Hay muchos factores a considerar al seleccionar un lugar y/o una estructura en la que establecer un almacén.

Necesidades de carga previstas

Al planificar un nuevo espacio de almacenamiento, las organizaciones deben tener en cuenta cuáles prevén que pueden ser sus necesidades. Entre las necesidades de carga, se incluirá por lo menos el volumen máximo previsto en un momento dado, aunque también deberán tener en cuenta los requisitos especiales de manipulación o las actividades especiales, como la preparación de kits. Para comprender toda la dimensión del almacén, puede ser necesario consultar al personal del programa y al de logística, y hacer un esquema de las actividades programáticas para el siguiente período de tiempo. Incluso un volumen relativamente pequeño de carga puede requerir una gran superficie en la que operar.

Al prever las necesidades del almacenamiento y de los artículos de ayuda, deberán tenerse en cuenta algunos de los siguientes elementos:

• Volumen total de carga previsto para el lugar de almacenamiento específico.
• Número y tipo de bienes independientes (SKU) que deben contabilizarse.
• Espacio interior adecuado para el flujo de trabajo previsto.
• Necesidad de equipos de manipulación (MHE) para los artículos de carga ─ espacios de estacionamiento para los MHE, recarga, etc.
• El tiempo durante el cual permanecerá la mercancía almacenada o el tiempo durante el cual pueda ser necesario el lugar de almacenamiento.
• Necesidad de actividades auxiliares ─ reempaquetado, etiquetado, preparación de kits, carga individualizada, etc.
• Velocidad a la que puede llegarse a necesitar que se procesen esas actividades: múltiples muelles de carga, área amplia para envíos, etc.
• Necesidad de un almacenamiento especial: cadena de frío, mercancías peligrosas, etc.
• La necesidad de posicionar existencias de reserva adicionales. (buffer stock)

Las necesidades en terminos de volumen de cada organización serán diferentes. En el cuadro que figura a continuación se puede encontrar una lista de artículos comunes en la ayuda humanitaria y un estimado de su volumen:

Los artículos reales obtenidos de fuentes locales o internacionales pueden variar en volumen. Para comprender las necesidades específicas de almacenamiento, puede ser necesario obtener mediciones volumétricas y todas las necesidades especiales de manipulación de todos los artículos de ayuda relacionados, ya sea de un proveedor o de un almacén central de distribución.

Almacenamiento irregular y especial

Cuando los organismos intentan planificar la necesidad de espacio en los lugares de almacenamiento, pueden encontrarse artículos voluminosos o irregulares. Además de planificar las dimensiones externas genéricas, al planificar el espacio se deben estimar también volumen total necesario para almacenar adecuadamente un artículo, no solo las dimensiones externas.

Formas irregulares ─ Algunos artículos irregulares, como los equipos mecánicos o agrícolas pueden tener atributos físicos complejos que dificultan la planificación del espacio. Al observar formas muy irregulares, los planificadores deberán tener en cuenta la medición exterior solo de las partes más largas, más anchas y más altas del artículo, ya que esas son las partes que entrarán en contacto con otros artículos almacenados en un almacén. Para ello, los planificadores deben imaginar una caja invisible con un tamaño suficiente como para que quepa el artículo irregular y utilizar los «bordes» de la «caja» para calcular el espacio total necesario. De esta manera, el requisito de espacio total puede ser en realidad más grande de lo que parece en un principio.

Carga anidada ─ Algunos artículos de carga pueden ser «anidados» de forma ordenada, lo que significa que pueden colocarse u ocupar el espacio uno dentro del otro. Los cubos, un artículo común en la ayuda humanitaria, pueden caber uno dentro del otro, ocupando mucho menos espacio cuando se almacenan adecuadamente. Al planificar el espacio, las organizaciones deben tener en cuenta el almacenamiento anidado midiendo las dimensiones exteriores de los artículos mientras están apilados/anidados, y no las dimensiones exteriores de la unidad individual. De esta manera, las necesidades totales de espacio pueden ser en realidad menores de lo que parecen en un principio.

Características físicas del espacio de almacenamiento

Una vez establecidas las necesidades previstas en lo relativo a la naturaleza del proyecto y el volumen requerido, las organizaciones, al planificar el almacenamiento, deben examinar y evaluar los aspectos físicos y los servicios asociados a un potencial espacio de almacenamiento. Aunque puede haber suficiente espacio interior según el cálculo puramente volumétrico, es posible que los almacenes y lugares de almacenamiento carezcan de la infraestructura fundamental o requieran mejoras sustanciales para satisfacer las necesidades operacionales. Una lista no exhaustiva de las necesidades de espacio físico podría incluir:

Terreno físico:

• Amplio espacio para que los camiones entren, aparquen, carguen/descarguen y den la vuelta.
• El lugar de almacenamiento no sea proclive a inundaciones u otros eventos climáticos extremos.
• El impacto en el suelo/arena/tierra en las áreas de estacionamiento/descarga de camiones y en las áreas de preparación de kits durante las actividades rutinarias: ¿no afectará al suelo o será necesario mejorarlo y mantenerlo?

Servicios públicos/otros:

• El edificio/lugar tiene acceso a los servicios básicos: electricidad, agua, comunicaciones.
• El lugar tiene instalaciones de baño propias.
• Si es necesario, el espacio de almacenamiento tiene compartimentos separados para diferentes áreas de almacenamiento/diferentes necesidades de almacenamiento: áreas climatizadas, áreas seguras, etc.
• Un espacio de oficina utilizable de tamaño apropiado.
• La capacidad de reabastecimiento de combustible de los camiones: ¿el sitio tiene ya depósitos de reabastecimiento o es necesario instalarlos?

Estructuras:

• El sitio propuesto para el almacén tiene ya una estructura física.
• La estructura existente y los terrenos circundantes están en buenas condiciones: si no, considere las mejoras necesarias.
• Si es necesario, el lugar cuenta con muelles de carga para vehículos.
• El lugar tiene paredes, puertas y techos adecuados: si no, considerar el coste y la complejidad de las reparaciones requeridas.
• Si es necesario, el lugar cuenta ya con estanterías.
• Los suelos del espacio de almacenamiento están lisos y sin grietas, y pueden soportar las actividades requeridas.
• Las paredes son planas y no tienen tuberías ni cables eléctricos expuestos, vigas de soporte u otros salientes que puedan afectar al almacenamiento.
• La estructura está libre de cualquier perforación que pueda llevar a que entre agua o plagas en la instalación.
• Hay un desagüe adecuado alrededor de la estructura: si no, considere el coste y la complejidad de hacer el desagüe.

Ubicación del almacén

La ubicación geográfica del lugar propuesto también es importante: un lugar mal situado puede repercutir en los costes y el tiempo necesarios para prestar adecuadamente la ayuda humanitaria y, en general, reducir las oportunidades de acceso a los mercados y servicios. A tener en cuenta, en general, al seleccionar un lugar de almacenamiento es su proximidad a elementos clave, como:

• El emplazamiento propuesto está cerca de las principales zonas de uso previsto.
  • Si está en una capital, considere la necesidad de que el almacén esté cerca del aeropuerto/puerto marítimo.
  • Si está en un contexto de campo, considere la necesidad de que el almacén esté cerca de los lugares de distribución previstos.
• El lugar de almacenamiento propuesto está cerca de las principales carreteras utilizadas para el transporte.
• El emplazamiento propuesto tiene un fácil acceso parar los transportistas y para la mano de obra ocasional.
• El personal de la organización tendrá fácil acceso a las instalaciones de almacenamiento.

Seguridad y protección

Las medidas generales de seguridad deben incluirse cuando se planifica el espacio y lugar de almacenamiento. Medidas de protección pueden incluir los componentes físicos de un almacén, pero también la seguridad imperante en el entorno del lugar propuesto. Al considerar las medidas de protección y de seguridad en una localización, las organizaciones deben incluir las opiniones del personal especializado en seguridad en el proceso de planificación.

• La estructura física tiene un sistema de extinción de incendios y salidas de emergencia: si no, considerar el coste de la instalación de equipos de extinción de incendios.
• El lugar de almacenamiento tiene muros/vallas y puertas de acceso ya construidas.
• El lugar de almacenamiento tiene un puesto de vigilancia y cuartos para los guardas, y posiblemente un servicio de guardas de seguridad ya disponible. Muchos lugares de almacenamiento requerirán que los organismos contraten sus propios guardas.
• El almacén no está cerca de ningún objetivo importante conocido o previsto: bases militares, comisarías, oficinas gubernamentales, etc.
• El almacén no está cerca de peligros potenciales: depósitos de procesamiento químico, estaciones de combustible, pistas de aterrizaje, etc.
• El área no es conocida por incidentes de seguridad en el pasado.
• La ubicación propuesta no está expuesta y es relativamente discreta, si es posible.