"Uma resposta rápida a necessidades obviamente urgentes nunca deve ser atrasada porque uma avaliação abrangente ainda não foi concluída" (manual do ACNUR para emergências).

O ciclo de avaliação é uma ferramenta conceptual que ajuda a definir melhor as diferentes fases de uma avaliação e ao mesmo tempo enfatiza a ideia de um processo contínuo. O objetivo final é fornecer aos decisores informações fiáveis, precisas e valiosas para orientar as suas decisões. O processo é cíclico e responde a 5 fases.

1. Preparar
2. Projetar
3. Implementar
4. Analisar
5. Partilhar

Preparar

A fase de preparação começa idealmente muito antes da emergência, definindo procedimentos de avaliação e políticas que se enquadrem nos planos de contingência e planeamento de programas da organização. O plano de avaliação deve explicar como a organização realizará a avaliação do início ao fim, quais são as responsabilidades das diferentes partes da organização, e como esta equilibrará o custo, a velocidade e a qualidade.

• Antes da emergência: Rever os instrumentos, mecanismos e lições aprendidas existentes. Atualizar e ajustar ferramentas, se necessário, com tempo suficiente para as refletir e ajustar adequadamente.
• Durante e após a emergência: definir como a organização vai intervir e que valor vai acrescentar à resposta.

O planeamento de uma avaliação envolve:

• Identificação dos utilizadores finais da informação de avaliação (isto é, pessoal do programa, doadores, etc.)  e respetivas necessidades (isto é, orçamentos, programação, planeamento, etc.) 
• Definição dos objetivos da avaliação.
• Estabelecimento de termos de referência para a equipa de avaliação logística.
• Seleção dos membros da equipa.
• Identificar e/ou preparar as ferramentas de avaliação e testá-las.
• Mobilização de recursos para facilitar a avaliação - pessoal, veículos, computadores, etc.
• Concordar com o formato de relatório.

Projetar

Os projetos de avaliação variarão em diferentes contextos - não existirá uma metodologia única que satisfaça todas as necessidades de informação em todas as situações.  Cada projeto tem de começar com os factos básicos, incluindo informação sobre: onde (locais afetados), quem (grupos necessitados) e o quê (setores que requerem ação), e deve ser concebido de forma a permitir que as organizações tomem decisões específicas.

Uma conceção de avaliação tem de ser realista, gerível dentro das capacidades existentes, e equilibrar o custo da recolha de dados com o benefício de ter essa informação. O primeiro passo no projeto é rever os dados secundários existentes -  Se houver lacunas significativas ou perguntas específicas a responder, poderá ser necessário lançar uma avaliação para recolher dados primários.

O processo de avaliação não deve comprometer a proteção e as necessidades de privacidade da população afetada.  O guia Sphere para Avaliação destaca dois elementos do princípio, com base no conceito central humanitário de não causar danos:

1. A forma de assistência humanitária e o ambiente em que é prestada não expõem as pessoas a mais perigos físicos, violência ou outros abusos de direitos.
2. As agências humanitárias gerem a informação sensível de forma a não pôr em risco a segurança dos informadores ou daqueles que possam ser identificáveis a partir da informação.

Implementar

A implementação da avaliação requer que se mantenham objetivos e resultados claros enquanto se mede continuamente o progresso da avaliação. Embora seja importante seguir um plano, podem ocorrer várias modificações ao plano de avaliação devido ao contexto ou a desenvolvimentos internos. O processo deve ser normalizado, transparente e claramente documentado para reconhecer possíveis falhas.

Quanto mais qualificada e experiente for uma equipa de avaliação, mais exatos e fiáveis serão os resultados da avaliação. Os Procedimentos Operacionais Padrão (PON) devem ser acordados com as principais partes interessadas, e de acordo com o plano. Os PON descrevem as funções e responsabilidades dos membros da equipa, as linhas de gestão e funções de apoio da equipa, e identificam claramente os líderes da equipa.

Analisar

A análise de avaliação envolve a combinação da informação disponível e a sua interpretação. Uma análise deve identificar padrões, lacunas e factos concretos, e fornecer argumentos sólidos baseados em provas cruzadas compiladas através de uma metodologia específica por uma equipa de avaliação profissional.

A natureza complexa e imprevisível das emergências humanitárias, combinada com a disponibilidade limitada de dados, torna difícil a precisão e exatidão. É essencial esclarecer em que dados se baseia a análise e a fonte desses dados. É importante ser honesto acerca das lacunas nos dados e procurar explicações para essas lacunas, tais como falta de acesso, recursos, ou outras.

Quando possível, a análise deve também identificar lacunas na capacidade: recursos humanos, materiais de ajuda, capacidades logísticas, estratégias de sobrevivência, e muito mais. Que recursos existem para satisfazer as necessidades identificadas, e que recursos adicionais são ainda necessários?

Partilha de resultados

Os resultados, conclusões e dados da avaliação devem ser partilhados interna e externamente.

• Internamente, para permitir aos decisores orientarem as suas ações e a outros colegas potencialmente interessados.
• A nível externo, para ajudar outros no seu trabalho, contribuir para os dados globais de base disponíveis e aumentar a transparência da resposta.

É importante disponibilizar as conclusões aos pares de outras organizações, coordenadores, organismos governamentais, agrupamentos, autoridades locais e nacionais, e às comunidades afetadas.

Os resultados da avaliação são geralmente apresentados sob a forma de um "relatório de avaliação" que deve preencher os seguintes critérios:

• Ser claro, conciso e relevante  - o mínimo de texto possível mas tanto quanto necessário para comunicar os resultados.
• Permitir aos utilizadores a identificação de prioridades de ação.
• Descrever a sua metodologia para demonstrar a fiabilidade dos dados.
• Reconhecer honestamente os pressupostos, limitações, preconceitos e lacunas.
• Permitir uma análise comparativa, se necessário.
• Seguir protocolos humanitários globais que sejam tecnicamente compatíveis com os dados de outras agências.
• A frequência da partilha de dados é específica do contexto, mas deve ser o mais rápida possível.

Cada relatório inclui basicamente três componentes principais

1. Descobertas
2. Análise dessas conclusões
3. Metodologia seguida para a recolha e análise dos dados.

No entanto, os relatórios não são a única forma de comunicar os resultados; utilizadores diferentes exigirão formatos e detalhes diferentes. Podem ser necessárias notas informativas, mapas, apresentações de diapositivos ou outros formatos que possam satisfazer as expetativas do público alvo.

As conclusões devem ser partilhadas ampla e rapidamente onde as preocupações de segurança e proteção o permitam. Uma vez tornada pública, a informação pode comprometer a situação da população afetada, especialmente em zonas de conflito ou situações tensas. Por estas razões, os produtos de informação de uma avaliação (relatórios, mapas ou outros resultados) devem ser preparados com sensibilidade para as questões de proteção.