Es habitual considerar las adquisiciones como un cuello de botella y una actividad que conlleva mucho tiempo, normalmente asociada a retrasos y a una estricta burocracia. Sin embargo, las actividades de adquisición pueden ser ágiles y prácticas si las organizaciones comprenden el papel que desempeñan, por qué existen, cuáles son los principios rectores y cómo gestionar los procedimientos. A través de las actividades de adquisición, las organizaciones adquieren los suministros y servicios necesarios para llevar a cabo suas actividades organizativas diarias.
Definición
Adquisición es el proceso de identificación y obtención de bienes y servicios. Abarca la búsqueda de proveedores, la compra y todas las actividades implicadas desde la identificación de posibles proveedores hasta la entrega del proveedor a los usuarios o beneficiarios ("Global Logistics and Supply Chain Management", 2008)
Es importante señalar que las adquisiciones no son una acción aislada, sino un proceso; una serie de actividades destinadas a satisfacer las necesidades de los proyectos humanitarios, así como de nuestro funcionamiento en general. Este proceso está normalizado de tal manera que puede reproducirse independientemente del lugar, el momento o el contexto. Al mismo tiempo, el proceso debe ser lo suficientemente flexible como para abarcar cada uno de los diferentes retos a los que se enfrenta el responsable de compras.
Las palabras comprar y adquirir se utilizan con frecuencia indistintamente; aunque es común utilizar las dos palabras indistintamente no son necesariamente lo mismo. Las compras son sólo una parte del proceso de adquisición, una parte importante, pero sólo la función específica asociada a la compra real de bienes y servicios a los proveedores. A efectos de esta guía, las adquisiciones y las compras se diferenciarán en función de estos criterios.
Términos habituales en las adquisiciones
| Comité o panel de evaluación | Comité compuesto por un número impar de miembros (al menos tres) con los conocimientos técnicos y administrativos necesarios para emitir un dictamen fundado sobre las licitaciones o las solicitudes de ayuda. |
|---|---|
| Rentabilidad | También denominado «mejor relación calidad-precio»; la mejor combinación disponible de requisitos monetarios y no monetarios que una organización puede obtener de su selección de proveedores. |
| Centrales de compras humanitarias | Son organizaciones sin ánimo de lucro especializadas en la gestión técnica y comercial de suministros y servicios necesarios para la ejecución de acciones humanitarias. Pueden prestar asistencia técnica en la adquisición o suministrar existencias preestablecidas, o bien, capacidad de compra o logística |
| ISO | Abreviatura en inglés de "Organización Internacional de Normalización". Una entidad independiente que ha ido reflexionando y normalizando las fórmulas que describen la mejor manera de hacer algo. |
| Certificación | Garantizar que un producto o una empresa han seguido un proceso de calidad. |
| Plazo de entrega | El tiempo transcurrido entre el inicio de la adquisición de los bienes y servicios hasta el momento de la entrega. |
| Análisis del mercado | Un componente esencial del análisis del contexto, la recopilación de información que será útil para programar la intervención y la forma de aplicarla. |
| Estudio de mercado | Actividades y medios para identificar proveedores en un mercado específico. |
| Procedimiento negociado | Procedimiento sin publicación previa de un anuncio de adquisición, en el que el organismo contratante consulta al candidato o candidatos que elija y negocia las condiciones del contrato con uno o varios de ellos. |
| Adquisiciones | El proceso de identificación y obtención de bienes y servicios |
| Compra | La función específica asociada a la obtención real de bienes y servicios de proveedores. |
| Garantía de calidad | Procedimiento para garantizar la calidad de los productos o servicios previniendo errores y defectos en los productos fabricados y evitando problemas en la entrega de productos o servicios a los beneficiarios. |
| Control de calidad | Comprobaciones para garantizar la calidad de un producto o servicio. |
| Calidad | Todos los elementos y características que constituyen el producto y que contribuyen a su conformidad con las especificaciones técnicas definidas. |
| Búsqueda de proveedores | Identificar a los proveedores adecuados y trabajar con ellos. |
| Servicios | Servicios intelectuales y no intelectuales. |
| Separación de funciones | Principio por el cual debe haber más de una persona para efectuar una actividad de adquisición. |
| Coste total de propiedad | (abreviado por sus siglas en inglés, TCO). Coste que supone comprar y utilizar un producto a lo largo del tiempo. |
| Procedimiento de licitación | Proceso global de licitación de un contrato, que comienza con la publicación de un anuncio de adquisición y termina con la adjudicación del contrato licitado. |
| Obras | El diseño o la ejecución de una rehabilitación, construcción, etc. de acuerdo con los requisitos previamente especificados. |
