A fraude empresarial em qualquer organização comporta riscos éticos e conduz ao desperdício. No caso de instituições sem fins lucrativos dedicadas a tarefas como o desenvolvimento ou o auxílio humanitário, ameaça os elementos básicos da sua programação e a sua credibilidade no seio da comunidade. Consequentemente, a fraude deve ser tratada de forma rápida e ponderada, antecipando os acontecimentos e não apenas reagindo uma vez que estes tenham sido perpetrados.
Várias formas de fraude podem ser referidas como:
- A fraude é definida como qualquer ato ou omissão intencional, concebido para prejudicar os outros, com o resultado de que a vítima sofra perdas ou danos e/ou o perpetrador tenha lucro.
- A corrupção é o abuso de um poder confiado por delegação, para fins privados, tais como o enriquecimento pessoal ou de um terceiro, um amigo, um membro da família. Consiste em abster-se de fazer, facilitar algo, ou tirar partido da sua função em troca de uma promessa, um presente, uma soma de dinheiro, ou vantagens de vários tipos.
- A apropriação indevida consiste no roubo ou utilização indevida por qualquer meio de um recurso ou material de propriedade de terceiros.
Podemos colocar estes três ao mesmo nível - todos eles são conduta imprópria. Este guia referirá fraude e políticas antifraude ao referir-se às três categorias acima mencionadas. Para lidar com a fraude, é necessário que as organizações estabeleçam um documento de política antifraude. Da mesma forma, a entidade deve avaliar periodicamente a exposição ao risco de fraude.
A política antifraude deve contemplar três elementos:
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Prevenção |
Através da apropriação dos valores da organização pelos seus trabalhadores, o que explica as possíveis consequências da fraude para a organização. As organizações devem também procurar estabelecer um código de ética e conduta, que deve ser comunicado e divulgado em toda a organização, incluindo os canais de comunicação apropriados e os formatos de queixa. O pessoal deve ser formado na identificação, categorização e utilização destes canais e formatos. Estabelecer mecanismos de alerta que possam antecipar e prevenir o cometimento de fraude. |
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Controlo |
Criação de uma comissão antifraude cuja responsabilidade é a investigação e verificação do cumprimento das políticas da instituição, dedicada ao exame sistemático ou ad hoc das práticas observadas por pessoas ou organismos da instituição. Esta comissão será encarregada de estabelecer um programa de conformidade com as políticas e normas estabelecidas e o seu controlo. Para obter boa informação, o pessoal deve sentir-se seguro ao relatar, mas ao mesmo tempo deve sentir a responsabilidade de fornecer informações verdadeiras. Devem ser estabelecidas responsabilidades claras e devida proteção ao queixoso e proteção contra falsas denúncias. |
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Reação |
Mostrando o princípio de tolerância zero através de ações rápidas e determinadas, a reação à fraude deve ser sempre empreendida utilizando provas fortes. Isto só é conseguido com a colaboração de denunciantes e investigações aprofundadas, e o estabelecimento prévio de medidas adequadas e consistentes. Exceto quando a segurança o possa proibir, as políticas e processos de reação devem ser tornados públicos, e comunicados entre o pessoal, doadores e beneficiários. A comunicação de políticas é geralmente sensível e deve ser planeada com antecedência. |
É importante estar ciente de que os regulamentos de prevenção da fraude não podem por si só garantir a não existência de fraude. A eficácia das diretrizes de prevenção da fraude depende da organização e dos indivíduos que a compõem.
A fraude nas aquisições pode incluir, mas não está limitada a:
- Conluio entre fornecedores - Um grupo de fornecedores trabalha em conjunto para manipular as suas propostas a fim de alternar os vencedores.
- Divisão da oferta - A procura é dividida em várias ofertas para passar por um limiar mais baixo e, por conseguinte, reduzir a supervisão da diligência devida.
- Adaptação da oferta - Pessoas dentro da agência redigem deliberadamente a documentação da oferta para a adaptar aos pontos fortes específicos de um fornecedor específico.
- Manipulação de preços - Um fornecedor cobra um preço mais elevado que o acordado no contrato/acordo-quadro.
- Substituição de produtos - A organização obtém e paga por uma determinada especificação, mas o fornecedor fornece uma especificação inferior/diferente.
Os principais sinais de alerta a ter em conta podem incluir, mas não estão limitados a:
Relacionados com fornecedores:
- Conflito de interesses não revelado.
- Os fornecedores vencedores subcontratam aos proponentes perdedores.
- O último fornecedor a apresentar uma proposta ganha o contrato.
- Propostas que parecem semelhantes no papel, tipo de letra, cor, erros ortográficos, impressão, etc.
- Faturas ou pedidos de compra inflacionados.
- A proposta vencedora é mais elevada do que a taxa do mercado.
- A proposta vencedora é idêntica ao orçamento.
- Fornecedores fictícios ou fornecedores sem existência ou endereço físico.
- Padrão de rotatividade dos vencedores.
- Entrega parcial de bens ou serviços.
- A qualidade dos artigos entregues difere das amostras fornecidas/propostas na fase de licitação.
- Adjudicatários qualificados não apresentam propostas.
Relacionado com pessoal:
- Manipulação dos critérios de avaliação após a abertura do concurso.
- Contratos adjudicados por fonte única ou processo não competitivo.
- Requisitos definidos de uma forma que só um fabricante ou fornecedor específico pode satisfazer.
- Pedidos múltiplos de compra iniciados em estreita proximidade para requisitos semelhantes, a fim de evitar o limiar dos limites.
- Um membro do pessoal não separa as suas funções.
- Especificações excessivamente limitadas ou amplas.
- Os responsáveis não delegam as suas responsabilidades ou recusam-se a ir de férias.
- Não existe informação clara sobre a apresentação de ofertas.
- Documentação inadequada (sem RP, OC, CBA e GRN).
- Relação excessivamente amigável entre um fornecedor e qualquer pessoa que efetue aquisições.
- Taxa de isenção invulgarmente elevada.
- Anúncios de concurso programados para coincidir com feriados.
