عادة ما يتم وضع الضوابط لرصد نقاط الضعف والتصاميم السيئة في المشاريع والتنفيذ غير السليم للبرامج. بناءً على تقييم النتائج، يمكن تصحيح نقاط الضعف أو النواقص هذه أو مراجعتها مقابل الأهداف أو الأغراض المحددة من أجل تحسين الأداء باستمرار.
يجب إجراء كل تقييم في ضوء هدف محدد سلفًا لا يحدد فقط ما هي النتيجة المرجوة للمساعدات، بل يحدد أيضا العملية والحاجة إلى تحقيقها. تتكون عملية التقييم من تحديد درجة الإنجاز وفحص مدى جودة الأنشطة التي تم أداؤها أو ضعفها والتي أدت إلى تلك النتائج.
استراتيجية اللوجستيات
لضمان تحقيق الأهداف المخططة، يجب على وحدة أو فريق اللوجستيات وضع إستراتيجية من شأنها معالجة التحديات وتوجيه الفِرق نحو أهدافها. يجب أن تسعى المنظمات دائمًا إلى تحسين الاستخدام أو الموارد لضمان التنفيذ الفعال للأنشطة.
بناءً على التحليل وبما يتماشى مع الأهداف العامة للمشروع، يجب على فريق أو وحدة لوجستية تحديد هدفها النهائي أو أهدافها التي من شأنها تحديد أولويات المهام التشغيلية.
الأهداف والنتائج الرئيسية
تعمل الأهداف والنتائج الرئيسية "خريطة الطريق" لتوجيه الفِرق نحو هدف محدد. يجب صياغة الأهداف على أنها النتائج الملموسة المرغوبة، معبرًا عنها كتغيير إيجابي متوقع تحقيقه بعد فترة محددة واستجابة للتحديات المحددة. يتم تحقيق الأهداف من خلال مزيج من النتائج التي هي آثار الأنشطة.
عادةً ما يكون للهدف نتيجتان أو ثلاث نتائج رئيسية لنفس الأسباب التي تجعل جهاز تحديد المواقع يحتاج إلى قمرين أو ثلاثة أقمار صناعية لتحديد الموقع بدقة. تم تصميم كل نتيجة رئيسية للتأثير بشكل إيجابي على مقياس معين وإزالة الغموض من خلال توضيح وتحديد شكل النجاح لأي هدف معين والمساعدة في قياس التقدم نحو هذا الهدف.
يبدو تكوين النتيجة الرئيسية مشابهًا لمؤشر الأداء الرئيسي، باستثناء أن النتيجة الرئيسية تتضمن إطارًا زمنيًا كنقطة بداية ونقطة هدف.
تتكون النتيجة الرئيسية من المكونات التالية:
- القياس المحدد والقيمة المستمرة - أي شيء تقيسه المؤسسة هو مقياس والقيمة المستمرة هي ببساطة القيمة التي يقيسها المقياس في أي وقت.
- قيمة البداية والقيمة المستهدفة - يجب أن يكون للنتائج إطار زمني لإثبات الإنجاز. قيمة البداية هي خط الأساس الأصلي، بينما القيمة المستهدفة هي الهدف المطلوب في نهاية هذا الإطار الزمني.
- وحدة القياس - يجب أن تكون وحدة القياس مفهومة، وكذلك ما تحاول النتائج نفسها تحقيقه. يجب أن تحتوي وحدة القياس على جميع مكونات النتيجة الرئيسية. على سبيل المثال، في أحد الأهداف الرئيسية المتمثلة في "تقليل المهلة من 7 إلى 5 أيام"، يكون المقياس المحدد هو "المهلة الزمنية" بالأيام، وقيمة البداية "7 أيام"، والقيمة المستهدفة "5 أيام".
خطة العمل
النتائج هي مخرجات الأنشطة المختلفة المقاسة معًا ككل والتي تؤدي إلى تحقيق هدف عام. على أساس يومي، هذه الأنشطة هي أهم الخطوات الأساسية للتركيز عليها. إذا تم تصميمه جيدًا، فسيؤدي أداء كل نشاط إلى تحقيق الهدف.
لتحديد كل خطوة من هذه الخطوات بشكل صحيح، من الضروري إنشاء خطة عمل واضحة. ستحدد خطة العمل إطارًا زمنيًا، ومؤشرات، والأشخاص المسؤولين، وتكاليف كل نشاط، ويجب مشاركتها مع جميع الأشخاص المعنيين.
التقارير اللوجستية
يتم استخدام التقرير لتحليل الحقائق والمعلومات لإبلاغ الخطوات نحو الوصول إلى الهدف والمشكلات المحتملة التي تواجهها، بينما يأخذ التقييم هذه البيانات ويثبت درجة الإنجاز وتقييم كيفية عمل استراتيجية و/أو خطة محددة.
من المهم إنشاء نظام لإعداد التقارير يتابع التقدم المحرز في الخطط الاستراتيجية، ويقدم ملاحظات على أنشطة موقع معين خلال إطار زمني محدد. يجب أن تكون التقارير بشكل عام موجزة قدر الإمكان مع ضمان تسجيل جميع المعلومات المهمة.
أهداف التقرير هي:
- تزويد المشرفين/المديرين بالمعلومات اللازمة ليكونوا قادرين على مراقبة الأنشطة.
- الاحتفاظ بسجل لتاريخ الأنشطة اللوجستية.
- تقديم نظرة عامة على كيفية ترتيب الأنشطة اللوجستية في البرنامج أو الموقع الميداني وما هي المسؤوليات الرئيسية ومدى إدارة العمليات بشكل جيد.
- تحديد المشكلات الحالية بوضوح والأنشطة المعلقة التي لم يتم تنفيذها بعد.
- متابعة السجلات الخاصة وحفظها بمؤشرات الأداء الرئيسية.
كلما كان هيكل التقرير أفضل، كان تقييم الأداء أسهل وأكثر دقة.
أفضل الممارسات
يعتمد جزء أصيل من الرصد والتقييم على جمع البيانات. ومع ذلك، فإن جمع البيانات بشكل جيد لا يضمن تحقيق الأهداف والغايات. تُستخدم البيانات التي يتم جمعها بشكل متكرر فقط للاستجابة للأحداث السابقة وفهمها، بدلاً من استخدامها لدفع الإجراءات المستقبلية. لتحقيق أقصى استفادة من جهود الرصد والتقييم، يجب وضع خطة مناسبة لرصد الأداء للأنشطة قصيرة ومتوسطة وطويلة الأجل.
يضمن وجود عملية قياس إجراء مراجعات متكررة وبناءة للمقاييس المحددة، ويخلق ثقافة القياس والتحسين. يجب أن يكون الموظفون قادرين على رؤية كيف يؤثر أداؤهم على تحقيق الأهداف العامة.
إن تتبع تقدم مؤشرات الأداء الرئيسية على مدار فترة زمنية يعني أن المنظمة وفِرقها لديها رؤية واضحة لأولويات المنظمة أو المشروع، ويُمَكِّن أعضاء الفريق من تحديد الاتجاهات ونقاط القوة والضعف والفرص بسهولة. إن امتلاك هذه المعلومات يمنح المخططين الفرصة لاتخاذ قرارات محسوبة بشكل أفضل.
يجب اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية بعناية من خلال التفكير عن كثب في استراتيجية المنظمة وأولوياتها. تنقل مؤشرات الأداء الرئيسية بشفافية ما هو متوقع، وما الذي يجب أن يظل في صدارة الذهن وكيف ينبغي عليهم تنفيذ أنشطتهم اليومية.
