأساسية ووضعها في مكان مميز، حتى يتم إصلاحها أو التخلص منها في وقت آخر.
تخطيط الإرسال
هناك خطوات يمكن للمستودعات والمنظمات اتخاذها عند التخطيط لإرسال البضائع أيضًا مثلما هو الأمر مع التخطيط لاستقبال البضائع.
- ينبغي التخطيط لإرسال البضائع مسبقًا وإبلاغ المستودع؛ إذ ينبغي أن تكون طلبات الانتقاء واضحًا وأن تمنح المستودعات الوقت لسحب البضائع، وتجميع الشحنات، والتجهيز لمرحلة التحميل.
- ينبغي أن تكون الشاحنات التي تصل للتحميل معروفة ومخططًا لها مسبقًا. قد يتم تأخير الشاحنات التي تصل لتحميل البضائع التي لم يتم الترتيب لها، أو التي تم الإعلان عن وصولها لتحميل البضائع التي لم يتم الترتيب لها أو رفضها بناءً على سياسة المنظمة المسؤولة عن الإدارة.
عند إرسال البضائع
تشتمل الخطوات التي يتعين اتخاذها عند نقطة الإفراج عن البضائع في منشأة المستودع على ما يلي:
- إجراء عّد مادي للقطع الموجودة في البضائع المدمجة للتأكد من صحة عددها.
- إصدار بوليصة شحن أو مذكرة الإفراج عن السلع (إذا تطلبتها شروط النقل)، والتي تحتوي على معلومات حول البضائع التي تم الإفراج عنها، والتواريخ، وأسماء الشخص الذي أفرج عنها والسائق الذي حمّل البضائع.
- تحديث بطاقات المخزون ودفتر الأستاذ الخاص بالمستودع بما يتوافق مع أعداد القطع الجديدة.
