"Nunca debe retrasarse una respuesta rápida a necesidades evidentemente urgentes porque aún no se haya completado una evaluación exhaustiva" (manual del ACNUR para situaciones de emergencia).

El ciclo de evaluación es una herramienta conceptual que ayuda a definir mejor las distintas etapas de una evaluación y, al mismo tiempo, subraya la idea de proceso continuo. El objetivo final es proporcionar a los responsables de la toma de decisiones información fiable, precisa y valiosa para orientar sus decisiones. El proceso es cíclico y se estructura en 5 fases.

1. Preparación
2. Diseño
3. Ejecución
4. Análisis
5. Difusión

Preparación

Lo ideal es que la fase de preparación comience mucho antes de que se produzca la emergencia, definiendo procedimientos y políticas de evaluación que encajen con los planes de contingencia y la planificación de programas de la organización. El plan de evaluación debe explicar cómo la organización llevará a cabo la evaluación de principio a fin, de qué son responsables las distintas partes de la organización y cómo se equilibrará el coste, la rapidez y la calidad.

• Antes de la emergencia: Evaluar las herramientas y mecanismos existentes y las conclusiones extraídas. Actualizar y ajustar las herramientas si es necesario, con tiempo suficiente para reflexionar sobre la adaptación adecuada.
• Durante y después de la emergencia: definir cómo va a intervenir la organización y qué valor va a aportar a la respuesta.

Planificar una evaluación implica:

• Identificación de los usuarios finales de la información de la evaluación (es decir, personal del programa, donantes, etc.)  y sus respectivas necesidades (es decir, presupuestos, programación, planificación, etc.) 
• Fijación de los objetivos de la evaluación.
• Establecimiento del mandato del equipo de evaluación logística.
• Selección de los miembros del equipo.
• Identificación y, si corresponde, preparación de las herramientas de evaluación y realización de pruebas piloto con ellas.
• Movilización de recursos para facilitar la evaluación: personal, vehículos, ordenadores, etc.
• Determinación del formato de los informes.

Diseño

Los diseños de evaluación variarán en función del contexto: no existirá una metodología única que satisfaga todas las necesidades de información en todas las situaciones.  Todo diseño debe partir de hechos básicos, en particular, la información sobre: dónde (lugares afectados), quién (grupos necesitados) y qué (sectores que requieren actuación). Asimismo, debe diseñarse de forma que permita a las organizaciones tomar decisiones concretas.

El diseño de una evaluación tiene que ser realista y viable dentro de las capacidades existentes; asimismo, debe equilibrar el coste de la recogida de datos con el beneficio de disponer de dicha información. El primer paso en el diseño es la evaluación de los datos secundarios existentes:  si hay lagunas significativas o preguntas específicas que responder, puede ser necesario poner en marcha una evaluación para recopilar datos primarios.

El proceso de evaluación no debe poner en peligro las necesidades de protección y privacidad de la población afectada.  La guía de Esfera sobre Evaluación destaca dos elementos del principio, basados en el concepto humanitario fundamental de no hacer daño:

1. La forma de la ayuda humanitaria y el entorno en el que se presta no exponen aún más a las personas a peligros físicos, violencia u otras violaciones de sus derechos.
2. Los organismos humanitarios gestionan la información sensible de forma que no se ponga en peligro la seguridad de los informantes o de quienes puedan ser identificables a partir de dicha información.

Ejecución

La ejecución de la evaluación requiere mantener claros los objetivos y los resultados, y medir continuamente los progresos de la evaluación. Aunque es importante seguir un plan, pueden producirse diversas modificaciones del plan de evaluación debido al contexto o a la evolución interna. El proceso debe ser normalizado, transparente y estar claramente documentado para reconocer posibles fallos.

Cuanto más cualificado y experimentado sea un equipo de evaluación, más precisos y fiables serán los resultados de la labor. Deben acordarse con las principales partes interesadas los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) de conformidad con el plan. Los PNT describen las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo, las líneas de gestión de éste y las funciones de apoyo, e identifican claramente a los jefes de equipo.

Análisis

El análisis de la evaluación implica la combinación de la información disponible y su interpretación. Un análisis debe identificar patrones, lagunas y hechos concretos, y proporcionar argumentos sólidos basados en pruebas contrastadas recopiladas mediante una metodología específica por un equipo de evaluación profesional.

La naturaleza compleja e imprevisible de las emergencias humanitarias, combinada con la limitada disponibilidad de datos, dificulta la precisión y la exactitud. Es esencial aclarar en qué datos se basa el análisis y la fuente de los mismos. Es importante ser honesto sobre las lagunas en los datos y buscar posibles explicaciones, como la falta de acceso, recursos u otros motivos.

En la medida de lo posible, el análisis también debe identificar las carencias de capacidad: recursos humanos, material de ayuda, capacidades logísticas, estrategias de afrontamiento, etc. ¿Qué recursos existen para satisfacer las necesidades identificadas y qué recursos adicionales siguen siendo necesarios?

Difusión de los resultados

Los resultados, conclusiones y datos de la evaluación deben comunicarse de forma interna y externa.

• A nivel interno, para permitir a los responsables orientar sus acciones y a otros colegas potencialmente interesados.
• A nivel externo, para ayudar a otros en su trabajo, contribuir a los datos de referencia generales disponibles y aumentar la transparencia de la respuesta.

Es importante poner las conclusiones a disposición de los pares de otras organizaciones, coordinadores, organismos gubernamentales, grupos temáticos, autoridades locales y nacionales y comunidades afectadas.

Los resultados de la evaluación suelen presentarse en forma de "informe de evaluación" que debe cumplir los siguientes criterios:

• Ser claro, conciso y pertinente : escribir lo menos posible, aunque lo necesario para comunicar las conclusiones.
• Permitir a los usuarios identificar las prioridades de actuación.
• Describir la metodología utilizada para demostrar la fiabilidad de los datos.
• Reconocer honestamente los supuestos, las limitaciones, los prejuicios y las lagunas.
• Permitir un análisis comparativo si es necesario.
• Seguir protocolos humanitarios globales que sean técnicamente compatibles con los datos de otras agencias.
• La frecuencia del intercambio de datos depende del contexto, pero debe ser lo más rápida posible.

Cada informe incluye básicamente tres componentes principales

1. Conclusiones
2. Análisis de dichas conclusiones
3. Metodología seguida para recopilar y analizar los datos.

Sin embargo, los informes no son la única forma de comunicar los resultados; los distintos usuarios necesitarán formatos y detalles diferentes. Pueden ser necesarias notas informativas, mapas, presentaciones de diapositivas u otros formatos que puedan satisfacer las expectativas del público destinatario.

Los resultados deben comunicarse de forma amplia y rápida, siempre que la seguridad lo permita. Una vez que la información se hace pública, puede poner en peligro la situación de la población afectada, especialmente en zonas de conflicto o situaciones tensas. Por estas razones, los productos informativos de una evaluación (informes, mapas u otros resultados) deben prepararse teniendo en cuenta las cuestiones de protección.