Ética | Logistics Operational Guide

O auxílio humanitário desenvolveu o seu próprio código de conduta. Este conjunto de princípios levou ao desenvolvimento de múltiplas normas, ou mesmo regras, que as agências observam durante a implementação de programas. Existem - por exemplo - códigos de conduta, que são compreendidos e assinados por todos os funcionários e que podem incluir regras para que o pessoal humanitário:

Não utilize a sua autoridade ou estatuto para benefício pessoal.
Mantenha um elevado nível de integridade e ética nas relações comerciais.
Utilize os recursos e bens da organização de forma responsável.
Não aceite presentes pessoais de fornecedores nem se envolva em qualquer outra conduta anticoncorrencial.
Aja e se comporte de forma profissional como representante da organização e dos doadores, e evite tudo o que possa trazer descrédito à organização ou doadores.

Quando possível, é melhor prática incluir requisitos éticos em concursos publicados, e utilizar o cumprimento de requisitos éticos como parte dos critérios de seleção. Frequentemente, os fornecedores não possuem certificações padrão, nem estão habituados a cumprir as normas éticas, razão pela qual é importante realizar uma boa análise de mercado. É também importante realizar visitas regulares às instalações dos fornecedores para avaliar os seus métodos de trabalho.

Normas, protocolos e controlos

Cada organização deve estabelecer controlos para gerir e reagir à má conduta. A aplicação de normas e protocolos de formas relevantes e em contextos operacionais específicos é um desafio permanente para as organizações humanitárias. Estes princípios de ação são geralmente entendidos como um guia, e podem incluir o seguinte:

Responsabilidade humanitária - "Não prejudicar" (prevenção de impactos negativos, somos convidados, respeitamos as culturas locais).
Proteção das vítimas - Presença com as vítimas como proteção.
Colaboração com as partes interessadas (locais, internacionais) - Troca de conhecimentos, otimização de recursos, empoderamento, sustentabilidade.
Compromisso de melhorar a educação e a formação das equipas (pessoal nacional) e dos beneficiários.
Definição de prioridades dos grupos mais vulneráveis.
Máxima participação dos beneficiários.
Respeito pelo ambiente - Soluções técnicas amigas do ambiente, investigação e desenvolvimento, análise de impacto, sensibilização da comunidade.
Abordagem integrada de intervenções/coordenação com outras organizações.

Para orientar e aplicar estes princípios, devem ser elaboradas políticas específicas, abordando cada questão em profundidade, explicando o porquê e como, e estabelecendo medidas corretivas. Entre as políticas internas mais comuns encontram-se:

Política de proteção de "delatores": Proteção contra represálias por denúncia de conduta imprópria e por cooperação com auditorias e investigações devidamente autorizadas.
Política sobre assédio, assédio sexual e abuso de autoridade: assegurar que todos os seus locais de trabalho estejam livres de abuso, comportamento ofensivo, assédio, abuso de autoridade e discriminação. Isto inclui também a promoção de uma cultura de trabalho em que cada colaborador compreenda, e seja capaz de desempenhar, as suas responsabilidades pessoais de manter a dignidade dos colegas de trabalho.

Não é necessariamente suficiente assegurar que estes princípios sejam respeitados internamente; eles têm de ser aplicados na relação com terceiros. Para facilitar isto, é comum que os contratos incluam políticas específicas a que terceiros devem aderir. São exemplos destas políticas:

Política antifraude e anticorrupção.
Prevenção contra o trabalho infantil.
Prevenção contra a escravatura moderna.
Melhores práticas de gestão de resíduos.
Antiterrorismo.

Estas políticas e mecanismos de feedback também podem ser incluídos ou referenciados nos Termos e Condições (TC) anexos a qualquer PO, permitindo aos fornecedores compreender as suas obrigações e informar as agências sobre quaisquer problemas potenciais.

Conflitos de interesse

Conflito de interesses pode ser definido como qualquer incompatibilidade real, percebida ou potencial entre os interesses privados de um funcionário e os seus deveres oficiais ou os interesses da organização. Um conflito de interesses pode incluir, mas não se limita a:

Um colaborador, direta ou indiretamente, parece beneficiar indevidamente de uma atividade de aquisição.
Um terceiro beneficia indevidamente da sua associação com um empregado.
Qualquer pessoa dentro de uma organização detém um interesse financeiro numa empresa que se dedica a qualquer negócio ou transação com a organização.

Exemplos de conflitos de interesses:

Aceitar presentes de indivíduos ou entidades externas com as quais a organização tem uma relação, incluindo vendedores, consultores e governos.
Aceitar entretenimento de indivíduos e organizações que procuram fazer negócios com a organização ou influenciá-la.
Apoiando uma organização externa através do seu trabalho, grandes doações financeiras, ou emprestando o seu nome ou reputação a um esforço.
Utilizar a reputação da organização para benefício pessoal.
Uma relação financeira ou familiar direta com entidades individuais ou externas com as quais a organização tem uma relação.

Melhores práticas

As agências de auxílio são encorajadas a introduzir e a seguir as melhores práticas ao longo de todo o processo de aquisição. Pode ver-se abaixo um quadro geral das melhores práticas aceites:

Exemplos de melhor prática	Exemplo
Comportamento individual.	Respeitar as regras e regulamentos da organização Ter sempre em mente o interesse da organização Aplicar princípios de profissionalismo, eficiência e integridade Ao gerir um contrato, equilibrar a necessidade de obter a confiança do fornecedor com a necessidade de manter distâncias Abster-se de partilhar informação confidencial Agir no interesse da organização, mas tendo em conta as regras e procedimentos Tentar compreender o "espírito da lei" e qual é a lógica por detrás das regras Estar alerta para potenciais sinais de alerta Discutir abertamente sempre que enfrentar dificuldades Partilhar conhecimentos sobre aquisições dentro da sua unidade Aumentar a consciência dos valores éticos na sua unidade Assegurar o cumprimento de procedimentos de aquisição corretos. Aumentar o seu conhecimento das regras e procedimentos de aquisição Estar ciente de que existem muitos documentos que o podem ajudar a lidar com "zonas cinzentas” Certificar-se de documentar e arquivar qualquer desvio das regras corretas Dar um bom exemplo Em caso de dúvida: pergunte!
Práticas de trabalho com fornecedores.	Os negócios devem ser realizados durante o horário normal de trabalho As reuniões com fornecedores devem ser realizadas com um mínimo de dois membros do pessoal da organização Os fornecedores não devem ser convidados para os escritórios do pessoal da organização, mas para a cafetaria ou sala de reuniões As reuniões devem ter uma agenda e atas Assegurar distância suficiente quando se trabalha com fornecedores, especialmente quando se trabalha com o mesmo há muitos anos Certifique-se de que está ciente das políticas relevantes e de como aplicar os princípios éticos da organização no seu trabalho
Evitar desculpas entre a equipa e os colaboradores. A ética é fazer o que está certo, mesmo para além do local de trabalho. É importante estar vigilante e não relaxar o comportamento de trabalho.	"Tenho de atalhar para atingir o meu objetivo” "Falta-me o tempo/recursos para fazer o que é correto” "Os meus pares esperam que eu aja desta forma" "Os meus superiores querem resultados" "Não penso que seja realmente errado ou ilegal” "Outros pensariam que é uma boa escolha.” "Nunca ninguém verá a diferença” "Tenho receio de fazer o que sei ser correto” "Foi sempre assim que foi feito" "Vamos ser práticos"
Atenção aos sinais de alerta. Procurar possíveis sintomas de comportamento antiético e estar atento.	Desvios dos procedimentos corretos Má conservação de registos/ficheiros em falta Sigilo excessivo Relutância em delegar Proteção de certos fornecedores Resistência à auditoria Reuniões desnecessárias com fornecedores Sobrefaturação por parte do fornecedor

Planeamento de aquisições

Categorias de mercado

O conceito de "categorias de mercado" permite uma forma mais estruturada de compilar e combinar aquisições devido à sua natureza e especificidades, e assegurar que os princípios de aquisição são seguidos, ao mesmo tempo que facilita o processo de aquisição, estabelecendo normas e ferramentas. Além disso, é possível que as diferentes categorias de mercado possam ter limiares diferentes. Em geral, existem quatro categorias principais ou "mercados" com os quais as organizações humanitárias trabalham, mas existem variações e categorias adicionais.

Mercadorias/fornecimentos	A categoria de bens ou fornecimentos inclui a compra de artigos tangíveis e/ou os seus conjuntos interrelacionados. Em geral, um mercado é considerado como um bem/fornecimento quando há uma transferência de propriedade de produtos tangíveis. Um produto é definido por dois elementos: Especificação técnica ou descrição detalhada (incluindo imagens, se necessário) Unidade de compra (Kg, Lt, peça, etc.) Todos os custos associados à produção, preparação, instalação, manutenção e eliminação relacionados com os produtos adquiridos (custo total de propriedade), podem ser considerados como parte do mercado de bens se os serviços adicionais tiverem sido adquiridos, entregues e faturados em conjunto e desde que estes custos se mantenham inferiores em comparação com o custo total de aquisição. As compras típicas no mercado de bens incluem alimentos, ferramentas, materiais de construção, material de escritório, equipamento, etc.
Construção/manutenção	A construção/manutenção é uma categoria de mercado que inclui a conceção da obra e/ou a sua execução de acordo com os requisitos previamente especificados. Os procedimentos de aquisição e monitorização da construção/manutenção incluem geralmente a visita ao local onde as obras devem ser realizadas com potenciais empreiteiros, permitindo-lhes compreender melhor o que é necessário e os requisitos para fazer uma oferta mais precisa. Como os trabalhos normalmente levam tempo a ser finalizados, deve ser incluído nos planos um cronograma de execução, bem como momentos em que as visitas de inspeção têm de ser realizadas. Exemplos comuns são: uma reabilitação de edifícios (total ou parcial), qualquer tipo de construção, troços de estradas, etc.
Serviços	A categoria de mercado de serviços inclui os serviços intelectuais e não intelectuais que não se enquadram nas definições de mercado de bens e obras. Avaliações, assistência técnica, ou qualquer outra atividade que não implique a transferência de um produto tangível são consideradas como um serviço. Neste mercado, é possível contratar os serviços de despachantes, advogados, consultores, serviços de tradução, transporte, etc.
Propriedade/aluguer	Os mercados de imobiliário/aluguer referem-se ao arrendamento de imóveis, sejam terrenos ou edifícios, independentemente da sua finalidade. Este mercado possui certas características que tornam o processo de aprovisionamento e seleção ligeiramente diferente dos outros mercados: Não há fornecedores, mas sim senhorios. Não há transferência de propriedade, mas sim direito de utilização durante um período de tempo. Existem leis específicas aplicáveis à propriedade. A complexidade do mercado imobiliário torna difícil medir duas ou mais premissas exatamente pelos mesmos critérios. Embora existam alguns aspetos semelhantes, tais como a localização, a estrutura, a distribuição interna, considerações de segurança, tornam o processo de seleção mais complexo. O pessoal logístico associado ao aprovisionamento deve avaliar o mercado local (ativamente) e escolher a opção mais económica que se adapte tanto quanto possível aos requisitos iniciais.

Estratégia de compras

Qualquer estratégia de aprovisionamento deve observar os princípios centrais de aprovisionamento estabelecidos por uma organização e deve incorporar diferentes planos de aprovisionamento para programas ou projetos em que as necessidades são pré-identificadas. As agências devem saber o quê, onde e quando são necessários fornecimentos e escolher uma estratégia de fornecimento de apoio, prestando atenção ao custo total de propriedade (por exemplo, custos iniciais de compra, expedição, operação, manutenção e eliminação), as condições especiais de campo e a capacidade real de adquirir e entregar materiais e serviços necessários. Se as agências não se aproximarem estrategicamente das aquisições, correm o risco de não serem capazes de satisfazer todas as necessidades, não cumprirem as restrições orçamentais, e correm riscos financeiros, de reputação ou mesmo de segurança.

Uma estratégia tem de ser flexível e pronta a ser revista com condições em mudança, requisitos em mudança, ou mudanças no contexto que rodeia a organização. Cada intervenção deve ter um plano de aprovisionamento separado que reflita o mínimo de informação sobre as necessidades previstas, permitindo:

Melhorar o aprovisionamento e assim aumentar a concorrência.
Mitigar o risco de redundância, reduzindo os custos e preços de transação através da consolidação das ações de aquisição.
Aumentar a utilização eficiente dos recursos, evitando ações de última hora.
Prevenir o incumprimento de regulamentos, regras e procedimentos devido a limitações de supervisão ou de tempo.

Os planos de aquisição são a base de qualquer processo de aquisição - devem ser preparados antes do início de qualquer ação, programa ou projeto, e devem basear-se na análise do orçamento, do número de beneficiários e das atividades. O exercício é um esforço comum entre todos os participantes, incluindo o pessoal de projetos e programas, pessoal logístico envolvido em aquisições, e pessoal financeiro que controla os orçamentos. O plano deve formalizar os seguintes detalhes:

Descrição dos bens/serviços a adquirir.
Estimativa dos custos e quantidades dos bens e serviços necessários.
Categorias de bens e serviços.
Métodos de solicitação.
Datas de entrega previstas (cronograma/agendamento).

É possível que as organizações de auxílio não possam prever todas as necessidades durante toda a duração do projeto, e que um determinado plano possa sofrer modificações maiores ou menores devido à alteração das condições. No entanto, há normalmente necessidades recorrentes que podem ser antecipadas, e há algumas estimativas razoáveis que podem ser baseadas em experiências passadas de onde os planeadores podem extrair informação.

É fundamental definir claramente os requisitos para cada bem ou serviço necessário na fase de planeamento. Isto permite que as pessoas que aprovam as aquisições compreendam melhor a função, o desempenho e as especificações técnicas que serão necessárias para cobrir as necessidades do requerente, como determinar a melhor solução para as ajustar, e como estabelecer os critérios de avaliação para assegurar os padrões de qualidade.