Планирование приема

В идеальном процессе приема груза входящие грузы должны быть организованы до прибытия транспортного средства доставки, а информация о входящих грузах должна быть заблаговременно сообщена команде склада. В идеале содержимое и объем партии груза, и, возможно, даже сканированная копия упаковочного листа и/или транспортной накладной, также будут сообщены заранее.

• Если одна организация перемещает груз между двумя складами/хранилищами, которыми она непосредственно управляет, то предоставление расширенной информации о доставке в пункт приема должно быть относительно простым.
• Если соответствующий склад получает груз из внешних источников, таких как поставщик, организации должны стремиться получать как можно больше информации заранее.
• В любой ситуации транспортные средства, приближающиеся к складу или складскому помещению, должны быть проинструктированы о необходимости позвонить по крайней мере за час до прибытия на склад, чтобы обеспечить надлежащий прием и разгрузку транспортного средства. В складских комплексах с напряженной работой необходимо назначить определенное время для разгрузки транспортного средства.

Прием груза

Шаги, которые необходимо предпринять в момент приема груза на склад, включают:

• Записываются вес и объемы по каждой позиции.
• Полный подсчет проводится по транспортной накладной. Расхождения между количеством единиц и транспортной накладной или повреждения должны быть отмечены в транспортной накладной.
• Все поступающие товары должны быть проверены. 
  • Товары с датами истечения срока годности должны регистрироваться как в инвентарных карточках, так и в книге складского учета, и сравниваться с любыми заказами на закупку или упаковочными листами.
  • Опасные предметы должны быть надлежащим образом зарегистрированы в инвентарных карточках и в книге складского учета, надлежащим образом маркированы и разделены в соответствии со связанными с ними потребностями в хранении.
• Формируется приходная накладная (GRN) на полученные товары.
• Предметы размещаются в соответствующем месте на складе/складском помещении.
• Физические копии приходной накладной и транспортной накладной должны храниться в безопасном месте в офисе склада.
• По мере размещения товаров на складе необходимо обновлять инвентарные карточки. Если инвентарная карточка еще не существует, необходимо создать новую карточку.
• Грузы, прибывающие без предварительного уведомления, могут быть отклонены в зависимости от безопасности, вместимости склада и политики организации.
• В случае получения поврежденных или просроченных товаров, они должны быть отбракованы и, по возможности, возвращены. Если невозможно отбраковать поврежденные или просроченные предметы (внутренняя передача), их следует отделить от основной партии и поместить в надлежащим образом обозначенное место, отремонтировать или утилизировать позднее. 

Планирование отправки

Аналогично планированию приема грузов, существуют шаги, которые склады и организации могут предпринять для планирования отправки грузов:

• Отправка груза должна быть спланирована заранее и доведена до сведения склада.
  • Необходимо санкционировать официальное распоряжение на отпуск, а соответствующим сотрудникам склада следует выдать официальное распоряжение о комплектовании.
  • Складам должно быть предоставлено время, чтобы снять груз, собрать отгружаемые товары и подготовиться к вывозу.
• Если в какой-либо момент отправка невозможна (поврежденные, просроченные предметы или предмет не может быть найден), необходимо уведомить об этом запрашивающую сторону и изменить порядок отпуска. 
• Транспортные средства, прибывающие для вывоза груза, должны быть известны и запланированы заранее. Транспортные средства, прибывшие для незапланированного забора груза или объявленные для запланированного забора груза, могут быть задержаны или отклонены в соответствии с политикой управляющей организации.

Отправка груза

Шаги, которые необходимо предпринять при отпуске груза со склада:

• Для подтверждения правильности количества грузов проводится физический подсчет единиц консолидированного груза.
• Составляется транспортная накладная или накладная на отпуск товаров (если это требуется согласно условиям перевозки), содержащая информацию об отпущенном грузе, датах, именах лица, отпускающего груз, и водителя, забирающего груз.
• Инвентарные карточки и инвентарная книга обновляются с учетом нового количества штук.