Processo aduaneiro geral

Antes da importação de mercadorias, as agências devem realizar uma análise exaustiva de todas as orientações e requisitos aduaneiros, incluindo quaisquer restrições e a documentação necessária. Os agentes alfandegários e as autoridades nacionais podem ajudar a orientar os importadores sobre as etapas e a documentação necessária. Em emergências em que é ativado um Logistics Cluster (Cluster logístico) nacional, os membros participantes podem também partilhar informação relevante de importação, conforme necessário. Em qualquer situação - de emergência ou não - deve haver uma compreensão clara dos passos necessários e um plano claro de como se movimentar.

É de notar que este processo pode ser alterado face a emergências rápidas, mas nem sempre.

Planeamento a montante

À medida que se desenvolve a necessidade de envios internacionais, há passos chave a que qualquer organização ou entidade que inicia o envio terá de se submeter. As organizações de resposta que atuam como exportadores/transportadores terão de tomar medidas-chave para obter informações e coordenar os envios:

Dados necessários do requerente/recetor	Receber informação específica sobre a remessa requerida - Quantidades, tipos de itens específicos, datas requeridas, e muito mais. Clarificar os regulamentos de importação/exportação de e para os países relacionados com a expedição. Identificar termos de entrega, Incoterms e que partes são responsáveis por que fase do processo aduaneiro. Identificar todas as necessidades de documentação com o destinatário e fornecer cópias avançadas ao destinatário ou agente alfandegário antes do envio. Se os orçamentos forem aprovados por uma ou ambas as partes, comunicar os custos potenciais para o desalfandegamento e envio. Estabelecer métodos de transporte viáveis (aéreo, marítimo, rodoviário, ferroviário) e identificar locais e datas de entrega.
Preparação e organização da expedição	Trabalhar com vendedores para identificar corretamente os códigos HS, e satisfazer todas as necessidades de documentação, embalagem e rotulagem. Compreender a regulamentação nacional e internacional que envolve tanto mercadorias regulamentadas ou proibidas, como as legalidades em torno dos países de origem/destino. Incluir cópias físicas de toda a documentação de desalfandegamento necessária com a remessa. Assegurar que toda a documentação necessária está disponível, e (quando disponível) verificar duas vezes a carga física para que os artigos, quantidades, e dimensões correspondam à documentação. Solicitar, identificar e contratar com um transportador, transitário ou outra entidade certificada familiarizada com a alfândega.
Estratégias para organizações de resposta a situações de emergência	Trabalhar com as respetivas equipas de programas e operações para identificar atividades de resposta de rotina e pré-definir a carga que provavelmente será utilizada em atividades de resposta. Para o stock proposto, é possível pré-identificar os códigos HS, as necessidades de documentação de expedição, e rastrear contra os regulamentos de importação a nível nacional (exemplo - lista de medicamentos aprovados pela OMS). Solicitar e identificar vendedores terceiros que possam fornecer rapidamente os produtos específicos necessários para a resposta, e fazer acordos que incluam as necessidades de documentação e rotulagem. Desenvolver acordos com transitários e agentes de expedição para fornecer serviços de transporte rápido e informações sobre estrangulamentos na alfândega e infraestruturas.

Planeamento a jusante

Uma organização ou uma entidade que atue como importador ou destinatário que pretenda receber uma remessa deve também tomar medidas para preparar e identificar corretamente as necessidades.

Definição do processo de Importação	Qualquer organização utilizada como destinatário para qualquer remessa deve estar legalmente registada no país de importação. O processo de registo varia de país para país. Sempre que possível, os destinatários devem evitar listar pessoas individuais como destinatários, ou utilizar abreviaturas ou acrónimos para agências como nomes de destinatários. Se necessário, solicitar e recrutar os serviços de um agente/empresa de desalfandegamento que esteja devidamente registado e licenciado pelas autoridades aduaneiras para processar a documentação de importação através da alfândega. Trabalhar com as autoridades nacionais (alfândega, saúde, serviço de normas, segurança fronteiriça) e/ou agente alfandegário contratado para identificar os regulamentos e requisitos de importação e partilhar com o exportador/exportador. Trabalhar com as autoridades nacionais e/ou agente alfandegário contratado para compreender todas as tarifas, direitos, taxas e possíveis isenções. Definir com o exportador/transportador os Incoterms e limites de responsabilidades com o transitário e/ou transportador contratado.
Preparação para receber remessas	Se o importador/consignatário for também o requerente, o importador/consignatário deve esforçar-se por fornecer o máximo de informação possível sobre a carga necessária ao exportador/transportador. Preparar para a receção, armazenamento e inspeção das remessas no país. Compreender os pontos de entrada e estrangulamentos associados ao desalfandegamento. Ter toda a documentação pronta antes da chegada da remessa. Acelerar o desalfandegamento sempre que possível, utilizando cópias avançadas de documentação. Rastrear a expedição e saber quando chega ao país para evitar a sobrestadia ou a perda de carga. Pré-identificar o transporte para retirar a carga da alfândega, idealmente planeado em torno da dimensão da remessa. Ter também planeado o armazenamento adequado ou entregas a jusante. Assim que a remessa chegar, providenciar a inspeção e desalfandegar as remessas na alfândega.
Possível Regulamento específico da alfândega para a importação	Importação temporária para utilização de artigos e reexportação numa data posterior. Libertação aduaneira provisória até à perfeição da documentação numa data posterior pré-definida, por exemplo, carta de isenção pendente, determinadas autorizações. Entrada de carga reexportada. Entrada de carga em trânsito, sob caução. Reimportação de carga após exportação temporária para reparação de manutenção. Apreensão e destruição de carga proibida. Sanções/multas aduaneiras por declaração incorreta por parte dos consignatários ou dos seus agentes alfandegários nomeados.
Estratégias para organizações de resposta a situações de emergência	Fazer a ligação com as equipas de programação e operacionais para avaliar as necessidades, e utilizar os resultados da avaliação para validar as necessidades. Se possível, solicitar às autoridades e renúncias para as exportações e importações. Tentar acelerar as isenções. Nos casos em que já são concedidas isenções, autorizar imediatamente a expedição de remessas, assegurando que toda a documentação correta está onde precisa de estar e que as instruções de envio são adequadas.

Documentação

O processo de importação requer normalmente documentação específica, e por vezes substancial.

Em situações de emergência, as autoridades solicitarão geralmente originais ou cópias dos seguintes documentos:

Fatura Comercial/Fatura Proforma - Indica uma visão geral do conteúdo da remessa e o responsável pela aquisição/pagamento da carga. As faturas listam tipicamente um custo total de carga que pode ser utilizado para efeitos de direitos aduaneiros. Muitas agências humanitárias preferem utilizar faturas proforma autogeradas para indicar especificamente que a carga será utilizada para ajuda humanitária.
Lista de embalagem - Deve ser suficientemente detalhada e precisa para que os funcionários aduaneiros não necessitem de inspecionar todos os artigos. As listas de embalagem são tipicamente muito mais detalhadas do que as faturas quando os envios têm um grande número de itens de linha.
Conhecimento de embarque/Carta de porte aéreo/Carta de porte ferroviário/Carta de porte rodoviário.

Outra documentação de importação frequentemente necessária:

Carta/Certificado de Doações e/ou Bens Humanitários - Muitas agências incluirão cartas próprias de intenção humanitária ou doação para ajudar a facilitar o processo de isenção aduaneira.
Prova de isenção de direitos - Pode ser exigida no momento do desalfandegamento; normalmente uma agência humanitária registada deve poder obter algum tipo de carta da autoridade fiscal competente. No entanto, poderá ser necessária uma carta para cada importação.
Certificados de Origem (CO) - Normalmente gerados e certificados pelo fabricante, mas podem ser feitos pela agência de envio, se necessário. Alguns países têm requisitos rigorosos em matéria de origem.
Certificados de Inspeção (CI) - os CI estão normalmente associados a mercadorias regulamentadas que podem ser consumidas por seres humanos - exemplo: Medicamentos - ou podem ter efeitos adversos na saúde humana - exemplo: material inflamável de plástico para abrigo. Os CI requerem normalmente a certificação de um laboratório externo, certificado para testar as propriedades químicas específicas dos artigos em questão.
Certificados de Conformidade (CC) - Os CC são utilizados para confirmar que os produtos cumprem ou excedem uma determinada norma industrial, e requerem inspeção por empresas externas de teste e certificação.
Certificados fitossanitários - Certificação que atesta que o material vegetal importado satisfaz os requisitos sanitários do país em questão, geralmente de um laboratório externo.
Instruções especiais de manuseamento(mercadorias perigosas, cadeia de frio, medicamentos, alimentos).

Procedimentos do porto de entrada

A maioria dos grandes portos marítimos e aeroportos internacionais têm capacidade para efetuar inspeções alfandegárias, armazenamento e desalfandegamento no local. Para que o desalfandegamento seja oficial, terá de haver escritórios designados à autoridade aduaneira relevante e espaço para armazenamento das mercadorias apresentadas à alfândega.

As principais formalidades ligadas à manipulação de mercadorias pelas autoridades no comércio de exportação ou importação são as seguintes:

Antes da inspeção de qualquer carga, deverá entregar-se uma cópia do manifesto de carga/lista de embalagem e o conhecimento de embarque/carta de porte aéreo às autoridades aduaneiras e portuárias/aeroportuárias relevantes.
Quando a carga é desalfandegada e descarregada do navio/aeronave, será contada por um agente designado em terra.
São cobradas taxas de cais e/ou de tratamento em terra às taxas prescritas em todas as mercadorias chegadas.
Às mercadorias não retiradas da custódia das autoridades aduaneiras dentro do período de armazenamento gratuito permitido é cobrada renda à taxa de sobrestadia prescrita.
Cobrar-se-á sobrestadia sobre qualquer carga não manifestada e não removida dentro do prazo prescrito após a entrega.
A não cobertura das taxas de sobrestadia pode acabar por resultar na venda da carga em leilão público.
As taxas de sobrestadia podem ser dispensadas em casos de:
1. Mercadorias que cheguem danificadas e em relação às quais seja feita uma reclamação contra o transportador, poderá ser permitido algum prolongamento do tempo gratuito para permitir uma investigação da carga danificada.
2. Mercadorias danificadas após a descarga e para as quais as autoridades portuárias tenham recebido um "Pedido de investigação".
3. As mercadorias são retidas pelas autoridades aduaneiras para exames especiais, testes químicos, etc.
4. A retirada das mercadorias é atrasada devido a nenhuma falha ou negligência da parte dos importadores.
As áreas utilizadas para a descarga e armazenamento de mercadorias importadas devem ser declaradas como Áreas Alfandegárias ao abrigo de uma Lei Aduaneira, e normalmente são instalações de entreposto, altamente seguras.
O armazenamento de carga perigosa só será permitido em locais especialmente designados para o efeito.
O exame da carga pela Alfândega só será permitido se o consignatário ou agente alfandegário apresentar às autoridades portuárias a ordem de entrega emitida pelo agente de envio juntamente com a Nota de Entrada preparada em nome do consignatário.

Para cargas que chegam por via aérea:

Os aeroportos de maiores dimensões oferecem normalmente instalações dentro das áreas aduaneiras designadas para a carga em trânsito a ser desconsolidada e consolidada com a carga de exportação local.

Para cargas que chegam por via marítima:

No caso de carga contentorizada, os contentores podem ser esvaziados na zona portuária antes da carga ser apresentada para exame pela Alfândega. Em alternativa, os contentores podem ser levados para um depósito de contentores, um armazém, ou a fábrica do destinatário, onde são esvaziados e entregues ao destinatário após o cumprimento das formalidades alfandegárias.
O carregamento ou transporte de carga de exportação, se for carga fracionada, é permitido no cais onde o navio está pronto a carregar. No caso de carga contentorizada, é permitido o transporte para o local atribuído à linha de envio pela autoridade portuária.
Tal como as importações, as exportações atingem a sobrestadia após a expiração do tempo gratuito, mas as autoridades portuárias renunciam por vezes a esta taxa no caso de carga especial. Os portos podem adiar a aceitação da carga de exportação se houver um atraso na chegada do navio.
Quando a carga de exportação é levada para um depósito de desalfandegamento, as formalidades aduaneiras são aí concluídas e a carga é acondicionada em contentores, que são depois levados para o porto para carregamento direto no navio. Também pode seguir-se o mesmo procedimento se os contentores forem carregados na fábrica ou armazém do expedidor.

Ao planear a chegada da carga, é extremamente importante saber se a alfândega é uma opção, especialmente em situações pós-emergências rápidas. Pode haver casos em que aviões ou barcos possam ser fisicamente capazes de chegar a um porto marítimo ou aeroporto, mas na realidade não possam importar legalmente mercadorias.

Desalfandegar mercadorias

As etapas seguintes detalham o processo através do qual a carga é manuseada e inspecionada pela alfândega após a chegada e a descarga:

Toda a carga importada deve ser descarregada num porto aduaneiro designado e não deve ser retirada do controlo aduaneiro sem autorização escrita das autoridades aduaneiras.
Antes de ser dada autorização para retirar as mercadorias do controlo aduaneiro, o proprietário ou agente agindo em nome do proprietário é obrigado a apresentar documentação, conforme exigido por lei, na forma prescrita para permitir que as autoridades aduaneiras examinem as mercadorias. Os detalhes específicos da carga devem coincidir em todos os documentos.
Quando as mercadorias se destinarem a um entreposto aduaneiro, a documentação deve fazer-se acompanhar de um pedido de autorização de armazenamento dessas mercadorias e de uma caução.
As autoridades aduaneiras podem examinar todas as mercadorias importadas. O exame pode ser físico (inspeção visual, contagem, pesagem, medição, teste químico, etc.) ou documental (envolvendo o exame de documentos relevantes, tais como faturas, notas bancárias, apólices de seguro e formulários de listagem da quantidade e descrição dos bens).
Se as mercadorias forem tributáveis, as tarifas aduaneiras deverão ser pagas na altura ou o importador deverá prestar uma caução para garantir o pagamento dos direitos.
Se as mercadorias não forem retiradas dentro do prazo prescrito após a chegada do navio ou avião importador, são suscetíveis de venda em leilão público pelas autoridades portuárias que recuperarão do produto da venda todos os encargos que lhes são devidos, incluindo os direitos aduaneiros.
As autoridades aduaneiras têm o direito de recuperar do importador qualquer falta de direitos cobrados ou o reembolso errado dos direitos aduaneiros, de acordo com os procedimentos e leis prescritos.
Nos casos em que são necessárias licenças de importação, as autoridades aduaneiras verificarão a legalidade das mercadorias importadas em relação a essas licenças.
Assim que a autoridade aduaneira local tiver considerado suficientes a documentação e o pagamento, o consignatário ou agente atuante do consignatário poderá levantar a carga nas instalações de carga designadas.

As autoridades aduaneiras utilizarão cópias em papel de todos os documentos associados - e, dependendo do contexto e da capacidade da autoridade aduaneira, cópias eletrónicas - para identificar a carga que passa pelo processo de inspeção física.

Se o importador ou o despachante aduaneiro agindo em seu nome não obtiver a documentação até ao momento do desalfandegamento, o procedimento de apresentação será atrasado, e a libertação da carga será atrasada ou não acontecerá de todo. As consequências da carga frustrada resultam em atrasos na entrega aos beneficiários, ou custos adicionais, tais como a sobrestadia. Num curto período de tempo, podem acumular-se grandes montantes em taxas pelas quais o recetor é responsabilizado.