Le processus de gestion adéquate des articles de santé doit suivre les lignes directrices générales applicables à la gestion de tous les stocks, y compris les mécanismes globaux de prévision de la demande et de contrôle des stocks. Il existe cependant d’autres concepts spécifiques à la gestion des articles de santé.
Premier périmé/premier sorti (FEFO)
La règle générale FEFO est importante pour les produits de santé, car elle met l’accent sur les dates de péremption des produits, quelle que soit la date à laquelle ces articles sont entrés dans le stock général. Dans le cadre de la méthode FEFO, les produits sont déstockés en fonction de leur date de péremption. Dans les chaînes d’approvisionnement relatives à la santé, il peut y avoir plusieurs produits exactement du même type qui ont des dates de production/péremption différentes: la méthode FEFO contribue à réduire les pertes de produits en veillant à ce que, dans la mesure du possible, les articles ayant la durée de conservation la plus courte soient utilisés en premier.
Pour que la méthode FEFO soit efficace:
- Les dates de péremption doivent être clairement identifiables sur les produits présents sur les étagères et dans les rayons. Si la date de péremption n’est pas facilement visible sur le carton ou l’emballage, elle peut être inscrite sur des autocollants ou des bouts de papier à l’extérieur des cartons/palettes.
- Les dates de péremption doivent être enregistrées sur l’ensemble des cartes de stock et des registres d’entrepôt/systèmes d’inventaire.
- Les articles similaires ayant des dates de péremption différentes doivent être séparés en fonction des dates de péremption. Dans la mesure du possible, les articles dont la date de péremption est la plus proche doivent être placés à l’avant des rayons ou des étagères, ce qui pourrait s’avérer plus utile dans les petites installations de stockage où les articles sont placés en vrac sur des étagères.
- Des inventaires physiques doivent être effectués régulièrement et mettre l’accent sur le repérage des articles à courte durée de conservation qui ont pu être ignorés ou mélangés à d’autres articles en stock.
- Les personnes responsables des stocks doivent être invitées à distribuer en priorité les articles à courte durée de conservation, dans la mesure du possible.
- Les articles dont la date de péremption se situe dans trois à six mois doivent être signalés. Tout article dont la durée de conservation est inférieure à trois mois doit être immédiatement indiqué aux responsables de projet afin que les mesures nécessaires puissent être prises.
Inspection des produits
Les caractéristiques physiques des articles de santé peuvent changer au fil du temps et constituer des signes évidents de dégradation de la qualité des produits. Outre la recherche de dommages physiques sur l’emballage ou le suivi des dates de péremption, les responsables de la logistique des produits de santé peuvent être attentifs à certains éléments permettant de déterminer si un produit présente des problèmes de qualité:
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Les signes de défaut d’un produit peuvent avoir des causes diverses et peuvent être le signe d’un problème plus vaste.
En cas de repérage d’un produit présentant l’un des défauts susmentionnés, le personnel chargé de la logistique doit:
- Séparer les articles détectés du stock général et arrêter toute distribution ou utilisation de ces articles.
- Prendre contact avec le distributeur, le fabricant du produit et/ou les spécialistes de l’assurance qualité de l’organisation pour savoir si le défaut a une cause connue ou si le produit peut encore être utilisé.
- Prendre contact avec d’autres sites de stockage ou établissements de santé utilisant des produits similaires pour vérifier si le problème se pose ailleurs.
Les produits ne doivent être éliminés ou remis en circulation qu’une fois qu’un plan d’action approprié a été défini. En cas d’endommagement et d’élimination du produit, des mesures d’atténuation doivent être mises en œuvre pour éviter que d’autres articles ne soient endommagés à l’avenir, si l’organisation/l’entrepôt en a le contrôle.
Gestion des rappels
Tout au long de la chaîne d’approvisionnement relative à la santé, les professionnels de santé peuvent être amenés à gérer des rappels de produits. Un rappel de produit a lieu lorsqu’un fabricant ou une autorité sanitaire locale indique qu’un ou plusieurs articles de santé sont considérés comme impropres à la consommation humaine et ne doivent pas être distribués ou utilisés dans le cadre d’activités normales. Les raisons pour lesquelles un produit peut être rappelé sont multiples: production défectueuse, altération du produit, modification des réglementations locales ou tout autre défaut susceptible d’affecter l’aptitude du produit à la consommation humaine. Les fabricants se réfèrent généralement aux numéros de groupe ou de lot des articles lorsqu’ils identifient les articles rappelés, mais des lignes de produits entières ou même des produits fabriqués au cours de certaines périodes peuvent être rappelés. L’important est que le fabricant ou l’autorité sanitaire locale fournisse des critères spécifiques concernant les articles à rappeler, et les acteurs humanitaires doivent s’efforcer de s’y conformer dans la mesure du possible.
Les articles rappelés sont parfois renvoyés au fabricant, mais dans de nombreux cas, les détenteurs des articles de santé doivent eux-mêmes mettre en quarantaine tous les articles rappelés et gérer directement le processus de destruction/d’élimination. Dans la plupart des contextes humanitaires, les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux sont souvent importés de l’extérieur du pays d’intervention, et le processus de collecte et de réexportation des articles rappelés peut s’avérer extrêmement complexe, voire impossible. À chaque rappel, les responsables de la planification des opérations logistiques doivent évaluer ce qu’il est possible de faire.
Les étapes générales de la gestion des rappels sont les suivantes:
- Sur la base de critères clés, un fabricant de produits ou une autorité sanitaire locale identifie un produit spécifique ou plusieurs produits qui doivent faire l’objet d’un rappel.
- (Si possible,) les organisations humanitaires doivent se référer à tous les systèmes de suivi des achats et des stocks pour savoir si les articles rappelés se trouvent actuellement dans leurs chaînes d’approvisionnement. Remarque: En raison de la complexité ou du caractère très ponctuel des chaînes d’approvisionnement humanitaires, ces informations peuvent ne pas être disponibles. Si aucun document n’est disponible, les organisations humanitaires doivent agir comme si elles avaient en leur possession des articles rappelés.
- Les organisations humanitaires doivent immédiatement prendre contact avec tous les entrepôts, locaux de stockage, établissements de santé ou autres lieux où les produits rappelés ont pu être envoyés. Tous les sites doivent être informés qu’ils doivent procéder à un inventaire complet afin d’éventuellement repérer tous les articles rappelés. Les articles rappelés identifiés doivent être séparés des articles du stock principal et placés dans une zone de quarantaine sécurisée.
- (Si nécessaire,) les organisations humanitaires doivent prendre contact avec les communautés locales, les bureaux du ministère de la santé et les organisations partenaires susceptibles d’avoir reçu des marchandises rappelées dans le cadre d’activités programmatiques régulières, ainsi qu’informer chaque partie des articles qui ont été rappelés et des mesures à prendre pour mettre en sécurité les articles rappelés. Selon le contexte, l’organisation humanitaire peut être tenue de récupérer tous les articles rappelés directement auprès de chaque partie extérieure afin d’éviter toute mauvaise gestion ou distribution accidentelle.
- (Si nécessaire,) l’organisation humanitaire en question peut avoir à organiser la collecte et le déplacement de tous les articles périmés vers la capitale ou l’installation de distribution principale, afin de permettre le retour ou l’élimination appropriés des marchandises rappelées. Dans de nombreux contextes humanitaires, il se peut qu’il n’existe pas d’infrastructure pour assurer l’élimination au niveau local.
- Dans chaque contexte, il peut y avoir différentes étapes à suivre pour l’élimination correcte des articles rappelés.
- Les fabricants peuvent proposer ou être obligés de collecter eux-mêmes les articles rappelés directement auprès des organisations qui gèrent ces articles.
- Les autorités sanitaires locales ou nationales peuvent disposer d’installations ou de moyens dédiés à la collecte ou à la réception d’articles rappelés spécifiques.
- Les réglementations locales ou nationales peuvent exiger que les articles de santé rappelés soient éliminés par le détenteur du produit d’une manière particulière, ou que certains articles soient réexportés. En cas de réexportation d’articles, des permis spéciaux sont probablement nécessaires.
Même s’il n’existe pas de réglementation spécifique, les organisations humanitaires doivent s’efforcer d’éliminer correctement les articles rappelés en utilisant les méthodes les plus éthiques et les plus respectueuses de l’environnement qui soient. Les méthodes d’élimination appropriées sont décrites dans la section consacrée à la gestion des déchets médicaux.
